Microsoft, google, zoho: ang pinakamahusay na opisina ng suite para sa mga ito pros

Ang paglipat ng iyong negosyo sa isang sunud-sunod na serbisyo sa opisina ng pagiging produktibo ay hindi isang bagay na ginawaran ng anumang kumpanya. Maraming mga kadahilanan na maaaring mag-udyok sa gayong paglipat, at maging ang mga elemento ng iyong negosyo na maaapektuhan ng desisyon. Samakatuwid, dapat mong isaalang-alang ang lahat ng mga ito bago tumalon sa. Ang mga motivator ay maaaring maging anumang bagay mula sa mga pangunahing gumagamit na nagmamahal sa isang bagong tampok sa isang pangangailangan para sa mga bagong tool upang matulungan ang isang mas maraming mobile workforce.

Ang paglilisensya ay madalas ding isang nag-uudyok, na may mga suite na pagiging produktibo ng opisina na naka-serve sa ulap na nakikita bilang isang epektibong hakbang sa pagbawas ng gastos. Ngunit ang isang madalas na hindi napapansin na kadahilanan ay ang epekto tulad ng isang paglipat sa mga propesyonal sa IT. Upang huwag pansinin ito ay maaaring maging isang pagkakamali, dahil ang IT ay may trabaho ng pagsasama ng bagong suite sa lahat ng mga back-end server at data store ng iyong samahan, pati na rin ang pagpapanatili ng mga gumagamit sa bagong suite na gumagana nang ligtas at maaasahan kahit nasaan sila.

Ang pamamahala ng isang malaking bilang ng mga gumagamit at software ng kanilang pagiging produktibo sa opisina ay maaaring maging isang mahirap na gawain, at ang pagkakaroon ng suite na iyon ay nagsilbi mula sa isang hiwalay na samahan sa pamamagitan ng ulap sa halip na mai-install at pinamamahalaang lokal na nagtatanghal ng parehong mga bagong pakinabang at bagong mga paghihirap. Halimbawa, nagiging masakit ang sakit kung kailangan mong gumawa ng isang malaking bilang ng mga pagbabago (tulad ng pag-alis ng pag-access sa isang tukoy na dokumento o pagbabahagi ng file) na nakakaapekto sa isang mahabang listahan ng mga gumagamit. Ang pag-automate ng mga gawaing iyon ay magiging mahalaga, tulad ng pagtiyak na ang bagong suite ay gumagana nang maayos sa mga tool ng automation na gagamitin ng mga kawani ng IT. Iyon ay maaaring maging isang makina ng scripting, tulad ng Microsoft Windows PowerShell, o maaaring ito ay isang direktoryo ng korporasyon na pinamamahalaan ng isang platform ng pamamahala ng pagkakakilanlan (IDM), tulad ng Okta Identity Management.

Ang pag-backup ay isa pang lugar na dapat alalahanin ang bawat IT pro. Sa kamakailang pag-atake ng mga pag-atake ng ransomware, ang backup ay kailangang maging isang harap-at-center na isyu. Nasaan ang mga dokumento ng iyong bagong opisina pagiging produktibo suite na nakaimbak? Ligtas ba ang lokasyon na iyon mula sa hindi lamang ransomware ngunit mula sa mga pag-atake mula sa iba pang mga anyo ng malware, din? Kung ang iyong maikling sagot sa unang tanong ay "sa ulap, " kung gayon ang sagot sa ligtas o hindi ang iyong data ay nagiging "siguro." Kung ang iyong lokal na mga dokumento ay naka-sync sa pag-iimbak ng ulap at ang iyong lokal na sistema ay makakompromiso, kung gayon posible na ang dalawa ay mai-sync at mawawala mo ang parehong mga kopya, hindi lamang ang lokal.

