Paano protektahan ang iyong mga dokumento sa salitang Microsoft

Sumulat ka ng isang mahalagang o sensitibong dokumento sa Microsoft Word. At nais mong panatilihing pribado o hindi bababa sa pag-secure. Marahil ay nais mong tiyakin na ikaw lamang at ang ilang mga tao ang makakabasa o mai-edit ito. Siguro nais mong higpitan ang mga uri ng mga pagbabago na maaaring gawin ng isang tao sa dokumento. Marahil nais mong matiyak na ang mga mambabasa ng dokumento na ito ang pangwakas na bersyon. Maaari mong gawin ang lahat at higit pa kung alam mo kung aling mga tool ang gagamitin sa Salita at kung paano gamitin ang mga ito.

Ang pinakabagong bersyon ng Office 365 ng Microsoft Word ay nagsisilbi ng maraming mga pagpipilian para sa pag-secure ng iyong dokumento. Maaari kang magtakda ng isang dokumento upang buksan ang mode na read-only upang maiwasan ang hindi sinasadyang pag-edit. Maaari mong i-encrypt ang iyong dokumento upang walang ma-access ito nang walang tamang password. Maaari mong limitahan ang nilalaman na maaaring mai-edit sa loob ng isang dokumento at kung paano mai-edit ito. Maaari kang magdagdag ng isang digital na lagda upang matiyak na walang makakapagbigay ng gamit sa dokumento. At maaari mong markahan ang isang dokumento bilang pangwakas upang malaman ng mga tao na hindi ito nabago mula noong huling nai-save mo ito.

Para sa mga trick na ito, gumagamit ako ng pinakabagong bersyon ng Word 365 ng Office. Ang mga pagpipilian na nasasakop ko dito ay karaniwang gumagana ng pareho sa Word 2016, 2013, at 2010. Gayunpaman, ang kakayahang markahan ang isang dokumento bilang pangwakas at gawin itong basahin-dalawa lamang ang magkakahiwalay na pagpipilian sa Word 365 at isang solong pinagsama na pagpipilian sa iba pang mga bersyon ng Salita.

Protektahan ang Dokumento

Upang magsimula, buksan ang isang dokumento sa Microsoft Word na nais mong protektahan. Mag-click sa menu ng File at pagkatapos ay mag-click sa pindutan upang Protektahan ang Dokumento. Mula sa menu na Protektahan ang Dokumento, piliin ang unang pagpipilian sa Laging Bukas Basahin-Lamang .



Basahin lamang

I-save ang dokumento at pagkatapos ay buksan muli ito. Ang salita ay kumikislap ng isang mensahe na nais ng akda na buksan mo ito bilang basahin, maliban kung kailangan mong gumawa ng mga pagbabago. I-click ang Oo upang buksan ang dokumento sa mode na read-only. Siyempre, maaaring sabihin ng sinuman at hindi buksan ang dokumento sa mode ng pag-edit. Ang layunin ay gawing mas madali para sa mga tao na buksan ang dokumento bilang basahin lamang upang mapagaan ang mga pagkakataon na gumawa ng mga hindi sinasadyang mga pagbabago.



Mag-encrypt gamit ang Password

Upang hindi paganahin ang pagpipilian na basahin lamang, buksan ang dokumento sa mode na pag-edit. Mag-click sa menu ng File at piliin ang Protektahan ang Dokumento. Mula sa menu na Protektahan ang Dokumento, piliin ang pagpipilian upang Palaging Buksan ang Read-Only . Manatili sa parehong screen at muling mag-click sa pindutan ng Protektahan ang Dokumento. Sa oras na ito, piliin ang pagpipilian upang Mag- encrypt sa Password .



Gumawa ng password

Sa window ng Encrypt Document, lumikha ng isang password at i-click ang OK. Siguraduhing gumamit ng isang komplikado ngunit di malilimutang password. Kung nakalimutan mo ang password, nag-aalok ang Microsoft ng walang paraan upang makuha o mai-reset ito, na nangangahulugang hindi mo mai-access ang dokumento. I-type muli ang password upang kumpirmahin ito. Mag-click sa OK.

I-save at isara ang dokumento. Buksan muli ito. I-type ang password upang ma-access ang dokumento. Mag-click sa OK.



