Simulan ang bagong taon nang tama: smb ito checklist

Simula sa taong kanan mula sa isang pananaw sa IT ay nangangahulugang nagdadala ng maraming pagkakasunud-sunod sa kaguluhan. Ang mga linggo sa pagitan ng Pasko at Bagong Taon ay may posibilidad na maging isang malambot sa mga tuntunin ng tulong ng IT sa mga kahilingan, paglawak, at iba pang mga randomizing gawain sa pamamahala. Karamihan sa Enero ay sumusunod sa suit habang ang natitirang bahagi ng organisasyon ay bumalik mula sa pista opisyal at dahan-dahang nagtatatag ng momentum. Ang mga linggong iyon ay kapaki-pakinabang sa mga tagapamahala ng IT na nangangailangan ng oras upang maiayos ang kanilang mga bahay, upang magbigay ng isang matatag na pundasyon ng tech para sa natitirang taon. Ang sumusunod ay anim na mahahalagang hakbang na dapat gawin ng mga tagapamahala ng IT nang maaga hangga't maaari sa 2016.

1. Planuhin ang Iyong Refresa Lease Refreshes

Inaasahan na pinapanatili mo ang isang tumpak na log sa pag-audit ng hardware na sumasaklaw sa lahat ng iyong mga in-site na imprastraktura, kabilang ang hindi lamang mga PC at notebook kundi pati na rin ang network hardware, printer, at ang patuloy na pagpapalawak na kategorya ng mga mobile device. Sino ang may kung ano; kung saan matatagpuan ito; pangunahing pagkilala ng impormasyon tulad ng mga serial number, at, pinaka-mahalaga, pag-rent ng mga petsa ng pag-refresh. Gumawa ng isang tala ng kung ano ang hardware ay mai-refresh sa taong ito at kailan, at tiyakin na salik sa iyong mga plano sa proyekto. Bigyang-pansin ang kung ano ang ginagamit ng mga mobile device na ginagamit ng iyong mga empleyado habang ginagamit ang mga personal na aparatong mobile para sa trabaho (na maaaring magdala ng hindi kinakailangang mga pasanin sa pagbabayad at mga panganib sa seguridad).

2. Gumawa ng isang Lubhang Software ng Lisensya ng Software

Kung sumunod ka sa wastong pamamaraan noong nakaraang taon, dapat na nakumpleto mo na ang isang software audit. Ngunit, kung hindi mo ginawa, tiyak na hindi mo nais na laktawan ang hakbang na ito ngayon.

Tulad ng sa iyong pag-audit ng hardware, gayunpaman, makikita mo na ang mga gumagamit ay gumagawa ng mga personal na pagpipilian sa kanilang mga portfolio ng software. Katulad sa mga empleyado na gumagamit ng mga personal na aparato para sa trabaho, marami din ang gumagamit ng kanilang sariling mga serbisyong nakabase sa cloud. Ito ay maaaring mangyari dahil ang isang solong gumagamit ay nagpasya na mag-sign up para sa isang partikular na serbisyo, o kahit isang buong koponan ay nagsasagawa ng isang serbisyo sa ulap sa pagitan lamang ng kanilang mga sarili.

Kadalasan, ang mga serbisyong ito ay binabayaran para sa mga paulit-ulit na singil na nakatalaga sa mga personal o corporate credit card, at ang accounting ay maaaring magkaroon ng isang mahirap na oras na malaman kung sino ang nagbabayad para sa. Iyon ang masamang balita para sa kanila ngunit maaari ka ring kumagat sa iyo sa oras ng badyet ng IT, kaya mas maaga pa ito hangga't maaari. Ang kalakaran na ito ay maaari ring magdulot ng mga pangunahing sakit ng ulo mula sa isang pananaw sa seguridad ng maraming mga tinatawag na mga serbisyo sa ulap na talagang pinipilit ang mga gumagamit upang i-download ang mga module na client-side na kinakailangang laktawan ang iyong karaniwang proseso ng pagsubok. Kung hindi mo alam kung ano ang tumatakbo sa mga aparato ng iyong mga gumagamit, hindi mo ito maprotektahan nang sapat.

