Mag-ayos: 15 mga tip sa produktibo mula sa mga eksperto

Mga nilalaman

• Magsagawa ng Organisado: 15 Mga Tip sa Produktibo Mula sa mga Eksperto
• Panayam 3 & 4
• Mga Tip sa Produktibo 1-15

Ang isa sa mga pitfalls ng pagiging isang organisadong tao ay may posibilidad nating mai-lock sa ating sariling mga gawi at pamamaraan sa organisasyon, ang maling pagkakamali para sa mahigpit. Para sa haligi ng Get Organized na linggong ito, nagpasya akong mag-abot nang higit pa sa aking sariling mga hangganan sa pamamagitan ng pakikipanayam sa apat na mga tao na bumuo ng mga aparatong produktibo at nagtanong sa kanila tungkol sa kanilang sariling mga tip at trick para sa pananatiling maayos at mahusay.

Ang mga CEO, tagapagtatag, at mga developer na ito ay gumugugol ng kanilang mga oras ng pagtatrabaho na iniisip ang tungkol sa kung ano ang dapat gawin ng mga taong hindi nag-iisa na gawin upang maging mas maayos. Nagtatayo sila ng kanilang software batay sa pagsubok ng data, personal na mga obserbasyon, at puna mula sa isang napakalaking komunidad ng mga gumagamit.

Sa apat na panayam na ito, makakahanap ka ng mga pagmumuni-muni sa kung ano ang ibig sabihin ng maging organisado at produktibo, pati na rin ang ilang mga tiyak na tip at trick na ginagamit ng mga eksperto na ito.

Si Amir Salihefendic, Tagapagtatag ng Doist

Si Amir Salihefendic ay ang nagtatag ng Doist, isang kumpanya na dalubhasa sa software na produktibo. Ang dalawang produkto ng software na punong kumpanya ng kumpanya, ang Todoist at Wedoist, ay tumutulong sa mas maraming mga tao na pamahalaan ang kanilang mga personal na gawain at mga proyekto ng pakikipagtulungan. Sa ibaba ay isang sipi mula sa isang mas matagal na pakikipanayam na ginawa ko sa Salihefendic tungkol sa organisasyon at kahusayan.

JD: Ang iyong produkto na Todoist ay naglalayong tulungan ang mga tao na kontrolin ang mga gawain na kailangan nilang gawin. Sa pagbuo ng app, ano ang natutunan mo tungkol sa kung ano ang kailangan ng karamihan sa mga tao sa mga tuntunin ng tulong at gabay sa pagsasagawa ng kanilang mga gawain?

AS: Ang mga tao ay talagang masama sa paglikha ng kanilang mga gawain. Karamihan sa mga tao ay lumikha ng mga gawain na talagang mahirap makumpleto. Halimbawa, ang "mawalan ng timbang" ay hindi isang gawain; ito ay isang mas mahabang proyekto na kasama ang daan-daang mga gawain. Gayunpaman, ang karamihan sa mga tao ay magdagdag ng "mawalan ng timbang" bilang isang gawain.

Ano ang mas mahusay na makita ang "mawalan ng timbang" bilang isang proyekto na may mga gawain tulad ng kumakain ng sampung prutas bawat araw, pumunta sa gym tuwing ibang araw, atbp. Ang pag-unawa sa pagiging kumplikado ng gawain at paghiwa-hiwalay sa pamamahala at mga aksyon na chunks ay talagang mahalaga para sa iyong samahan at pagiging produktibo. Nagaganyak din ito dahil makumpleto mo ang mga sub-gawain sa kahabaan at pakiramdam na malapit ka sa layunin.

JD: Maaari mo bang ibahagi sa amin ang dalawa o tatlong mga tip o trick para sa pagtaas ng produktibo?

