Pagsusuri at rating ng Expensebot

Nais ng mga empleyado ang proseso ng pagsubaybay sa software na sobrang simple kaya hindi nila kailangang basahin ang isang manu-manong. Gayunpaman, nais ng mga administrador at accountant ang maayos na kontrol sa mga patakaran sa negosyo at pag-apruba ng daloy ng trabaho. Para sa karamihan ng mga teknolohiya sa sitwasyong iyon, maaari mong sabihin na "Huwag kailanman magkita ang dalawa, " ngunit may ExpenseBot (na nagsisimula sa $ 9 bawat buwan) na maaaring hindi hawakan. Ang application ng gastos sa accounting ay hindi mapalampas ang mga empleyado ng mga pagpipilian, subalit nag-aalok ito ng mga kawani ng natatanging pagpipilian sa pagpapasadya. Lamang ng isang maliit na clinky na proseso ng pag-export at ang kakulangan ng isang proseso ng pagbili ng sarili na panatilihin ito sa likod ng aming mga nagwagi ng Choors ng Choors na Patunayan Ngayon at Gastos.

Pagpepresyo at Mga Tampok

Ang isang subscription sa ExpenseBot ay nagkakahalaga ng $ 9 bawat buwan bawat aktibong gumagamit, na may minimum na $ 99 bawat buwan. Mayroong mga hindi natukoy na diskwento para sa isang taunang kontrata o mga kumpanya na may higit sa 1, 000 mga gumagamit. Hindi ka maaaring mag-eksperimento upang malaman kung ang ExpenseBot ay ang tamang software para sa iyo, gayunpaman, dahil wala itong libreng bersyon o libreng pagsubok. Ang pagsisimula ay nangangailangan ng isang pag-uusap sa email sa kumpanya; hindi ito self-serve.

Ang mga empleyado ay hindi makakahanap ng anumang magarbong tampok na gee-gaw, at ang karamihan sa kanila ay magpapasalamat. Nagpasok ka ng data ng gastos sa ExpenseBot sa pamamagitan ng isang web browser, sa pamamagitan ng mobile app, sa pamamagitan ng pagpapasa ng isang resibo sa isang dedikadong email ID, o direkta sa pamamagitan ng isang transaksiyon sa credit card (gamit ang isang rehistradong kumpanya o personal na credit card). Kinukuha ng bawat isa ang may-katuturang data ng accounting, tulad ng pangalan ng vendor, kategorya ng gastos, at petsa ng transaksyon, bago mo italaga ang gastos sa isang ulat. Ang mga gastos ay maaaring minarkahan bilang singil, kaya maaari mong ipasa ang mga gastos sa isang kliyente.

Tulad ng lahat ng mga app na ito, ang karamihan sa mga tao ay lumiliko muna sa mobile app upang makunan ang mga resibo. Kung hindi sa punto ng pagbebenta, pagkatapos ay sa pagtatapos ng bawat araw, habang maaari mo pa ring mahanap ang crumpled-up na papel sa iyong bulsa at alalahanin kung ano ito. Ang mobile app ay medyo simple, kasama ang mga kategorya para sa mga ulat, gastos, resibo, at mga setting. Habang ang iba (tulad ng Expensify) ay subukan na ibigay sa iyo ang lahat ng mga tool sa iyong mga kamay, ang ExpenseBot ay hindi pinupuno ang lahat sa app.

Walang dahilan upang magreklamo tungkol sa mga kakayahan ng pag-scan ng resibo nito, bagaman. Ang ExpenseBot na tumpak na naka-parse ng ilang mga resibo, kasama ang mga naka-sulat na mga tip, at naalala ang mga dati nang ginamit na mga kategorya at mga pangalan ng nagbebenta. Ang proseso ay hindi natukoy at pinaliit ang paggawa ng desisyon. Kung nag-link ka ng isang personal o corporate credit card, pagkatapos mag-scan ng ExpenseBot at mag-transcribe ng isang resibo, tinatangka nitong tumugma sa resibo sa mga transaksyon sa credit card.

Maaari kang manu-manong isumite ang mga gastos sa mileage. O, kung nag-type ka sa panimula at pagtatapos ng address, ang ExpenseBot ay tumatawag sa Google Maps upang malaman ang aktwal na distansya (isang tampok na ibinahagi ng ExpensePoint). Tiyak na madaling gamitin iyon para sa isang one-way na biyahe, kahit na mas maganda kung maaari mong sabihin, "Ngayon doble ang pagkalkula ng mileage na iyon, dahil nakilala ko ang isang tao sa lunsod at pagkatapos ay bumalik sa opisina." Ang isang mas mahusay na sagot ay maaaring nasa paraan: Sa pagtatapos ng taon, sabi ng kumpanya, ang ExpenseBot ay magkakaroon ng pagsasama sa GPS at kalendaryo. Kaya, kung mayroon kang naka-iskedyul na pagpupulong, sasabihin nito, "Pupunta ka sa Client-A 53 milya ang layo; nais mo bang idagdag ito sa iyong ulat?"

Isang hindi pangkaraniwang kabutihan: Ang sinumang empleyado ay maaaring humirang ng isang delegado, na nagbibigay sa indibidwal na iyon ng kakayahang lumikha ng mga gastos at ulat. Kung ikaw ay mapalad na magkaroon ng mga kawani ng suporta sa opisina upang pamahalaan ang iyong mga gastos, iyon ang isang pangunahing boon.

