Mabilis na pagsisimula: i-configure ang base crm sa 10 madaling hakbang

Ang Base CRM ay PCMag's Editors 'Choice para sa CRM software. Ang serye ng video na inilatag ay idinisenyo upang mapabilis ka at tumakbo kasama ang Base CRM nang mabilis at madali. Nilalakad ka nito sa lahat ng mga unang hakbang ng pag-set up, pag-aayos, at paggamit ng iyong account. Sa artikulo, babasagin natin ang mga gawain tulad ng pagpapasadya ng mga pipeline ng mga benta, pag-configure ng pamamahala sa tingga, at pag-set up ng mga awtomatikong pagkilos.

Talaan ng nilalaman

• Hakbang Una: Pangkalahatang-ideya ng Dashboard
• Hakbang Dalawang: Pag-personalize ng Iyong Mga Abiso
• Hakbang Tatlong: Mga Patnubay kumpara sa Mga contact
• Hakbang Apat: Paglikha at Pamamahala ng Mga Deal
• Hakbang Limang: Pagpapasadya ng Iyong Mga Pipeline ng Pagbebenta
• Hakbang Anim: Pagdaragdag ng Mga Pasadyang Patlang
• Hakbang Pitong: Pag-iskedyul ng Mga Pagtatalaga
• Hakbang Walong Paglikha at Pagtatalaga ng Mga Gawain
• Hakbang Siyam na Pagsasama ng Iyong Email
• Hakbang 10 Pag-set up ng Mga Awtomatikong Pagkilos

Pangkalahatang-ideya ng Dashboard Pag-personalize ng Mga Abiso Mga Patnubay kumpara sa Mga Konteksyong Paglikha at Pamamahala ng Mga Deal Pagpasadya ng Iyong Mga Pipeline sa Pagbebenta Pagdaragdag ng Mga Pasadyang Pag-iskedyul ng Mga Patlang na Paglikha at Pagtatalaga ng Mga Gawain na Pagsasama ng Iyong Email Setting Up Automated na Mga Pagkilos

Hakbang Una: Pangkalahatang-ideya ng Dashboard

Alamin kung paano gamitin ang iyong Base CRM dashboard sa maikling video kabilang ang isang pangkalahatang-ideya ng aktibidad ng account, buod ng pipeline, at mga pagpipilian sa pagsala. Mayroong tatlong uri ng mga profile ng Base CRM, bawat isa ay may iba't ibang mga pahintulot: Gumagamit, Tagapamahala, at Enterprise. Ang profile ng gumagamit ay makakakita lamang ng kanilang sariling aktibidad, makikita ng manager ang kanilang aktibidad at ng kanilang mga direktang ulat, at ang mga gumagamit ng enterprise ay maaaring makakita ng aktibidad para sa buong mga koponan.

Kung hindi man, ang mga dashboard ay mukhang pareho sa lahat ng mga profile, kasama ang pipeline at buod ng pakikitungo sa kaliwang bahagi, aktibidad ng account sa gitna, at mga gawain at mga tipanan sa kanang bahagi. Ang isang bagong karagdagan sa interface ng gumagamit (UI) ay ang universal Add button, na maaaring magamit upang magdagdag ng mga bagong contact, mga lead, at iba pang mga tala mula sa anumang screen, kabilang ang dashboard.

Maaari mong makita ang nangungunang antas ng impormasyon tungkol sa iyong mga deal, na-filter ng pipeline, pati na rin ang aktibidad ng huling 30 araw, kabilang ang isang tally ng mga deal na napanalunan at nawala o minarkahan bilang hindi kwalipikado. Ang aktibidad ng account ay inayos ayon sa mga tala, nakumpletong gawain, at deal. Sa haligi na ito, makikita mo sa tuwing may pagdaragdag ng isang bagong pakikitungo, pakikipag-ugnay, tandaan, gawain, o pagbabago ng katayuan o yugto ng isang tingga o pakikitungo. Sa wakas, ang mga gawain at paparating na mga tipanan ay nasa kanang bahagi; ang labis na mga gawain ay ipinapakita sa pula. Panoorin ang video para sa mga tip sa pag-filter ng nilalaman at ipasadya ang iyong dashboard para sa iyong mga tiyak na pangangailangan.