Sa isang mas tradisyunal na kahulugan, siguraduhing sumasakop sa karaniwang mga base ang software ng software, na nangangahulugang isang tumpak na pagtatasa ng kung ano ang naka-install na software, kung saan tumatakbo ito, na may access kumpara sa kung sino ang may mga lisensya, at kapag ang mga lisensya ay mag-expire. Bigyang-pansin ang software ng seguridad - anti-virus, virtual pribadong network (VPN), at ang pag-encrypt ay tatlong halimbawa.

3. Nagdusa Sa pamamagitan ng Iyong Seguridad sa Pag-audit

Sigurado, ang mga pag-audit ng seguridad ng IT ay marginally na mas kasiya-siya kaysa sa isang pagbisita mula sa IRS, ngunit ang mabuting balita ay ang mga ito ay ganap na kritikal at lubos na dalubhasa. Nangangahulugan ito na nakakuha ka ng isang mahusay na kaso para sa pag-upa ng isang consultant upang muck sa pamamagitan ng prosesong ito para sa iyo. Ngunit, kung ikaw o ang ilan sa mga dalubhasa sa labas na ginagawa ito, siguraduhin na ang sumusunod ay saklaw nang detalyado:

Idagdag ang mga pag-audit - Itali ang proseso sa iyong data ng hardware at software sa pag-audit.

Pag-aaral ng proteksyon ng pagkakakilanlan - Paano ka naka-ontroll sa pag-access sa mga mapagkukunan ng IT ng IT at data parehong nasa lugar at sa ulap.

Ang pagtatasa ng seguridad sa ulap - Hiwalay na pag-aralan ang lahat ng iyong mga operasyon sa ulap, kung ilan lamang ito sa mga gig ng off-site storage o isang full-on, Software-as-a-Service (SaaS) app na nagpapatakbo ng isang pangunahing proseso ng negosyo.

Ang pagsusuri ng data at pagsusuri sa paggaling ng kalamidad (DR) - Paano nagawa ang solusyon sa nakaraang taon at mayroong mga mahina na lugar o hindi inaasahang mga sitwasyon na dapat mong tugunan sa taong ito?

Pangkalahatang pagsusuri sa pag-audit - Hindi mo maibigay ito sa anumang consultant; gamitin ang ulat ng pag-audit ng seguridad upang masuri ang antas ng iyong kaligtasan sa operasyon ng IT, at alamin hindi lamang kung saan kailangang gawin ang mga pagpapabuti ngunit kung saan makakatipid ka ng pera sa pamamagitan ng paggamit ng iba't ibang mga solusyon sa seguridad o taktika.

4. Alamin ang Iyong Mga Proseso sa Negosyo

Sa isang maliit na kumpanya, maaari itong gawin sa ilang mga one-on-one sit-down session. Sa isang midsize na kumpanya, malamang makakakuha ka ng isang pagkakataon na gumastos ng ilang mga tanghalian. Ang pangalan ng laro dito ay "Paano ito gumagana?" Ang ideya ay upang tukuyin muna kung ano ang mga pangunahing proseso sa iyong negosyo na gumawa nito gumana (ibig sabihin, pinapayagan nito na kumita ng pera at pag-andar) at kung sino ang nangunguna o nagmamay-ari ng mga prosesong ito. Pagkatapos, kumuha ng oras sa harap ng mga taong iyon at hayaang lakarin mo sila - nang detalyado - kung paano nangyari ang mga prosesong ito; kung ano ang talagang mahalaga sa paggawa ng mga ito; anong mga tool ang ginagamit ngayon upang magawa ang gawaing ito; at kung ano ang nais makita ng mga taong ito, nais mangyari, o sa pangkalahatan ay nais lamang na ipagkaloob.

