Mga manggagawa sa tanggapan sa bahay: isang hukbo ng mga virtual na katulong

Masarap makuha ang pagkilala sa National Small Business Week sa linggong ito, ngunit maraming mga manggagawa sa bahay na nakatira ang maliit na buhay ng negosyo pitong araw bawat linggo. Gayunman, naintriga ako, upang makahanap ng isang kumpanya na nakikipag-ugnay sa mga manggagawa na ito kasama ang mga kumpanya mula sa bahay-bahay hanggang sa negosyo. Ito ay isang sangkap na nakabase sa metro sa Atlanta na tinatawag na eaHELP na tumutugma sa mga manggagawa sa tanggapan sa bahay kasama ang mga kumpanya sa kabuuan ng dose-dosenang mga industriya. Mayroon silang mga kliyente ng negosyo na nagmula sa mga nagtitingi at mga ahensya sa pamilihan ng digital hanggang sa mga hindi pangkalakal at unibersidad.

Nakipag-usap ako sa presidente ng kumpanya na si Tricia Sciortino tungkol sa kung paano tinatalakay ng eaHELP ang mga virtual na katulong nito at tumutugma sa kanilang mga kasanayan sa kasanayan sa mga negosyo. Napag-usapan din namin ang tungkol sa kung anong mga tool, estratehiya, at uri ng kultura ng trabaho sa opisina ng bahay na kailangan mo sa lugar upang matiyak ang isang malusog na relasyon sa trabaho at malayong pagiging produktibo sa pagitan ng virtual na katulong at employer. Si Sciortino ay ang unang virtual na katulong na tinanggap ng eaHELP, at alam muna kung paano pamahalaan ang balanse sa buhay ng trabaho ng isang manggagawa sa opisina.

PCMag: Sabihin mo sa akin ng kaunti tungkol sa eaHELP.

Tricia Sciortino: Nagbibigay kami ng tinatawag naming virtual assistant (VA) na solusyon para sa mga abalang pinuno. Kami ang isasaalang-alang ko sa isang firm na firm ng VA. Tinutulungan namin ang lahat ng mga uri ng mga namumuno sa iba't ibang genre - mula sa solopreneur at negosyante hanggang sa mga maliliit na executive executive ng kumpanya - na may mga solusyon sa VA na maaaring saklaw mula sa napakaliit na pagdaragdag ng limang oras sa isang linggo hanggang sa buong oras. Masaya kaming magbigay ng tulong na nagpapahintulot sa pinuno na talagang lumabas sa mga bahagi ng administratibo, at mag-alala tungkol sa nakatuon sa negosyo, pakikitungo sa mga kliyente, o paglikha ng isang plano sa negosyo. Ito ay tumatagal ng mga ito sa pag-aalala tungkol sa mga detalye.

PCMag: Ito ang National Small Business Week. Bakit kailangan ng isang maliit na negosyo ng isang virtual na katulong?

Sciortino: Gusto kong sabihin na ang karamihan sa aming mga kliyente ay maliit na negosyo. Karaniwan nalaman namin na, bilang isang maliit na kumpanya, maaaring hindi mo kailangang umarkila ng isang tao sa site nang buong oras; baka kailangan mo ng lima o 10 oras sa isang linggo. Sabihin mo na 10 oras. Pumasok sila mula 9:00 hanggang 11:00 bawat umaga at pagkatapos ay wala na sila. Ngunit sa isang VA, ang mga oras na iyon ay nababaluktot. Maaari kang gumamit ng 30 minuto sa 9:00 AM at pagkatapos ng 15 minuto sa tanghali. Maaari mong maikalat ang iyong oras sa araw at linggo, at gumamit ng mga part-time na oras sa nararamdaman tulad ng isang napaka-full-time, on-call na uri ng paraan.

PCMag: Paano ako magiging isang VA at magtrabaho para sa eaHELP?

