Pagiging maayos: mag-isip nang iba tungkol sa data

Ang pagkuha at pagpapanatiling maayos ay tulad ng pagkawala ng timbang. Ang mga panandaliang solusyon ay hindi gumagana. Kailangan mong gumawa ng mga pagbabago sa pamumuhay na maaaring manatili ka at ang iyong mga empleyado o kasosyo sa negosyo sa pangmatagalang.

Sa seryeng ito, magbibigay ako ng mga tip sa kung paano makuha ang parehong iyong negosyo at ang iyong sariling personal na data na isinaayos sa pamamagitan ng pagtugon:

1. Paano iniisip ng iyong negosyo tungkol sa impormasyon.

2. Pangalan ng mga kombensiyon para sa mga folder at kung paano mag-isip tungkol sa mga ito.

3. Pangalan ng mga kombensyon para sa mga file.

4. Pagbabahagi ng impormasyon.

5. Paano pamahalaan ang email.

Isang Diet para sa pagiging Organisado

Pagdating sa pagkawala ng timbang, natagpuan ng ilang mga tao na ang isang diyeta ng lima o anim na maliit na pagkain sa buong araw ay gumagana para sa kanila, habang ang iba ay nangangailangan ng tatlong regimented na pagkain at walang pasubali na walang meryenda sa pagitan. Ang ilang mga tao ay bumili ng isang pagiging kasapi sa gym (ang impetus na talagang pumunta ay maaaring nanggaling sa pera na kanilang ginugol) habang ang iba ay mas mahusay na maglagay ng kaunting pag-eehersisyo sa kanilang pang-araw-araw na gawain, tulad ng pagkuha ng hagdan sa halip na ang elevator o pagbibisikleta upang gumana.

Ang punto ay, ang parehong mga solusyon ay hindi gumagana para sa lahat. Pareho ito sa pagiging organisado.

Mga Paraan ng Pag-iisip Tungkol sa Impormasyon

Ang pagpasok - at pagpapanatiling-organisado ay dapat maging isang pangako sa pamumuhay para sa iyong negosyo. Ang bawat empleyado at stakeholder sa pang-araw-araw na operasyon ay kailangang manatili sa programa. Ang iyong system para sa pagiging organisado ay dapat na binubuo ng mga kasanayan na umaangkop sa mga nakagawian ng bawat isa, nangangahulugan ito na palaging kumukuha ng mga maliliit na hakbang, tulad ng pagtanggal ng mga hindi kinakailangang mga file habang nagpunta ka, o gumawa ng mas malaking hakbang sa isang nakaayos na iskedyul, tulad ng pagreserba tuwing Biyernes ng hapon para sa paglilinis. lumabas ang mga inbox.

Kaya bago mo mailagay ang iyong sarili at ang iyong mga katrabaho sa isang bagong diyeta para sa pagiging organisado, mag-isip ng ilang sandali tungkol sa kung paano tinitingnan ang iyong samahan ng impormasyon sa impormasyon. Ang ilang mga posibilidad ay:

• sa pamamagitan ng petsa o buwan, tulad ng kung kailan unang nangyari o nakatakdang makumpleto

• ayon sa pangalan ng proyekto

• sa pamamagitan ng pangalan ng taong responsable

• sa pamamagitan ng piskal quarter

Mga Pagsasanay sa Pagkatugma sa Katotohanan

Mahalaga na huwag subukan at magkasya sa isa sa mga sistemang pang-organisasyon sa iyong negosyo kung hindi ito sumasalamin kung paano kumikilos ang iyong koponan. Tanungin ang iyong mga kasamahan, kung kailangan nila upang makahanap ng isang partikular na dokumento, marahil isang invoice o isang kontrata, saan muna sila titingin? Mas mahalaga, paano sila tumingin? Naghahanap ba sila ng kanilang computer o network ng kumpanya sa pamamagitan ng pangalan, petsa, paglalarawan ng produkto? Binubuksan ba nila ang isang folder at mga pangalan ng file ng skim, o pagsunud-sunod ayon sa petsa, o pagsunud-sunod ayon sa uri ng file? Gaano katagal aabutin ang mga ito upang makahanap ng impormasyon? Nag-aaksaya ba sila ng oras dahil naghahanap sila sa paraang hindi makakatulong sa kanila na paliitin ang kanilang mga resulta?