Sa impormasyong ito maaari ka ba talagang magdagdag ng halaga. Ang iyong kadalubhasaan ay hindi lamang alam kung ano ang nangyayari sa teknolohiya; nagawang mag-apply ng teknolohiya nang malikhaing upang magawa ang mga proseso ng paggawa ng pera nang mas mabilis, mas mura, o mas mapagkumpitensya. Kapag alam mo talaga kung paano gumagana ang mga bagay na maaari mong gawin ang trabaho nang epektibo, kahit madali. Kaya, maglaan ng ilang oras sa iyong screen at makilala ang iyong mga katrabaho. Magugulat ka kung gaano natutuwa sila sa mga pag-uusap na ito at kung magkano ang maaaring tumaas ang iyong panloob na stock bilang isang resulta.

5. Makipag-usap sa Marketing

Ang IT at Marketing ay karaniwang dalawang departamento na hindi gaanong dapat gawin sa isa't isa, maliban sa pakikipag-ugnayan sa ibabaw. Ngunit sa flare-up sa paligid ng social media marketing, ang teknolohiya ay naglalaro ng isang lalong mahalagang papel sa pangkalahatang plano sa pagmemerkado ng iyong kumpanya. Kaya, ang pagkakaroon ng isang pagsisimula ng isang taong chat ay maaaring magbayad ng malaking dividends sa natitirang bahagi ng taon. Ang mga pangunahing bagay na Marketing ay malamang na nais talakayin ay kabilang ang:

Pamamahala sa pagkakaroon ng online at social media - Maraming mga departamento sa marketing ang walang pahiwatig tungkol sa antas ng pagiging sopistikado na magagamit sa kanila pagdating sa pamamahala ng mga online marketing na kampanya; pagdaragdag ng iyong kadalubhasaan dito ay maaaring agad na lumikha ng isang plano sa teknolohiya ng mahabang taon para sa magkabilang panig.

Ang pangangalap ng data at imbakan - Ang mga nagmemerkado ay may posibilidad na tanungin ang lahat na may hangarin na malaman kung paano ito gagamitin sa ibang pagkakataon. Maganda iyon kung ang "lahat" ay hindi rin nagsasama ng mga potensyal na petabytes ng web, transaksyon, at data ng pagsubaybay sa customer. Ang pag-unawa sa tinitipon ng mga tao ngayon at kung ano ang balak nilang magtipon bukas ay maaaring magdikta sa iyong diskarte sa imbakan para sa buong taon.

Ang pagsusuri ng data - Kung ang iyong mga tagapangasiwa ng database (DBA) ay sumasagot sa mga tanong sa negosyo ng katalinuhan (BI) hanggang ngayon, magtakda ng pagbabago. Sa pamamagitan ng isang minarkahang uptick sa pangangalap ng data ay darating ang parehong pagtaas sa pagmimina na data para sa halaga. Ang paglo-load na sa mga balikat ng isang isa o dalawang labis na nagtrabaho na DBA ay marahil isang pagkakamali. Sa halip, tingnan kung ang mga tool ng serbisyo sa serbisyo ng intelihensiya (BI) na serbisyo (tulad ng Microsoft Power BI o Tableau Desktop) ay makakatulong sa iyong samahan. Makipag-usap sa Marketing, Pananalapi, at iba pang mga kagawaran ng data na masinsinan tungkol sa kung ano ang mga pananaw na hinahanap nila, at pagkatapos ay tingnan kung maaari mong i-deploy ang mga tool upang hayaan silang maghukay para sa mga nugget mismo.