Sciortino: Mayroon kaming pahina sa aming mga karera ng isang application na hiniling namin sa aming mga kandidato na isumite, at sisimulan nito ang proseso ng isang aplikante na nakikisali sa aming koponan sa pagkuha. Kinukuha namin ang lahat ng aming mga aplikante sa pamamagitan ng isang malalim na proseso ng pag-vetting kasanayan at kakayahan. Pinaghihiwa-hiwalay natin sila sa dalawang kategorya: malambot na kasanayan at mahirap na kasanayan. At hinahanap namin kung ano ang isinasaalang-alang namin ng maraming lalim sa aming bench, dahil kami ay sadyang intensyon tungkol sa aming mga kliyente na partikular na naitugma sa higit sa kasanayan na kailangan o kailangan ng gawain.

Siyempre, sinusuri namin ang mga kakayahan ng tech ng mga aplikante: kung ano ang PC na kanilang pinagtatrabahuhan, kung anong mga programa ang mayroon silang access at kasanayan, ngunit naghahanap din kami ng mga malambot na kasanayan. Ang pagiging isang mahusay na tagapagbalita ay mas mahalaga kaysa sa kung mayroon kang Microsoft Office. Nais namin ang mga tao na sobrang tumutugon, isang mahusay na propesyonal na nakasulat na tagapagbalita - isang taong lubos na nakakaengganyo, masigasig, at sapat na mapagkukunan upang mahanap ang mga sagot kung ang kanilang kliyente ay nagtanong sa kanila sa isang bagay na hindi pa nila nagawa. Bilang karagdagan, pinatutunayan at napatunayan namin ang mga mahirap na kasanayan na sinasabi nila na mayroon sila, kasama ang ilang karaniwang mga gawain sa VA tulad ng pamamahala ng kalendaryo, pamamahala ng email, at pag-book ng isang paglalakbay.

PCMag: Ano ang kailangan ng isang home office worker upang maging matagumpay?

Sciortino: Ang unang bagay ay palaging isang dedikadong workspace. Maaaring hindi ka magkaroon ng isang labis na silid sa iyong bahay ng isang opisina, ngunit kailangan mo ng isang tukoy na lugar na tinawag mo ang iyong opisina, kahit na ito ang sulok ng iyong sala o isang ekstrang silid-tulugan o anupaman. masasabi mo, "nasa trabaho ako; naglalakad ako sa puwang ng opisina ko." Talagang sinisiyasat namin iyon at tinitiyak na ang aming mga virtual na katulong ay may nakalaang puwang at nagtatrabaho sila sa tinatawag nating "distraction-free zone." Kung sinusubukan mong magtrabaho sa talahanayan ng iyong kusina at mayroon kang pamilya o mga bata (o mga alagang hayop) na dumaraan, hindi ito gagana.

Ang pangalawang bagay na sasabihin ko ay, ang pagtataguyod ng mga hangganan sa iyong oras ng pagtatrabaho. Napakadaling laging gumagana kapag nagtatrabaho ka mula sa bahay dahil wala kang pagpipilian na umalis sa opisina; ang trabaho ay mananatili sa opisina. At ngayon, tapos ka na para sa araw, napakadaling suriin ang iyong email nang isa pang oras habang nagluluto ka ng hapunan. Kailangan mong maglagay ng oras ng pagsisimula at oras ng paghinto sa makakaya mo, na parang nagtatrabaho ka sa isang opisina. Pinakamainam para sa iyong personal na mga hangganan na sabihin, "Gagawin ako sa pamamagitan ng 6:00 bawat araw, " upang maiwasan ang pagkasunog o pakiramdam na parang patuloy kang nagtatrabaho. Ako ay sinabi ng aking anak na babae sa akin, "Nanay, gumagana ka lang ba sa lahat ng oras?" at naisip ko, "Ouch, tama siya." Hinayaan kong dumugo ito.

Ang isa pang bagay na maaari naming idagdag sa iyon ay ang pag-iskedyul ng oras kapag nasa labas ng iyong bahay. Maaari itong maging isang petsa ng tanghalian sa iyong kapit-bahay o maaaring gumana ito sa Starbucks ng ilang oras sa isang linggo. Ikaw ay magiging isang maliit na gumulo-baliw at pakiramdam na parang naka-box ka kung … ikaw ay nakakulong sa iyong desk sa buong araw.