Hindi Simple Ang Ibig Sabihin

Maaaring ilapat ng ExpenseBot ang "panatilihin itong simpleng hangal" (KISS) na prinsipyo para sa mga empleyado, ngunit binibigyan nito ang mga administrador at accountant ng maraming napapasadyang kapangyarihan. Ang mga diskarte ay maaaring tanggihan ang isang solong gastos at aprubahan ang natitirang ulat, upang ang $ 5 na item na iyong hinihiling ay hindi kailangang humawak ng bayad para sa natitirang $ 2, 500 na ginugol mo sa isang paglalakbay sa San Francisco. Maaaring maaprubahan ang mga gastos sa pamamagitan ng email, kaya hindi kailangang gumastos ng maraming oras ang web manager sa web client. Sinusuri ng ExpenseBot para sa posibleng mga dobleng gastos, at nag-aalok upang pagsamahin ang mga ito, din. ("Dalawang pagbisita sa Starbucks sa parehong araw para sa parehong halaga? Marami ka bang nainom na kape, o isumite ito ng dalawang beses?")

Ang ExpenseBot ay may pangunahing mga kategorya ng accounting na na-configure, at natural na maaari kang magdagdag ng higit pa. Ang bawat kategorya ng gastos ay maaaring nakatali sa isang pangkalahatang ledger o account ng account, nangangailangan ng mga saklaw ng petsa o mga listahan ng dadalo, at suportahan ang mga pasadyang patlang (tulad ng "Numero ng tindahan"). Maaari mong ayusin ang mga bagay nang lohikal, upang ang mga bayad sa airfare at airfare baggage ay sinusubaybayan na may kaugnayan-ngunit-hiwalay, kasama ang kanilang sariling mga patakaran at patakaran.

Hinahayaan ka ng pamamahala ng patakaran na kontrolin kung magkano ang gumugol ng isang gumagamit sa isang naibigay na kategorya, tulad ng isang buwanang limitasyon ng $ 40 sa mga gastos sa Internet sa bahay. Kinokontrol mo kung ang mga gumagamit ay maaaring magsumite ng isang gastos na lumampas sa patakaran (at magpakita ng isang babala sa aprubado) o maiiwasan ang ulat na isampa sa isang lugar ng paglabag. Ang mga pagpapasadya ay umaabot sa mga ulat, hindi lamang mga gastos; halimbawa, ang isang kadena ng mabilis na pagkain ay maaaring mangailangan ng numero ng tindahan sa bawat ulat.

Isang sampol lang yan. Sinusuportahan ng ExpenseBot ang maramihang mga pag-apruba, mga profile ng departamento at mga gumagamit (nakakakuha ng iba't ibang paggamot ang mga boss), pag-iipon ng gastos ("Dapat mong isumite ang ulat sa 30 araw" na sadyang simpleng ibig sabihin), at isang buong dami ng pera.

Sa kasamaang palad, para sa lahat ng kapangyarihan ng pagpapasadya nito, mahina ang ExpenseBot sa pagsasama sa mga sistema ng accounting ng third-party. Ang pamamahala ng ulat ng gastos ay isang diskriminasyon na proseso, ngunit ang mga resulta nito ay kailangang maitala sa iba pang mga system, kadalasan hindi bababa sa isang sistema ng accounting at kung minsan pa. Sa pamamagitan ng ExpenseBot, gayunpaman, maaari mo lamang isama sa Intuit QuickBooks kapag oras na upang aktwal na muling mabayaran ang empleyado. Mas kapus-palad, kung ihahambing sa ilan sa iba pang mga produkto na sinuri ko, inamin ng kumpanya na ang pagsasama nito sa QuickBooks "ay nangangailangan ng paggamit ng konektor ng Intuit web at isang maliit na multa upang mai-set up." Ang tanging iba pang pagpipilian ay ang pag-export ng data sa format ng CSV at pagkatapos ay buksan ito sa isa pang application, tulad ng Microsoft Excel.

Paghahambing na sa mga katunggali ng ExpenseBot, tulad ng pagsasama ng Expensify sa hindi lamang mga QuickBooks kundi pati na rin ang Xero, NetSuite, at Intacct bukod sa iba pa. Sa lahat ng mga kakayahan na ito, nakakakuha ka ng maraming paghawak mula sa kumpanya. Sa katunayan, hindi mo maiwasan ito; Gumagana ang ExpenseBot sa bawat customer na personal upang i-set up ang mga bagay.

Sa oras ng pagsulat na ito, ang ExpenseBot ay isang kombinasyon ng "Oh gaano cool" at "Bakit hindi ito nagagawa?" Ito ay isang mahusay na pagpipilian para sa sinumang nais na simpleng mga bagay para sa mga gumagamit, nang hindi binabawasan ang mga kontrol sa administratibo. Ngunit ang kawalan nito ng interface ng self-serve, suporta para lamang sa pagsasama ng QuickBooks, at presyo na hindi mukhang friendly na dapat ito, lahat ay pagsamahin upang mapanatili lamang ito sa isang bingit sa ibaba ng aming mga tool na mapagpipilian ng Mga editor na Choice na Patunayan Ngayon at Pabilisin . Gayunpaman, kung ang mga negatibo ay hindi ka agad habulin, hinihiling ko sa iyo na isaalang-alang ang ExpenseBot para sa iyong negosyo. Ang balanse ng pagiging simple at kapangyarihan ay tunay na maganda.