Hakbang Pangalawang: Mga Pagpapabatid sa Pag-personalize

Ang video na ito ay naglalakad sa iyo kung paano pamahalaan ang mga abiso. Mayroong tatlong magkakaibang uri ng mga abiso sa Base CRM: mga preset na notification, isinapersonal na mga abiso, at mga abiso sa web.

Kasama sa mga preset na notification ang mga aktibidad ng software tulad ng kapag ang isang nangunguna, pakikitungo, o gawain ay naatasan sa iyo pati na rin ang mga paalala sa appointment at gawain. Mayroon ding mga abiso sa system tulad ng kapag ang isang pag-import o pag-export ay kumpleto o kapag ang isang bagong ting ay nilikha mula sa isang form ng pagkuha. Para sa bawat isa sa mga ito, maaari kang mag-opt para sa isang web alert, isang alerto sa email, o i-off ang mga abiso.

Ang mga gumagamit ay maaaring lumikha ng mga isinapersonal na mga abiso na may kaugnayan sa mga nangunguna, contact, at deal. Para sa bawat isa, una kang pumili ng isang filter, tulad ng mga nangungunang kabilang sa mga partikular na koponan o gumagamit o isang deal na nasa isang tiyak na yugto. Pagkatapos pumili ka ng isang trigger. Halimbawa, maaaring gusto mong makatanggap ng alerto kapag ang isang gawain ay idinagdag sa isang bagong pakikitungo o kapag binago ang yugto ng isang pakikitungo sa pipeline. Ang mga abiso ay maaaring magkaroon ng higit sa isang trigger. Maaari kang makakuha ng web, email, at mga mobile na alerto.

Sa wakas, ang mga gumagamit na nag-sign up para sa Base Voice, o isinama sa ilang iba pang tagapagbigay ng serbisyo sa boses ng negosyo, ay maaaring mag-sign up para sa mga abiso sa web tungkol sa mga papasok na tawag at mga text message. Kasama sa Base Voice ang isang natatanging numero ng telepono at awtomatikong nag-log ng mga tawag at mensahe upang humantong at contact.

Hakbang Tatlong: Mga Patnubay kumpara sa Mga contact

Kung bago ka sa CRM, maaaring magkaroon ka ng ilang pagkalito pagdating sa mga nangunguna at contact. Sa Base CRM, ang nangunguna ay isang lead person, kumpanya, o oportunidad sa negosyo na hindi pa bahagi ng pipeline ng mga benta. Kasama dito ang mga tao at kumpanya na natuklasan mo sa pamamagitan ng networking ngunit kung kanino ka pa hindi nakagawa ng isang deal sa negosyo. Ang mga nangunguna ay tungkol sa potensyal. Kapag ang isang tingga ay nagpapakita ng interes sa isang produkto o serbisyo, maaari silang ma-convert sa isang contact. Ang isang contact ay maaari ring maging isang tao kung kanino ka nagawa ng negosyo sa nakaraan at malamang na mag-alok ng paulit-ulit na negosyo.

Ang mga tab na Lead at Makipag-ugnay sa Base CRM hitsura at gumana nang katulad, na may iba't ibang mga filter ng paghahanap. Ang mga gabay ay nakategorya sa tatlong paraan: bago, nagtatrabaho, at hindi kwalipikado. Ang mga contact ay nahati sa pagitan ng mga prospect at customer. Ang mga contact ay maaaring maiugnay sa isa o higit pang mga deal. Para sa parehong mga nangunguna at mga contact, maaari mong makita ang mga nauugnay na gawain at appointment sa kanilang pagpasok pati na rin ang mga nauugnay na dokumento. Maaaring mai-convert ang mga gabay sa mga contact ngunit ang pagkilos na iyon ay hindi mababalik.

