Maging maayos: kailan ok na tanggalin?

Ang pag-save ng digital data ay isang nakakatawang bagay. Mayroong madalas na walang halaga sa pagpapanatili nito (isang debatable na pahayag, at makakarating ako sa iyon), gayunpaman dahil hindi tumatagal ng walang pisikal na puwang at virtual na puwang, mura tayo.

Ngunit may mga kahihinatnan sa pag-save ng lahat. Kung nakikipagpunyagi ka kung panatilihin o tanggalin ang data, mula sa mga file ng trabaho hanggang sa mga larawan hanggang sa email, ang haligi na ito ay tutulong sa iyo na isipin sa pamamagitan ng iyong kasalukuyang problema at lumikha ng mga bagong diskarte sa pamamahala ng patuloy na lumalagong pag-load.

Ang Sikolohiya ng Saver

Ang pagpili upang itapon o tanggalin ang isang bagay ay madalas na isang sikolohikal o emosyonal na kahalagahan kaysa sa ito ay isang nakapangangatwiran na desisyon. Kadalasan, kapag ang aming daliri ay lumalakad sa ibabaw ng tinanggal na key, ang bagay na huminto sa amin mula sa pagpindot ay napapansin ang potensyal na halaga, hindi aktwal na halaga. Sa palagay namin, "Maaaring may impormasyon sa email na email tungkol sa proyekto na natapos sa loob ng dalawang taon na kakailanganin ko sa hinaharap." O, "Paano kung sa isang araw, natututo akong gumamit ng software sa pag-edit ng larawan at linisin ang mga larawang iyon na hindi masyadong mahusay tulad ng?"

Kapag nagse-save kami ng mga email, larawan, musika, tala, at iba pang mga file, marami sa atin ang hindi tinatasa ang tunay na halaga ng data tulad ng ngayon. Iniisip namin ang tungkol sa mga pangyayari sa hinaharap na maaaring mangyari o hindi maaaring mangyari. Tumambay kami sa mga bagay dahil ano ang pinsala sa na? Ang puwang ng imbakan ng digital ay mas mura kaysa dati. Maaari kang makakuha ng maraming imbakan na batay sa ulap nang libre. Ang mga panlabas na hard drive ay hindi na mahal. At ang dami ng puwang na dumarating sa isang pangkaraniwang computer sa bahay, tablet, at smartphone - kahit na bumili ka ng pinakamaliit na alok - ay maraming beses na higit pa kaysa sa dati nitong dekada na ang nakakaraan.

Ang isang paaralan ng pag-iisip ay na sa lahat ng magagamit na puwang na ito, hindi namin dapat tatanggalin ang anuman. Maayos ang pag-archive, ngunit walang halaga sa pagtanggal. Err sa gilid ng pag-iingat, at i-save ang lahat. Ang mga tao sa kampo na ito - tawagan natin silang mga manlalaro - madalas na umunlad sa konsepto ng potensyal na halaga. "Paano kung malaman ng aming negosyo kung paano mai-mina ang mahalagang impormasyon mula sa lahat ng mga lumang emails?" At malamang na kumuha sila ng isang paraan ng pangangalaga, "Hindi pa namin alam ang halaga ng kasaysayan ng data na ito, kaya nararapat nating mapanatili ito sa oras na ginagawa natin."

Gayunpaman, kapag sinisikap ng mga saver na ma-access ang kanilang napanatili na data, kadalasan ay tumatakbo sila sa ilang hindi inaasahang tunay na mga problema sa mundo. Una, bilang isang kasamahan ng minahan sa departamento ng IT ay inilalagay ito, "Mura ang imbakan, ngunit mahal ang pagpapanatili nito." Mayroong gastos - sa pera, oras, o pareho - na nauugnay sa pag-index at pagkuha ng mga archive, depende sa kung saan at kung paano ito nai-archive. Kung sa palagay mo ay mayroon ka ng lahat ng impormasyong nais mo kailanman dahil masigasig mong mai-archive ang iyong mga file sa Outlook, doble kong pinagsisikapang sinubukan mong subukan at makuha ang isang tiyak. Madali ang pagpapadala ng mga file sa archive. Ang pagkuha ng mga ito at ang paghahanap ng gusto mo ay isang sakit sa leeg, at kakaunti ang mga tao na ginagawa ito. Nai-save ng mga save ang lahat hindi dahil kailangan nila ang kanilang data, ngunit dahil gusto nila ang ideya na makakuha ng kanilang data kung kailangan nila. Tanungin ang iyong sarili kung ang mga file na iyon .PST na tinanggihan mong tanggalin sa huling 10 taon ay walang iba kundi isang kumot sa seguridad.

Sa madaling salita, kapag nag-archive ka ng isang bagay, depende sa kung saan at kung paano ito nai-archive, maaari itong maging hindi naa-access at mas maraming problema kaysa sulit na makuha.

