Mag-ayos: kung paano pamahalaan ang iyong trabaho sa mga spreadsheet

Ang isa sa mga pinakasimpleng trick sa organisasyon na ginagamit ko sa trabaho ay ang pagpapanatili ng mga pribadong spreadsheet ng aking sariling pag-unlad. Walang nangangailangan na gawin ko ito. Walang nagtanong upang makita ang aking mga spreadsheet. Pinapanatili ko ang mga ito nang buo para sa aking sariling kapakanan, upang mapanatili akong mahusay na gumagana at upang mabilis na makita ang aking nagawa.

Sa edisyong ito ng Get Organized, magbabahagi ako ng ilang mga spreadsheet na kasalukuyang pinapanatili ko at ipinapaliwanag kung ano ang ginagawa nila para sa akin. Habang ang mga nilalaman ng mga spreadsheet na nauugnay sa aking trabaho partikular, marami sa mga alituntunin ay unibersal at naaangkop sa iba pang mga uri ng trabaho.

Mga Ideya sa Pagse-save at Pag-iskedyul

Ang haligi ng Kumuha ng Organisado ay lingguhan, na nangangahulugang kailangan kong magkaroon ng 52 mga ideya na aktwal na gagamitin ko sa isang taon … na nangangahulugang kakailanganin kong mangangailangan ng karagdagang 50 hanggang 100 na mga ideya na sa huli ay tatanggi ako (karamihan sa atin ay kailangan upang makabuo ng isang malaking dami ng mga ideya upang makahanap ng talagang mabubuti).

Kailangan ko ring tumingin ng ilang linggo sa isang oras at bigyang pansin ang mga petsa kung kailan ilalathala ang mga artikulo (tuwing Lunes) upang isipin kung ang isang partikular na paksa ay magkasabay sa ibang bagay sa mundo. Halimbawa, noong Mayo, nang ang mga bagong nagtapos ay naghahanap ng mga trabaho, nagpatakbo ako ng isang serye ng mga artikulo sa temang iyon: kung paano pamahalaan ang isang online na paghahanap ng trabaho, kung paano lumikha ng isang malinis at propesyonal na profile ng online, mga tip para sa mga resume at takip ng mga sulat, atbp. .

Upang gawin ito, pinapanatili ko ang isang napaka rudimentary na spreadsheet na may patuloy na listahan ng mga ideya sa ilalim at isang grid sa tuktok kasama ang lahat ng nakatakdang petsa ng pag-publish. Tinutulungan ako ng spreadsheet na mag-isip nang malawak tungkol sa kung paano magplano ng mga paksa sa maraming linggo at buwan. Madali kong baguhin ang pagkakasunud-sunod ng mga artikulo sa hinaharap upang maglagay ng mas maraming oras sa pagitan ng mga paksa na tila magkapareho, o magkasama na kumpol na lohikal na nauugnay.

Ang partikular na spreadsheet na ito ay naninirahan sa Google Drive dahil magagamit ang serbisyo sa akin mula sa halos kahit saan, at kung may ideya ako habang wala ako sa opisina, maaari kong mag-sign in at idagdag ito nang walang pag-aalangan.

Dahil bumalik ako sa spreadsheet na ito na madalas upang mai-log ang gawain sa oras na nakumpleto ko ito, regular kong tinitingnan ang mga ideya na na-brainstorm ko. Ang isang pulutong ng mga tao ay sumulat ng mga tala ng kanilang mga ideya ngunit hindi na muling sumangguni sa kanila. Sa sistemang ito, nahaharap ako sa aking sariling listahan ng mga ideya nang hindi bababa sa isang beses sa isang linggo.

Pag-log ng Programa ng Pag-log

Ang isang malaking bahagi ng aking trabaho sa PCMag ay upang subukan ang mga produkto ng software at mga gadget ng fitness at isulat ang mga pagsusuri sa produkto ng mga ito, kaya mayroon akong isa pang spreadsheet na nakatuon sa gawaing iyon.

(Humihingi ako ng paumanhin para sa maliit na halaga ng malabo na nilalaman sa imahe sa itaas.)

Ipaalam ko lang sa mabilis na ipaliwanag ang mga haligi na nakikita mo sa imahe sa itaas. Ang haligi ng isa, na tinawag na ID, ay ang artikulong ID ng isang pagsusuri ng produkto na nai-publish. Ang Haligi B ay ang pangalan ng produkto. Ang haligi C, Katayuan, ay nagpapanatili ng katayuan ng pagsusuri, tulad ng "pubbed 12-Apr-13" ay nangangahulugang isang artikulo ay nai-publish noong Abril 12, 2013. Mga Haligi D sa pamamagitan ko ay mga checkbox na may kaugnayan sa trabaho na dapat makumpleto bago ang isang pagsusuri ng produkto maaaring lumipat sa proseso ng pag-edit at pag-publish.

Kasama sa mga pamantayan (mga haligi DI) ang pag-log sa produkto sa isang database ("QB"), pagsumite ng isang form na nagpapaliwanag ng mga spec ng produkto ("Spects"), pag-upload ng isang imahe ng produkto ("Imahe"), at paglikha ng slideshow ng karagdagang mga imahe ("Slideshow"). Ang bawat produkto ay nangangailangan din ng marka mula isa hanggang lima ("Rating"), at nagdagdag ako ng isa pang haligi para sa "Mga Tala" kung saan sa pangkalahatan ay ipinapahiwatig ko lamang kung ang isang produkto ay nararapat sa isang PCMag Editors 'Choice.