Ang pagpapanatiling ligtas ng data ay naging isang pangunahing pokus para sa mga tagapamahala ng IT. Maraming magagaling na mga solusyon sa backup na ulap ng negosyo na magagamit upang matulungan sila, lalo na ang Zetta Data Protection, ang nagwagi ng aming Editors 'sa kategoryang iyon. Ang mga produkto tulad ng Zetta Data Protection ay may mga ahente na matatagpuan sa iyong mga server at iba't ibang mga aparato sa computing ng iyong mga gumagamit na hayaan silang pamahalaan ang mga sopistikadong operasyon ng backup para sa lahat ng mga lokal at mobile na kagamitan sa ulap. Kasama dito hindi lamang ang mga repositibong imbakan ng ulap na pinamamahalaan ng backup vendor kundi pati na rin ang anumang iba pang mga pag-iimbak na naka-target sa iyong mga kawani ng IT, tulad ng isang lokal na server o isa pang provider ng ulap tulad ng Amazon Web Services (AWS). Bukod sa isang pangunahing pag-backup, ang mga tool na ito ay nagpapatupad din ng mga backup na backup at karaniwang isang Point-in-Time (PIT) na ibalik ang kakayahan. Ang huli ay kapag ang software ay nag-snaps ng isang backup ng isang kumpletong sistema ng aparato para sa isang tiyak na timestamp. Kung maayos na naayos, nangangahulugan ito na maaari mong epektibong magkaroon ng isa o higit pang mga snapshot ng iyong buong kapaligiran mula sa bago mangyari ang pag-atake. Pagkatapos ang kailangan mo lang gawin ay makahanap ng isang kopya ng mga kritikal na dokumento na nai-archive bago ang isang pag-atake ng ransomware o roll lang ang buong kapaligiran sa isang oras bago ang impeksyon.

Iyon lamang ang isang maliit na sulyap sa mga isyu na malawak na naka-deploy ng software, tulad ng mga suite ng pagiging produktibo, ay maaaring magkaroon ng mga operasyon sa IT. Kaya, habang ang aming mga pangunahing pagsusuri sa mga nangungunang mga serbisyo ng pagiging produktibo ng ulap, kasama ang Google G Suite, Microsoft Office 365, at Zoho Office (na kasama ng Zoho Docs) ay nakatuon sa mga tampok na kailangan ng mga gumagamit, napagpasyahan namin dito na tingnan ang mga parehong produkto mula sa pananaw ng isang pro ng IT. Nagtataka kami: Alin sa mga suite na ito ang pinaka-para sa isang IT pro na tungkulin sa pag-aalis, pamamahala, at pag-secure ng isang opisina ng pagiging produktibo sa opisina para sa parehong maliit na midsize ng mga negosyo (SMBs) at mga negosyo?

Google G Suite

Dahan-dahang pinalaki ng Google ang suite ng pagiging produktibo ng opisina nitong nakaraang ilang taon, kasama ang inisyal na alok nito na inilaan para sa mga indibidwal o, sa pinakamagandang, maliit na mga koponan. Sa mga nakaraang taon, gayunpaman, gumawa ito ng mahusay na mga hakbang sa alay, na marahil ay naaalala mo bilang "Google Apps" ngunit kung saan pinangalan ng kumpanya kamakailan ang "G Suite" at na-update na may mas mabibigat na pokus sa mga gumagamit ng negosyo. Mula sa pananaw ng isang tagapangasiwa ng IT, ang interface ng gumagamit (UI) ay malinis at simple. Ang paghawak ng mga gawain tulad ng pag-reset ng password at pangangasiwa ng pangkat ay nangangailangan ng kaunting bilang ng mga pag-click. Ang madaling pagsasama sa iba pang mga serbisyo ng Google, tulad ng Google Drive, ay gumagawa ng pagmamanipula at pagbabahagi ng impormasyon ng isang iglap. Maaari ring i-save ng mga gumagamit ang mga attachment sa Google Team Drives, na katulad ng tampok ng Team Site na matatagpuan sa Microsoft SharePoint. Pinapayagan ng Google Team Drives ang madali, kinokontrol na pag-access sa mga dokumento ng isang grupo kaysa sa isang tao lamang.

