Ang mahinang pamamahala ng kontrata ay maaaring magastos ng pera sa iyong negosyo

Animnapu't apat na porsyento ng mga kumpanya ang nagsabing ang mga proseso ng pag-apruba ng kontrata ay nagiging sanhi ng mga deal sa stall, ayon sa isang bagong ulat mula sa SpringCM. Ang pinakamalaking hamon ng mga organisasyon na kinakaharap ay ang pamamahala ng mga workflows ng kontrata at pagkuha ng mga pag-sign-off mula sa pangunahing mga stakeholder. Ang pinakamalaking hadlang na kinakaharap ng mga kumpanya, ayon sa survey, ay ang kakulangan ng mga proseso upang pamahalaan at sumabay sa mga kontrata. Animnapung porsyento ng mga kumpanya ang gumagamit ng email upang pamahalaan ang mga kontrata, habang 32 porsyento lamang ng mga kumpanya ang gumagamit ng isang tool sa pamamahala ng kontrata. Anim na porsyento ng mga kumpanya ang nagsabing wala silang proseso sa pamamahala ng kontrata sa lahat.

"Ang pagsisikap na makakuha ng mga kontrata sa pamamagitan ng panloob at panlabas na mga proseso ng pag-apruba ay isang nakakahamak na karanasan, " sabi ni Erik Severinghaus, Chief Strategy and Alliances Officer sa SpringCM. "Ang isang kontrata ay hindi talaga nakabalangkas na data na nagtatrabaho ka sa dalawang magkakaibang samahan na may dalawang magkakaibang hanay ng mga tool at proseso. Sa pagtatapos ng araw kung nagpapatupad ka sa pamamagitan ng email at mga kalakip, kung ano ang mangyayari ay walang sinuman ang may kakayahang makita sa proseso, at walang sinuman ang maaaring mai-optimize ang proseso. "

"Kung titingnan mo ang survey at ang pinakamalaking mga hamon ng mga sumasagot, " sabi ni Will Wiegler, SpringCM Chief Marketing Officer, "ang nangungunang apat ay daloy ng trabaho, bumubuo ng mga bagong kontrata, pagsubaybay, at pag-apruba. Iyon ang mga proseso ng negosyo na natigil. Karaniwan. ang mga tao ay hindi alam kung saan ang mga kontrata ay nasa proseso. Kaninong inbox ito? Sino ang makakakuha nito sa susunod? "

(Image Via: SpringCM)

Ano ang Maaaring Magagawa ng Pamamahala ng Kontrata

Nag-aalok ang mga kasangkapan sa pamamahala ng kontrata sa mga negosyo ng kakayahang mag-imbak, subaybayan, magbalik-tanaw, at magpatakbo ng mga ulat sa data na nakabase sa kontrata. Kadalasan ito ay nagsasangkot ng cloud-based na software na maaaring awtomatikong basahin at pinagsama-sama ang data, pati na rin ang naghahatid ng mga alerto sa mga stakeholder kapag oras na para sa aksyon na gagawin sa isang tiyak na kontrata. Sinabi ni Severinghaus na ang mga kumpanya na sumusubok na pamahalaan ang mga prosesong ito nang walang software ay nahihirapan sa pagwawasto ng data mula paitaas ng pito o walong magkakaibang dokumento o file na file, at pagkatapos isalin ang impormasyong iyon sa isang pamantayan na kontrata o invoice. Sa mga sitwasyong ito, ipinaliwanag niya, "May kinalaman sa pagkakamali ng tao."

Sa katunayan, kahit na ang mga kumpanya na sinasamantala ang software management management ay nagpupumilit pa rin upang maiwasan ang mga karaniwang pagkakamali. Siyamnapung porsyento ng mga pagkakamali sa pamamahala ng kontrata ay iniugnay sa mga tao, ayon sa mga respondente. Pitong porsyento ng mga kumpanya ang nagsabing ang mga pagkakamali ng tao ay madalas na nangyayari. "Gustung-gusto ng isang tindera na makipag-usap sa mga customer, mahilig magtayo ng mga relasyon, ngunit sa pangkalahatan ay kinamumuhian nila ang matematika, aritmetika, pananalapi, at ang manu-manong gawain ng pagsasalin ng mga numero sa iba't ibang mga sistema, " sabi ni Severinghaus. "Kung tungkulin mo ang mga ito sa mano-mano ang paglipat ng mga bagay na ito, hindi ka dapat magulat kung nakakita ka ng mga error sa proseso."

(Image Via: SpringCM)

Ang isang quarter ng lahat ng mga negosyong na-survey ay nagsasabing ang IT ay kasangkot sa proseso ng workflow ng kontrata, isang hakbang na maaaring makatulong upang masira ang ilan sa mga pagkakamali ng tao na kasangkot sa pag-log at pagproseso ng mga kontrata. Bago makipag-usap ang mga vendor software software ng kontrata sa mga potensyal na kliyente, ang departamento ng IT ay karaniwang nakipagtulungan sa mga analyst ng negosyo upang makatulong na tukuyin ang isang pamantayan na daloy ng trabaho na isinasaalang-alang ang mga proseso ng negosyo, teknolohiya, at anumang mga nakaraang isyu na pinagsasama ang dalawa (hal. mga invoice).

