Pang-unawa sa industriya: saan pupunta ang pamamahala ng dokumento?

Ang mga tool sa pamamahala ng dokumento (DM) ay nagbibigay sa mga gumagamit ng negosyo ng lakas na hindi lamang mag-edit ng mga file ngunit ibahin ang anyo ng paglikha ng nilalaman, streamline workflows, at magpatakbo ng isang mas organisadong pangkalahatang negosyo. Ang mga tool na ito, na madalas na gumagamit ng mga file na PDF, ay napakarami na marahil ay gumagamit ka ng pamamahala ng DM sa iyong pang-araw-araw na buhay sa trabaho nang hindi na ito pinapaisip. Gayunpaman, ang patlang ay patuloy na nagbabago at gawing makabago sa lahat ng oras.

Kamakailan lamang ay nakausap namin si Eugene Xiong, tagapagtatag at Tagapangulo ng Foxit Software Inc., tungkol sa kung paano nagbabago ang mapagkumpitensya na tanawin pagdating sa teknolohiya ng PDF at ilan sa mga hamon na kinakaharap ng mga negosyo pagdating sa teknolohiyang ito. Sa aming talakayan, nasaklaw namin ang kasalukuyang direksyon ng DM at ilang mga hula tungkol sa mga intelihenteng tampok sa espasyo.

PCMag (PCM): Saan mo nakikita ang puwang ng DM bilang isang buong pagpunta sa susunod na 18 buwan?

Eugene Xiong (EX): Isang bagay na nakikita natin sa partikular ay ang DM ay tumataas ang pokus sa pagbibigay ng indibidwal na dokumento ng isang bagong kahulugan ng pagkakakilanlan. Napakahirap na magkaroon ng isang buong, kabuuang digital na daloy ng trabaho na may karaniwang mga sistema ng DM. Minsan kailangan mong i-download ang file mula sa system at pagkatapos ay gumamit ng ibang tool upang maproseso ito. Sa kasong iyon, ang dokumento na ito ay ganap na wala sa kontrol ng sistema ng dokumento.

Ilang taon na ang nakalilipas, gumawa kami ng isang tech na tinatawag namin NakakonektaPDF . Ang pangunahing ideya ay, kung sinamantala namin ang mga koneksyon na naka-embed sa loob ng dokumento, bibigyan nito ng mas maraming kahulugan ang file. Ang konektado na PDF ay gumagana tulad nito: Kapag naibahagi ang isang dokumento, masusubaybayan ng tagalikha kung sino ang tumanggap nito, kung ano ang ginawa nila dito, at tingnan kung natapos ang mga gawain. Nag-aalok din ito ng malakas na mga kontrol sa pag-access sa mga indibidwal na gumagamit. Lahat ito ay nangyayari sa totoong oras. Maaari mong i-configure ang mga pahintulot ng PDF kahit na maipadala ang file.

Narito na napagtanto namin na ang pagbabago ng tanawin ng puwang ng DM ay tungkol sa pagbibigay ng higit pang kontrol sa mga kumpanya sa kanilang PDF at ginagawa itong mas "buhay" kaysa sa isang pamantayang dokumento. Sa palagay ko, sa hinaharap, sa loob ng oras na iyong nabanggit, sa loob ng isang taon o dalawa, sa palagay ko ang mga sistema ng DM ay magbabago ng pokus papunta sa ang dokumento mismo. Ito ang magiging kalakaran sa halip na magkaroon lamang ng magkakaibang mga sistema na hindi nagtutulungan. Iyon ang inaasahan nating gawin: upang maisulong ang dokumento sa isang mas libreng espasyo batay sa bukas na pamantayan at mga serbisyo ng ulap. Nagtatayo kami ng isang ulap na nag-uugnay sa lahat ng iba't ibang mga dokumento nang magkasama.

PCM: Anong uri ng mga teknolohiya ang makakaapekto sa DM sa hinaharap? Nakikita mo ba ang puwang ng PDF na nagpapatupad ng mga tampok na katalinuhan (AI)?