Ang Pangunahing pag-aalok ng Google G Suite ay nagkakahalaga ng $ 5 bawat buwan bawat gumagamit. Ito ay kasama ang Gmail para sa negosyo, boses at video conferencing, at matalinong ibinahaging kalendaryo, dokumento, mga spreadsheet at mga presentasyon. Ito rin ay may 30 GB ng cloud storage. Ang Negosyo na nag-aalok ng nagkakahalaga ng $ 10 bawat buwan at nagdaragdag ng maraming iba pang mga kakayahan, kabilang ang mga patakaran sa archive at pagpapanatili para sa email at chat, eDiscovery para sa mga email, chat, at mga file; hanggang sa 1 TB ng imbakan, at mga ulat sa pag-awdit. Ang alok ng Enterprise ay nagdaragdag ng pag-iwas sa data ng pagkawala para sa Gmail at Google Drive, pagsasama ng third-party na pag-archive, at pinahusay na seguridad, kasama ang pagsusuri ng log gamit ang BigQuery.

Maaari mong ipatupad ang ilang automation sa pamamagitan ng interface ng programming ng application ng Google (API) sa pamamagitan ng paggamit ng anumang bilang ng iba't ibang mga wika ng programming, kahit na nangangahulugan ito kakailanganin mo ang ilang mga talento sa programming o DevOps sa iyong kawani ng IT. Dapat mong gamitin ang Admin software development kit (SDK) para sa lahat ng gawaing automation, na magagamit sa website ng Google. Ngunit, muli, ito ay nangangailangan ng aktwal na mga kasanayan sa programming upang magamit. Nagbibigay ang Google ng dokumentasyon at mga tutorial na may sample code upang matulungan kang makapagsimula at makakahanap ka rin ng ilang mga video sa YouTube sa paksa, ngunit hindi ito isang gawain na makahanap ng mga neophyte ng simple. Bilang isang kahalili, ang alok ng Negosyo ay nagbibigay din ng pag-access sa Google App Maker, ang mababang-code na pag-unlad ng Google para sa pagbuo ng mga app ng negosyo sa pamamagitan ng isang visual drag-and-drop at form-based interface na hindi nangangailangan ng pag-cod para sa pangunahing paglikha ng app.

Nagbibigay ang mga abiso ng isang paraan upang maalerto ang isang admin ng IT kapag nangyari ang isang kaganapang nangangailangan. Gumagamit ang Google ng on / off switch upang paganahin o huwag paganahin ang mga alerto mula sa isang listahan ng mga posibleng kaganapan. Habang ang listahan ay medyo limitado, nasasaklaw nito ang karamihan sa mga kaganapan na magiging interesado sa isang admin ng IT, kabilang ang mga isyu sa seguridad at mga alerto sa serbisyo para sa mga app outage.

Sa harap ng seguridad, dahil ang isang corporate Google G Suite account ay may email, epektibong pamamahala ng mga gumagamit ay nagiging isang pangunahing direktoryo, lalo na para sa mga maliliit at midsize na mga negosyo (SMB) na maaaring hindi nangangailangan ng mas malalim na pag-andar na inaalok ng isang buong scale na platform ng IDM. Kahit na, sinusuportahan ng Google ang ilang mga medyo sopistikadong tampok dito, kabilang ang dalawang-factor na pagpapatunay (2FA) sa antas ng account. Ang mga admin ng IT ay maaaring mangailangan ng 2FA na binubuo ng isang password kasama ang isang verification code. Sa antas ng subscription ng Enterprise, ang isang admin ng IT ay maaaring pumili upang payagan lamang ang mga key ng seguridad na nangangailangan ng isang pisikal na aparato, tulad ng isang USB dongle o isang smartphone. Tinatanggal nito ang pangangailangan para sa isang espesyal na code at nagdaragdag ng labis na layer ng pag-aatas ng isang pisikal na aparato. Pinahihintulutan ng mga admin ng IT ang pagsasama sa mga serbisyong panlabas na pagpapatunay, tulad ng Microsoft Active Directory (AD) o Microsoft Azure Active Directory (Microsoft Azure AD) at iba pang mga mapagkukunan na naaayon sa Security Assertion Markup Language (SAML). Gumagamit din ang Google ng 128-bit o mas malakas na pag-encrypt ng AES para sa lahat ng data sa pamamahinga. Ang data sa transit ay gumagamit ng HyperText Transfer Protocol Secure (HTTPS) at pasulong na lihim (FS). Ang huli ay isang pamamaraan na inilaan upang ma-secure ang mga channel ng komunikasyon sa pamamagitan ng pagharang sa mga pagtatangka upang mag-retroactively na i-decrypt ang mga mas matandang session ng HTTPS.