Alisin ang Password

Upang alisin ang password, i-click ang menu ng File at piliin ang Protektahan ang Dokumento. Mag-click sa pagpipilian upang Mag- encrypt sa Password . Sa window ng Encrypt Document, tanggalin ang mga tuldok na nakatago ng iyong password. Mag-click sa OK. I-save at isara ang dokumento. Sa susunod na buksan mo ito, hindi ka hihilingin sa isang password.



Limitahan ang Pag-edit

Mag-click sa menu ng File at bumalik sa pindutan ng Protektahan ang Dokumento. Piliin ang pagpipilian upang Limitahan ang Pag-edit .

Nagpapakita ang iyong dokumento ng pane ng Pagwawalang Pag-edit sa kanan para sa pag-format at pag-edit ng mga paghihigpit. Dito, maaari mong bigyan ng pahintulot ang mga tao na basahin ang iyong dokumento, pati na rin piliin kung ano ang maaari nilang i-edit at kung paano.



Pag-format ng mga Paghihigpit

Suriin ang kahon upang Limitahan ang pag-format sa isang pagpipilian ng mga estilo upang maiwasan ang pagbabago ng pag-format ng iyong dokumento sa pamamagitan ng tampok na estilo ng Word. Mag-click sa link para sa Mga Setting. Sa pop-up window ng Pag-format ng Pag-format, ang lahat ng mga estilo ay pinapayagan nang default. Maaari mong panatilihin iyon tulad ng, baguhin ito sa Inirerekumendang Minimum, o baguhin ito sa Wala. Kung hindi ka sigurado kung aling setting ang pipiliin, piliin ang isa para sa Inirerekumendang Minimum.

Maaari mo ring suriin ang alinman sa tatlong mga pagpipilian sa ilalim ng Pag-format upang pahintulutan ang AutoFormat na ma-override ang mga paghihigpit, hadlangan ang kakayahang lumipat ng mga tema, o i-block ang kakayahang lumipat sa mga QuickStyle Sets. Kung hindi ka sigurado, iwanan ang mga ito sa tatlong setting na hindi mai-check. I-click ang OK upang isara ang window ng Pag-format ng Mga Paghihigpit.



Pag-edit ng mga Paghihigpit

Sa ilalim ng Mga Paghihigpit sa Pag-edit, suriin ang kahon upang Payagan lamang ang ganitong uri ng pag-edit sa dokumento. Mag-click sa drop-down menu sa ilalim. Maaari ka na ngayong pumili mula sa apat na mga pagpipilian: Ang mga na- update na pagbabago ay lumiliko sa Mga Pagbabago ng Track para sa anumang mambabasa ng iyong dokumento at pinigilan ang lahat ng iba pang mga uri ng pag-edit; Pinapayagan ng mga puna ang mga mambabasa na magpasok ng mga komento sa iyong dokumento ngunit hindi gumawa ng ibang mga pagbabago; Ang pagpuno sa mga form ay nagbibigay - daan sa mga mambabasa na punan ang mga form na nilikha mo ngunit hindi binabago ang mga form na iyon; at Walang mga pagbabago (Basahin lamang) ang naglalagay ng iyong dokumento sa mode na read-only upang walang mga pagbabago na maaaring gawin. Piliin ang pagpipilian na gusto mo.



Pagbubukod

Kung susuriin mo ang pagpipilian para sa Mga Komento o Walang mga pagbabago (Basahin lamang), maaari kang lumikha ng mga pagbubukod para sa sinuman na maaaring mai-edit ang ilang mga bahagi ng iyong dokumento. Sa seksyon ng Pagbubukod, suriin ang kahon para sa Lahat at piliin ang anumang mga bahagi ng dokumento na nais mong ma-edit ng sinuman.



Pagpapatupad ng Proteksyon

Sa wakas, mag-click sa pagpipilian para sa Oo, Simulan ang Pagpapatupad ng Proteksyon . I-type at pagkatapos ay muling i-type ang isang password at i-click ang OK. I-save at isara ang dokumento. Buksan muli ito. Ang pag-edit ng mga kontrol sa Ribbon ngayon ay kulay-abo na. Mag-click sa anumang seksyon ng dokumento na pinapayagan mo para sa pag-edit, at ma-access ang mga kontrol.



I-off ang Proteksyon

Upang i-off ang proteksyon, mag-click sa tab na Review at mag-click sa icon para sa Paghihigpit sa Pag-edit. Mag-click sa pindutan ng Stop Protection sa ilalim ng pane ng Paghihigpit na Pag-edit. I-type ang password at i-click ang OK. Pagkatapos ay alisin ang tsek ang mga pagpipilian para sa mga paghihigpit sa Formatting at Pag-edit na lilitaw sa kanang tuktok.



