Mag-ayos: idokumento ang iyong daloy ng trabaho

Ang mga bagong empleyado at sariwang mukha sa manggagawa, kabilang ang mga kamakailan na nagtapos, ay karaniwang may labis na oras sa kanilang mga kamay kapag nagsimula sila ng isang bagong trabaho. Ang pagsasanay ay maaaring tumagal ng mga linggo o buwan, at ang mga kapwa katrabaho at tagapamahala ay nais na magbigay sa iyo ng ilang silid sa paghinga habang nakakakuha ka ng acclimated. Ang isa sa mga pinakamahalagang paraan upang magamit na down time ay ang pag-dokumento ng daloy ng trabaho at mga proseso.

Ang pagsulat ng iyong daloy ng trabaho at proseso ay nangangahulugan ng higit pa sa pagsulat nang eksakto kung ano ang kalakip ng iyong trabaho, hakbang-hakbang. Ito ay eksaktong lahat ng iyong natututunan kapag bago ka sa isang kapaligiran sa trabaho. Sinasaklaw din nito ang lahat ng mga pag-tweak at mga pagbabagong maaaring gawin mo sa mga proseso na iyon habang tumatagal ang oras o habang natuklasan mo ang mas mahusay o mas mahusay na mga paraan upang magawa ang iyong trabaho.

Ang mga negosyo at mga organisasyon ng gobyerno na napakalaki at mahusay na naitaguyod ay mayroon nang mga manual manual at iba pang dokumentasyon - ngunit sa aking karanasan, ang mga maliliit na kumpanya at koponan ay karaniwang hindi, o kung gagawin nila, seryoso silang lipas na.

Kapag nahaharap ka sa downtime sa isang bagong trabaho, idokumento ang iyong daloy ng trabaho at proseso, o i-update ang mga manual na iyong natanggap. Ang mga benepisyo ay napakalaki at marami.

Mga Pakinabang ng Pagsusulat ng Iyong Workflow

Para sa mga nagsisimula, ang pagdokumento ng iyong daloy ng trabaho ay magpapalakas ng on-the-job na pagsasanay na mayroon ka nang petsa. Sa bisa, matututunan mo nang mas mabilis ang trabaho.

Pangalawa, ang mga dokumento na ito ay ginto sa mga pasungan at departamento ng IT, na maaaring hindi alam ang mga hakbang at mga taong kasangkot sa iyong trabaho - na kakailanganin nilang malaman sa anumang oras na gumawa sila ng mga pagbabago o magpapakilala ng mga bagong tool at kailangang mag-isip sa lahat ng mga posibleng epekto . Ipaalam sa akin mula sa karanasan na wala kang maririnig kundi purihin kung makapaghatid ka ng isang detalyado at maayos na dokumento na naglalaman ng lahat ng kailangan nila. Ang kahalili ay pinag-uusapan ang mga ito sa pamamagitan ng iyong ad ad hoc, kung maaari mong makalimutan ang isang hakbang, o maling pag-unawa, o simpleng mali ito.

Pangatlo, ang mga tagapamahala at kapwa kasamahan ay pipikit sa iyong mga dokumento kung kailangan mong kumuha ng hindi inaasahang pag-iwan ng kawalan. Gayundin, kapag na-promo ka sa isang bagong posisyon o lumipat sa ibang kumpanya, ang mga kasamahan na iniwan mo ay magpapasalamat na na-update ang mga manual upang maipasa sa taong kumukuha ng iyong lugar.

Paano I-Dokumento ang Iyong Workflow

Ang dokumentasyon na iyong isinulat ay dapat maging simple, madaling maunawaan, at mai-access. Sa karamihan ng mga kaso, inirerekumenda ko ang paglikha ng isang dokumento ng teksto (tulad ng isang dokumento ng Salita) na may ilang mga naka-embed na imahe.