Halimbawa: Ang pinakamahusay na mga tool sa pamamahala ng kontrata na aming sinuri ay nag-aalok ng mga bagay tulad ng mga automotor ng daloy ng trabaho, pag-andar ng chat ng in-app, at mga alerto ng email na nagbabalaan sa mga tao kapag oras na upang kumilos sa isang kontrata. Ang ilan sa mga tampok na ito ay matatagpuan sa Mga tool ng Pagpili ng Mga editor tulad ng Agiloft at Mitratech Pagkuha ng Mga Kontrata Tapos na, pati na rin ang SpringCM.

Ang mga tampok na ito ay maaari ring makatulong upang mapabilis ang ikot ng kontrata at makatipid ng pera ng mga kumpanya. Ang haba ng tipikal na ikot ng kontrata para sa mga sumasagot sa survey ay nasa pagitan ng isa at dalawang buwan (33 porsyento). Dalawampu't dalawang porsyento ng mga respondente ang nagsabi na ang kanilang ikot ng kontrata ay tumatagal ng mas mahaba kaysa sa apat na buwan. Dalawampu porsyento ng mga respondents ang nagsasabi gamit ang software sa pamamahala ng kontrata ay nai-save ang kanilang pera sa negosyo.

Pamamahala sa Kontrata sa hinaharap

Kapag nagdagdag ka ng mga umuusbong na teknolohiya tulad ng artipisyal na intelektwal (AI) at pag-aaral ng machine (ML) sa halo, ang pamamahala ng kontrata ay may potensyal na maging mas kapaki-pakinabang sa mga gumagamit. "Ang AI ay magiging hindi kapani-paniwalang mahalaga, " sabi ni Severinghaus. "Mayroong mga kaso ng paggamit ng ilong kung saan pinapayagan ang AI para sa magkakasamang mga kasunduan na hindi pagsisiwalat. Ang AI ay maaaring gumawa ng pangunahing pagsusuri ng kontrata at pag-uuri ng kontrata.

Sa kasamaang palad, hindi malulutas ng AI ang mahirap na hamon ng pagbuo ng isang proseso ng pamamahala ng kontrata, na siyang unang hakbang patungo sa automation. "Kami ay isang paraan mula sa paglutas ng mga hamon ng mga proseso ng negosyo, " sinabi ni Severinghaus. "Ang mga bagong teknolohiya ay lumitaw at inaakala ng lahat na sila ang magiging magic bullet. Dahil umiiral ang teknolohiyang ito ngayon ay iniisip nila na hindi namin kailangang gawin ang pagsisikap at pag-aralan ang mga proseso ng negosyo. Ai sa partikular ay sa puntong ito kung saan sinasabi ng mga tao na nanalo sila. Kailangang gawin ang masipag na gawain sapagkat gagawin ng AI ang gawaing mahika para sa amin. Sa katunayan, ang AI ay ang halimbawa ng isang sistema na umaasa sa nakabalangkas na data at isang nakaayos na proseso upang sanayin ang mga algorithm na iyon. "

Ang kakulangan ng standardization na ito kung bakit ang mga kumpanya tulad ng SpringCM ay humihiling sa mga negosyo na bumuo ng isang proseso para sa pamamahala ng mga kontrata kahit na bago makipag-usap sa isang tindero. "Ang hindi pagkakaroon ng isang proseso ay isang recipe para sa mga problema sa lahat ng mga yugto, " sabi ni Wiegler. "Hindi mo maaaring masukat ang isang negosyo nang walang proseso para sa kung paano mo pinamamahalaan ang mga kontrata." Upang simulan ang pag-cod ng proseso ng pamamahala ng kontrata, sinabi ni Wiegler na dapat itanong ng mga negosyo sa kanilang sarili ang mga sumusunod na katanungan, "Ano ang ginagawa mo ngayon? Ano ang maaaring maayos sa mga tuntunin ng isang proseso na maaaring makilala?" Kapag natukoy mo na kung ano ang iyong proseso, at dapat na, magagawa mong makipagtulungan sa mga vendor ng IT at software upang lumikha ng isang sistema na gumagana. O kaya, tulad ng sinabi ni Wiegler, "Hindi mo maaaring i-automate ang isang bagay kung hindi mo maintindihan kung ano ito una."

Sinuri ng SpringCM ang 1, 409 na mga sumasagot, 32 porsyento sa kanila ay mula sa mga kumpanya na mas kaunti sa 100 mga empleyado, at 16 porsiyento ng mga ito ay mula sa mga kumpanya na may higit sa 8, 000 mga empleyado.