10 Mga bagay tungkol sa voip na hindi mo alam na kailangan mong malaman

Ang mga serbisyo ng telepono ng Voice-over-IP (VoIP), lalo na ang mga naihatid sa pamamagitan ng ulap, ay naging pamantayan sa mga araw na ito, lalo na para sa maliit sa mga midsized na negosyo (SMBs). Ang mga pagpipilian ay malawak, ang mga potensyal na pagtitipid ay mahusay, at para sa maraming mga negosyo, lumiliko na magagawa nila ang mga bagay sa VoIP na hindi nila magagawa ang anumang iba pang paraan, lalo na sa paligid ng pagsasama nito sa iba pang mga sistemang pabalik-balik na pagtawag, tulad ng halimbawa ng help desk, halimbawa. Ngunit kumplikado rin ang VoIP. Tulad nito, maaari itong maging finnicky, at maaaring hindi ka makatipid nito hangga't sa tingin mo ay gagawin ito. Maaari ka ring gastos kaysa sa isang simpleng lumang serbisyo sa telepono (POTS) pagkatapos ng lahat ay sinabi at tapos na.

Sa serye ng mga pagsubok na nakumpleto ko lamang para sa isang paparating na pagsusuri ng PCMag pagsusuri ng mga nagbibigay ng negosyo na grade VoIP at mga serbisyo sa telepono, natagpuan ko ang 10 potensyal na mga pitfalls para sa mga taong hindi pa nagpatupad ng isang bagong sistema ng telepono. Ang ilan sa mga pitfalls na ito ay dapat na halata, ngunit maaaring hindi ito sa lahat - at ang ilan ay maaaring hindi halata. Ngunit lahat sila ay mahalaga, at ang pagbabantay para sa kanila ay makakapagtipid sa iyo ng ilang malubhang pananakit ng ulo sa kalsada.

Bago ka gumawa ng anumang bagay, magpasya nang eksakto kung bakit lumipat ka sa isang sistema ng telepono ng VoIP. Mayroong maraming mga kadahilanan na maaaring maging isang magandang ideya ngunit, maliban kung alam mo kung ano ang mga dahilan na iyon at kung paano maaapektuhan ang iyong negosyo, hindi ka handa na gumawa ng aktwal na pagbili o paglipat. Ang isang hindi malinaw na ideya na maaaring makatipid ng pera ay hindi isa sa mga kadahilanang iyon. Ang mga halimbawa ng magagandang kadahilanan ay kinabibilangan ng pagbuo ng isang call center, na nagbibigay ng isang paraan ng pakikipagtulungan sa pagitan ng iba't ibang mga lokasyon ng opisina, pagpapanatili ng data ng tawag mula sa iyong platform ng pakikipag-ugnay sa customer (CRM) para magamit sa marketing o serbisyo sa customer, pati na rin ang paghahanda para sa isang bagong lokasyon o inaasahang paglaki.

Magpasya kung sino ang magiging namamahala sa mga mahahalagang yugto sa iyong paglipat sa VoIP. Kasama sa mga yugto na ito ang paunang pagsusuri at disenyo ng mga pangangailangan, ang proseso ng pagkuha, pagpapatupad, at sa wakas, ang patuloy na pagpapatakbo ng system. Tandaan na karaniwang hindi ito maaaring maging parehong tao. Ang isang kawani ng IT ay maaaring ang pinakamahusay na pagpipilian para sa pagpapatupad at pagpapatakbo, ngunit kadalasan hindi sila ang mga nagdidisenyo ng sistema ng IVR na gagamitin o magpapasya ng mga customer kung ano ang data ng pagtawag ay pinaka kapaki-pakinabang sa departamento ng marketing. Kaya kailangan mong tukuyin kung sino ang lahat ng iyong mga stakeholder; at, oo, ang ilan sa mga ito ay maaaring maging isang tindera o consultant kung wala kang kadalubhasaan sa loob ng bahay.

Kailangan mong maghanap o umarkila ng isang empleyado upang kumatawan sa mga interes ng kumpanya sa panahon ng proseso ng pagkuha at pagpapatupad. Habang magkakaroon ng maraming mga vendor na mag-aalok upang gawin ang buong bagay, hindi nila kinakailangang magkaroon ng parehong interes. Karaniwan, lahat sila ay tungkol sa pagbebenta sa iyo hangga't maaari, pag-install nito at mabilis na naka-sign off, at pagkatapos ay singilin ang dagdag para sa anumang kasunod na "saklaw na saklaw." Isang tao lamang mula sa iyong panig ng mga track ang mag-aalala tungkol sa pangmatagalang pagiging maaasahan ng pagpapatakbo at mga nakatatandang bagay tulad ng pagpapanatili ng ligtas na data ng tawag upang ang iyong kumpanya ay maaaring manatiling sumusunod sa anumang mga regulasyon sa kaligtasan ng data ng industriya, halimbawa. Tandaan na, para sa isang talagang maliit na kumpanya, maaaring ito ay isang tungkulin sa collateral, ngunit ang isang tao ay kailangang maging point person. Ang taong ito ay kailangang magkaroon ng sapat na pag-unawa sa teknolohiyang VoIP upang makagawa ng mga pagpapasya at malaman kung paano makakaapekto ang mga pagpapasyang iyon sa natitirang bahagi ng kumpanya. Hindi ito ang parehong tao na nabanggit sa nakaraang bullet point.