Hal: Sa palagay ko ay hindi talaga akma. Iyon ay maraming hindi nakaayos na data sa PDF. Kung kukunin mo lamang ang lahat ng mga uri ng iba't ibang mga PDF at ilagay ang mga ito sa isang AI engine, hindi ito bumubuo ng mga makabuluhang resulta. Ang sinusubukan naming gawin ay talagang maunawaan ang dokumento nang kaunti pa, simula sa paglikha ng file, nagtatalaga kami ng isang ID sa dokumento. Pinapayagan nito ang dokumento na maglakbay sa iba't ibang lugar at maunawaan kung ano ang ginagawa ng mga tao tungkol sa file. Kapag mayroon kaming sapat na data tungkol sa dokumento, pagkatapos ay maaari naming lapitan ang paglalapat ng AI sa pamamagitan ng pagtingin sa ilan sa mga mas nakabalangkas na data. Iyon ay upang makabuo marami mas makabuluhang resulta.

Ang mga dokumento sa pamamagitan ng kanilang sarili ay naglalaman ng tinatawag na hindi nakaayos na data. Napakahirap makuha ang data sa isang maaasahang at pare-pareho na paraan mula sa isang bagay tulad ng isang PDF na puting papel. Sa palagay ko napakadali nitong mga araw na ito upang maisulong ang AI sa iyong produkto dahil sobrang nakakaaliw ng tech. Ang katotohanan ng bagay ay ang mga dokumento ay dinisenyo para sa pagkonsumo lamang ng tao. Mayroon silang isang mahusay na deal ng hindi nakaayos na data na ang kasalukuyang tech ng AI ay hindi maaaring mabisang mabisa. Sa sinabi nito, makikita natin ang maraming mga inisyatibo upang kunin ang nakabalangkas na data - mga bagay tulad ng impormasyon sa pagpepresyo, pamagat, at pangalan - at iyon ang magdadala ng mas makabuluhang intelihensiya ng dokumento sa mga gumagamit at tagapamahala. Magbibigay ito ng mas malaking tulong sa mga tuntunin ng pagtaas ng produktibo para sa mga manggagawa sa kaalaman.

PCM: Ano ang dapat pag-isipan ng maliit sa mga negosyong negosyante (SMB) pagdating sa DM?

Hal: Iyon ay isang magandang katanungan, at ang mga maliliit na negosyo ay kailangang magbigay ng maraming pag-iisip sa DM. Ang Foxit mismo ay hindi isang malaking negosyo; kami mismo ay isang SMB mismo. At kahit noon, nakikita pa rin natin ang napakaraming impormasyon na ipinagpalit sa loob ng aming samahan at sa pagitan ng ating sarili at iba pang mga kumpanya. Ang sagot sa iyon ay upang makabuo ng isang kumpletong solusyon sa dokumento na batay sa ulap at batay sa web.

Ang isang pulutong ng mga maliliit na negosyo ay maaaring matakot kapag pinag-uusapan nila ang tungkol sa DM. Kailangang magbayad sila ng maraming pera at dumaan din sa maraming pagsisikap na mag-deploy, mag-configure, at mapanatili mga mabait ng mga sistema ng DM. Nakita namin na, sa malapit na hinaharap, maraming mga tagapagbigay ng serbisyo, kasama na kami dito sa Foxit, ay magbibigay ng isang kumpletong solusyon - hindi lamang isang sistema ng DM kundi pati na rin ang mga kasangkapan sa produktibo ng dokumento. Mayroon kaming isang madaling gamitin, bersyon na batay sa browser na batay sa browser na nag-aalok ng lahat ng mga tampok ng pagpapasadya tulad ng anumang iba pang produkto ngunit hindi ito nangangailangan ng karagdagang pag-install. Ang mas maliit na mga negosyo ay dapat na nakatuon sa pag-ampon ng mas magaan, mas matalinong solusyon para sa kanilang mga pagpapatakbo sa PDF.