Mag-ayos: pamamahala ng mga dokumento ng digital na pamilya

Ang mga tao ay desperado na mapupuksa ang papel sa kanilang buhay. Ang mga digital archive ay may maraming pakinabang. Maaari mong hanapin ang mga ito nang mahusay. Maaari kang mag-backup ng mga elektronikong dokumento sa maraming lokasyon upang ma-access mo ang mga ito anumang oras, kahit saan. At ang pagbabahagi ng mga digital na dokumento sa mga miyembro ng pamilya, abogado, at sinumang nangangailangan ng mga ito, ay mas madali kaysa sa pag-photocopying o faxing paper.

Ngunit bago mo simulan ang pag-scan sa gawa sa iyong bahay at itulak ang lahat ng iyong buwanang mga panukalang batas at mga pahayag upang mag-email, mahalagang mag-isip sa pamamagitan ng kung ano ang inaasahan mong magawa sa pamamagitan ng paglipat sa isang all-digital format, bilang iba't ibang mga serbisyo na makakatulong sa iyo gawin ito ay awtomatiko ang karamihan sa proseso. Gusto mo ring malaman kung ano mismo ang ginagawa ng iba't ibang mga solusyon na ito sapagkat lahat sila ay nagbibigay sa iyo ng ibang iba't ibang mga kinalabasan. Maging masaya ka man sa mga kinalabasan na iyon ay nakasalalay sa iyong orihinal na mga layunin.

Mga Serbisyo ng Pag-sync ng File (ang DIY Solution)

Maaari mong madaling mag-imbak at pamahalaan ang mga dokumento ng pamilya sa online gamit ang Dropbox, Box, SugarSync, o anumang iba pang solusyon sa imbakan ng ulap, ngunit may mga kalamangan at kahinaan para sa pamamaraang ito.

Mga kalamangan. Ang paggamit ng isang serbisyo sa pag-sync ay malamang na mura (madali kang makakuha ng 5GB nang libre), at napaka-simple para sa ilang mga uri ng mga dokumento ( halimbawa, iisang dokumento, sa halip na mga paulit-ulit na bill o pahayag), lalo na kung mayroon kang isang file-sync naka-set up ang account. Nag-aalok ang mga serbisyo ng pag-sync ng mga tampok ng pakikipagtulungan, upang maaari mong ma-access ang mga file sa iba sa iyong pamilya, o sa iyong abugado, at iba pa.

Cons. Kung nais mong makatipid ng buwanang kuwenta at mga pahayag sa account na ito, hindi ito awtomatiko. Kailangan mong mag-log in bawat buwan sa lahat ng iyong mga account at i-save ang mga lokal nang lokal sa folder ng pag-sync ng file. Hindi ka rin makakatanggap ng anumang mga paalala na gawin ang aksyon na ito, mas kaunti ang babayaran ang iyong mga bayarin. Sa wakas, kailangan mong suriin ang seguridad ng iyong napiling serbisyo upang matiyak na magiging ligtas ang iyong mga dokumento.

Sa totoo lang, mayroong isang workaround para sa mga cons na ito, at ito ay FileThis (kasalukuyang nasa beta). Nag-uugnay ang FileT sa iyong mga online account at itinapon ang lahat ng mga mahahalagang dokumento sa isang imbakan na kumonekta ka dito. Kasama sa mga pagpipilian ang Box, Dropbox, Google Drive, Evernote, at maging ang iyong sariling computer.

Mga Serbisyo ng Espesyalista: Nakatuon ang Pananalapi

Mayroong isang bilang ng mga serbisyo ng specialty para sa pagtulong sa iyo na pamahalaan ang mga dokumento sa sambahayan nang walang papel, ngunit may posibilidad na maglingkod nang bahagyang iba't ibang mga layunin, kaya't talagang mahalaga na isipin sa pamamagitan ng kung ano ang talagang kailangan mong gawin.

Ang Manilla (libre), halimbawa, ay isang online account na maaari mong i-set up upang awtomatikong mapanatili ang mga talaan ng lahat ng iyong mga buwanang pahayag, pati na rin ipaalala sa iyo na bayaran ang iyong mga bayarin. Mayroon din itong isang masinop na tampok na nagbibigay-daan sa iyo na subaybayan ang mga programa ng gantimpala, tulad ng madalas na mga milya ng flyer, at maaari itong makaganti sa iyo upang gumawa ng aksyon sa isang account bago mag-expire ang iyong mga puntos. Magaling si Manilla para sa mga taong nangangailangan ng tulong sa pagbabayad ng mga bayarin sa oras, o sinumang nagnanais na isentro ang lahat ng mga pahayag na ito mula sa mga service provider, ngunit hindi ito nagagawa nang higit pa.