Hindi mo kailangan ng pormal na pagpupulong upang gawin ito. I-drop lang at magtanong. Dadalhin ka ng dalawang minuto.

Maaaring may higit sa isang sagot. Kung minsan, maaari mong matandaan ang buwan at taon kung saan inilunsad ang isang proyekto, habang ang iyong kasamahan ay maaaring mag-ayos sa pangalan ng proyekto. At sa parehong mga kaso, ang impormasyon ay hindi kinakailangang static. Marahil ang proyekto ay may isang pangalan ng code sa panahon ng pag-unlad nito, at marahil ito ay inilunsad huli. Sa susunod na artikulo tungkol sa mga kombensiyon sa pagbibigay ng folder, ipapaliwanag ko kung paano ipatupad ang isang sistema na maaaring hawakan ang mga ganitong uri ng mga incongruities.

Matulog Sa Ito

Ang pagsasagawa ng ehersisyo na ito ay dapat makatulong sa paghubog ng iyong pag-unawa sa kung paano dapat istraktura ng iyong negosyo ang impormasyon nito - ngunit matulog ito sa loob ng isang araw o dalawa, at pagkatapos ay subukang muli bago gumawa ng anumang mga pagpapasya o pagbabago sa iyong umiiral na istraktura. Minsan nakalimutan natin kung bakit ang ilang mga kasanayan ay nasa lugar, at ang pagpapalit ng mga ito nang biglaan ay maaaring hindi sinasadyang sirain ang ilang iba pang katwiran sa negosyo.

Halimbawa, nagtrabaho ako sa isang tanggapan kung saan ang mga kontrata ng freelancer kung saan pinagsama sa dalawang aktwal na mga folder ng pabitin na file, isa para sa mga invoice at isa para sa mga form sa buwis. Tila gumawa ako ng higit na kahulugan upang pagsamahin ang mga ito sa isa. Bakit may dalawang file cabinets at dalawang folder na parehong may label na "Doe, Jane?" Kailanman kailangan ko ng pag-access sa mga invoice, karaniwang kailangan ko ring hanapin ang impormasyon sa buwis sa freelancer. Bakit hindi mo lamang gawing simple ang system? Ang isang kadahilanan na malinaw sa akin ngayon ngunit hindi sa oras na maraming mga tao sa samahan ang nangangailangan ng pag-access sa mga invoice, ngunit kakaunti ang mga tao ay dapat magkaroon ng access sa personal na data, tulad ng mga numero ng seguridad sa lipunan. Ito ay isang mabuting bagay na naintindihan ng aking tagapamahala ng ganitong katwiran at nagawang ipaliwanag ito sa akin bago ko muling maiayos ang buong sistema.

Sumakay sa Mga Daan

Ang mga unang hakbang na aalisin sa artikulong ito ay:

1. Tanungin ang iyong mga kasamahan at ang iyong sarili: "Paano ko naiisip ang tungkol sa aming impormasyon?"

2. Hayaan ang mga sagot sa paligid ng iyong ulo para sa isang araw o dalawa bago ka makarating sa anumang mga konklusyon.

3. Ang isang istraktura ng ilang uri ay dapat magsimulang lumabas. Kapag nakikita mo ito, huwag kang mag-alala tungkol sa pag-reaksyon dito.

Tandaan na ang pagiging maayos ay tulad ng pananatiling maayos. Walang magbabago sa magdamag, at mas mahalaga na gumawa ng tamang pagbabago sa pamumuhay para sa iyo at sa iyong samahan - mga pagbabago na mananatili.