AS: Sa palagay ko ang email ay talagang isang killer ng pagiging produktibo. Nakakakuha ako ng daan-daang mga email bawat araw, at pinamamahalaan ko ito sa sumusunod na paraan:

• Tatlong beses lamang akong suri at pinoproseso ang email sa isang araw (umaga, tanghali, at hapon).
• Sumasagot ako ng isang email kung kukuha ng mas kaunti sa isang minuto.
• Nag-archive ako kung hindi mahalaga ang isang email.
• Nag-delegate ako ng email [na nais kong sagutin sa ibang pagkakataon] bilang isang gawain sa Todoist (sa pamamagitan ng aming plugin ng Chrome) at tukuyin ang isang takdang petsa upang huwag kalimutan ito.
• Sa hapon, kapag mababa ang mga antas ng aking enerhiya, sinasagot ko ang mas mahahalagang email.

JD: Magbabahagi ka ba ng isang imahe ng iyong workspace o isang screenshot ng iyong desktop?

Mikael Berner: Mahalaga talaga. Ang isa pang sukat na nakikita kong sa palagay ko ay sumusuporta sa iyong panukala, ay ang pag-aayos ay hindi nangangahulugang disiplinado ka o maaaring kumilos. Sa palagay ko ay mahalaga ang napapailalim na organisasyon.

Sa palagay ko rin na ang pokus ay maaaring mali na hindi naisip na kinakailangan na maging mahaba [panahon ng walang tigil na gawain].

Nabasa at natagpuan namin ang mga pag-aaral na nagsasabi na ang average na konteksto ng tao-switch bawat tatlong minuto ngunit hindi na bumalik sa isang gawain sa loob ng 27 minuto. Ang pagiging produktibo ay marami tungkol sa paglilipat ng konteksto at kung paano mo basahin at pinoproseso ang impormasyon. Kailangan mong tumugon sa mga mahahalagang bagay na papasok. Naayos ka ba na mayroon kang mga numero ng telepono sa tamang lugar at tamang oras? O kailangan mong mag-bounce sa paligid upang hanapin ang mga ito?

JD: Sa pagbuo ng EasilyDo program, anong pananaliksik o data ang iyong natuklasan tungkol sa kung ano ang kailangan ng mga tao upang maging mas mahusay, mas organisado, mas produktibo?

MB: Natagpuan namin sa aming pag-aaral na wala sa amin ang nakakaalam kung gaano karaming oras at lakas ang inilalagay namin sa maliit na gawain na hindi namin alam kahit na ang mga gawain. Stopwatch namin kung gaano katagal kinakailangan upang gawin ang mga maliliit na gawain at ihambing ang mga ito sa kung gaano katagal aabutin ng isang matalinong ahente na gawin ang mga ito para sa iyo.

Tayong lahat ay tinimbang, at hindi namin alam na kami ay timbangin, sa pamamagitan ng ipinamamahaging mga app at data.

JD: Maaari mo bang ibahagi sa amin ang dalawa o tatlo sa iyong sariling mga tip at trick para sa pagtaas ng produktibo?

MB: Umaasa ako sa mga tool na makakatulong sa akin na maipakita ang pinakamahalagang impormasyon. MadalingDo, Unroll.Me, SaneBox - maraming mga bagay na nagpapababa ng email - Inirerekumenda ko ang alinman sa mga tool na iyon.

Ang pinakamagandang patakaran, at kung minsan ay nag-slide ako rito, ay "Kung pupunta ka upang magbukas ng isang email, gawin ang isang bagay dito, tulad ng pagtugon dito, o tanggalin ito, o i-file ito." Huwag kahit na buksan ang isang email maliban kung ma-proseso mo ito kaagad. Bahagi iyon ng dalawang minutong patakaran.

Nakaupo ako sa aming silid ng kumperensya ngayon na mayroong mga Ikea na talahanayan, ngunit ang mga ito ay mga talahanayan ng salamin na maaari mong iguhit sa mga dry erase marker. Pinagsasama nito ang pangkat na nagtutulungan sa talahanayan kaysa sa pagpapadala ng isang miyembro ng pangkat sa isang board. Pinapalakas nito ang trabaho sa koponan.