Nag-aalok ang Google ng mga de-latang mga ulat na maaari mong patakbuhin anumang oras mula sa dashboard ng admin pati na rin ang isang ulat ng API na hahayaan kang lumikha ng iyong sariling mga pasadyang ulat. Ang mga de-latang ulat ay may kasamang Aktibidad, Paggamit sa App, Seguridad, at isang bilang ng mga ulat sa Audit. Nagbibigay ang mga ulat ng Audit ng detalyadong impormasyon sa mga bagay tulad ng account at paglikha ng grupo, aktibidad sa pag-login ng gumagamit, paglikha ng file at pagtanggal, at isang paghahanap sa email. Ang bawat isa sa mga ulat ng Audit na ito ay may kakayahan sa pag-filter upang mabawasan ang dami ng ibinalik na impormasyon. Ang mga pangalan ng kaganapan ay tiyak sa bawat uri ng pag-audit ngunit nagbibigay ng isang paraan upang mabilis na makita ang mga bagay tulad ng mga nabigong logins.

Tulad ng nabanggit kanina, nag-aalok ang Google ng Team Drive, na kumikilos bilang isang repositoryo ng file para sa isang pangkat na pangkat ng mga gumagamit na inilaan para sa mabilis na pagbabahagi ng file at pakikipagtulungan. Kasama sa mga administratibong pagpapaandar ang pamamahala ng pagiging kasapi, pagkontrol ng mga pahintulot para sa mga bagay tulad ng paglilipat ng file at pagbabahagi ng link, at paglilipat ng pagmamay-ari mula sa isang gumagamit sa isa pa. Ang admin ng IT ay mayroon ding napaka-butil na mga kontrol sa kung paano ibinahagi ang mga file ng mga miyembro ng koponan. Ang mga default na global ay nakalagay sa pahina ng "Mga Setting para sa Drive at Docs".

Microsoft Office 365

Ang Microsoft ay palaging naka-archive sa mga negosyo sa isip, at ang karanasan na iyon ay nagpapakita sa Opisina 365. Ang Center Center ng platform ay ang pangunahing punto ng pagpasok para sa lahat ng mga gawain sa pangangasiwa sa Office 365. Ang home page ng dashboard ay nagtatanghal ng mga karaniwang aktibidad tulad ng Magdagdag, Tanggalin, I-edit ang isang Gumagamit, Pamahalaan ang Pagsingil, at higit pa sa mga indibidwal na panel na tinatawag na Mga Kard. Ang mga Cards na ito ay maaaring matanggal o muling maiayos upang umangkop sa iyong mga pangangailangan, na ginagawang madali upang lumikha ng isang pasadyang pahina na nagpapakita lamang ng impormasyon na kinakailangan ng isang IT pro upang masubaybayan ang kasalukuyang katayuan, pamahalaan ang mga gumagamit, o pamahalaan ang mga setting ng account sa corporate.

Nag-aalok ang Microsoft ng isang Office 365 Admin mobile app para sa Android, iOS, at Windows Phone. Ang madaling gamiting utility na ito ay nagbibigay-daan sa iyo upang makamit ang karamihan ng mga karaniwang pag-andar ng admin ng IT mismo mula sa iyong telepono. Para sa dagdag na seguridad, ang mobile app ay nagbibigay ng isang PIN sa pag-login upang maiwasan ang anumang hindi awtorisadong mga aksyon na dapat mong mawala sa iyong telepono. Habang maaabot mo ang mga pahina ng admin ng IT para sa parehong Google G Suite at Zoho Office mula sa iyong mobile browser, ang Office 365 ay kasalukuyang isa lamang sa tatlo na may nakalaang mobile app. At, siyempre, mayroon din itong mga bersyon na nakaharap sa gumagamit ng mga pangunahing apps na magagamit para sa Android, iOS, at Windows Phone.

