Paano ang mga negosyo ay maaaring manatili sa tuktok ng pagbabago ng mga regulasyon sa pagsunod

Ang mga negosyong nasa mataas na regulated na industriya tulad ng pananalapi at pangangalaga sa kalusugan ay palaging nahaharap sa pagbabago ng mga regulasyon sa pagsunod bilang mga negosyo na nagtatrabaho malapit sa lokal at pamahalaan ng estado. Ang mga bagong patakaran at panuntunan ay kailangang nakahanay sa buong antas ng isang samahan, at ang papel na ginagampanan ng "etika at propesyonal sa pagsunod" ay madalas na nahuhulog sa mga tagapamahala ng tao (HR) at mga departamento ng teknolohiya ng impormasyon (IT). Ang mga propesyonal na ito ay madalas na responsable para sa mga bagay tulad ng pangangasiwa ng imprastraktura at seguridad sa network, na kasama ang paggamit ng virtual pribadong network (VPN) upang maprotektahan ang sensitibong data ng korporasyon kapag na-access ng mga malalayong empleyado. Ang mga propesyonal sa HR at IT ay kailangang mapanatili ang mga sistemang ito habang tinitiyak na ang negosyo ay nananatiling sumusunod sa data, privacy, at iba pang mga regulasyon.

Ngunit paano mananatiling sumusunod ang mga negosyo? Ayon sa pananaliksik mula sa NAVEX Global, ang sagot ay maaaring sa pamamagitan ng paggamit ng mas mahusay na awtomatikong software management management software. Ang 2016 Etika at Pagsunod ng kumpanya ng Taho sa Pamamahala ng Patakaran sa Benchmark ng Patakaran sa Third-Party ay nag-survey ng 1, 075 na mga respondente sa buong mundo (75 porsyento sa US) sa buong malawak na hanay ng mga industriya. Kasama sa mga industriya na ito ang pangangalagang pangkalusugan, paggawa, at pagbabangko at pananalapi sa mga hindi pangkalakal, seguro, enerhiya at kagamitan, pamahalaan at administrasyon, at mga negosyo sa teknolohiya. Ang ulat ay nag-survey sa mga senior executive at managers na namamahala sa etika at pagsunod sa kanilang kasalukuyang mga hamon sa pamamahala ng patakaran, at kung anong mga diskarte at solusyon ang maaaring mapagbuti ang proseso sa kanilang samahan. (Tingnan ang ulat ng 2018 sa pamamagitan ng parehong pangalan dito.)

Nakipag-usap kami kay Randy Stephens, Bise Presidente ng Advisory Services sa NAVEX Global (at co-may-akda ng ulat ng 2016) tungkol sa mga pangunahing takeaways mula sa pananaliksik, at kung paano malulutas ng mga negosyo ang proactive na pagsunod, kapwa mula sa isang teknolohiya at isang pang-organisasyon na paninindigan.

"Ang nahanap namin ay, sa pangkalahatan, at hindi ito isang sorpresa, maraming mga tao ang hindi nasisiyahan sa kanilang mga programa sa pamamahala ng patakaran pagdating sa pagsunod. Kahit na sa mga nasisiyahan, palaging may silid para sa pagpapabuti, " sabi ni Stephens . "Nakita namin na ang parehong badyet at responsibilidad para sa pamamahala ng patakaran ay maaaring kumalat sa isang malaking grupo ng mga yunit ng negosyo, at ang pagkalat ng responsibilidad sa loob ng samahan ay maaaring mag-ambag sa isang kakulangan ng kahusayan."

Paglabag sa Ulat

Ang sample ng pananaliksik ng NAVEX Global ay nag-span ng mga sumasagot sa maliit (25 porsiyento), midsize (31 porsiyento), at negosyo ng negosyo (43 porsyento), na may mga kita mula sa mas mababa sa $ 50 milyon hanggang sa higit sa $ 1 bilyon, pati na rin ang mga organisasyon ng gobyerno at hindi pangkalakal. Ang pinakakaraniwang uri ng mga sumasagot ay mga dedikado na mga etika at pagsunod sa mga propesyonal, ngunit kasama rin sa pananaliksik ang mga respondente tulad ng mga analyst ng negosyo at HR, IT, panloob na pag-audit, ligal, pamamahala sa peligro, at mga propesyonal sa seguridad na namamahala sa pagsunod sa loob ng kanilang samahan.

