Maghanda para sa mga bagong regulasyon sa pag-uulat ng pinsala sa lugar ng trabaho

Alam ni Brooke Zimet mismo kung ano ang kagaya ng gulo upang punan ang mga form ng kaligtasan sa lugar ng trabaho. Ngayon, ang Zimet ay isang Society for Human Resource Management (SHRM) -kumpirma na senior professional human resources (HR) consultant at proprietor ng TalentShip LLC sa Portland, Ore. Ngunit sa kanyang unang trabaho bilang isang katulong sa HR, ang kanyang tagapag-empleyo ay sinisingil dahil Zimet hadn Itinuro sa kung paano maayos na makumpleto ang mga rekord ng Kaligtasan at Kalusugan ng Pangangasiwa (OSHA) kapag nagkasakit ang mga manggagawa o nasaktan sa trabaho. Ang isang sorpresa ng pag-audit ng mga inspektor ng OSHA ay hindi natuklasan ang kanyang mga pagkakamali. "Kung hindi pa ito nangyari dati, napakaraming hindi mo namalayan na kailangan mong malaman, " sabi ni Zimet.

Simula sa 2017, magiging mas mahalaga para sa mga kumpanya na makakuha ng tama ng dokumentasyon ng kaligtasan sa lugar ng trabaho. Iyon ay kapag ang isang bagong regulasyon ng OSHA ay pumapasok, na nangangailangan ng humigit-kumulang na 750, 000 mga tagapag-empleyo na elektroniko na magsumite ng taunang sakit sa pinsala at pinsala sa manggagawa sa ahensya, na maglalathala ng data sa website nito.

Hindi ito dapat maging matigas para sa mga employer na sumunod. Ngunit, tulad ng natutunan ko mula sa mga tech vendor at mga tagaloob ng industriya, ang mga kumpanya ay hindi maaaring umasa lamang sa software ng HR upang gawin ang trabaho. At ang paggawa ng mga pagkakamali - o maging masyadong masinsinan - ay maaaring bumalik upang kagatin ka.

Ang HR Tech Vendors Mulling Software Update

Ang bagong regulasyon ng OSHA, na natapos nang mas maaga noong Mayo, ay nakakaapekto sa mga kumpanya ng US na may higit sa 250 mga empleyado, pati na rin ang mga kumpanya na may 20 o higit pang mga manggagawa sa ilang mga dosenang industriya na may mataas na peligro, kabilang ang konstruksyon, grocery store, manufacturing, at mga nursing home.

Sa ilalim ng bagong kahilingan, ipo-post ng OSHA ang data ng kaligtasan sa manggagawa sa website nito, na may pag-asang "ang pagsisiwalat ng publiko ng data ng pinsala sa trabaho ay hihikayat sa mga employer na madagdagan ang kanilang mga pagsisikap upang maiwasan ang mga pinsala na may kaugnayan sa trabaho, " ayon sa pahayag ng ahensya. Ang bagong patakaran ay nag-uutos sa mga tagapag-empleyo na ipaalam sa mga manggagawa ang tungkol sa kung paano nila maiulat ang mga pinsala at pinipigilan sila mula sa paghihiganti laban sa mga empleyado sa paggawa nito.

Matapos mailabas ng OSHA ang mga na-update na regulasyon, nag-check in ako sa higit sa kalahating dosenang mga nagtitinda ng tech, kasama ang mga supplier ng on-lugar at pamamahala ng nakabase sa ulap na HR at oras at pagdalo ng software. Nais kong malaman kung o nagpaplano sila ng mga update upang matulungan ang mga customer na sumunod.

Nakatanggap ako ng iba't ibang mga sagot. Ang ADP ay nagtatrabaho sa pagdaragdag ng kakayahan, ayon sa isang tagapagsalita para sa higanteng pagproseso ng payroll. Sinasabi ng isang tagapagsalita ng SAP SuccessFactors at Reward spokesperson na ang module ng "Employee Central Time & Attendance" ng kumpanya ay maaaring mai-configure upang masubaybayan at isama ang mga absences ayon sa uri, kabilang ang sakit na may kaugnayan sa trabaho at pinsala. Gayunpaman, kailangang i-download ng mga gumagamit ang data sa isang format na elektronikong katanggap-tanggap sa OSHA upang maipadala ito sa ahensya.

Ang iba pang mga vendor ng tech tech ay nalaman pa rin kung ano ang kanilang gagawin. Si Jonathan Rejholec, Senior Product Manager sa BambooHR, ay nais na makita kung ang mga kostumer ay iniisip na isang mahalagang tampok bago gumawa ng anumang uri ng pagkilos. Ang Ultimate Software ay tumatagal din ng isang paghihintay at tingnan ang diskarte bago magpasya kung mag-upgrade ba o hindi i-upgrade ang serbisyo sa pamamahala ng UltiPro HR. Sinusuri ito ni Kronos para sa kanilang produktong Kronos SaaShr. Ang PlanSource, na pangunahing nag-aalok ng mga benepisyo ng software ng administrasyon, ay nakikipag-usap sa mga vendor ng tech na kung saan ito ay kasosyo sa iba pang mga pag-andar ng HR upang matukoy kung paano pinakamahusay na matugunan ang sitwasyon. Si Nir Leibovich, CEO sa GoCo, isang pagsisimula sa isang platform ng HR na nakabatay sa freemium na nakikipagtunggali sa Zenefits, ay sumusubok na matantiya kung ilan sa kanyang mga customer ang magiging regulasyon. Ang mga kliyente ng GoCo ay karaniwang mayroong lima hanggang 300 na mga empleyado, at sinabi ni Leibovich na hindi siya nakakahanap ng data sa kung gaano karaming mga negosyo ang laki na nahulog sa pagtatalaga ng mataas na peligro sa industriya ng OSHA.

