Pagiging maayos: pagbabahagi ng mas matalinong pagbabahagi ng data

Ang komunikasyon ay ang buhay ng bawat negosyo. Ngunit napakaraming mga pinuno ng negosyo, na nahuli sa pang-araw-araw na mga hamon, hindi pinapansin ang pangangailangan sa pagbibigay ng mga empleyado ng praktikal na paraan upang magbahagi ng impormasyon.

Ang ibig kong sabihin sa pamamagitan ng "pagbabahagi ng impormasyon" ay sumasaklaw sa komunikasyon sa pasalita, nakasulat na babasahin, pagpapanatili ng isang server, pagsulat ng email, at marami pa. Para sa layunin ng artikulong ito, tututuon ko ang mga elektronikong dokumento, ngunit napakahalaga na isaalang-alang kung paano nangyayari ang pagbabahagi ng impormasyon sa buong samahan at sa lahat ng antas.

Ang Kahalagahan ng Pagbabahagi

Bakit mahalaga ang pagbabahagi ng impormasyon? Ang mas mahusay ang iyong pagbabahagi ng impormasyon ay, mas mabisa ang iyong negosyo ay gumana. Ang pagbibigay sa mga empleyado ng impormasyon na kailangan nila upang magtagumpay sa kanilang mga trabaho at mas mahusay na mapataas ang kanilang kasiyahan sa trabaho, din.

Kung ang impormasyon ay hindi ibinahagi nang maayos, ang mga negosyo ay hindi gaanong mahusay at walang basura ang pera. Sa tuwing ang isang bagong empleyado ay sumali sa koponan - maging bilang isang permanenteng kapalit, temp (kapansanan, leave sa maternity, sabbatical), o sa isang bagong papel - ang tao ay kailangang malaman ang isang malaking halaga tungkol sa kanyang tungkulin sa trabaho, pati na rin kung paano nagpapatakbo ang negosyo. Kapag nagbabahagi nang mabuti ang mga empleyado, natutunan ng mga bagong miyembro ng koponan kung ano ang kailangan nilang malaman nang mas mabilis. At ang talagang kailangan nilang malaman ay kung paano at saan makakahanap ng impormasyon, sa halip na mga tiyak na sagot sa mga katanungan. Ito ang prinsipyong "turuan ang isang tao na mangisda".

Ang isa sa mga pinakamahal na gastos sa isang negosyo ay ang pag-upa dahil sa oras na nawala sa pagkuha ng mga bagong empleyado upang mapabilis. Ang mas mabilis na mga empleyado ay malaman kung paano sasagutin ang kanilang sariling mga katanungan, mas maaga silang makagawa ng mga makabuluhang kontribusyon sa iyong ilalim na linya. Ang iyong layunin sa pagpapabuti ng pagbabahagi ng impormasyon sa buong kumpanya ay gawing madali para sa mga tao na malutas ang kanilang sariling mga problema. Ang isa pang layunin ay upang mabawasan ang bilang ng mga beses na ulitin ng mga tao ang parehong pagkakamali. Isipin kung gaano kahusay at maayos ang iyong negosyo ay maaaring gumana kung minamali mo ang mga gastos na ito.

Mga Uri ng Impormasyon sa Pagbabahagi ng Mga empleyado

Isaalang-alang natin ang ilang mga tiyak na uri ng impormasyon na dapat na ibinahagi: dokumentasyon ng pamamaraan, mga tsart ng samahan ng mga kawani, mga tsart ng workflow, impormasyon ng pakikipag-ugnay sa kawani, impormasyon sa pakikipag-ugnay sa kliyente, at mga form ng mapagkukunan ng tao. Sa lahat ng posibilidad, ang iyong negosyo ay gumawa ng mga form ng HR na madaling ma-access sa lahat ng mga empleyado - kadalasan dahil kinakailangan ito ng batas. Pagdating sa lahat ng iba pang mga dokumento, bagaman, ang mga pagkakataon ay wala na sa oras o hindi sila umiiral.