Ang mga sumusunod ay ilang mga pangunahing take take mula sa ulat. Maaaring pumili ng mga sagot ang maraming sagot:

• Halos kalahati ng mga samahan (47 porsyento) ang sinabi ng kanilang pinakamataas na hamon sa pamamahala ng patakaran ay ang pagsunod sa mga patakaran hanggang sa bago at pagbabago ng mga regulasyon.
• Ang iba pang nangungunang mga hamon sa pamamahala ng patakaran ay kasama ang mga empleyado sa pagsasanay sa mga patakaran (40 porsyento), pagbabawas ng patakaran at kawastuhan (32 porsyento), hinihiling partikular na nauugnay sa pagsunod sa ligal (31 porsyento), madaling pag-access sa kasalukuyang mga patakaran at pamamaraan (28 porsyento), at pamamahala ng dokumento (DM) (23 porsyento).
• Mahigit sa 50 porsyento ng mga samahan ang mayroong pito o higit pang mga kagawaran na may ilang pagmamay-ari ng pamamahala sa patakaran at proseso ng pagbabadyet, at halos 50 porsyento ang nagsabing wala silang pondo para sa pamamahala ng patakaran o bahagi ito ng isang badyet na saklaw ng kumpanya.
• Ang 57 porsyento ng mga respondents ay gumagamit ng online na pagsasanay upang matiyak ang pag-unawa sa patakaran, na sinundan ng malapit sa 55 porsyento na gumagamit ng pagsasanay sa in-person.
• Nalaman ng ulat na ang awtomatikong software ay nagpabuti ng pagpapatupad ng pamamahala ng patakaran ng 16 porsiyento sa pangkalahatan, na may partikular na pagiging epektibo sa pagpapabuti ng kahusayan ng kalidad ng patakaran, komunikasyon, daloy ng trabaho, at pag-access.

Nagbibigay ang NAVEX Global ng pagsunod at software management management, mga serbisyo, at pagkonsulta. Kinilala ni Stephens na ang kumpanya ay mayroong isang vested na interes sa paggamit ng awtomatikong software ngunit stressed na ang ulat ay vendor-agnostic.

"Ang isa sa mga nangungunang hamon ay ang pagsunod sa pagbabago ng mga batas at regulasyon, " sabi ni Stephens. "Iyon ang isa sa mga lugar kung saan talagang nagpupumiglas ang mga tao. Ang paraan ng awtomatikong proseso ay naglalaro ay ang mga patakaran sa isang epektibong programa ay regular na suriin - pag-update, pagsalin, pag-control ng bersyon, lahat ng kailangan mo upang matiyak na ang mga tao ay may access sa pinakabagong Sa huli, kung ano ang pinaka-halata sa ulat ay ang mga tao na may isang awtomatikong proseso ng pamamahala ng patakaran, isang diskarte na hinimok ng software, ay ang mga napansin na ang kanilang mga programa ay ang pinaka-epektibo. At iyon ay totoo sa bawat solong pamantayan. "

5 Mga Hakbang sa Pamamahala ng Patakaran na Maaaring Dalhin ng Iyong Negosyo

Ang software management management ay maaaring magkakaiba depende sa industriya. Mula sa software sa pagsasanay sa pagsunod sa seguridad sa kalusugan tulad ng Accountable sa dalubhasang mga solusyon para sa umiiral na pakikipagtulungan at DM software tulad ng Microsoft SharePoint Online, ang mga solusyon ay darating sa lahat ng mga hugis at sukat, at nag-iiba depende sa kung gaano kalalim ang pagsasama nila sa mga umiiral na mga system.

Ngunit, anuman ang system na ginagamit ng iyong negosyo upang pamahalaan ang pagsunod at mga patakaran, sinabi ni Stephens na mayroong maraming mga pangunahing hakbang sa organisasyon na maaari mong gawin upang mapabuti ang pamamahala ng patakaran at pananagutan, habang tinitiyak na ang lahat ng nasa samahan ay napapanahon. Ang sumusunod ay ang kanyang limang rekomendasyon:

1. May-ari ng Mga May-ari ng Patakaran

Sinabi ni Stephens na ang mga pagkabigo sa pagsunod ay maaaring madalas na magmumula sa sinuman na mag-check up sa isang patakaran para sa buwan o taon matapos itong ma-institute. Ang mga kumpanya ay maaaring tumakbo sa problema pagdating sa pananagutan o pagkilos ng disiplina kung ang isang empleyado ay lumabag sa isang patakaran ngunit ang opisyal ng pagsunod ay hindi maaaring ilagay ang kanyang daliri sa kung ano ang patakaran ay nilabag.

"Kailangang magkaroon ng isang may-ari ang mga patakaran, " sabi ni Stephens. "Minsan maaaring mayroong maraming mga partido na may input, ngunit ang isang tao ay kailangang nagmamay-ari ng patakaran na iyon at tiyaking sumasalamin ito sa mga pagbabago sa mga batas, regulasyon, at kasanayan ng kumpanya.

2. Madaling Pag-access at Pag-access

Sinabi ni Stephens na ang mga polise ay madalas na kumakalat sa buong samahan, mula sa mga patakaran ng HR at IT hanggang sa mga police sa kalusugan at kaligtasan. Kaya ang mga negosyo ay kailangang tiyakin na ang mga polise ay madaling magamit, maging sa pamamagitan ng software management management, isang intranet ng kumpanya o HR portal, o isang platform ng DM.