Sa halip na gumawa ng isang napakalaking dokumento na binabalangkas ang lahat, lumikha ng mga dokumento na kumukuha lamang ng isang pamamaraan o na nagbabalangkas ng isang serye ng mga kaugnay na pamamaraan na dapat gawin nang maayos. Sa personal, nasasabik ako sa dokumentasyon na mas mahaba kaysa sa mga 11 o 12 na pahina. Mas ginusto kong makita ang 4 o 5 na pahina ng mga simple, madaling basahin na mga tagubilin. Ang "Dos at Don'ts" sa ilalim ng artikulong ito ay makakatulong sa patnubayan ka sa paggawa ng maigsi pa na masusing manual.

Napakadaling ilagay, panatilihin ang mga tala tuwing mayroon kang pagsasanay sa trabaho, at ilipat ang mga tala sa isang dokumento. Habang sinisimulan mong gawin ang iyong sarili, idagdag sa iyong mga tala o ayusin ito upang mas tumpak na sumasalamin sa mga gawain na iyong ginagawa.

Kung mayroong isang "malaking larawan" sa iyong trabaho, ang ilang balangkas ng pangkalahatang-ideya, ilagay ito sa simula ng dokumento. Ang mga puntos na bumubuo sa malaking larawan ay kung ano ang dapat mong itala nang mas lubusan, alinman sa parehong dokumento, o sa ilang mas maliit na mga dokumento kung kailangan mong basahin ito. Halimbawa, sa marketing ng newsletter, maaaring ganito ang pangkalahatang-ideya sa:

• Sinusulat ng Copywriter ang kopya at isumite ito sa manager ng marketing.
• Sinusuri at binago ng manager ng marketing ang kopya, at nakakakuha ng pag-apruba mula sa senior manager ng marketing.
• Ang manager ng marketing ay nagsumite ng isang kahilingan na magpatakbo ng isang pag-update ng listahan.
• Ang manager ng marketing ay naghahatid ng pangwakas na kopya sa katulong.
• Ang katulong ay gumagawa ng newsletter at nagpapadala ng kalidad ng pagsubok sa pagtiyak.
• Sinusuri ng koponan ng QA ang mga newsletter at nagsumite ng mga pagbabago. Ang katulong ay nagpapatupad ng mga pagbabago, pagpapatunay, at paglabas ng mga iskedyul.

Ang alinman sa mga item ay maaaring magkaroon ng isang manu-manong pahina manu-manong naglalarawan sa mga hakbang na kinakailangan upang maisagawa ang gawain. Saan at paano isumite ang kopya? Ano ang format na kailangan ng kopya? Sino ang nagpapatakbo ng pag-update ng listahan, at ano ang ibig sabihin nito? O kaya, ang ilan sa mga aytem ay maaaring isama sa isang manu-manong, halimbawa, ang tatlong mga gawain na nagsisimula sa "marketing manager …"

Ano ang Kailangan Mo

Upang isulat ang mga hakbang, kakailanganin mong sanayin sa kanila nang hindi bababa sa isang beses. Kapag kailangan mong gawin muli ang gawain, gamitin ang iyong unang draft ng iyong sariling mga pamamaraan upang gabayan ka sa mga hakbang upang makita kung tumpak at madaling maunawaan.

Nakukuha ang screen. Kumuha ng mga screenshot ng anumang bagay na tila mahirap ipaliwanag sa teksto o alinman sa pinakamahusay na isinalarawan nang biswal. I-save ang lahat ng iyong mga screenshot sa isang folder, at idagdag lamang ang mga ito sa dokumento kung kinakailangan. Ang pagkakaroon ng napakaraming mga screenshot ay mukhang labis na pagpapahuli sa sinumang magbasa ng iyong mga manual.