Sa halip, ang maraming impormasyon na dapat isulat ay naka-imbak sa ulo ng isang tao, at may problema ito sa maraming kadahilanan. Para sa mga nagsisimula, ang isang tao ay hindi dapat maging isang nag-iingat ng anumang impormasyon na kritikal sa negosyo. Peligro lamang ito. Kung ang taong iyon ay nagkasakit, nag-iiwan ng samahan, o nagagalit sa mga tao o mga kasanayan sa loob ng samahan, maaari itong itakda ang mga negosyo pabalik taon! Pangalawa, kapag ang impormasyon ay naka-imbak sa ulo ng isang tao sa halip na sa isang nakikitang lokasyon, wala nang ibang maaaring makapag-ambag dito. Pangatlo, ang ibang mga tao na nangangailangan ng impormasyon ay hindi sigurado kung mayroon silang pinakabagong na-update na bersyon. Ang mga dahilan ay nagpapatuloy.

Ang isa sa mga pinaka kamangha-manghang mga assets ng work-level workforce ay alam nila kung paano tumingin up. Kung kailangan nilang malaman ng isang bagay (tulad ng kung paano sumulat ng mga formula sa Excel) at maaaring malaman ang mga pangunahing termino na ginamit upang ilarawan ito (halimbawa, kabuuan, produkto, naka-link na mga spreadsheet), maaari nilang mahanap ang sagot sa online.

Kadalasan, ang mga negosyo ay hindi idinisenyo upang suportahan ang ganitong uri ng pagiging sapat sa sarili. Sa lugar ng trabaho, hindi mo laging maghanap ng sagot. Minsan kailangan mong manghuli ng mga tao at iling ang impormasyong kailangan mo sa kanila, tulad ng nabanggit ko sa nakaraang seksyon. Ang mga sagot ay hindi nakaimbak sa isang lugar na mahahanap. Ngunit dapat sila!

Pagkuha ng mga Tao upang ibahagi

Kung binabasa mo ang artikulong ito at iniisip, "Ang aking negosyo ay nasa mga damo. W ay hindi magkakaroon ng oras o mga mapagkukunan upang gawin ang ganitong uri ng gawaing back-log, " huwag matakot. Narito kung paano mo ito masira sa isang apat na hakbang na mapapamahalaan na proyekto.

1. Ipaliwanag ang kahalagahan ng pagbabahagi. Bluntly sabihin sa mga tao sa iyong samahan, sa isang 15-minutong pulong, kung bakit mahalaga ang pagkakaroon ng ibinahaging dokumento.

2. Maglagay ng kalahating araw para sa proyekto ng dokumentasyon. Bumili ng lahat ng tanghalian kung kailangan mong tamisin ang deal.

3. Kung ang iyong negosyo ay nakaayos sa mga koponan, dapat magtagpo ang bawat koponan upang talakayin kung anong mga dokumento ang kailangan nilang tipunin o i-update. Maaari rin nilang unahin kung aling mga dokumento ang pinakamahalagang lumikha batay sa kung ano ang kaalaman ay nabubuhay lamang sa ulo ng isang tao.

4. Sa panahon ng kalahating araw na proyekto, ang bawat tao ay mananagot para sa isang dokumento lamang. Para sa mga kumplikadong proseso, dalawa o higit pang mga tao ay maaaring maging responsable. Ang layunin ng proyekto ay upang mai-set up ang mga dokumento na kailangan ng negosyo - hindi matapos ang bawat isa nang buong araw.

Sa pagtatapos ng kalahating araw na proyekto, ang mga miyembro ng koponan (o ang buong samahan, kung maliit ang iyong negosyo) ay dapat ibahagi sa isa't isa kung ano ang nilikha nila at kung gaano kalayo ang nakuha nila. Tiyaking nauunawaan ng lahat na ang lahat ng mga dokumento ay inilaan upang maging mga dokumento ng buhay.

Ang huling hakbang na ito ay mahalaga at nararapat sa isang salita o dalawa sa paliwanag.

Mga buhay na Dokumento

Ang isang buhay na dokumento ay isa na nagbabago sa oras at karaniwang maaaring mabago ng isang pangkat ng mga tao, hindi lamang isang tagapangasiwa. Napakahalaga na ang lahat na apektado ng mga dokumento ay may pagkakataon na timbangin kung paano nila ito pinangasiwaan at kung ano ang nasa loob nito, maging ang mga kawani ng junior, na sa katunayan ay ang pinaka may kaalaman sa mga tao tungkol sa ilang mga gawain.

Ang buong layunin ng mga dokumento na may buhay ay gawin itong bukas at transparent sa lahat ng mga tao na nangangailangan ng pag-access sa kanila - at hindi lamang mga umiiral na empleyado, ngunit ang mga empleyado sa hinaharap, din.