Ang pangwakas na bahagi ay maging sinasadya tungkol sa iyong teknolohiya at mga tool na makakatulong sa iyo na gumana nang malayuan, kung ang pagkakaroon ng isang makina na maaaring panghawakan ang iyong kargamento: isang mahusay na computer, mahusay na software, isang malinis na makina, isang mas bagong makina. Ngunit maaari rin itong maging mga bagay tulad ng paggamit ng isang programa na makakatulong sa iyo na ibahagi sa mga tao tulad ng Basecamp o Slack. Ang pagkakaroon ng mahusay na teknolohiya at pagiging komportable sa paggamit ng isang computer at mga bagong teknolohiya ay talagang nagdaragdag sa pakinabang ng pagiging isang malayong manggagawa.

PCMag: Ano ang kailangan ng tagapamahala upang maging matagumpay ang isang manggagawa sa tanggapan sa bahay? Nakatanggap lang ako ng isang programa na "fosters tiwala sa pagitan ng mga employer at empleyado." Ito ay tumatagal ng isang screenshot bawat tatlong minuto. Iyon ay hindi tunog masyadong nagtitiwala.

Sciortino: Napagtanto namin na kung minsan ay mahirap para sa isang tao na makatrabaho kasama ang isang tao kung hindi sila sanay; nangangailangan ng oras upang maitaguyod ang tiwalang iyon na ginagawa ng taong nasa kabilang panig ang gawain na hiniling mo sa kanila. Gayunpaman, may mga bagay na inirerekumenda namin sa aming mga kliyente at mga VA na gumagamit ng mga tool sa komunikasyon upang matulungan ang mga ito sa kahabaan. Inirerekumenda namin ang pagkakaroon ng hindi bababa sa isang beses-isang-linggo na pagpupulong ng video upang mapuslit kung ano ang kailangang gawin sa linggong ito at kung ano ang naiwan mula sa nakaraang linggo na maaari mong makita nang harapan, maaari mong basahin ang wika ng katawan. Iyon lamang ang isang bagay na talagang pinaniniwalaan natin; kung nagtatrabaho ka nang malayuan, kailangan mo ng isang webcam.

Mayroon din kaming maraming mga tool na inirerekumenda namin upang matulungan ang mga tao na manatiling malapit na konektado. Mayroong iba't ibang mga app kung saan maaari kang magbahagi ng mga lugar ng trabaho, tulad ng Basecamp, Asana, Evernote, at Wunderlist, kung saan makikita mo ang gawaing ginagawa ng mga tao sa buong araw (at pagdaragdag ng isang tala o pagkumpleto ng isang gawain). Napakadaling sabihin, "Hoy, tingnan natin kung nasaan kami sa proyektong ito."

At pagkatapos ay inirerekumenda namin ang mga bagay tulad ng mga app para sa iyong telepono, pagiging komportable sa pag-text o paggamit ng mga app tulad ng Voxer o HeyTell (kung saan tulad ng isang mabilis na walkie-talkie upang magpadala ng isang memo ng boses).

Matapat, sinubukan naming huwag masyadong kumplikado hanggang sa paghihikayat ng kultura at koponan. Gumagamit kami ng mga bagay tulad ng Facebook, at mayroon kaming mga pribadong grupo para sa aming koponan kung saan kami ay nananatiling konektado. Sila ang tinatawag nating virtual water cooler, na nagtatanong sa one-off na tanong, "Hoy, guys, anumang payo, may karanasan ba ang sinuman?" Ang koponan ay nag-uuplay sa bawat isa para sa tulong.

Nag-post din kami ng lingguhang benta sa muling pag-urong: "Hoy, koponan, narito kami patungo. Uy, mahusay na kudos at hiyawan." Ang aming virtual office ay ang pribadong grupo ng Facebook, at ito ay isa sa mga pinakamalaking tagumpay sa pagbuo ng koponan para sa amin.