Paghahanda: gumamit ng mga folder upang ma-unclutter ang iyong desktop

Ang pagkuha at pagpapanatiling maayos ay tulad ng pagkawala ng timbang. Ang mga panandaliang solusyon ay hindi gumagana. Kailangan mong gumawa ng mga pagbabago sa pamumuhay na maaaring manatili ka at ang iyong mga empleyado o kasosyo sa negosyo sa pangmatagalang.

Sa seryeng ito, magbibigay ako ng mga tip sa kung paano makuha ang parehong negosyo at ang iyong sariling personal na data na naayos. Ipinaliwanag ng nakaraang artikulo ang kahalagahan ng pag-unawa kung paano iniisip ng iyong negosyo tungkol sa impormasyon. Ngayon ipapakita ko sa iyo kung paano ilalagay ang batayan na iyon gamit ang mga computer na pinangalanang folder at istruktura. Ang karamihan sa mga negosyo ay magpapatupad ng mga istrukturang ito ng folder alinman sa kanilang mga server o sa loob ng isang suite ng proyekto-pamamahala, ngunit pantay silang naaangkop mismo sa iyong sariling desktop o sa isang e-mail client.

Ano ba talaga ang mga Folder?

Ang mga folder ay ang balangkas ng iyong negosyo. Tulad ng istraktura ng isang gusali, sinusuportahan nila ang lahat na umakyat sa paligid nila, mula sa malikhaing disenyo hanggang sa diretso na pag-andar.

Nagtrabaho ako sa pitong magkakaibang tanggapan sa takbo ng aking karera. Ang mga koponan na may malinis at pangkaraniwang mga istruktura ng folder ay palaging ang pinakamahusay na nakaposisyon para sa patuloy na tagumpay at paglaki.

Ang mga maliliit na negosyo ay partikular na dapat tandaan na ang katotohanan: Ang isang organisadong kumpanya ay isa na nakaposisyon para sa paglaki. Maaari mong isipin na dahil may dalawang tao lamang sa kumpanya ngayon, maaari kang magtago ng maraming impormasyon sa iyong ulo at hindi mai-map ito sa isang istraktura ng folder. Sa kasamaang palad, kapag oras na upang umarkila ng mga bagong empleyado at palaguin ang iyong negosyo, mag-aaksaya ka ng maraming oras sa pagtuturo sa kanila ng iyong pinagsama-samang sistema. Sasayangin mo ang mas maraming oras at pera sa pagwawasto ng mga pagkakamali, oras at pera na dapat mong paggastos sa paglaki.

Ang istraktura ng iyong folder ay isang salamin ng istraktura ng iyong negosyo. Ang mga folder ay nested sa loob ng iba pang mga folder sa isang hierarchical system na kailangang tumugma sa hierarchical order ng iyong trabaho.

Sa pag-uusap kung paano sa tingin mo at ng ibang tao sa iyong negosyo tungkol sa impormasyon (ginawa mo ang bahaging iyon, di ba?), Malamang na sinimulan mong makakita ng isang hierarchy ng ilang uri na hindi nagbukas. Inirerekumenda ko ang pag-sketch ng istraktura na iyon. Hindi mahalaga kung sketch mo ito sa papel, sa mga puntos ng bala, o sa isang application na pagkuha ng nota tulad ng Evernote for Windows (libre sa $ 45 bawat taon, 4.5 bituin), o paggamit ng mind-mapping software. Ang paglalagay nito sa pagsulat ay makakatulong sa iyo na makita kung mayroong mga hindi pagkakapare-pareho o overlay.

Isang Halimbawa ng Istraktura

Ang istraktura ng iyong disenyo ay magiging natatangi, ngunit dahil nakakatulong ito upang makita ang isang halimbawa, ipapakita ko sa iyo ang pangunahing isa na ginagamit ko sa aking desktop.