Siguraduhin na ang iyong kasalukuyang imprastraktura ng network ay maaaring suportahan ang VoIP at may kakayahang hawakan ang pagtaas ng trapiko sa network. Kailangan mo ring malaman kung ang iyong imprastraktura ay maaaring mahawakan ang mga tukoy na kinakailangan ng trapiko ng boses at video, kabilang ang pagsuporta sa anumang mga kinakailangan ng Kalidad ng Serbisyo (QoS) o virtual LAN (VLAN). Ito ay maaaring mangahulugan ng ilang mga pag-upgrade sa imprastraktura kung ang iyong kasalukuyang mga router o switch ay hindi suportado ang mga kakayahan na ito. Maaaring kailanganin mo ring i-upgrade ang iyong Internet Service Provider (ISP) kung ang iyong kasalukuyang tagabigay ng serbisyo ay hindi maaaring suportahan ang mga kinakailangan ng bandwidth ng maraming trapiko sa telepono. Ang pagtantya sa kung magkano ang iyong dami ng tawag ay tataas ang iyong bandwidth ay isang bagay na dapat mahawakan ng iyong vendor ng VoIP, ngunit maaari ka ring umarkila ng isang espesyalista sa labas upang gawin ang mga kalkulasyon.

Huwag maliitin ang gastos ng VoIP. Sigurado, ang mga buwanang mga rate ay mukhang maganda ngunit humukay nang mas malalim. Kung ang nakukuha mo ay mga softphone na tumatakbo sa mga cell phone, pagkatapos ay kailangan mo ring bilhin ang lahat ng isang cell phone, na may maraming data minuto o mas malamang isang Walang limitasyong plano. Kung ang mga softphone na ito ay tumatakbo sa mga Windows o Mac machine, ang bawat isa ay magkakaroon ng isang computer na may hardware upang suportahan ang VoIP, pag-access sa internet, at isang bagay na panloob upang mahawakan ang tunog at isang headset. Kung ang pagpipilian ng VoIP ay gumagamit (o hindi bababa sa sumusuporta sa) mga teleponong desk, pagkatapos ay tandaan na ang mga gastos sa isang lugar sa pagitan ng $ 75 at $ 150 bawat isa kasama ang gastos ng isang wired na koneksyon sa network sa bawat telepono. Kaunting VoIP desk na telepono ay sumusuporta sa Wi-Fi, ngunit ang mga gagawin ay kakailanganin mong i-upgrade ang iyong mga punto ng pag-access kung bibigyan mo ang lahat ng isang Wi-Fi phone. Oh, at tandaan ang mga gastos sa tauhan: Kailangang pamahalaan ng isang tao ang lahat ng ito at ang isang tao ay kailangang magbigay ng suporta. At pagkatapos ay mayroong patuloy na pagpapanatili at paglilisensya; nagdaragdag ang lahat, kaya siguraduhing lumakad ka sa buong pagpapatupad nang detalyado upang hindi ka mabigla ng mga bagong gastos sa pag-crop nila.



Kilalanin ang isang makatotohanang timetable para sa pagbabago patungo sa VoIP. Sa kabila ng maaaring sabihin ng ilang mga tindero, hindi ito kaagad. Kahit na nagbabago ka mula sa isang VoIP system patungo sa isa pa, hindi ito isang isang araw na operasyon. Umupo at kalkulahin ang oras para sa pagpaplano, pagkuha, pagpapatupad, pagsasanay, at paglipat, at pagkatapos ay i-double ito. Siguro kahit triple ito. Ito ay isang malaking pagbabago sa kakayahan ng iyong kumpanya na makipag-usap sa sarili at sa labas ng mundo. Ang pagmamadali ay simpleng hangal. Magtrabaho sa oras para sa isang pilot roll-out, pagsubok at pag-optimize, at pagkatapos ay isang pangwakas na roll-out na darating sa mga yugto kaya ang iyong buong operasyon ay hindi nagkagulo kung may mali.

Magpasya kung ano ang gagawin mo sa iyong lumang sistema ng telepono. Kung mayroon kang isang bungkos ng mga analog na telepono na nasa mabuting kalagayan, maaari mong magamit ang mga ito sa iyong VoIP phone system para sa mga empleyado na hindi nangangailangan ng mga tampok ng VoIP. O baka gusto mo ang mga ito sa mga lugar kung saan magagamit ang mga ito sa publiko o kung saan sila ay nasa mahirap na kapaligiran, tulad ng isang panlabas na pagpupulong o sa pabrika ng pabrika. At baka gusto mo ng ilang mga backup (higit pa sa susunod na).

