Mag-ayos: mas produktibong mga pagpupulong

Si Jeff Weiner, CEO ng LinkedIn, ay naglathala ng isang artikulo kamakailan sa kanyang isang patakaran upang maalis ang mga walang silbi na pagpupulong: walang mga pagtatanghal. Nakakarating ako sa kung saan siya pupunta, ngunit ito ay isang pahayag na walang bayad at hindi ko masasabi na sumasang-ayon ako sa 100 porsiyento ng lahat ng mga pangyayari.

Ang paraan upang magawa ang mas mahusay na mga pagpupulong, sa tingin ko, ay unang maunawaan kung anong uri ng pagpupulong ang nais mong gaganapin, at pagkatapos ay ayusin ang iyong sarili at ihanda ito nang naaayon. Ang paggawa ng ilang mga simpleng hakbang sa yugto ng pagpaplano ng isang pulong ay napupunta sa isang paraan upang gawin itong mas produktibo para sa lahat.

4 Mga Uri ng Mga Pagpupulong

Sa isip ko, mayroong apat na uri ng pagpupulong. Kung hindi mo pa naisip ang tungkol sa uri ng pagpupulong na nais mong i-hold, maaaring iyon ang kalahati ng iyong problema.

Pagpupulong ng kaalaman. Ang isang pulong ng impormasyon ay eksaktong iyon, isang pulong na ginamit upang maikalat ang impormasyon. Ang mga pagpupulong ng semi-taunang bayan ng mga munisipalidad ay karaniwang impormatibo. Ang isang briefing ng PR ay karaniwang impormasyon din. Karaniwan, isang partido lamang ang may impormasyon na ibabahagi. Naroroon ang mga dadalo upang ma-absorb ito.

Talakayan / pakikipagtulungan ng pulong. Ang mga pulong ng brainstorming ay mga halimbawa ng talakayan o mga pulong sa pakikipagtulungan. Sa ganitong uri ng pagpupulong, isa o higit pa sa mga partidong kasangkot ay maaaring gumana sa agenda. Ang impormasyon ay nilalayong magmula sa maraming tao. Ang mga pakikipagtulungan sa pakikipagtulungan ay madalas ding mga pulong sa paglutas ng problema.

Pagpupulong sa pag-check-in. Ang pag-check-in ay isang regular na naka-iskedyul na pulong, kadalasan sa paligid ng isang partikular na proyekto, na maaaring magpatuloy o magkaroon ng isang inaasahang petsa ng pagkumpleto. Ang mga pang-araw-araw na scrum ay isang halimbawa ng mga check-in. Ang mga check-in ay mabuti para tiyakin na ang lahat ng mga kasangkot na partido ay napapanatiling napapanahon sa mga problema, solusyon, pagbabago, pag-unlad, atbp. Isang pakinabang ng regular na mga pagpupulong sa pag-check-in ay madalas silang maging napakaikli.

Pagtatrabaho pulong. Ang mga miting sa pagtatrabaho ay isang personal na paborito. Sa isang nagtatrabaho na pagpupulong, gumagawa ka ng trabaho na kailangang makumpleto. Kasing-simple noon. Ang mga nagtatrabaho na pagpupulong ay nagpapaliban sa usbong. Madalas silang nakikipagtulungan. Ang isang halimbawa ng kung ano ang maaaring magawa sa isang nagtatrabaho na pagpupulong ay ang mga programmer at mga stakeholder na nagtitipon upang ipatupad ang mga pagbabago sa code (sabihin, sa isang website o iba pang mga interactive na produkto) na ang dalawang partido ay maaaring tunay na mapatunayan nang wasto sa pagkakaroon ng bawat isa.

Paano Gawing Mas Mapaganda ang mga Pulong

1. Mag-iskedyul nang mabilis. Maliban sa kaso ng pamamahala ng isang patuloy o pangmatagalang proyekto, kinamumuhian ko ang mga pagpupulong na nakatakdang higit sa dalawa o tatlong linggo. Kadalasan bago mag-iskedyul ng isang pagpupulong, mayroong mga pag-uusap sa lahat ng mga partido, sa pamamagitan ng email, telepono, o sa personal, at mas ginusto kong magkaroon ng mga pag-uusap ang mga pag-uusap bago ang pagpupulong. Mag-iskedyul ng masyadong malayo, at ang nauugnay na impormasyon ay mahaba ang nawala mula sa aking ulo.

Kapag sinusubukan mong makahanap ng isang oras na angkop para sa isang bilang ng mga tao na hindi magagamit ang kanilang mga kalendaryo, maaari kang gumamit ng isang libreng site na tinatawag na Doodle, na nagbibigay-daan sa iyo na lumikha ng isang botohan kung saan maipahiwatig ng mga tao ang mga oras na libre sila.