Hakbang Apat: Paglikha at Pamamahala ng Mga Deal

Ang mga deal ay mga oportunidad sa pagbebenta na may kaugnayan sa isang tingga o contact. Lumipat sila sa iyong pipeline ng mga benta, na kumakatawan sa proseso ng iyong benta. Ang bawat pipeline ay nagtatapos sa isa sa tatlong mga saradong yugto: nanalo, nawala, o hindi kwalipikado. Ang nanalo at nawala ay paliwanag sa sarili; ang pagmamarka ng isang deal bilang hindi kwalipikado ay nangangahulugan na hindi ito isang buong pagtanggi. Ang hindi natukoy na mga dahilan ay tungkol sa tiyempo, badyet, pag-aayos ng kumpanya, o anumang sangkap na wala sa iyong kontrol. Ang tatlong mga timba para sa mga deal ay ginagawang mas madali upang subaybayan ang iyong tagumpay at mas mahusay na i-target ang iyong koponan sa pagbebenta.

Sa pahina ng Mga Deal, makikita mo kung gaano karaming mga deal sa bawat yugto ng pipeline. Tulad ng mga lead at contact, maaari mo ring i-filter ang mga deal sa pamamagitan ng alinman sa mga patlang na iyong ginagamit. Sa isang entry ng deal, maaari mong makita kung aling contact, tingga, o kumpanya ang konektado dito, kamakailang aktibidad, at ang halaga at posibilidad na porsyento. Ang anumang mga kaugnay na gawain o appointment ay ipinapakita din. Maaari mo ring baguhin ang yugto ng pakikitungo dito.

Hakbang Limang: Pagpapasadya ng Iyong Mga Pipeline ng Pagbebenta

Ang mga pipeline ng pagbebenta ay binubuo ng mga yugto. Ang Base CRM ay may anim na yugto sa labas ng kahon, ngunit maaari kang magdagdag ng higit pa o magtanggal ng anumang hindi mo planong gamitin. Maaari mo ring palitan ang pangalan at muling ayusin ang mga yugto batay sa mga proseso ng iyong kumpanya. Mayroong dalawang uri ng mga yugto: aktibo at sarado. Habang maaari mong palitan ang pangalan ng alinman sa tatlong mga saradong yugto, na default upang manalo, nawala, at hindi kwalipikado, maaari mong tanggalin ang mga ito o magdagdag pa.

Kung mayroon kang maraming mga pipeline ng mga benta, maaari mong ipasadya ang bawat isa na may iba't ibang yugto. Kaya, kung nagbebenta ka ng parehong mga produkto at serbisyo, maaari kang magkaroon ng mga pipelines na akma sa bawat proseso.

Hakbang Anim: Pagdaragdag ng Mga Pasadyang Patlang

Ang mga gabay, contact, at deal ay may maraming mga default na patlang ngunit hindi iyon palaging sapat. Hinahayaan ka ng mga pasadyang patlang na mangolekta at mag-imbak ng karagdagang impormasyon tungkol sa iyong mga prospect na natatangi sa iyong mga negosyo. Ang Base CRM ay may iba't ibang mga pagpipilian sa pasadyang patlang. Maaari kang lumikha ng mga patlang para sa isang solong linya ng teksto, isang parapo ng teksto, checkbox, drop-down menu, multi-select menu, petsa, email, telepono, address, at URL. Maaari kang magdagdag ng maraming mga pasadyang mga patlang na gusto mo, at para sa drop-down at menu na pumili ng hanggang sa 500 na pagpipilian.

Hakbang Pitong: Pag-iskedyul ng Mga Pagtatalaga

Ang Base CRM ay may tampok na kalendaryo, at maaari mo ring isama ang isa o higit pang mga Google Calendars sa iyong account. Dapat kang pumili ng isang kalendaryo bilang default, na isa lamang na mai-edit mo. Ang mga appointment mula sa mga hindi default na kalendaryo ay lumilitaw sa kulay-abo. Kapag lumikha ka ng isang appointment, maaari mong iugnay ito sa isang tingga, pakikitungo, o makipag-ugnay. Simulan lamang ang pag-type sa pangalan at ang Base CRM ay magmungkahi ng anumang mga tala na tumutugma.