Bilang isang manunulat, lalo akong nagtatrabaho sa mga pagsusuri ng produkto. Kapag naiisip ko ang tungkol sa mga pagsusuri, nakikita ko ang tatlong kategorya sa mata ng aking isip: 1) mga ideya para sa mga produkto upang suriin, 2) mga artikulo na umuunlad, at 3) mga pagsusuri na natapos. Sa loob ng kategoryang "tapos na", malamang na maalala ko ang mga pagsusuri sa kanilang petsa ng paglalathala, na pinapasimple ko sa buwan at taon dahil hindi masyadong marami sa loob ng isang buwan na mawawala ako sa paningin nila. Sa loob ng kategoryang "mga ideya", ang mga bagay ay uri ng likido. Ang ilang mga ideya ay sumasaklaw sa higit sa isang produkto, habang ang iba ay nauugnay sa isang solong bagay. Ngunit dahil lang sa likido, hindi nangangahulugang hindi ako magkakaroon ng isang sistema para mapanatili silang maayos. Sa loob ng kategoryang "in-progress", naiisip ko ang pangalan ng produktong sinusuri ko. Ngayon, paano ito isasalin sa mga folder?

Gumagana ang sistemang ito dahil mahalaga para sa akin na makita ang isang snapshot ng mga ideya at mga bagay na isinasagawa. Tama ang mga ito sa pangalan ng mga folder, kaya nakikita ko agad sila kapag binuksan ko ang aking "REVIEW" folder. Hindi ko kailangang makita ang lahat ng mga pangalan ng mga produkto na natapos ko ang pagrerepaso, kaya tuck ko ito sa mga folder ayon sa petsa ng kanilang publication. Ang lahat ng mga pangalan ng mga folder ay pare-pareho. Kung ang katayuan ng isang proyekto ay nagbabago mula sa pag-unlad hanggang sa pagkumpleto, hinatak ko at ibinaba ito sa kaukulang folder, at ang pagpupulong na ito ay pareho sa lahat ng iba pang mga folder na kasama nito. Halimbawa, maaari kong i-drag ang isang Roman numeral folder, tulad ng ii, hanggang sa antas ng c at d nang hindi kinakailangang palitan ang pangalan nito at magkasya ito mismo sa system.

Mga Tip at Trick

Numero. Pansinin kung paano nagsimula ang mga folder ng buwan sa apat na numero. Ang unang dalawang numero ay para sa taon, at ang pangalawa ay nauugnay sa buwan. Gusto ko ring makita ang mga pangalan ng mga buwan, kaya inilalagay ko ang mga ito sa dulo pagkatapos ng isang salungguhit. Ako ay isang malaking proponent ng paggamit ng apat o anim na bilang na numero para sa mga petsa sa ilang mga kadahilanan. Una, personal kong naalala kung kailan nangyari ang mga bagay, kaya't madali para sa akin na makahanap ng mga bagay kung hahanapin ko sila sa pamamagitan ng petsa. Pangalawa, ang mga folder ay palaging lilitaw sa pagkakasunud-sunod sa pamamagitan ng petsa kapag inayos ko ang mga ito sa pamamagitan ng pangalan dahil ayon sa alpabetong 1101 ay dumating bago ang 1102 ay dumating bago 1103, atbp

Ang paggamit ng mga petsa ay nagiging kapaki-pakinabang kapag kailangan mong mag-archive, na tatalakayin ko sa isang paparating na artikulo sa pamamahala ng e-mail.

Mga tag. Sa aking halimbawa, ginagamit ko ang lahat ng mga titik ng kapital para sa mga folder na nagsisimula sa "IDEAS_" dahil nais kong magkasama ang mga "ideya" kapag pinagsunod-sunod ko ang pangalan. Iniisip ko ang mga ito bilang mga tag. Para sa mga pagsulong na pagsusuri, hindi ako nag-abala sa isang tag. Pangalan ko lang ang folder ng pangalan ng produkto. Kung mayroon akong higit sa tungkol sa 20 mga pagsusuri ng produkto sa pag-unlad nang isang beses, maaari kong baguhin ang aking folder sa pagbibigay ng pangalan sa folder at magdagdag ng isang tag upang hayaang magkasama ang lahat ng mga in-progress na bagay. Ang "IN-PROGRESS_" ay marahil ay masyadong mahaba, ngunit marahil ang isang bagay na kasing simple ng "IN_" ay gagana.