2. Gumamit ng isang malinaw na linya ng paksa. Sa isang paanyaya sa pagpupulong, ang pagkakaroon ng isang malinaw na linya ng paksa ay susi sa pagiging produktibo ng lahat. Ang linya ng paksa ay dapat ipahiwatig sa ilang mga salita ang pangkalahatang layunin ng pulong. Nakakatulong ito sa mga tao na malaman bago sila magpakita o mag-dial sa pulong kung ano ang dapat nilang asahan.

Ang isang malinaw na nakasulat na linya ng paksa ay maaari ring pagtanggal sa ilang mga partido tungkol sa kung ano ang kailangan nilang ihanda nang maaga ng pulong.

3. Magkaroon ng isang agenda o layunin. Ang bawat pagpupulong ay nangangailangan ng isang agenda o listahan ng mga layunin. Depende sa pagiging kumplikado ng pagpupulong, maaaring hindi mo kailangan itong maging tahasang, kung saan dapat itong tahasang ipinahayag sa linya ng paksa. Ang isang halimbawa ay "Paksa: Itakda ang lineup para sa isyu ng magazine ng Oktubre" - ang layunin ay upang makumpleto ang gawaing iyon sa isang nagtatrabaho na pulong.

Ang layunin ng isang pag-check-in ay upang suriin, suriin ang pagsulong, at itaas ang mga alalahanin, kaya malamang na hindi mo kakailanganin ang isang tahasang agenda para sa mga uri ng pagpupulong.

Ang mga pagpupulong ng talakayan ay talagang nakikinabang sa pagkakaroon ng isang agenda. Ang bawat tao'y dapat tumanggap ng agenda nang maaga ng pulong. Inirerekumenda ko na isama ito sa patlang ng mga tala ng kahilingan ng pulong.

Kapag ang pinuno ng pagpupulong ay naglaan ng oras upang magsulat ng isang agenda o pangunahing listahan ng mga layunin, nakakatulong din ito na mapapatibay sa kanyang sariling isip ang layunin ng pagpupulong at kung paano niya ito ididirek.

4. tukuyin ang pinuno ng pulong. Ang bawat pagpupulong ay nangangailangan ng pinuno o co-pinuno. Sa karamihan ng mga kaso, ang pinuno ng pagpupulong ay lubos na kilala: ito ang sinumang tumawag sa pagpupulong o may ibabahagi, sa kaso ng isang pulong ng impormasyon. Sa pulong ng telepono at video-chat (halimbawa, Webex), madalas na ang taong nagsisimula ng tawag.

Ang ganap na pinakamasamang pagpupulong na aking dinaluhan ay walang pinuno, at halos kalahati sa pagpupulong, natanto ko ang ilang mga partido na kasangkot na akala ko ay dapat na magmamaneho ng pulong. Ito ay agad na nakakainis at nagpapakamatay, hindi upang mabanggit ang ganap na hindi produktibo. Sa isa pang walang ingat na eksena, tinawag ko ang isang pulong, naiskedyul ito, at ganap na inilaan upang patakbuhin ito, para lamang magkaroon ng isa pang kasamahan na ganap na sakupin ito - nakakainis din.

5. Mawalan ng teknolohiya, ngunit gawin ang demo. Oo, ang artikulong ito ay sinadya upang masakop ang mga paksa na may kaugnayan sa teknolohiya, at oo, sinasabi ko sa iyo na mawalan ng hindi bababa sa ilan sa iyong teknolohiya upang magawa ang mas produktibong mga pagpupulong. Bago mo sayangin ang iyong sariling oras sa paglikha ng isang PowerPoint deck, tanungin ang iyong sarili, "Kailangan mo ba talaga ang isang pagtatanghal?" Kung oo ang sagot, tandaan na ang mga slide ay dapat gamitin upang mapanatili ang mga tao na makisali at mapalakas ang iyong mga puntos - huwag gawin itong para sa iyo. Walang sinuman ang humanga sa mga wipe ng bituin, at walang nagnanais na manood ng isang video kapag narinig nila na nagsasalita ka o nakikipag-usap sa iyo.

Kung mayroon kang isang produkto o serbisyo upang magpakita, ipakita kung paano ito gumagana! Huwag magpakita ng mga larawan o video nito. Bigyan sila ng tunay na McCoy.

Kung nais mong magbigay ng tiyak na impormasyon sa bawat dumalo sa isang pulong, kasama ang mga larawan at video, ipadala ito sa kanila bago ang pagpupulong upang maaari silang maging pamilyar sa materyal, na magiging mas produktibo para sa lahat. Pagkatapos maaari mong gastusin ang iyong oras sa pagpasok sa puso ng bagay, at marahil sa mas kaunting oras, din.