(Mayroong ilang mga pamamaraan para sa pagkuha ng pagkuha ng screen, ngunit ang pinakamabilis ay: sa Windows, gamitin ang pindutan ng PrtScn at pagkatapos ay i-paste ang function upang ihulog ang iyong imahe sa isang programa sa pag-edit ng imahe kung saan maaari mong i-crop at i-edit ito; sa isang Mac, gamitin Apple + Shift + 4 at i-drag ang target sa paligid ng lugar na nais mong i-shoot.)

Screen capture software. Ang editor ng imahe na iyong ginagamit ay maaaring magsama ng mga tool para sa pagmamarka ng iyong mga screenshot kung nais mong magdagdag ng isang arrow na tumuturo sa isang bagay na may kaugnayan o i-highlight ang isang partikular na bahagi ng imahe. Para sa $ 50, gagawin ng screen capture program na Snagit at Snagit para sa Mac ang halos lahat ng kailangan mo.

Mga tool sa diagram. Ang ilang mga workflows at pamamaraan ay pinakamahusay na ipinahayag sa pamamagitan ng maliit na mga diagram. Ang pag-iisip ng software sa pagma-map ay makakatulong sa iyo na mabilis na gumuhit ng mga flowcharts at tulad nito, kahit na maaari ka ring makahanap ng maraming mga kaparehong mga tool sa diagram na ito sa Microsoft PowerPoint, at isang mas limitadong pagpili sa Salita sa ilalim ng tab na Insert.

Gawin at Don'ts

• Gumawa ba ng mga indibidwal na dokumento para sa iba't ibang mga proseso at pamamaraan, sa halip na isang napakalaking dokumento na nagpapaliwanag sa iyong buong trabaho.
• Huwag maging masinsinan, ngunit maigsi din.
• Isama ang mga screenshot.
• Gawin ang ilang linggo upang makumpleto ang mga dokumento. Bigyan ang iyong sarili ng oras upang sumasalamin sa mga proseso at bumalik sa mga dokumento upang suriin kung tumpak na naitala mo ang mga ito.
• Maglagay ba ng isang stamp ng petsa sa tuktok ng pahina na nagpapakita kung kailan pinakabagong na-update ang file.
• Gumamit ng mga pamagat ng trabaho sa halip na mga pangalan ng mga tao kapag nagdodokumento ng daloy ng trabaho.
• Itago ang mga kopya ng master sa isang nakabahaging lokasyon upang madali itong makuha ng ibang tao.
• Gawin panatilihin ang isang lokal na backup ng mga file sa iyong desktop o sa isang pribadong sistema na batay sa cloud (o pareho).
• Suriin at suriin ang iyong mga dokumento isang beses sa isang taon. Isipin ang mga ito bilang mga buhay na dokumento na hindi kailanman "natapos." Lagi silang nagbabago.
• Huwag sabihin sa iyong boss at kasamahan na iyong nililikha at pinapanatili ang mga bagong tala na ito, dahil maaari rin silang magkaroon ng mahalagang pag-input.
• Huwag isama ang clip art para lang mag-jazz up ng mga pahina. Lahat kinamumuhian nito.
• Huwag mabaliw ang pag-format ng teksto. Panatilihin itong simple. Gumamit ng naka-bold na uri para sa mga subheadings. Gumamit ng mga bala at bilang ng mga listahan bilang naaangkop upang matulungan ang mga tao na madaling makita ang may-katuturang impormasyon. Panatilihing masyadong maikli ang mga talata.
• Huwag gumamit ng mga pangalan ng mga tao. Sumangguni sa mga tao sa pamamagitan ng kanilang mga pamagat ng trabaho. Nasabi ko na ba ito? Oo ginawa ko, ngunit ito ay talagang mahalaga kaya muli ko itong sinasabi.
• Huwag maging sobrang proteksyon ng iyong mga dokumento. Nilikha mo ang mga ito upang matulungan ang samahan, hindi para sa iyong sariling pakinabang.
• Huwag i- output ang iyong mga dokumento sa mga PDF. Iwanan ang mga ito sa isang format na maaaring mai-edit (tingnan sa itaas).