Ito ay lumiliko na ang "IN_" sa partikular ay hindi gagana, at narito kung bakit: Kapag na-sketched ko ang aking buong mga istruktura ng folder, ginamit ko ang salitang "in" sa ibang lugar upang mangahulugan ng isang bagay na tiyak. Tingnan kung gaano kahalaga ang pag-sketch muna ang buong bagay?

Natatangi. Ang isa sa mga kadahilanan na gumamit ng mga tag at numero ay makakatulong na mapanatiling natatangi ang mga pangalan ng file. Hindi mo nais ang dalawang mga file o folder na pinangalanan ang parehong bagay dahil kung hindi mo sinasadyang i-drag at i-drop ang mga ito sa parehong lokasyon, maaaring mag-overwrite ang isa. At, siyempre, nakakalito.

Mga espesyal na character. Ang Underscores ay ang aking pinakamatalik na kaibigan sa mga kombensyang pangngalan sa folder. Malinis sila at panatilihing madaling mabasa ang teksto. Ang ilang mga tao ay gumagamit ng mga puwang at hyphens sa kanilang mga pangalan ng folder - nasa sa iyo. Anuman ang iyong pinili, palaging manatiling malay-tao kung paano nakakaapekto ang mga character sa pag-uuri ng alpabetong. Minsan gumagamit ako ng isang salungguhit sa simula ng isang pangalan ng folder kapag lagi kong nais na lumitaw ang folder na iyon sa tuktok, tulad ng "_DONE." Pagkatapos ay madali kong i-drag at i-drop ang anumang nakumpleto sa tuktok na folder. Bilang kahalili, kung nais ko ito sa ilalim, maaari kong pangalanan itong "z_DONE."

Kulay. Hindi kapani-paniwala ang Mac OS sa pagpapaalam sa iyo ng mabilis na mga color-code na folder sa pamamagitan ng pag-click sa kanan. Maaari mong gawin ito sa isang PC, ngunit ito ay clunky. Umasa ako sa color-coding nang nagtatrabaho ako sa lubos na pakikipagtulungang mga proyekto ng disenyo - ang aking kasamahan at nilagyan ko ng label ang mga folder sa isang ibinahaging server bilang dilaw kapag ang mga nilalaman ay bago at hindi pa pinakintab, orange pagkatapos ng mga file na lumipas ang kanilang unang yugto ng disenyo, at iba pa sa pamamagitan ng lila, na nagpapahiwatig na ang gawain ay tapos na.

Anumang system na iyong ipinatutupad, dumikit! Ang pagkamaayos ay susi sa pananatiling maayos. Alalahanin na ang pagiging organisado, tulad ng manatiling hugis, ay nangangailangan ng mga pangmatagalang pagbabago sa pamumuhay, hindi mabilis na pag-aayos. Hangga't maaari at hangga't maaari, subukang gamitin ang parehong pangunahing mga prinsipyo sa lahat ng mga proyekto, koponan, at mga kagawaran sa buong negosyo.

Sumakay sa Mga Daan

Ang mga hakbang na tandaan mula sa artikulong ito ay:

1. Iguhit ang iyong istraktura ng folder bago ipatupad ito.

2. Ayusin ang impormasyon nang hierarchically, pag-iisip tungkol sa kung ano ang kakailanganin mong makita at malaman sa isang snapshot view kapag tumingin ka sa isang folder.

3. Gumamit ng mga titik, numero, at mga espesyal na character sa iyong mga pangalan ng folder upang maipakita ang mga ito sa isang matalinong pagkakasunud-sunod.

4. Maging kaayon sa pagbibigay ng pangalan sa mga kombensiyon kapag lumikha ka ng mga bagong folder.