Mag-ayos: kung paano i-cut down sa hindi ginustong email

Alalahanin ang pangako ni Thierry Breton na alisin ang panloob na email sa email 100 porsyento mula sa kanyang kumpanya, Atos, sa pamamagitan ng 2014? Sa oras na inanunsyo niya ang kanyang ambisyon - ito ay 2011 - maraming mga tao mula sa mga teknolohiya at mga mundo ng negosyo ang parehong kinutya. Tinawag nila ang kanyang plano na hindi katawa-tawa. Sinabi nila na kailangan namin ng email. Umaasa kami dito. Kailangan!

Mabilis na pasulong ngayon, at nagbago na ang klima. Marami akong naririnig mula sa mga manggagawa sa tanggapan na ang email ay ang lakas ng kanilang pag-iral. Ito ay kasing pag-aaksaya ng kanilang oras tulad ng salitang 'm': mga pulong. Kapag tinanong ko kung bakit ito ay isang pasanin, karaniwang sinasabi ng mga tao tulad ng, "Nakakuha ako ng mga toneladang email na walang kinalaman sa akin, " o "Half ang mga thread na pinapasukan ko ay hindi nauugnay sa aking trabaho." Sinimulan ko ring marinig ang parehong damdamin mula sa ilang mga tao tungkol sa personal na email: "Kumuha ako ng siyam na follow up na mga email mula sa mga miyembro ng aking club club na nagpapatunay sa susunod na petsa ng club club! Kumusta, mga tao! Nasa unang email!"

Narito ang ilang mga diskarte para sa tunay na pag-trim o epektibong pagputol sa mga pass emails na hindi mo lang kailangan. (Habang ang artikulong ito ay hindi sumasaklaw sa greymail, marami akong iba pang mga tip para sa kung paano pamahalaan ang mga newsletter at pang-araw-araw na deal.)

1. Hilingin na Alisin Mula sa Mga Grupo ng Grupo, Mukha sa Mukha

Kapag mas umaasa tayo sa email, mas magaling nating kalimutan na ang ilang mga problema ay pinakamahusay na hawakan ng isang maikling pag-uusap. Ang payo na ito ay maaaring tunog mabaliw at napakababang tech, ngunit maaari itong maging lubos na epektibo. Kung bahagi ka ng isang regular na email sa pangkat (sabihin, isang pang-araw-araw na ulat o lingguhang pag-check-in ng proyekto) at hindi nais na maging ngayon, magkaroon ng isang pag-uusap sa taong pinamamahalaan o pinasimulan ang email na iyon, mas mabuti ang mukha-sa- mukha, o sa telepono kung dapat. "Kumusta, " sasabihin mo, "Alam mo na ang pang-araw-araw na email tungkol sa mga tulad-at-ganoon? Nararapat ba akong maging dito? Patuloy akong kumukuha ng mga mensahe, ngunit hindi nila talaga naiugnay nang direkta sa akin o sa aking gawain. Sa palagay mo pwede mo ba akong alisin? "

Ang pinakamasama bagay na magagawa mo sa sitwasyong ito ay tugon sa lahat na may isang pagbabasa ng mensahe na "hindi mag-unsubscribe." Bastos. Ipinapakita nito na wala kang anumang panlipunang taktika o netitquette. At ito ay nagpapatunay na hindi mo alam kung paano pamahalaan ang iyong sariling email.

Kung mayroon kang isang pag-uusap nang harapan, nagiging muli kang tao. Ikaw ay isang kaaya-aya na tao na may isang makatwirang at prangka na kahilingan. Dagdag pa, kung mayroong isang dahilan na nais mong makatanggap ng mga mensahe, ipapaliwanag ng tao kung bakit ka isinama hanggang sa kasalukuyan.

2. Paggamit ng Mga Network sa Panlipunan, Mga tool sa Pamamahala ng Proyekto, at IM

Sa palagay ko, ang mga social network (kabilang ang mga network ng negosyo tulad ng Yammer at Podio) ay humawak ng opt-in na pagmemensahe ng mas mahusay kaysa sa ginagawa ng email. Kunin ang kaso ng aking kaibigan na nagngangalit tungkol sa kanyang book club. Kung ang tagapag-ayos ay nag-set up ng susunod na paanyaya sa pulong ng club club sa Facebook sa halip na sa pamamagitan ng email, ang pagkuha ng impormasyon ay hindi gaanong naramdaman sa mga miyembro. Opsyonal ang mga kaganapan sa Facebook. Maaari kang makakuha sa kanila at digest ang impormasyon kapag naramdaman mo ito. Kapag dumating ang parehong paanyaya ng kaganapan sa pamamagitan ng email, binabasa kaagad ito ng ipinag-uutos.