Ipinakilala ng Microsoft ang Windows PowerShell noong 2003 sa ilalim ng codename na "Monad." Simula noon, ang kumpanya ay mabigat na namuhunan sa pagpapalawak ng bagong script ng script na ito at automation, na nagresulta sa PowerShell Core at Office 365 PowerShell. Ang extension na ito sa PowerShell ay nagbibigay ng isang bilang ng mga tool upang pamahalaan ang mga account ng gumagamit at lisensya. Nag-aalok ang Microsoft ng isang Office 365 Admin center para sa pamamahala ng mga pangunahing tampok at mga puntos ng pagsasaayos na kinakailangan ng isang admin ng IT; gayunpaman, ang isang mahalagang bagay na dapat tandaan ay ang ilang mga tampok ay maaari lamang pamahalaan sa pamamagitan ng PowerShell. Nangangahulugan ito na ang ilang pamilyar sa skrip ay kakailanganin upang mapanatili ang mahusay na pagpapatakbo ng Office 365.

Gayunpaman, ang mga tindahan ng IT na gumagamit ng mga produktong Microsoft sa alinman sa harap o dulo ng likod ay maaaring makahanap ng mga makabuluhang benepisyo mula sa pamumuhunan sa ilang kaalaman sa PowerShell. Halimbawa, ang pagsasagawa ng mga bulk na operasyon sa isang malaking bilang ng mga gumagamit ay mas madali gamit ang PowerShell. Nagliwanag din ang PowerShell kung kailangan mong i-filter ang data o magsagawa ng mga operasyon tulad ng pagkalkula ng bilang ng mga item sa lahat ng mga listahan ng Microsoft SharePoint Online na nasa ilalim ng iyong control. At, kung pinamamahalaan mo ang Office 365 sa ulap kasama ang iba pang mga produkto ng Microsoft sa mga lugar o sa ibang lugar sa ulap, ang pagtali sa mga ito ay maaaring maging mas madali gamit ang PowerShell.

Para sa mga pros pros na nais na bumuo ng kanilang mga kasanayan sa Office 365, nag-aalok ang Microsoft ng isang espesyal na sertipikasyon ng Microsoft Certified Solutions Associate (MCSA) para sa Office 365. Kinakailangan ng sertipikasyong ito na maipasa ang dalawang pagsusulit kabilang ang Exam 70-346: Pamamahala ng Opisina 365 Identities and Requirements and Exam 70-347: Paghahanda ng Opisina 365 Mga Serbisyo. Nag-aalok ang Microsoft ng dalawang sesyon ng paghahanda ng video exam sa kanilang website ng network ng developer ng Channel 9 na maaari mong tingnan upang maghanda para sa pagsusulit na ito. Ang mga mapagkukunan ng pag-aaral na ito ay hindi lamang naghahanda sa iyo para sa pagsusulit, nagbibigay din sila ng kapaki-pakinabang na kaalaman para sa mga taong nabibigatan ng pangangasiwa ng Office 365 sa isang malaking bilang ng mga gumagamit, kabilang ang mga gawain tulad ng pag-secure ng data, pamamahala ng mga gumagamit, at Office 365 PowerShell.

Ang paglikha ng mga bagong Office 365 account ay maaari ding magawa gamit ang PowerShell. Sa pamamagitan ng paggamit ng PowerShell New-MsolUser cmdlet (na nangangahulugang "command-let"), posible na basahin ang isang listahan ng mga pangalan mula sa mga halaga ng hiwalay na comma (CSV) file at pagkatapos ay awtomatikong lumikha ng gumagamit na iyon, kabilang ang hindi lamang pahintulot sa Opisina 365 kundi pati na rin sa isang account sa email sa Outlook at ang isang pagpasok sa AD na sumasailalim sa mga setting ng patakaran sa pasadya o pasadyang grupo. Upang matulungan iyon, ang Office 365 ay malalim na nakatali sa Microsoft Azure AD, na maaaring maiugnay sa isang domain na nasa nasasakupang AD. Ang pagsasama na ito ay nagbibigay ng pagpapatunay ng gumagamit ng walang putol sa pagitan ng mga lokal na computer, mapagkukunan, at Office 365. Sa AD bilang pamantayang industriya ng de facto para sa pagpapatunay ng computer, ginagawang mas madali ang pagpapatibay sa Office 365, lalo na para sa mga samahan na ginagamit ito sa mga nasasakupang lugar.

