Maging maayos: kung paano gamitin ang mga pagbabago sa track sa mga google doc

Mula noong 2014, pinayagan ng Google Docs ang mga tao na subaybayan ang mga pagbabago habang ang pag-edit o pakikipagtulungan sa kanilang trabaho sa iba. Ang kakayahang subaybayan ang mga pagbabago ay nagbibigay sa iyo ng higit pang kapangyarihan sa pag-edit sa dalawang paraan. Una, maaari mong mai-edit ang iyong sariling gawain nang hindi nagawa ang iyong mga pagbabago, kung sakaling gusto mo o ng ibang tao na suriin ang mga ito. Pangalawa, maaari kang lumikha ng isang dokumento at ibahagi ito sa iba, at maaari silang magmungkahi ng mga pagbabago sa file, na maaari mong makita at tanggapin, tanggihan, o karagdagang pagbabago. Ginagawa nito ang proseso ng pakikipagtulungan nang mas malinaw at mas madaling pamahalaan.

Habang tinutukoy ng maraming tao ang pag-andar na ito bilang Mga Pagbabago ng Track - iyon ang tinatawag na sa Microsoft Word, at mas matagal nang naroon doon - tinawag ito ng Google na Mungkahi. Gumagana ito sa katulad na tampok sa Microsoft Office. Sa katunayan, kung nag-import ka ng isang Google Doc sa Microsoft Word o kabaligtaran, ang lahat ng mga sinusubaybayan na pagbabago o mungkahi ay napanatili at nakikita.

Narito kung paano gamitin ang Mungkahi sa Google Docs.

Paano Paganahin ang Mode ng Mungkahi

Kung nagsusulat ka at nag-edit ng solo, o nagmumungkahi ka ng mga pagbabago sa gawain ng ibang tao, simulan sa pamamagitan ng paganahin ang mode ng Mungkahi. Sa desktop, tumingin sa kanang itaas na sulok ng screen para sa isang icon ng pen at ang salitang Pag-edit. I-click ito, at piliin ang Mungkahi. Sa mga mobile device, tingnan ang menu ng mga setting, kung saan tinawag itong mga pagbabago sa Mungkahi. I-on ang ito.

Kapag pinapagana mo ang Mungkahi, lumilitaw ang iyong mga bagong pag-edit sa pahina bilang mga pag-edit sa halip na nakatuon na teksto. Halimbawa, ang bawat pagtanggal ay lilitaw bilang teksto na may strikethrough. Ang mga bagong salita na type mo ay lilitaw sa isang bagong kulay (sa kasong ito berde).

Para sa bawat pagbabago na iminumungkahi mo, ang Google Docs ay lumilikha ng isang maliit na kahon ng buod sa kanang margin na nagpapakita na nagmungkahi ng pagbabago at kung ano ito. Nagbibigay din sa iyo ang mga box na buod na iyon at ang iba pang mga editor ng kapangyarihan na tanggapin o tanggihan ang mga pagbabago, na aking nasasakop nang mas detalyado sa ibang pagkakataon.

Paano Ibahagi ang Iyong Dokumento

Kung nais mong makatanggap ng mga iminungkahing pagbabago mula sa ibang tao, dapat mo munang ibahagi ang iyong dokumento at paganahin ang pag-edit. Sa kanang itaas na sulok sa desktop, i-click ang bughaw na pindutan ng Ibahagi. Sa mobile, ang pagpipilian ay nasa mga setting sa ilalim ng Ibahagi at Export. Maaari mong ibahagi ang dokumento sa mga taong pinili mo o sa pamamagitan ng pagbuo ng isang link na ginagawang nakikita ang dokumento sa sinumang may link na iyon.

Narito ang pinakamahalagang bahagi: Dapat mong ibigay ang pahintulot sa pag-edit ng iyong mga tagasosyo. Piliin ang Maaari I-edit mula sa naaangkop na pagpipilian.

Kapag natanggap ng iyong mga nakikipagtulungan ang dokumento, dapat nilang suriin na nagmumungkahi sila sa halip na Pag-edit upang makita ng lahat ang mga pagbabago. Kapag madalas na gumana ang mga koponan, ang lahat ay magagamit upang makita ang kanilang mga pag-edit sa screen at malalaman agad kung hindi pinapagana ang Mungkahi. Kung ang mga tao ay bago sa pagsubaybay sa mga pagbabago, maaaring kailanganin mong paalalahanan sila.

Paano Gumamit ng Mga Komento

Ang isang karaniwang panuntunan ng pag-edit (na binabasag ng lahat sa lahat ng oras) ay hindi kailanman isulat sa dokumento ang isang bagay na hindi mo nais nai-publish. Halimbawa, huwag maglagay ng isang biro bilang teksto ng placeholder, at huwag sumulat ng isang inline na komento. Ang mga tanong at mas matagal na pag-iisip para sa talakayan ay kabilang sa mga komento.

Upang magdagdag ng komento, hanapin ang icon sa toolbar na mukhang kahon ng pagsasalita na may plus sign sa gitna. Bilang kahalili, maaari mong i-highlight ang ilang teksto at ang pindutan ng pagkomento ay lilitaw sa tamang margin. I-click ito, at maaari mong idagdag ang iyong puna.