Sa mga samahang pangnegosyo, ang mga alternatibong tool sa komunikasyon ay maaari ring makatulong na maputol ang mga hindi ginustong mga email nang labis. Dito sa PCMag, malamang na gumamit kami ng isang instant na programa sa pagmemensahe kung mayroon kaming isang bagay upang makipag-usap nang mabilis at nais ng isang pantay na mabilis na pagtugon. Ginagamit namin ang Yammer upang pamahalaan ang ilang mga gawain na nagpapatakbo sa isang "sinumang maaaring sumagot muna, mangyaring gawin" na batayan. Ginagamit namin ang platform ng pamamahala ng proyekto na Basecamp sa mga talakayan ng bahay tungkol sa patuloy na mga proyekto sa sining at disenyo sa isang lugar.

Kaya gamitin ang lahat ng iba't ibang mga tool sa iyong pagtatapon, at kung ikaw ay nasa posisyon ng pamamahala, hikayatin din ang iba. Ang pagtataguyod para sa isang solusyon ng multi-tool ay makakatulong na mabawasan ang mga kinakailangang email.

3. Gumamit ng Awtomatikong Pagsunud-sunod o Mga Filter

Ang pinakakaraniwang solusyon para sa pamamahala ng mga hindi ginustong mga email ay ang pag-set up ng awtomatikong mga patakaran sa pag-uuri, o mga filter na kung minsan ay tinawag na, na inilalagay ang mga hindi nais na mga mensahe sa isang itinalagang lugar (karaniwang isang folder, ngunit kung minsan ang basurahan) bago pa nila matumbok ang iyong inbox . Ang lahat ng mga pangunahing programa sa email ay may tampok na ito.

Hanapin ang email na hindi mo nais, kilalanin ang isang bagay na kongkreto at naayos tungkol dito (halimbawa, palaging pareho ng keyword sa linya ng paksa, nagpadala, atbp.) At magtakda ng isang patakaran na uri ng lahat ng mga mensahe sa isang bago at naaangkop na may label. folder para sa iyo.

Ang isa pang pagpipilian sa Microsoft Outlook ay maaari mong "ma-unsubscribe" nang mabuti at walang abiso mula sa isang thread sa pamamagitan lamang ng "muting" ng isang pag-uusap (tingnan ang aking mga tip para sa Outlook para sa kung paano ito gagawin), kahit na iniwan kang natigil kung may sinumang tumanggi sa parehong paksa linya sa isang susunod na petsa, dahil ito ang target para sa pagpapatupad ng operasyon. (Sa madaling salita, kapag nilalampaso mo ang isang thread, awtomatikong gumagalaw ang Outlook sa folder na "tinanggal na mga item" anumang mga mensahe na naglalaman ng parehong linya ng paksa ng nakakasakit na email.)

Ako mismo ay hindi gumagamit ng awtomatikong pag-uuri nang labis dahil umaasa ito sa isang bagong pag-uugali: pagsuri sa itinalagang mga folder sa isang regular na batayan. Noong nakaraan, sa tuwing nakapag- set up ako, agad kong nakalimutan na ginawa ko ito at, pagkalipas ng ilang araw, napansin ang isang tumpok ng mga email na maaaring may kasamang isang bagay na mahalaga na itinulak sa daan. Mas gugustuhin ko na lang tanggalin ang mga hindi gustong mga mensahe habang natatanggap ko ito. Kung pipiliin mo ang ruta na ito, maging masigasig tungkol sa pagproseso ng mga pinagsunod-sunod na mga email nang regular.

4. Sabihin sa mga Tao na Huwag Isulat ang Balik "Salamat"

Sa kauna-unahang pagkakataon na narinig ko ang isang kasamahan sa isang dating trabaho ay nagsigawan nang malakas sa ibang kasamahan, "Inaisip mo bang hindi sumagot ng 'salamat' sa isang mensahe kapag ang lahat ng ito ay kumpirmado na alam mo na ginawa ko ang bagay na dapat kong gawin? Ito ay makakatulong sa akin na itago ang aking oras ng email, " sumabog ang aking isip! Maaari mong sabihin na? Oo naman, maaari kang lumabas bilang bahagyang nagngangalit, ngunit ang baligtad ay hindi ka makakakuha ng isang tonelada ng tunay na hindi kinakailangang mga mensahe ng email.

Maaari mo ring ipahiwatig ito upang maging napakalakas na pasibo-agresibo - "Talagang hindi ako masasaktan kung pasalamatan ako nang mas madalas sa pamamagitan ng email. Alam ko na pinahahalagahan mo ang aking trabaho" - ngunit hindi ko inirerekumenda ito!

Karagdagang Mga Mapagkukunan

Ang iba pang mga tool upang matulungan kang manatili sa tuktok ng email ay kasama ang Sanebox (na awtomatikong nagtatakda ng ilang awtomatikong pag-uuri) o ang Mailbox app para sa iOS (napaka-kapaki-pakinabang para sa pagpapanatili sa tuktok ng email habang wala sa opisina), ngunit ang mga ito ay higit pa para sa pangkalahatan email na tagumpay kaysa sa pagputol sa mga hindi gustong mga mensahe.