Paano pumatay ng email gamit ang tamang software management software

Ang email ay nagdaragdag ng pagkapagod, lumilikha ng hindi kinakailangang gawain, at pinapagpapagaan ng mga tao. Walang sinuman ang maaaring maging pinakamahusay na bersyon ng kanilang sarili sa trabaho sa ilalim ng mga kundisyong ito. Sa huling ilang taon, ang mga organisasyon ay nagsimulang lumayo sa email sa pabor ng mga apps sa pagmemensahe ng koponan, tulad ng Slack at iba pang mga tool sa komunikasyon sa lugar ng trabaho. Ang paghahanap ng tamang tool, o hanay ng mga tool, ay nakakaapekto kung ang iyong koponan ay magagawang isuko ang kanilang tradisyonal na mga inbox. Para sa maraming mga koponan, ang software management software ay dapat na bahagi ng solusyon.

Ano ang Software Management Software?

Ang software management software, na tinatawag ding mga proyekto sa pamamahala ng proyekto, ay mga online na tool na ginagamit ng mga koponan upang subaybayan ang trabaho. Sa pinakamalawak na kahulugan, ang isang proyekto sa pamamahala ng proyekto ay maaaring maging anumang bagay mula sa isang kumplikadong piraso ng software para sa pamamahala ng trabaho, tulad ng Microsoft Project, sa isang pangunahing dapat gawin. Kasama sa mga pinakapangit na apps ang iba pang mga tool sa negosyo para sa pamamahala ng mga mapagkukunan, oras ng pagsubaybay sa gawain, o kahit na pagsingil.

Kami ay madalas na makilala ang iba't ibang mga uri ng mga tool sa pakikipagtulungan mula sa mga proyekto sa pamamahala ng proyekto upang mas madaling magrekomenda ng tamang app para sa tamang layunin. Iyon ay sinabi, ang dalawang kategorya at ilang iba pa (tulad ng kanban board apps at work-management apps) ay overlaply. Kaya't kung minsan ginagawa ko ang kaso na ang mga app tulad ng Asana, Trello, Airtable, at Basecamp ay hindi mahigpit na mga proyekto sa pamamahala ng proyekto, maaari naming isama ang mga ito dito.

Ano ang Ginagawa Mo sa Project Management Software?

Ang bawat proyekto sa pamamahala ng proyekto ay medyo naiiba, ngunit ang karamihan sa kanila ay nakikita mo ang iba't ibang mga aspeto ng trabaho ng iyong koponan nang hindi hinihiling sa iyo na tanungin ang iyong mga kasamahan tungkol sa kanila.

Kapag nag-log in, nakikita mo ang lahat ng mga gawain na dapat makumpleto ng iyong koponan at ang mga deadline. Nakita mo kung sino ang itinalaga sa kung anong gawain, kung at kailan nila ito nakumpleto, at kung mayroon silang anumang mga puna tungkol dito. Kung ang isa sa iyong mga kasamahan ay hindi inaasahan, maaari kang mag-log in sa proyekto sa pamamahala ng proyekto at suriin kung mayroon silang anumang kagyat na itinalaga ngayon na dapat kunin ng ibang miyembro ng koponan. Kung kasalukuyang gumagamit ka ng email upang sabihin sa isang tao na tapos na ang isang gawain, magtanong tungkol sa isang gawain, o magpadala ng isang bagay para sa pag-apruba, marahil ay makikinabang ka mula sa isang app sa pamamahala ng proyekto.

Mayroong higit pa kaysa dito. Habang ginagamit mo at ng iyong mga kasamahan ang isang proyekto sa pamamahala ng proyekto, pinapanatili ng app ang bilang ng gawaing magagawa. Gaano karaming mga gawain ang nakumpleto sa oras? Malalakas pa rin ba ang proyekto sa track na makumpleto ng deadline nito? Ang mga matatag na proyekto sa pamamahala ng proyekto ay may lahat ng mga uri ng mga tsart at grap upang matulungan kang pagmasdan ang ganitong uri ng bagay. Sa ganoong paraan, kung nagsisimula ang pagdulas ng proyekto, maaari mong makita ito nang maaga at magtrabaho upang maiwasan ito. Ngunit huwag tayong ma-sidetrack. Manatili tayo sa kung paano tinutulungan ng mga proyekto sa pamamahala ng proyekto ang mga tao na makipag-usap.

Ano ang Ginagawa ng isang Tagapamahala ng Proyekto?