Kamakailan lamang, ang isang kaibigan kong minahan ay kinakailangan upang ayusin ang isang spreadsheet na ginagamit ng kanyang samahan upang makalkula ang mga gastos sa isang departamento. Ang spreadsheet ay naglalaman ng hindi tamang mga formula, at ang taong nag-set up nito ay na-lock ang file - at nagretiro ng ilang taon bago. Matapos ang isang maliit na poking sa isang ibinahaging server, natagpuan ng aking kaibigan ang isang dokumento na tanging mga kawani ng matatanda ang maaaring ma-access, na naglalaman ng password. Sobrang swerte siya dahil naisip ng naunang empleyado na ilagay ang impormasyong iyon sa isang lugar kung saan mahahanap ito ng mga tamang tao. Gayunpaman, kahit na sa kasong ito, mas mahusay na nalaman ng aking kaibigan (at lahat ng nakatatandang kawani) na ang dokumentong ito gamit ang password ay umiiral, kung saan ito matatagpuan, at kung ano ito ay pinangalanan.

Hindi pagbabago

Ang mga dokumentong nabubuhay ay maaaring itago sa mga ibinahaging server o pinamamahalaan bilang isang wiki. Kung ang mga file ay naka-host sa isang server, kakailanganin mong i-roll ang iyong mga alituntunin para sa pagbibigay ng pangalan sa mga kombensiyon upang ang mga tao ay magdagdag ng mga bagong file at mga folder sa server (o mag-archive ng mas matatandang file), ginagawa nila ito nang pare-pareho. Kung ang lahat ay nasa parehong pahina, ang mga pangalan ay magiging pare-pareho, at matagpuan ng lahat kung ano ang kailangan nila.

Ang huling hakbang sa pagbabahagi ng impormasyon ay ang pagbibigay ng mga buhay na dokumento na magagamit sa mga taong nangangailangan ng mga ito, at para dito, kakailanganin mong bumalik sa file at mga pangalan ng mga convention sa pagbibigay ng file. Kahit na lumikha ka ng isang wiki, nais mong magkaroon ng ilang uri ng pamantayan sa lugar para sa kung paano pinangalanan at isinaayos ang mga pahina sa loob ng site.

Siguraduhing ipaliwanag sa lahat ng mga empleyado kung anong ginagamit ang pagbibigay ng pangalan sa mga kombensiyon at kung bakit. Maging malinaw tungkol sa nais mong gawin nila at kung bakit. Narito ang ilang mga pangunahing punto upang bigyang-diin:

1. Ang pagiging maayos ay tumutulong sa atin na magtagumpay bilang isang negosyo at bilang isang koponan.

2. Ang paggamit ng pare-pareho ang mga kombensyang pangngalan ay nagpapanatili sa ating lahat sa parehong pahina at nagpapabuti sa mentalidad ng aming pangkat.

3. Ang pagkakaroon ng isang sistema ay nakakatipid sa iyo ng oras dahil mabilis mong makahanap ng mga bagay.

4. Mapapaliit mo ang iyong sariling mga pagkakamali, tulad ng pagtanggal ng data o pag-overwriting na mga file.

5. Habang lumalaki ang samahan, magagawa nating hawakan ang bagong negosyo nang mas mahusay.

6. Kapag nag-upa kami ng mga bagong empleyado, ang pagsasanay sa kanila ay kukuha ng mas kaunting oras, at ang pagkuha sa mga ito sa aming pattern ng pag-iisip ay mangyayari nang mas mabilis.

Sumakay sa Mga Daan

Ang mga mahahalagang ideya na aalisin sa artikulong ito ay:

1. Ang pagbabahagi ng impormasyon ay mahalaga sa tagumpay ng negosyo at nangangailangan ng pakikilahok ng lahat.

2. Ang mga nabubuhay na dokumento ay maaaring at dapat magbago sa paglipas ng panahon; ang mga buhay na dokumento ay dapat na ma-access sa maraming mga tao na magagawang baguhin ang mga ito, pati na rin nakikita ng lahat ng mga taong umaasa sa kanila, ngunit kasalukuyan at hinaharap.

3. Ang mga dokumento na may label na at nakaimbak sa isang pare-pareho na paraan ay madaling mahanap, at sa gayon, ay talagang gagamitin.