6. Pumunta sa Pagpaplano

Kung sinundan mo ang mga hakbang na nakabalangkas na, mayroon ka nang tumpak na ideya kung anong teknolohiya ang ginagamit ng iyong kumpanya, kung paano ito ginagamit, at kung magastos. Mayroon ka ring mabuting pananaw sa mga butas na magbulalas ng sitwasyong ito - kung saan nagbabayad ka nang labis; kung saan namamalagi ang mga potensyal na panganib sa seguridad; kung ano ang kailangang ma-update o i-refresh ngayong taon, at higit pa.

Gamitin ang mga natuklasang ito upang simulan ang pagma-map sa iyong IT year. Kailangan mong malaman kung gaano karaming mga proyekto ang maaaring mahawakan ng iyong departamento sa itaas ng mga dapat mangyari (tulad ng pag-renew ng lisensya, mga bagong pag-aayos ng hardware dahil sa pag-refresh ng pag-upa, at iba pa). Sa sandaling mapo-mapa mo ang mga di-opsyonal na proyekto maaari mo bang simulan ang pagpaplano na idagdag ang halaga.

Ngunit kapag nakarating ka sa yugtong iyon, may ilang mga pangunahing hakbang na kailangan mong sundin:

Nakilala mo ang mga pinuno ng proseso ng front-line; matugunan ngayon sa itaas na pamamahala. Ang mga tao sa linya ng harap ay nagbigay sa iyo ng pananaw sa kung paano gumagana ang mga bagay at kung saan maaari kang makatulong, ngunit ang pamamahala lamang ng matatanda ang maaaring magbigay sa iyo ng malaking pananaw ng larawan. Kailangan mo ng parehong mga pananaw upang makabuo ng isang epektibong plano sa teknolohiya.

Magtrabaho upang "ibenta" ang mga proyekto bago gumastos ng oras sa pagsusuri at pagsubok. Ang pag-isip kung aling mga tool ang pinakamahusay na gagana sa iyong samahan ay maaaring maging isang nakakapagod at oras na pag-ubos. Huwag gawin iyon hanggang sa magkaroon ka ng pagbili mula sa parehong mga stakeholder sa harap at linya ng pamamahala. Sa madaling salita, ibenta ang iyong ideya sa proyekto sa mga tao na makikinabang bago gumastos ng anumang makabuluhang tao-oras sa kanila.

Kapag nagbebenta ng iyong mga proyekto, huwag lamang tumuon sa pag-iimpok sa gastos. Maraming mga manager ng IT ang default sa paghahanap ng mas murang mga solusyon sa anumang mga tool na ginagamit ngayon. Minsan iyon ay isang magandang anggulo - lalo na para sa mga bagay tulad ng mobile calling at data plan. Ngunit, para sa mga naka-oriented na gawain ng software at mga serbisyo sa ulap, na nakatuon sa nadagdagan na pag-andar ay isang mas mahusay na pag-play. Mag-set up ng mga demonyo ng mga iminungkahing solusyon para sa mga stakeholder upang ipaalam sa kanila kung ano ang maaaring gawin ng iyong plano para sa kanila at makakakuha ka ng higit na maraming atensyon kaysa sa kahit na ang pinakanakakakaya na spreadsheet ng badyet.

Huwag lumampas ito. Kapag nakuha mo ang atensyon ng itaas na pamamahala at bumili mula sa mga stakeholder ng proseso, madali itong mawala sa pamamagitan ng momentum at kaguluhan. Na maaaring humantong sa labis na pangako na kung saan, ay humahantong sa pagkabigo sa proyekto at pag-asa sa Advil. Maging maingat sa iyong pagpaplano ng proyekto. Magbigay ng buffer hindi lamang sa mga tuntunin ng oras kundi pati na rin sa mga tuntunin ng badyet, kung sakaling kailangan mong umarkila sa labas ng tulong upang makakuha ng isang bagay na nakumpleto sa oras. Alalahanin na ang IT ay kailangan ding tumugon sa mga hindi inaasahang sitwasyon, kaya siguraduhin na maaari mong i-deploy para bukas bukas na epektibo pa rin ang pakikitungo sa ngayon.