Mag-ayos: 7 mga paraan upang awtomatikong ayusin ang mga contact | jill duffy

Ilan ang mga email address na ginagamit mo? Ilan ang mga database ng contact na mayroon ka bilang isang resulta? Ang pagpapanatili ng iyong address book kasalukuyang ay isang sakit, dahil nangangailangan ito ng madalas na pag-update. Sa kabutihang palad, may ilang mga paraan upang i-automate ang proseso ng pag-update at pag-back up ng iyong listahan ng mga contact.

Dito ko ibabahagi sa iyo ang pitong paraan na maaari mong awtomatikong ayusin ang iyong listahan ng mga contact. Ang lima sa mga trick ay gumagamit ng IFTTT, isang libreng website at serbisyo na nakatayo para sa "kung ito, kung gayon." Ang IFTTT ay gumagana tulad nito: Pinapahintulutan mo ito na magkaroon ng access sa iba't ibang mga online account na ginagamit mo, tulad ng Gmail, Evernote, Mga contact sa iOS, at iba pa. Pagkatapos ay lumikha ka ng "kung ito, pagkatapos ay ang" mga senaryo (o "mga recipe, " na tinawag na) na isinasagawa ng serbisyo. Ipapakita ko sa iyo ang ilang mga halimbawa sa isang iglap. Hindi mo kailangang malaman kung paano mag-code o magsulat ng mga script upang lumikha ng mga recipe. Napakasimple talaga.

Mas gusto kong gamitin ang IFTTT website sa isang buong laki ng computer o laptop screen, ngunit mayroong isang IFTTT iPhone app at isang pinakawalang inilabas na IFTTT Android app kung mas gusto mong magtrabaho sa isang mobile device.

Kaya narito ang limang paraan upang magamit ang IFTTT (at dalawang mga paraan ng bonus gamit ang mga tool maliban sa IFTTT) upang matulungan kang ayusin, i-back up, at sa pangkalahatan mapanatili ang iyong address book. Mag-sign up para sa isang libreng IFTTT account, at hanapin ang mga recipe na ito sa seksyong "Mag-browse" sa site. Mapapansin mo na ang mga recipe na kasama dito ay magkatulad sa likas na katangian, ngunit gumamit ng iba't ibang mga serbisyo. Para sa higit pang mga mungkahi para sa mga automation, tingnan ang 101 Pinakamahusay na Mga Recipe ng ifttt.

1. Kung Dumating ang Bagong Gmail Email, Pagkatapos Idagdag ang 'Mula sa Address' sa Google Drive

Paganahin ang resipe na ito at kapag dumating ang isang bagong mensahe ng Gmail, awtomatikong magkakaroon ka ng tala ng email address ng nagpadala na idinagdag sa isang Google Drive spreadsheet. Sa pagsubok ng resipe na ito, napansin kong makakakuha ka ng mga duplicate, na uri ng nakakainis at mas mababa kaysa sa perpekto. Kung mayroon kang isang matalino, awtomatikong paraan upang de-dupe ang listahang ito, mangyaring ibahagi ito sa mga komento!

2. Kung ang Bagong Pakikipag-ugnay ay idinagdag sa Mga Contact ng iOS, Pagkatapos Idagdag ang 'Mula sa Address' sa Google Drive

Ang automation na ito ay gumagana pareho sa isa bago ito, maliban kung gumagamit ito ng mga contact sa iOS kaysa sa mga bagong papasok na mensahe ng Gmail. Bilang isang resulta, hindi ito nagdurusa mula sa dobleng problema na nakasaad sa itaas. Sa ibabang bahagi, inilaan lamang ito para sa mga gumagamit ng Apple.

3. Kung ang Bagong Pakikipag-ugnay ay idinagdag sa Mga Contact ng iOS, Pagkatapos Mag-anyaya sa Kumonekta sa LinkedIn

I-on ang resipe na ito, at makakatulong ito sa iyo na mapanatili ang iyong database ng mga koneksyon sa LinkedIn. Maaari mo itong gamitin bilang karagdagan sa iba pang mga recipe ng Contact ng iOS (hindi ka limitado sa isa lamang), ngunit muli, kung ikaw ay isang gumagamit ng Apple.