Sinusuportahan ng Office 365 ang maraming mga pamamaraan para sa 2FA, kabilang ang tawag o teksto sa isang mobile phone, tumawag sa isang telepono ng opisina, o sa pamamagitan ng paggamit ng isang espesyal na app ng abiso na magagamit para sa mga aparato ng Android, iOS, at Windows Phone. Ang mga setting para sa pagpapatunay ng multi-factor (MFA) ay maaaring italaga sa isang indibidwal na batayan ng gumagamit. Ang pagsubaybay sa katayuan ng pagpapagana ng setting na ito ay nangyayari sa screen ng Mga Gumagamit ng Center 365 Admin center. Ang view ng Aktibong Mga Gumagamit ay magpapakita ng Kapansanan, Pinagana, o Pinalakas para sa bawat gumagamit. Ang pinagana ay nangangahulugan na ang gumagamit ay na-enrol sa MFA ngunit hindi pa nakumpleto ang proseso ng pagrehistro. Para sa karagdagang seguridad, gumagamit ang Microsoft ng maraming iba't ibang mga layer ng pag-encrypt upang maprotektahan ang iyong data. Ang bawat admin ng account ay nakakakuha ng access sa portal ng Serbisyo ng Preview ng Serbisyo ng Trust, na nagbibigay ng mga detalye sa buong diskarte sa seguridad ng Microsoft.

Nag-aalok ang Microsoft ng isang hanay ng mga plano sa pagpepresyo para sa Office 365, nagsisimula sa $ 8.25 bawat gumagamit para sa maliliit na negosyo at $ 20 bawat gumagamit bawat buwan para sa subscription ng Enterprise E3. Mula sa pananaw ng isang pro ng IT, walang ginustong mga tier ng pagpepresyo para sa pamamahala ng Office 365; ang mga tool sa pamamahala ay pareho sa lahat ng mga antas ng presyo. Ang mga mas mataas na dulo na tampok, tulad ng pag-iwas sa data pagkawala, tulong sa pagsunod, at advanced na proteksyon sa pagbabanta, ang lahat ay nangangailangan ng isang lisensya ng E3, na nagkakahalaga ng $ 35 bawat gumagamit bawat buwan. Tulad ng tool na low-code ng Google, ang Office 365 ay dumarating din sa pag-access sa Microsoft PowerApps para sa pagbuo ng mga app nang hindi nangangailangan ng anumang kadalubhasaan sa coding.

Sa wakas, ginagawang mas madali din ng Office 365 para sa mga pros pros ng IT na pagsamahin ang pangunahing suite ng pagiging produktibo sa opisina na may mas advanced na mga tool upang mabigyan ang kanilang mga gumagamit ng mas maraming kakayahan dahil madali itong isinasama sa marami pang ibang mga platform ng negosyo ng Microsoft. Kasama sa mga platform na ito ang bagong platform ng Dynamics 365 accounting at customer management (CRM), ang Microsoft Power BI business intelligence (BI) app, at ang nabanggit na platform ng Microsoft SharePoint Online, upang pangalanan ang iilan. Nag-aalok din si Zoho ng ganitong uri ng pagsasama sa napakahabang listahan ng mga app, ngunit ang suite ng Microsoft ay nag-aalok ng isang lalim ng tampok at disenyo ng enterprise na hindi pa natitira.