Ang mga appointment ay lalabas sa entry para sa tingga, pakikipag-ugnay, o pakikitungo. Ang pag-save ng isang appointment ay idinagdag ito sa iyong kalendaryo at nagpapadala ng mga paanyaya sa iba pang mga dadalo. Maaari mong mai-upload ang logo ng iyong kumpanya upang maipakita ito sa lahat ng mga imbitasyon. Maaari ka ring magdagdag ng mga tipanan mula sa mga nangunguna, contact, o mga pahina ng pakikitungo. Kapag tiningnan mo ang isang appointment, maaari mong makita kung aling mga dadalo ang tinanggap at tinanggihan ang iyong paanyaya.

Hakbang Eight: Paglikha at Pagtatalaga ng Mga Gawain

Sa Base CRM, lahat ng mga gawain ay nauugnay sa mga deal. Maaari kang magdagdag ng mga gawain mula sa tab ng Kalendaryo o Task o direkta mula sa isang nangunguna, contact, o deal ng deal. Ang mga gawain ay may mga deadlines at opsyonal na paalala, na maaaring maipadala sa isang linggo, isang araw, isang oras, 30 minuto, 15 minuto, o limang minuto bago ang takdang oras o sa eksaktong oras ng takdang oras. Ang mga overdue na gawain ay nagpapakita ng pula. Depende sa iyong mga pahintulot, maaari kang magtalaga ng mga gawain sa iyong sarili o sa iba pang mga gumagamit.

Hakbang Siyam: Pagsasama ng Iyong Email

Mayroong isang tool sa email ang Base CRM ngunit nagsasama rin ito sa Gmail at iba pang mga email provider. Ang pagsasama ng iyong email account ay nangangahulugan na ang mga komunikasyon sa mga lead at mga contact ay awtomatikong naka-log, nag-iiwan sa iyo ng oras para sa mas mahalagang gawain. Ang iyong email account ay mai-sync ng dalawang paraan: ang mga email na ipinadala mo sa Base CRM ay lilitaw sa iyong email client at kabaligtaran. Mag-email sa iyo ang Base CRM kapag natapos na ang paunang pag-sync ng email.

Ang iyong email ay nahahati sa apat na mga folder: Inbox, Untracked Email, Ipinadala, at nai-archive. Naglalaman ang iyong Inbox ng mga email na konektado sa mga nangunguna, contact, at deal sa iyong account. Ang mga hindi naka-link na email ay ang mga hindi nauugnay sa iyong account. Mula sa folder na iyon, maaari kang magdagdag ng isang email bilang nanguna o contact. Sa Sentro ng folder, maaari mong makita kung ang isang email ay tiningnan at kung gaano karaming beses itong napanood, sa paraang maaari mong makilala ang mga mensahe na maaaring nahulog sa mga bitak o nawala sa isang maling email address. Maaari mong tanggalin ang mga mensahe o i-archive ang mga ito kapag hindi na sila mahalaga.

Hakbang 10: Pag-set up ng Mga Awtomatikong Pagkilos

Kung nalaman mong paulit-ulit na ginagawa ang parehong gawain, kung gayon bakit hindi mo ito awtomatiko? Ang Base CRM ay may maraming mga pagpipilian para sa awtomatikong paglikha ng mga gawain batay sa ilang mga kaganapan. Dapat kang maging isang tagagamit ng level ng manager na isang admin ng account upang lumikha ng mga awtomatikong pagkilos. Kasama sa mga halimbawa ang paglikha ng mga gawain kapag ang isang deal ay lumilipat sa isang bagong yugto o pag-update ng isang pasadyang patlang kapag nilikha ang isang bagong pakikitungo. Una, pinili mo ang kaganapan na mag-trigger ng aksyon. Kasama sa mga pagpipilian: kapag nilikha ang isang bagong lead ;, kapag ang isang bagong contact ay nilikha, kapag ang isang deal ay nilikha, o kapag ang isang deal ay inilipat sa ibang yugto. Ang ilan sa mga kaganapang ito ay may higit na mga pagpipilian ng butil tulad ng pag-filter ng kumpanya, pipeline, o yugto ng pakikitungo.

Susunod, magpapasya ka kung ano ang dapat gawin, italaga ito sa isang gumagamit, at opsyonal na magdagdag ng isang takdang petsa. Maaari kang lumikha ng maraming mga gawain sa bawat awtomatikong pagkilos.