Ang Doxo ay katulad sa Manilla, pagkolekta ng iyong mga pahayag at kuwenta, ngunit pinapayagan ka ring mag-upload ng iba pang mahahalagang dokumento sa sambahayan, na ginagawa itong isang mas pangkalahatang digital filing cabinet. Gusto ko na Pinagsasama ng Doxo ang automation na natagpuan sa Manilla gamit ang DIY na paraan ng pag-scan at pag-upload ng lahat ng iyong iba pang mga dokumento. Sa kasamaang palad, ang Doxo ay may paraan ng mas kaunting mga kasosyo kaysa sa Manilla, kaya hindi ito makakonekta sa isang pares ng mga pangunahing tagapagkaloob, tulad ng Chase Bank, Netflix, CapitalOne, at ilang iba pang malalaking pangalan. Ang Doxo ay may isang kagiliw-giliw na tampok na hindi ginagawa ni Manilla: ang kakayahang i-export ang iyong mga nakolekta na dokumento sa ibang lokasyon, tulad ng isang Dropbox account, kaya maaari mong mai-back up.

Ang Neat, na gumagawa ng parehong NeatDesk at online storage center na NeatCloud (mula sa $ 5.99 bawat buwan), ay nakatuon sa pagtulong sa iyo na mag-scan at mag-upload ng mga dokumento sa papel na mayroon ka sa iyong bahay. Ito ay mabilis, at napakahusay sa pagkilala sa buwis at pinansiyal na papeles sa partikular, at maaari mong pag-uri-uriin at ayusin sa isang account na batay sa ulap lahat. Ang Neat ay hindi nag-aalok ng anumang automation para sa paghila sa mga paulit-ulit na dokumento tulad ng ginagawa nina Manilla at Doxo.

Mga Serbisyo ng Espesyalista: Nakatuon ang Buhay

Ang TheDocSafe ($ 5.95 bawat buwan) ay pumupunta sa isang bahagyang magkakaibang direksyon. Naglalakad ka sa iyo ng isang mahabang listahan ng pamilya at personal na impormasyon na maaaring nais mong isentro, kabilang ang maraming mga bagay na maaaring hindi mo sa papel sa unang lugar, tulad ng impormasyong pang-emergency na contact. Sa paunang pag-setup ng account, dadalhin ka sa kung ano ang mahalagang isang palatanungan upang matiyak na sumasaklaw ito sa lahat ng mga dokumento na maaaring mayroon ka: Mayroon ka bang isang bahay? Kasal ka na ba? Mayroon ka bang mga anak? Mayroon ka bang huling kalooban at testamento? Para sa bawat isa sa mga katanungang ito, maaari kang mag-input ng mga sagot at mai-upload ang may-katuturang mga pamagat, gawa, sertipiko, at ligal na papel.

Ang Javont Vault ay magkapareho sa ilang mga paraan, ngunit dinisenyo higit pa upang ipaalam sa iyo upang maipasa ang lahat ng mga detalyeng ito sa isang benepisyaryo kapag namatay ka. Gayunpaman, ito ay gumagana nang kamangha-manghang para sa ligtas na sentralisado ng maraming mahalagang pamilya o personal na akdang papel habang buhay ka rin. Maaari kang kumuha ng imbentaryo ng iyong mga pag-aari, ilista ang lahat ng iyong mga account sa login at mga password sa online account, at mag-iwan ng detalyadong mga tala sa mga mahal sa buhay tungkol sa inaasahan mong gawin sa lahat ng impormasyong ito pagkatapos mong mamatay. Ang Javont Vault ay nai-lock ng isang numero ng seguridad sa lipunan, kaya limitado lamang ito sa paggamit ng US.

Ang Pinaka Mahalagang Bahagi? Pag-iisip

Ang pinakamahalagang hakbang na dapat gawin bago i-digitize at awtomatikong pag-aayos ng iyong mga dokumento sa sambahayan ay ang pag-isipan kung ano ang nais mong gawin, o kung anong problema ang dapat mong lutasin. Kung sinimulan mo ang pagpunta nang walang papel na walang malinaw na layunin o kinalabasan, ang iyong mga pagsisikap ay maaaring masayang, dahil ang marami sa mga magagamit na solusyon ay nag-aalok ng iba't ibang mga serbisyo.