Sinabi ng may-akda at tagapagsalita ng negosyante at tech na si Phil Simon na idaragdag ng HR ang mga gumagawa ng software na nais nilang makita bilang lehitimong kakumpitensya sa mga kagustuhan ng ADP, Oracle, Workday, at iba pang mga pangalan ng malalaking industriya. Sa kabilang banda, "Sigurado ako na maraming mga kumpanya ang nagpapanatili nito sa isang spreadsheet o hindi alam ang kanilang HR tech na magagawa ito, " sabi ni Simon, na dati nang nagtrabaho para sa HR tech vendor na Lawson Software (ngayon bahagi ng Infor).

Linisin ang Data, Kumuha ng Pagsasanay, at Iba pang Mga Paraan upang Maghanda

Ang mga employer ay hindi lubos na nalubog kung ang vendor ng tech tech na kung saan binibili nila ay hindi na-update ang software upang mapaunlakan ang bagong panuntunan sa pag-uulat ng electronic. Katulad sa SAP SuccessFactors Magsagawa at Gantimpala, isang pulutong ng pagpaplano ng mapagkukunan ng kumpanya (ERP) at mga sistema ng software ng HR at pamamahala ay nakabuo ng mga ulat ng kawalan. Mula roon, ang mga kumpanya ay kailangang gumawa ng labis na hakbang sa pagkuha ng may-katuturang data sa labas ng system at sa isang form na tinatanggap ng OSHA.

Bago magsumite ng mga data ang mga kumpanya, kailangan nilang tiyakin na malinis ito. Pagdating sa puntong iyon ay maaaring maging mahirap kaysa sa tunog. Sa ilang mga samahan, kapag ang isang manggagawa ay nasugatan, isang superbisor o tagapamahala sa sahig ng pabrika ang nagpupuno ng ulat ng insidente o naghihintay sa HR na sabihin sa kanila kung ano ang gagawin. Bilang isang resulta, kung minsan ang mga form ay hindi tama na napunan o hindi kumpleto. "Siyamnapu't limang porsyento ng oras sa aking karanasan, ang sistema ay hindi gumana nang maayos dahil ang isang tao ay hindi nagbigay pansin sa kalidad ng data, " sabi ni Simon.

Upang matiyak na hindi ito mangyayari sa hinaharap, maaaring ilagay ng mga kumpanya ang mga tauhan na regular na punan ang mga form ng kaligtasan sa lugar ng trabaho sa pamamagitan ng may-katuturang pagsasanay. Nag-aalok ang mga ahensya ng kaligtasan ng manggagawa ng estado tulad ng Oregon OSHA online na mga klase. Gayon din ang OSHA, sa pamamagitan ng OSHA Training Institute Education Center, isang pambansang network ng mga nonprofit na nag-aalok ng mga klase na pinapahintulutan ng ahensya.

Sinabi ni Zimet na ang mga organisasyon ay kailangan ding mag-ingat sa dami ng impormasyon na ibinabahagi nila. Bago ang pagbabago, ang mga employer ay nagkamali sa tabi ng pag-iingat at labis na naiulat. "Ngunit kung gagawin mo iyan ngayon, " binalaan niya, "maaari kang parusahan. Hindi mo nais na magkaroon ng maraming mga insidente at aksidente dahil mag-udyok ito ng isang inspeksyon."

Kung ang mga maliliit na negosyo ay may mas malaking mga kakumpitensya na kailangang sumunod sa mga bagong regulasyon, sinabi ni Zimet na maaari itong i-set off ang mas maraming pagsisiyasat ng OSHA sa kanilang industriya. "Kaya ang mga maliliit na lalaki ay kailangang manatiling sumusunod, " sabi niya.

Si Zimet ay nagtrabaho sa mga kawani (o sa kontrata) para sa maraming mga kumpanya sa pangangalaga sa kalusugan at maagang edukasyon sa pagkabata, ang dalawang industriya na OSHA ay isinasaalang-alang ang mataas na peligro para sa karamdaman at pinsala sa lugar ng trabaho at, samakatuwid, ay siniyasat nang madalas. Nag-reckons siya na pinagdaanan niya ng hindi bababa sa walong inspeksyon sa mga nakaraang taon. Kung ang bagong online na panuntunan sa pag-uulat ay nag-uudyok sa isang pag-audit ng OSHA, nagmumungkahi siya ng mga kumpanya na lumikha ng isang listahan ng tsek kung saan maaaring sumangguni ang mga recorder. Ang listahan ay dapat isama ang mga direksyon kung saan naka-imbak ang data at mga katanungan na karaniwang tinatanong ng OSHA sa mga pag-awdit. "Maaari itong maging kasing simple ng pagkakaroon ng isang seksyon ng kaligtasan sa isang intranet ng kumpanya o paglikha ng isang wiki, " aniya. "Kaya maraming mga kumpanya ang may mga bagay na ito na lumipas sa mga binder.