Napagtanto na ang pagbabago ng iyong pagpapatakbo at mga plano sa pagpapatuloy ng negosyo ay kailangang magbago, at kailangan mong magplano para, at mamuhunan sa, idinagdag na pagiging maaasahan. Karaniwan, paano ka magpapatuloy sa paggawa ng negosyo kung ang network ay bumaba o kahit na may problema lamang? Dahil ang sistema ng iyong telepono ay nakasalalay sa pagiging maaasahan at pagganap ng iyong lokal na network at internet, kailangan mong mag-isip sa mga tuntunin ng mga pagkabigo at kahalili. Ang mga backup sa iyong pangunahing tagapagbigay ng serbisyo sa internet (ISP), at kung ang boses ay kritikal sa iyong operasyon, isang paraan upang magkaroon ng serbisyo sa telepono kahit na ang kabuuan ng internet ay kabuuan. Oo, ito ay maaaring mangahulugan ng pagpapanatiling magagamit ang ilang mga linya ng analog at mga katugmang telepono. Ibig sabihin din nito ang pagpaplano para sa failover, kalabisan ng network, at syempre backup.

Huwag kalimutan ang seguridad. Ang lahat ng mga bagay na maaaring mag-atake sa iyong network ng IT ay maaari ring atakehin ang iyong VoIP network, kasama ang mga bagay tulad ng pagtagil ng tawag at pag-hijack ng tawag pati na rin ang mga masasamang tao gamit ang iyong VoIP phone system upang makagawa ng mga pangmatagalang tawag at gamit ang iyong in-house kagamitan bilang isang host para sa pag-atake ng malware. Maaari itong mas masahol kung ang iyong VoIP system ay hindi maayos na naglalaro sa iyong seguridad, tulad ng hiniling na patayin mo ang pag-iinspeksyon ng packet (tulad ng natagpuan ko sa isang system ng telepono na nasubukan ko). Bilang karagdagan, ang mga regulasyon sa pagkapribado ng data kung minsan ay may sariling mga kinakailangan pagdating sa pagprotekta sa VoIP trapiko sa transit at pahinga kung mananatili ka ng anumang data ng tawag para sa mga benta o serbisyo. Kung ang iyong industriya ay naayos sa ganitong paraan, tiyaking nauunawaan mo nang eksakto kung paano umaangkop ang VoIP sa natitirang pag-iingat sa kaligtasan ng data.

1. • Ang Pinakamagandang Tagabigay ng Negosyo ng VoIP para sa 2019 Ang Pinakamagandang Tagabigay ng Negosyo ng VoIP para sa 2019
   • VoIP at UCaaS: Ang Mga Pagkakaiba Naipaliwanag ang VoIP at UCaaS: Ipinaliwanag ang Mga Pagkakaiba
   • Bakit ang Iyong Negosyo VoIP System Maaaring Hindi Malalim sa Ulap Bakit ang Iyong Negosyo VoIP System Maaaring Hindi Maging sa Cloud

   Sa wakas, isaalang-alang ang mga pangangailangan ng iyong mga empleyado at iyong mga customer kapag pumipili ng isang sistema ng telepono ng VoIP. Kasama dito ang pagpapasya kung anong mga tampok ang talagang kailangan ng iyong mga empleyado at kung ano ang hindi nila. Sa pangkalahatan, nangangahulugan ito ng pagtatalaga ng mga stakeholder na mag-i-map ang anumang mga proseso na may kinalaman sa iyong system ng telepono at umupo din kasama ang mga empleyado sa harap na linya na nagpapatakbo ng mga prosesong iyon upang makita kung paano nila magagawang mas mahusay. Kasama rin dito ang pagdidisenyo ng system upang ang mga customer ay hindi mawala sa mga menu, magdusa kakaibang mga pangunahing pagpipilian, o marinig ang walang katapusang mga pagpipilian mula sa auto-attendant. Kung kulang ka sa kadalubhasaan upang gawin ito sa loob ng bahay, ito ay isang bagay na karamihan sa mga consultant ng VoIP ay sinanay na hawakan; tandaan lamang na idagdag ang mga ito sa iyong pangkalahatang gastos tally sa panahon ng pagpaplano.

Kailangan mo ring tandaan ang iyong totoong mga priyoridad sa pagpili kapag pumipili ng isang VoIP system. Halimbawa, kung nais mo itong gumana nang maayos, kung gayon ang gastos ay hindi dapat maging pangunahing kadahilanan. Sa halip, nais mo ang pag-andar. Kung ang iyong VoIP system ay gumana ayon sa nararapat at walang mga tampok na hindi mo kailangan, pagkatapos ay marahil ay makakapagtipid din ito nang direkta sa iyo, at dapat itong gawing mas produktibo ang iyong kawani, na makatipid ng pera nang hindi direkta.