Opisina ng Zoho

Dumating ang Zoho Office bilang bahagi ng isang subscription sa Zoho Docs, kasama ang huli bilang pag-iimbak ng ulap, pakikipagtulungan, at platform ng pagbabahagi ng file ng Zoho. Nagbibigay ito ng isang katulad na hanay ng mga apps at pag-iimbak ng file sa pareho ng Google G Suite at Office 365. Ang isang alok na antas ng entry ay libre hanggang sa 25 mga gumagamit at nagbibigay ng 1 GB ng online na imbakan kasama ang mga kontrol sa online na pangangasiwa. Ang mga bayad na tier ay nagdaragdag ng bawat gumagamit ng imbakan sa 100 GB para sa $ 5 bawat buwan at 1 TB para sa $ 8 bawat buwan. Dapat kang nasa Premium tier upang samantalahin ang lahat ng mga tampok, kabilang ang pagsasama ng AD at SAML. Kinakailangan din ang Premium tier para sa mga tampok na pamamahala ng high-end na data, kabilang ang pagsubaybay sa lahat ng mga dokumento na nilikha gamit ang produkto.

Ang pagdaragdag ng mga gumagamit sa Zoho Office ay nangangailangan ng isang proseso ng pag-signup, na pinasimulan mula sa isang email. Ang isang listahan ng mga gumagamit na mag-imbita ay maaaring maging input mula sa isang CSV file na naglilista ng lahat ng mga email address ng gumagamit. Ang parehong pag-andar ay maaaring maisakatuparan sa pamamagitan ng programa sa pamamagitan ng paggamit ng Zoho Mail API. Sa G Suite ng Google, halimbawa, kung kailangan mong baguhin ang pangalan ng departamento para sa isang buong pangkat ng mga gumagamit, kung gayon gagawin mo ito sa pamamagitan ng API ng Google sa pamamagitan ng pagsulat ng isang maikling programa na nagbabasa ng listahan ng mga gumagamit mula sa isang file (karaniwang isang CSV file ) at pagkatapos ay tumawag sa pag-andar ng API na kinakailangan upang magdagdag ng mga gumagamit sa bagong pangkat ng kagawaran. Sa Zoho, iyon lang ang Zoho Mail API. Ito ay kumplikado, ngunit may isang maliit na karanasan sa pagprograma, hindi ito mahirap gawin. Pa rin, ito ay mas kumplikado kaysa sa pagsasagawa ng parehong gawain gamit ang Microsoft AD, kung saan ito ay halos isang operasyon na nakabase sa wizard. Gumagamit ang Zoho Office ng isang Representasyon ng Estado ng Paglilipat ng Estado (REST) ​​para sa lahat ng panlabas na pakikipag-ugnay, kaya maaari mong gamitin ang anumang wika ng script na nais mong i-automate ang mga gawain at isama rin (hindi bababa sa isang mataas na antas) na may isang malaking bilang ng iba pang Software-as -a-Service (SaaS) apps na na-standard din sa REST.

Mula sa isang pananaw sa automation, ang pag-andar ng API para sa Zoho Office ay medyo naiiba sa iba pang dalawang produkto. Ang lahat ng mga apps ng Zoho ay isinama sa pamamagitan ng default. Upang maiproklama nang manipulahin ang mga gumagamit, kailangan mong ma-access ang Zoho Mail API. Ang listahan ng mga magagamit na pag-andar ay lubos na malawak, kabilang ang kakayahang baguhin ang katayuan ng 2FA ng isang gumagamit. Ang Accounts API ay nagdaragdag ng mga karagdagang pag-andar, kasama ang kakayahang baguhin ang mga patakaran sa pagpapasa ng Email at mga mensahe ng auto-reply sa bakasyon.

Sinusuportahan ng Zoho Office ang pag-encrypt sa transit kapag nag-sync ng mga file sa pagitan ng aparato ng isang gumagamit at ang ulap. Kasama sa nakapaloob na teknolohiya ang isang batay sa RSA, 2048-bit natatanging key na nabuo sa pamamagitan ng Perfect Forward Secrecy (PFS) kasama ang Protocol ng Layer Security (TLS). Protektado ang data sa maraming lokasyon upang maiwasan ang pagkawala ng data. Dagdag pa, ang 2FA ay maaaring paganahin para sa mga gumagamit bilang isang hakbang sa pag-verify.