Ang isang proyekto ay isang serye ng mga gawain. Ang isang tagapamahala ng proyekto ay ang taong nakakaalam kung ano ang lahat ng mga gawaing iyon - o sa pinakaunting pangangasiwa sa kanila. Minsan pinangangasiwaan ng manager ng proyekto ang mga gawain o inilalagay ito sa isang pool para maangkin ng mga tao. Pagkatapos ay binabantayan ng manager ng proyekto ang mga gawain at ang mga tao na ginagawa hanggang sa magawa na silang lahat.

Hindi lahat ng koponan ay may isang tagapamahala ng proyekto bawat se, ngunit ang karamihan ay may isang taong namamahala. Maaari itong maging isang may-ari ng negosyo, tagapamahala, o nangunguna sa koponan. Kung sino man ang iyong point person o pang-araw-araw na tagagawa ng desisyon, iyon ang iyong tagapamahala ng proyekto.

Bakit Hindi Masaya ang Email sa Mga Proyekto

Ang email ay electronic mail, na alam kong malinaw ang tunog, ngunit manatili sa akin dito. Ang mail ay isang kakila-kilabot na lugar para sa pagtatalaga ng trabaho. Isipin kung ang iyong mga atas ay dumating sa iyo sa pamamagitan ng mail na suso. Halos hindi nakakatawa. Ngunit ang email ay hindi lahat na naiiba sa regular na mail, maliban na mas mabilis ito.

Isipin kung ano ang mahusay sa pagbibigay ng email:

• nakakabit na komunikasyon sa isang daanan ng papel
• paghahatid ng dokumento

Ngayon isipin ang tungkol sa kung ano ang kailangang malaman ng isang manager ng proyekto kapag pinamamahalaan nila ang isang serye ng mga gawain:

• kung sino ang magagamit
• gaano karaming trabaho ang kasalukuyang nagtatrabaho sa bawat manggagawa at kung kailan ito dapat
• ang pag-unlad ng trabaho na naatasan (halimbawa, "Si John ay may dalawang mga gawain na naatasan sa kanya at pareho ang 90 porsyento na tapos na")
• isang kalendaryo ng mga deadlines
• ang kakayahang unahin at repisahin ang mga gawain batay sa mga pangangailangan ng proyekto

Ang paggawa ng uri ng trabaho sa pamamagitan ng koreo ay nakakatawa.

Mas mahalaga, ang paraan ng karamihan sa mga manggagawa sa opisina ay gumagamit ng email ay lumilikha ng mga pagkagambala. Kapag dumating ang mga bagong mensahe ng email na may mga dings o mga pop-up notification, karaniwang suriin ng mga manggagawa upang matiyak na ang papasok na mensahe ay hindi kagyat. Pagkatapos ay bumalik sila sa aming ginagawa hanggang sa susunod na pagkagambala. Ginagawa ito ng buong araw, sinusuri at pag-scan ang kanilang email. Maraming mga pag-aaral ang nagpapakita na ang paggamit ng email ay tumatagal ng halos 30 porsyento ng araw ng isang manggagawa sa kaalaman, at ang oras na iyon ay kumakalat nang pantay-pantay sa buong araw, sa halip na sa mga hiwalay na mga tipak. Sa madaling salita, ang email ay patuloy na nakakagambala sa amin.

Ang mga pagkagambala ay karaniwang may isang negatibong negatibong epekto, kahit na maaaring hindi ito sa paraang ipinapalagay mo. Ang mga pagkagambala ay nagpaparamdam sa mga tao na mas mabibigat ang pagkapagod at tulad ng mayroon silang isang mas malaking workload kaysa sa talagang ginagawa nila. Nararamdaman din ng mga tao ang mas malaking pagkabigo at presyon ng oras.

Ang paraan ng pakikipag-ugnay sa mga tao sa email ay humahantong din sa nasayang na oras. Nawawalan kami ng oras kung kailan namin muling basahin ang parehong email na na-scan namin nang mas maaga dahil nakalimutan namin ang sinabi nito. Kung nakalimutan mo kung ano ang petsa para sa isang key na maihahatid, ang paghuhukay nito sa labas ng email ay tumatagal ng oras. At paano kung ang email na iyong hinuhukay ay isang luma at ang petsa ay mula nang sumulong sa isang linggo?

Ito ay upang sabihin na ang email ay hindi idinisenyo para sa pamamahala ng mga gawain. Ito ang maling tool para sa trabahong iyon.