Lumilitaw ang mga puna sa kanang margin kasama ang lahat ng iba pang mga sinusubaybayan na pagbabago. Ang mga kolaborator ay maaaring tumugon sa mga komento, na nagbibigay-daan sa iyo na magkaroon ng isang talakayan nang tama sa dokumento tungkol sa mga pagbabagong maaaring gawin mo.

Paano Tumanggap, Tumanggi, at Malutas ang Mga Komento

Kapag ang lahat ng mga mungkahi ay nasa, ang sinumang may pangwakas na salita sa gawain ay maaaring basahin ang dokumento at tanggapin o tanggihan ang mga pagbabago.

Para sa mga komento, mayroon kang isang pagpipilian upang "lutasin" ang bawat isa. Ang paglutas ng isang puna ay nagtatanggal ng kasaysayan ng pag-uusap nang permanente at para sa lahat, kaya siguraduhin na ang bagay ay tunay na nalutas bago pagpindot sa pindutan na iyon.

Ano ang Nakikita ng Ibang Tao?

Isang bagay na dapat tandaan habang iminumungkahi mo ang mga pagbabago at gumawa ng mga puna sa isang dokumento ay kung ano ang nakikita ng ibang tao kung mayroon silang access sa parehong file. Halimbawa, maliban kung napili nila, ang nagmula sa may-akda o may-akda ay tumatanggap ng isang abiso sa email hinggil sa bawat solong mungkahi na iyong ginawa at komento na idinaragdag mo malapit sa real-time. Nangangahulugan ito, kung may nagmumungkahi ng isang pag-edit at pagkatapos ay nagbago ang kanilang isip, nakikita pa rin ng may-akda ang orihinal na mungkahi sa pamamagitan ng email. Ito ay isang karumaldumal.

Lubhang inirerekumenda ko na huwag paganahin ang mga notification na ito, lalo na kung nahihirapan kang mag-edit ang proseso. Sa halip na pahirapan ang iyong sarili sa kaalaman ng bawat maliit na pag-iisip na tumatawid sa isip ng iyong mga editor, pumunta sa Google Drive, i-click ang icon ng gear, at pumili ng mga setting. Sa ilalim ng Mga Abiso, siguraduhin na ang parehong mga kahon ay hindi mai-check.

Paano Gumamit ng Kasaysayan ng Bersyon

Ang isa pang tool na hindi mahigpit na bahagi ng Mungkahi ngunit gayunpaman kapaki-pakinabang para sa magkakasamang pagsulat at pag-edit ay Kasaysayan ng Bersyon.

Hanapin sa ilalim ng File> Kasaysayan ng Bersyon. Lumilitaw ang dalawang pagpipilian: Pangalan Kasalukuyang Bersyon at Kasaysayan ng Tingnan ang Bersyon.

Maaari mong gamitin ang Pangunahing Kasalukuyang Bersyon upang mai-save ang isang kopya ng iyong file bago mo ito buksan hanggang sa ibang mga tao para sa pag-edit. Sa ganoong paraan, kung may mali, tulad ng nakalimutan ng isang nakikipagtulungan na i-on ang Mungkahi, maaari mong mabilis at madaling bumalik sa iyong nakaraang draft.

Ang iba pang pagpipilian, Tingnan ang Bersyon ng Bersyon, ay ipinakita sa iyo dati na nai-save na mga bersyon ng file na may label na sa pamamagitan ng petsa at oras. Maaari mong baguhin ang mga pangalan sa isang bagay na mas naglalarawan kung makakatulong ito. Sa pagtingin mo sa mga nakaraang bersyon ng iyong file, nakikita mo ang mga pagbabago na naka-highlight sa ibang kulay. Ito ay isang kapaki-pakinabang na tool para sa pagtalikod ng orasan kung marahil ay tinanggap mo o tinanggihan ang mga pagbabago at ngayon ay nais mong hindi.

Paano Ihambing ang Mga Dokumento

Ang huling tool na nagkakahalaga ng pagbanggit ay isang bago na tinatawag na Paghambingin ang Mga Dokumento. Nasa ilalim ng menu ng Mga Tool (Mga Tool> Paghambingin ang mga dokumento). Gamit ang tool na ito, maaari mong ihambing ang dalawang dokumento upang makita kung ano ang pagkakaiba sa pagitan nila. Madaling gamitin ang paghahanap ng mga pagbabago na naidagdag (sinasadya o kung hindi man) sa iyong dokumento, sa iyo man o sa ibang tao. Ang view na ito ay maaari ring bunutin ang mga puna sa mga file.

Kung nakikipagtulungan ka sa isang pangkat ng mga tao na hindi bihasa sa pag-edit ng pangkat, maaari mong palaging makatipid ng isang draft ng iyong trabaho at ihambing ito sa na-edit na bersyon upang matiyak na walang mga pagbabago na hindi sinasadyang na-slide sa iyo.

Marami pang Mga Tip sa Google Docs

Mayroong ilang mga iba pang mga tip na nagkakahalaga ng pag-alam kung gumagamit ka ng mga Google Docs. Para sa mga nagsisimula, siguraduhin na alam mo kung paano i-save ang Google Docs offline. Sa ganoong paraan, ang mga outage sa internet at iba pang hindi inaasahang mga kaganapan ay hindi makagambala sa iyong trabaho. Maaari mo ring i-encrypt ang mga dokumento ng Google na nakaimbak sa Drive, isa pang madaling gamiting tip. Siguraduhing tuklasin ang aming listahan ng pinakamahusay na mga tip sa Google Docs.