Dumating ang Zoho Office bilang isang mobile app para sa parehong Android at iOS. Ang kumpanya ay hindi nag-aalok ng isang mobile IT admin app ngunit maaari mong ma-access ang buong website mula sa anumang browser. Habang ang karamihan sa mga gawain sa pangangasiwa ay maaaring gawin mula sa isang mobile browser, ang isang mas malaking screen ay ginagawang mas madali ang proseso.

Sa pangkalahatan, ang lakas ng Zoho ay tila mas mababa sa mga advanced na tampok na inaalok sa Zoho Office kaysa sa manipis na bilang ng iba pang mga produktong Zoho ay nasa portfolio nito, na lahat ay madaling isama ang pagiging produktibo ng suite. Ang mga produktong ito ay iba-iba, kabilang ang mga para sa accounting, BI, CRM, point-of-sale (POS), at marami pang iba, kabilang ang mababang-code na platform ng Zoho Creator ng kumpanya upang mapagkumpitensya ang mga kakayahan sa paglikha ng visual app ng G Suite at Office 365. Nangangahulugan ito na ang IT pros ay maaaring lumikha ng isang medyo naka-target na toolet para sa maraming iba't ibang uri ng mga negosyo sa pamamagitan lamang ng pagpili ng tamang kumbinasyon ng software. Ang downside ay, ang mga tool na ito ay hindi napapasadyang mula sa isang automation, UI, at point ng workflow tulad ng mga nasa portfolio ng Microsoft. Sa kabilang banda, sila ay mahusay na naka-presyo at inilalagay ang Zoho isang hakbang sa unahan ng Google dahil ang huli ay hindi nag-aalok ng karamihan sa iba pang mga tool na ito (maliban sa BI at data analytics).

Bottom Line

Ang Office 365 ay ang aming nangungunang pagpipilian mula sa pananaw ng isang pro ng IT. Dahil ito ay itinayo sa isang software na nakatuon sa IT at platform ng pamamahala ng gumagamit sa anyo ng AD, ang Office 365 ay mayroon lamang mas maraming mga tool sa IT para sa mga kalamangan ng IT na makamit kaysa sa iba pang mga manlalaro. Ang pagdaragdag ng Microsoft ay sa isang kayamanan ng karagdagang mga tool at mapagkukunan, tulad ng mga nasa Trust Center at ang Office TechCenter, sa tuktok ng pag-aalok ng isang mayamang mapagkukunan ng mga cloud infrastructure at mga tool sa pamamahala sa Microsoft Azure na mahalagang paganahin ang "snap-in" na pagsasama sa Opisina 365.

Habang nag-aalok ang Google at Zoho ng ilan sa pag-andar na ito, hindi sila lubos na tumutugma sa punto, bagaman ang Google ay malapit sa pamamahala at mga tool sa imprastraktura na iniaalok sa pamamagitan ng Google Cloud. Gayunpaman, kapag isinasaalang-alang mo na ang Office 365 ay madaling mapalawak ng mga bersyon ng ulap ng pinakasikat na back-end server ng Microsoft, tulad ng Dynamics 365, Exchange Online, at Microsoft SharePoint Online, ang Google ay nagiging mahina player, na may lamang Zoho ang pagkakaroon ng isang mapagkumpitensya software portfolio (kahit na ang mga produkto nito ay mas nakatuon sa SMB samantalang ang Microsoft ay naglalayong squarely sa enterprise).

Sa pangkalahatan, ang Google G Suite ay gumagawa ng mga hakbang at mag-apela sa mga naghahanap ng alternatibong Microsoft. Bagaman hindi ito tumugma sa pagpapatotoo o tampok ng automation, dinadala nito ang pagiging simple ng Gmail sa pagsasagawa ng mga gawain sa admin ng IT. Ang Zoho Office ay ang hindi bababa sa mahal sa lahat ng tatlo, at nag-aalok ng ilang mga kagiliw-giliw na mga tampok tulad ng 1 TB ng imbakan bawat buwan para sa $ 8. Sa pagbagsak, ang administrasyon at mga tool sa pag-uulat ay medyo kulang. Ang automation ay maaaring maisagawa ngunit hindi sa parehong antas ng pag-andar na matatagpuan sa iba pang dalawang mga produkto.