Ang spreadsheet ay nasa puso mismo ng isang serye ng mga checkbox. Hinahayaan ko itong makita nang isang sulyap kung nagawa ko na ang lahat ng kinakailangang gawain ng pangunahan. Ngunit mayroon din itong iba pang mga pakinabang, din.

Sa parehong paraan na nai-log ko ang aking mga ideya sa pag-brainstorming para sa hinaharap Kumuha ng mga Organisadong haligi, nag-log din ako sa ilalim ng aking mga produkto ng spreadsheet ng Mga Review na maaari kong maging interesado na suriin. Samakatuwid, palagi akong may tumatakbo na listahan ng mga sariwang ideya.

Naghahain din ito bilang isang napakabilis na sanggunian kung kailangan kong hanapin ang petsa ng pag-publish o ang natatanging ID ng artikulo para sa mga produktong nasuri ko (na ginagawa ko sa madalas). Sigurado, mayroon kaming iba pang mga system sa opisina upang mahanap ang impormasyong iyon, ngunit kadalasan ay mas mabilis para sa akin na hilahin ito mula sa spreadsheet na ito dahil na-customize ko ito upang maging tiyak sa aking mga pangangailangan.

Pagsubaybay sa Ano ang Nabago

Ang huling spreadsheet na nais kong ibahagi ay isa kong ginagamit upang masubaybayan ang isang tiyak na artikulo na isinulat ko: Ang 100 Pinakamahusay na iPhone Apps. Ang artikulo ay nangangailangan ng kumplikadong samahan upang pamahalaan dahil madalas kong ina-update ang nilalaman. Sa madaling salita, bawat ilang linggo, ang ilan sa 100 pinakamahusay na apps ay bago. Kailangang maging maingat ako sa kung aling mga app na sinabi ko ang pinakamahusay sa ngayon kumpara sa sinabi kong anim na buwan na ang nakararaan.

Ang aking pamamaraan ay medyo simple. Nag-log ako sa bawat app sa Excel dahil napupunta ito sa 100 pinakamahusay na listahan. Itinala ko ang petsa na naidagdag ito sa artikulo, o sa huling oras na na-update ko ang teksto, kung ito ay isang app na maganda pa ngunit makabuluhang na-update mula noong huling beses na sumulat ako ng isang blurb tungkol dito. Nagpapanatili rin ako ng isang tumatakbo na listahan ng mga app na dati sa listahan ngunit mula noong nawala ang kanilang lugar.

Ang spreadsheet na ito ay nakakatulong sa akin upang makita kung na-hit ko ang 100 na apps dahil awtomatikong binibilang ng Excel ang mga ito para sa akin. Ginagamit ko rin ito upang i-grupo ang mga apps sa iba't ibang mga pahina sa pamamagitan ng pagdaragdag ng mga hangganan na nagpapahiwatig ng mga pahinga sa pahina. Pinapayagan din ako ng color coding na makita kung aling mga apps ang bago sa listahan (dilaw), na kung saan ay isang watawat sa panahon ng proseso ng pag-publish na nangangahulugang dapat kong suriin ang mga seksyon na iyon nang mas malapit kaysa sa iba.

Aaminin din natin na hindi ko ginagamit ang lahat ng mga haligi na orihinal na na-set up ako sa spreadsheet na ito. Sa isang oras o iba pa, naisip ko na ang ilang piraso ng impormasyon ay mahalaga, lamang upang mapagtanto mamaya na hindi ko ito kailangan. Dahil sa akin lamang ang spreadsheet na ito, maaari kong talikuran ang mga lugar na walang kabayaran na walang kahihinatnan. Maaari kong linisin ang spreadsheet at mapupuksa ang mga seksyon na hindi ko ginagamit, ngunit mas mahalaga ang aking habang panatilihin ang mga ito at hindi gamitin ang mga ito kaysa ito ay upang mamuhunan sa paggawa ng spreadsheet ng isang maliit na tagapagbalita. Ano ang punto? Walang sinuman kundi ako ang nakakita nito.

Mga Pakinabang ng Paggamit ng Mga Spreadsheet upang Subaybayan ang Iyong Trabaho

Ang mga simpleng spreadsheet ay maaaring maging malakas na tool para sa pag-aayos ng iyong trabaho, at hindi mo kailangang maging isang whiz sa Excel upang gawin ang mga ito. Ang mga benepisyo ng paggamit ng mga spreadsheet upang masubaybayan ang iyong trabaho ay kasama ang:

• nakikita kung ano ang nagawa mo na upang hindi mo ulitin ito (o kung kailangan mong ulitin ito, maaari mong mabilis na makita kung kailan at kung paano mo ito ginawa sa unang pagkakataon sa paligid upang maaari mong magamit ang naunang gawain)
• pagkakaroon ng isang nakalaang lugar upang i-record ang mga ideya at regular na tingnan ang mga ito
• pagpapanatili ng isang talaan ng iyong trabaho kung kailangan mo ng katibayan sa iyong nagawa
• ginagawang mas madali ang iyong sariling mga gawain sa pamamagitan ng paglikha ng isang sistema ng pagkuha ng impormasyon na ganap na na-customize sa iyong mga pangangailangan.