4. Kung Dumating ang isang Bagong Email sa Gmail, Pagkatapos I-Append ang Email Address ng Magpadala ng isang Tandaan sa Evernote

Ang resipe na ito ay isa lamang sa listahang ito na hindi pa nagawa sa IFTTT at magagamit sa seksyong "Mag-browse", ngunit ibinahagi ko ito, kaya dapat itong magamit sa publiko ngayon. Tulad ng nakaraang resipe ng Gmail (numero uno sa listahang ito), magkakaroon ka ng dobleng mga entry habang dumating ang mga bagong email, ngunit hindi bababa sa mayroon kang isang backup ng iyong mga contact.

5. Kung ang Bagong Pakikipag-ugnay ay idinagdag sa Mga Contact ng iOS, Pagkatapos Magdagdag ng Tandaan sa Evernote

Narito ang isa pa para sa mga gumagamit ng iOS. I-backup ang iyong mga contact sa iOS sa Evernote. Tulad ng nakasulat, ang resipe na ito ay kukuha ng pangalan ng nagpadala, numero ng telepono, email address, address, ugnayan (samahan / kumpanya), pamagat ng trabaho, tala, at idinagdag sa petsa. Maaari mong i-edit ang recipe upang ibukod ang anuman sa mga patlang na gusto mo.

Dalawang Mga trick sa Bonus

Habang ang IFTTT ay isang mahusay na serbisyo na madaling gamitin, mayroon akong dalawang iba pang mga taktika para sa pag-aayos ng impormasyon ng contact.

6. Ipasa ang mga mensahe sa isang Pasadyang Pag-iiba ng Iyong Gmail Address

Gumagamit ang isa sa isang lumang trick ng Gmail. Ang mga panahon sa iyong Gmail address, lumiliko, hindi nakakaapekto sa mail mula sa naihatid sa iyo. Kaya, at parehong naghahatid sa parehong account. Kung gayon, ang trick ay upang mag-set up ng isang patakaran sa Gmail na nagsasasala ng iba't ibang mga pagkakaiba-iba sa iyong Gmail address. Nag-set up ako ng isang panuntunan tulad na kung ang papasok na mail ay ipinadala sa aking personal na adres ng Gmail na may dalawang espesyal na inilagay na mga tagal ng pangalan, tinatakasan ng mensahe ang inbox at may label na "Mga contact." Ginagamit ko ang adres na iyon nang makakuha ako ng isang email na ipinadala sa aking address ng trabaho na mula sa isang tao na nagiging isang personal na contact: Ipasa ko ang mensahe sa aking espesyal na pagkakaiba-iba ng Gmail address o tumugon. Ang resulta ay ang mga taong iyon at ang kasaysayan ng email ay nasa aking personal na Gmail, lubos na mahahanap, ngunit hindi natagpuan mula sa aking inbox.

7. Awtomatikong Idagdag sa Mga contact papasok at umiiral na Email

Ang isang pangalawang trick ay ang paggamit ng libreng app EasilyDo para sa Android o EasilyDo para sa iPhone. Ito ay isang personal na app ng assist na may dose-dosenang mga automation na maaari mong opsyonal na paganahin. Mayroon itong isang automation na tinatawag na Impormasyon sa Makipag-ugnay, na naghahanap ng bago at umiiral na impormasyon ng contact mula sa mga email account na binigyan mo ito ng pahintulot upang ma-access. Pagkatapos ay idinadagdag nito ang mga taong natagpuan sa iyo ng Mga contact, Evernote, Salesforce, at mga account sa LinkedIn, o alinman sa mga napili mo. Madaling kinikilala ng MadalingDo kapag mayroon nang isang contact, inaalis ang problema sa pagdoble na nabanggit ko sa ilang iba pang mga automation, at mayroon din itong isang de-duping automation na maaari mong patakbuhin upang linisin ang iyong umiiral na mga contact.

Ang pagpapanatili ng iyong mga contact na naayos, na-back up, at hanggang sa kasalukuyan ay isa sa mga gawaing iyon na nangangailangan ng ilang pag-aalaga. Ngunit kapag in-automate mo ang pag-iingat na iyon, halos walang naiwan sa iyong mga balikat.