"Kung may tanong ang mga empleyado, kailangan nilang tingnan ang patakaran. Kung hindi nila ito mahanap, hindi sila masanay, " sabi ni Stephens. "Iyon ay kung saan ang mga awtomatikong solusyon ay ang mga hand-down na tagumpay dahil ang mga patakarang iyon ay nakalagay sa isang sentral na lokasyon. Ang mga site ng SharePoint at intranet ay maaaring gumana, ngunit sa mga madalas mong makita mayroon pa ring kakulangan ng sentralisadong kontrol. Kung hindi mo makagawa ang patakarang iyon na madaling magagamit at maiintindihan ng karamihan sa mga gumagamit, hindi ka magkakaroon ng mahusay na pagsunod. "

3. Pakikipag-ugnayan sa pagitan

Ang pagtatakda ng mga responsibilidad at pamamahala ng patakaran sa lahat ng mga kagawaran sa loob ng isang kumpanya o malaking organisasyon ay nangangailangan ng bukas na komunikasyon upang matiyak na ang lahat ay mananatiling naka-sync. Sinabi ni Stephens na kung sa pamamagitan ng ilang uri ng komite ng patakaran o isang regular na pagsusuri, ang mga negosyo ay nangangailangan ng mga opisyal ng pagsunod upang makipagtulungan sa buong samahan at sumasang-ayon sa mga karaniwang punto tulad ng aksyon sa disiplina.

"Pag-isipan ang tungkol sa ligal na kagawaran na nangangailangan upang tumingin sa mga patakaran mula sa isang panuntunan sa regulasyon, at pagkatapos ay ang grupo ng pag-unlad o pangkat ng HR ay tumitingin sa mga patakaran upang matiyak na madali silang basahin at maiintindihan, " sabi ni Stephens. "Pinagsama ang mga taong iyon nang regular upang matiyak na responsibilidad at tiyakin na mai-update ang mga patakaran at magagamit sa lahat."

4. Pagsasanay sa Online

Sinabi ni Stephens na ang isa sa mga pangunahing takeaway mula sa survey ay ang online na pagsasanay ay ang pinaka-epektibong paraan upang maihatid ang mga pagbabago sa pagbabago ng patakaran at matiyak na ang kamalayan sa buong samahan. Sinuri ng PCMag ang isang bilang ng mga mahusay na platform sa pag-aaral sa online at mga sistema ng pamamahala ng pagkatuto (LMS) na maaaring maihatid ang ganitong uri ng impormasyon sa pagsasanay sa mga empleyado, kabilang ang Choice Docebo 'Choice.

"Ito ay tungkol sa pagtali sa mga patakaran at pagsasanay nang sama-sama sa isang walang tahi na paraan, " sabi ni Stephens. "Ang paggawa nito sa isang awtomatikong sistema, madaling subaybayan kung sino ang nakakita sa email ng patakaran o pagsasanay sa isang bago o na-update na patakaran, na basahin ito, na kinilala ito, at kung sino ang nakumpleto ang sertipikasyon."

5. Pamamahala sa Automation at Insidente

Ipinaliwanag ni Stephens na ang awtomatikong software ay ang pinakamadaling paraan upang makontrol ang proseso ng paglikha, pag-update, pagsusuri, at pag-post ng mga patakaran. Mahalaga rin ang control ng bersyon, na nagpapahintulot sa mga negosyo na subaybayan kung sino ang susuriin o na-update ang isang patakaran at kung nakikipag-ugnayan ba sila o hindi pinakabagong bersyon. Sa puntong iyon, sinabi ni Stephens na mahalaga na limitahan ang pag-access sa patakaran at itali ang mga pag-update ng patakaran kasama ang pamamahala ng insidente para sa mas aktibong pagsunod.

"Lalo na kung nakikipag-ugnayan ka sa mga patakaran sa iba't ibang departamento at maraming mga bansa para sa mga multinasyunal na organisasyon, tinitiyak ng pag-access at kakayahang ito na ang isang patakaran ay talagang naaangkop, sabihin natin, sa iyong mga empleyado sa UK, " paliwanag ni Stephens. "At pagkatapos ay mayroon ka ng control na bersyon upang makita kung anong mga pagbabago ang nagawa at sinuri ito, at ipadala ang mabilis na pag-update sa gumagamit na ipaalam sa kanila na gumawa ka ng pagbabago sa kanilang patakaran sa paglalakbay."

"Pagkatapos, habang pinamamahalaan mo ang iyong ibinahagi sa mga gumagamit at pagsubaybay sa iyong sinanay sa kanila, maaari mo ring mai-link ito sa pag-uulat ng insidente sa pamamahala, " dagdag niya. "Kung ang isang gumagamit ay may isang katanungan o isang isyu, maaari mong itaas ang isang isyu at awtomatikong mai-convert iyon sa isang ulat upang magdagdag ng isang higit na antas ng kahusayan sa pagsunod sa anumang patakaran na iyong kinakaharap. Hindi mo maaasahan na sumunod ang mga tao sa isang patakaran kung wala silang ideya kung ano ang mga inaasahan. "