Magdagdag ng isang Digital Signature

Mag-click sa menu ng File at bumalik sa pindutan ng Protektahan ang Dokumento. Piliin ang pagpipilian upang Magdagdag ng isang Digital na Lagda . Sinasabi nito sa mga taong nagbasa ng iyong dokumento na ikaw at wala nang nag-sign nito, na nagpapahiwatig na ikaw ang huling tao na muling baguhin at i-save ito.



Pag-sign ng Sertipiko

Upang lumikha ng isang digital na pirma, kakailanganin mo ang isang sertipiko sa pag-sign. Sa unang pagkakataon na gawin mo ito, Sinasalat ng Salita ang mensahe: "Upang mag-sign isang dokumento sa Microsoft Office na kailangan mo ng isang digital na pirma, nais mo bang makakuha ng isa mula sa isang kasosyo sa Microsoft ngayon?" I-click ang Oo. Ang isang pahina ng suporta ng Microsoft ay nag-pop up upang matulungan kang makahanap ng isang digital ID. Subukan ang mga link para sa iba't ibang mga provider upang makakuha ng isang digital ID. Pagkatapos, mag-click sa link sa webpage upang Magdagdag o mag-alis ng isang digital na pirma sa mga file ng Office. Mag-scroll pababa sa pahina upang malaman kung paano magdagdag ng isang digital na lagda.

Matapos mong makuha ang digital ID, bumalik sa pindutan ng Protektahan ang Dokumento at muling mag-click sa pagpipilian upang magdagdag ng Digital Signature . Sa window ng Mag-sign, punan ang mga kinakailangang patlang at i-click ang button na Mag-sign. Maaari kang hilingin upang kumpirmahin ang digital na lagda. Mag-click sa OK.

Ang iyong dokumento ay naka-digital na naka-sign at ginawang read-only. Ipinapaliwanag ng Salita na ang dokumento ay nilagdaan at minarkahan bilang pangwakas at na kung may sinumang tampuhan nito, hindi wasto ang mga lagda. Ang sinumang magbubukas ng dokumento ay makakakita ng paunawa ng iyong digital na lagda.



Markahan bilang Pangwakas

Sa wakas, kung hindi mo nais o hindi nais na gumamit ng isang digital na pirma, maaari mo pa ring markahan ang dokumento bilang pangwakas. Mag-click sa menu ng File at bumalik sa pindutan ng Protektahan ang Dokumento. Piliin ang pagpipilian kay Mark bilang Pangwakas .

Sinasabi sa iyo ng isang pop-up message: "Ang dokumentong ito ay minarkahan bilang pangwakas at pagkatapos ay mai-save." Mag-click sa OK. Ang isa pang mensahe ay lilitaw at nagsasabi sa iyo: "Ang dokumentong ito ay minarkahan bilang panghuling upang ipahiwatig na kumpleto ang pag-edit at ito ang pangwakas na bersyon ng dokumento. Kapag ang isang dokumento ay minarkahan bilang pangwakas, ang katayuan ng pag-aari ay nakatakda sa 'Pangwakas' at ang pagta-type, pag-edit ng mga utos, at mga patunay na nagpapatunay ay patayin. Maaari mong makilala na ang isang dokumento ay minarkahan bilang pangwakas kapag ipinapakita ang Mark bilang Pangwakas na icon sa status bar. " Mag-click sa OK.



I-edit pa rin

Kapag binuksan ng isang tao ang dokumento, isang mensahe ang lumilitaw sa tuktok: "MARKED AS FINAL. Ang isang may-akda ay minarkahan ang dokumentong ito bilang pangwakas sa pag-edit ng pag-edit." Lilitaw din ang isang pindutan na I-edit Pa rin. Kung may nag-click sa pindutan na iyon, maaari pa rin niyang i-edit at mailagay ang dokumento. Ngunit kung gayon ang dokumento ay magpapakita sa iyo bilang may-akda at sa ibang tao bilang isa na huling nagbago nito. Kaya ang panghuli layunin dito ay hindi upang ihinto ang isang tao sa pag-edit ng dokumento ngunit upang sabihin sa mga mambabasa na ang dokumento ay pangwakas at dapat kang lumitaw bilang kapwa may-akda at ang taong huling nagbago nito.