Pakikipag-usap Sa isang Serbisyo sa Pamamahala ng Proyekto

Ang pamamahala ng proyekto ay nagsasangkot ng pag-juggling ng mga tao at mga mapagkukunan, pag-iingat sa maingat na oras, at muling pagbibigay ng pamamahagi o pagpapahiwatig ng mga gawain habang nagbabago ang sitwasyon. Ang software management software ay idinisenyo upang hawakan ang mga uri ng mga isyu at iba pa na karaniwang pag-crop sa panahon ng isang proyekto.

Ano ang gusto nitong makipag-usap sa isang proyekto sa pamamahala ng proyekto kumpara sa email? Ito ay tulad ng pagkakaiba sa pagitan ng nakakakita ng isang bagay gamit ang iyong sariling mga mata at pagbabasa ng isang paglalarawan nito. Sa unang senaryo, mayroon kang kontrol sa nais mong makita at kailan. Sa ikalawa, umaasa ka sa ibang mga tao na mag-type ng mga mensahe na nagsasabi sa iyo ng inaakala nilang pinakamahalaga - o, mas masahol pa, sa palagay nila na gusto mong marinig.

Iba't ibang mga aplikasyon sa pamamahala ng proyekto ay may iba't ibang mga tool para sa pakikipag-usap. Halos lahat ng mga ito ay sumusuporta sa @ pagbanggit, halimbawa. Ang nakikita bilang Slack at iba pang mga apps sa pagmemensahe ng koponan ay naging napakapopular, maaari mong madalas na ikonekta ang mga ito sa iyong app sa pamamahala ng proyekto, at sa gayon ay i-stream ang iyong mga pag-uusap sa isang lugar. Kung wala ka nang isang koponan ng chat sa koponan, maaari mong laktawan ito at sa halip ay maghanap ng isang proyekto sa pamamahala ng proyekto na kasama ang isang in-app chat box. Parehong nag-aalok ito ng Zoho Proyekto at ProofHub.

Sabihin natin na ang proyekto na pinag-uusapan ay may maraming mga visual na elemento, at ang koponan na nagtatrabaho dito ay kailangang talakayin ang mga ito. Ang iyong buhay ay magiging mas madali kung mayroon kang mga tool sa markup ng imahe sa iyong app sa pamamahala ng proyekto. Sa ganoong paraan, maaari mong elektrikal na magsulat ng isang imahe at maglakip ng mga komento, na ginagawang mas madali para sa lahat sa iyong koponan na parehong magbigay at maunawaan ang feedback. Ang Volerro ay isang halimbawa ng isang app sa pamamahala ng proyekto na may mga tool sa markup.

Tulad ng nabanggit, hawakan ng mga proyekto sa pamamahala ng proyekto ang lahat ng mga pangunahing bagay na kailangan mo upang mag-juggle at subaybayan, tulad ng mga gawain, mga deadline, pag-unlad, at mga nagtatalaga. Ang lahat ng impormasyong iyon ay makikita sa mga nangangailangan nito. Sa kahulugan na iyon, hindi gaanong kailangan upang makipag-usap tungkol sa mga ganitong uri ng mga bagay. Hindi mo na kailangang mag-email sa isang tao at CC kalahating dosenang mga tao upang malaman kung halos tapos na sila sa isang gawain kapag maaari kang mag-log in sa system at makita itong minarkahan bilang 75% tapos na. Ang isang pulutong ng mga bagay-bagay na nangangailangan sa iyo na basahin sa pagitan ng mga linya kapag gumagamit ng email para sa gawain-pamamahala ay biglang nagiging malinaw sa kristal kapag gumagamit ka ng software management software.

Mas kaunting Oras sa Pag-email ay nangangahulugan ng Higit pang Oras sa Paggana

Ang mga pakinabang ng pagkuha ng isang koponan sa email at sa isang app management management upang makipag-usap ay maaaring maging napakalaking. Ang pagbawas sa email lamang ay siguradong mapapasaya ang lahat, ngunit ang pales nito kumpara sa idinagdag na halaga ng pagkakaroon ng higit na kakayahang makita sa kung sino ang gumagawa ng ano, ano pa ang kanilang ginagawa, at ang katayuan ng bawat gawain. Mas madali itong magkaroon ng tumpak na impormasyon sa kamay habang nagtatrabaho ka, upang ang mga gumagawa ng desisyon ay maaaring gumawa ng magagandang desisyon.

Para sa mas tiyak na mga tip sa pagtatrabaho sa isang app sa pamamahala ng proyekto, tingnan ang 7 Mga Paraan upang Pasimplehin ang Pamamahala ng Proyekto sa Mga Proyekto sa Gawain at 5 Mga Tampok ng Mga Proyekto ng Zoho upang Pag-ayos ng Iyong Negosyo.