Isang Balanseng Diskarte sa Pag-save at Pag-archive

Ang isang mas mahusay na diskarte, sa aking palagay, ay magkaroon ng isang malinaw na pagkakaiba sa kaisipan sa pagitan ng "gumagana na mga file" o "aktibong data" at iba pang uri ng data. Ginagamit ko ang salitang "gumagana na mga file" upang ilarawan ang data na kailangan ko para sa kasalukuyang trabaho sa pag-unlad, o trabaho na nakumpleto kamakailan lamang na maaaring kailanganin kong ma-access ito sa malapit na hinaharap. Ang "aktibong data" ay nangangahulugang nangangahulugan ng parehong bagay, ngunit maaaring mas mahusay na ilarawan ang mga file ng computer na hindi nakatali sa trabaho, tulad ng mga larawan ng pamilya at libangan (musika at mga video). Mayroong pagkakaiba sa pagitan ng musika na aktibong mong i-play at musika na iyong nakolekta para sa pagkolekta ngunit marahil ay hindi maglaro … kailanman.

Ang edad ng isang file ay hindi palaging sasabihin sa iyo kung ito ay aktibo. Halimbawa, maaari mong isaalang-alang ang ilang mga lumang larawan na aktibo kung balak mong ibahagi ang mga ito o isama ang mga ito sa isang proyekto, tulad ng isang kasaysayan ng pamilya o kalendaryo sa dingding. Gayunpaman, kung mayroon kang 18 na bersyon ng parehong komposisyon ng larawan at 16 sa mga ito ay malabo, ang mga pagkakataon na gagamitin mo ang mga 16 na pag-shot o umani ng anumang halaga mula sa kanila anupat napakababa. Kapag ang halaga ng isang file ay mababa, ito ay basurahan. Hayaan ang naisip na potensyal na halaga, at tanggalin lamang ito.

Sa palagay ko nakakatulong din na isipin ang pag-archive na katulad ng pagtanggal, nangangahulugang sa sandaling nai-archive ang isang bagay, mahalagang hindi naa-access, kahit na hindi ito nawala para sa kabutihan.

Narito ang isang napakalinaw na halimbawa: Ang pamahalaan ng US ay nagdidikta na ang mga Amerikano ay kailangang panatilihin ang pitong taong halaga ng mga talaan ng buwis, kaya lahat ng data na iyon ay "aktibo" at kailangang mai-save sa paraang madaling ma-access. Ang iyong mga talaan ng buwis mula sa higit sa pitong taon na ang nakakaraan ay maaaring mai-archive dahil hindi lubos na malamang na kakailanganin mong ma-access ang mga ito, ngunit mayroong isang slim na pagkakataon na ikaw o ang iyong pamilya, mga kasosyo sa negosyo, o ligal na payo ay maaaring kailanganin o naisin sila sa hinaharap.

Paano malalaman kung kailan tatanggalin (o Archive)

Paano mo malalaman kung okay na tanggalin ang iyong data ng computer at mga file? Ang mga patakarang inilagay mo para sa iyong sarili ay malamang na mag-iiba ayon sa uri ng file, kaya narito ang ilang mga payo para sa mga tipikal na file ng opisina (pagproseso ng salita, mga spreadsheet, mga presentasyon, atbp.), Email, mga larawan, at musika at video.

Ituro ang halaga. Praktikal na pagsasalita, kapag oras na upang limasin ang kalat, matukoy kung ano ang kakailanganin o nais mong malaman tungkol sa trabaho, data, o file, at kung saan mo ito mahahanap. Pagkatapos ay maghanap ng mga lugar kung saan ito ay nadoble - na kadalasan ay ang parehong lugar na maaari mong simulan ang paggamit ng tinanggal na key.

Halimbawa, sabihin nating i-save mo ang mga sumusunod: Ipinadala ang mga PDF ng mga invoice, mga kopya ng mga tseke para sa bayad ng mga invoice, at isang spreadsheet ng lahat ng aktibidad ng pag-invoice. Sa ilang sandali matapos matanggap ang pagbabayad, baka gusto mong tanggalin (o i-archive) ang mga invoice na mga PDF. Tapos na ang deal, tinanggal ang tseke, at mayroon kang isang mahusay na tala ng pag-unlad.

Tanggalin ang mga larawan habang nag-shoot. Sa mga larawan, tandaan na dahil mayroon kang kakayahang makatipid ng libu-libong mga imahe ay hindi nangangahulugang dapat. Nakarating sa ugali ng pagtanggal ng mga larawang walang pokus at iba pang masamang pag-shot habang kinukuha mo ang mga ito (ito ay isa sa mga magagandang bagay tungkol sa digital photography pagkatapos ng lahat).

Mga karaniwang gawain sa email. Para sa email, tanggalin ang mga regular na mensahe at mabilis na komunikasyon na hindi naglalaman ng anumang impormasyon na maaaring kailangan mo sa ibang pagkakataon. Karamihan sa mga tao ay maaaring pag-uri-uriin ng tatanggap at alam kung saan ang karamihan sa mga file na ito.

I-save lamang ang isang kopya ng mga kalakip ng email. Tanggalin ang mga email na may mga kalakip, ngunit i-save ang attachment nang lokal kung kinakailangan. O kabaligtaran: panatilihin ang email, kanal ang file. Alinmang paraan, ang mga kalakip ng email ay isang mabuting lugar upang makilala ang pagkopya, at kailangan mo lamang ng isang kopya. Para sa higit pang mga tip tungkol sa email partikular, tingnan ang "Paano Maiiwasan ang Sobrang email."

Dump (o archive) media na hindi mo nilalaro. Sa lahat ng mga hoarder ng musika at video, maging makatotohanang tungkol sa kung aling mga file na aktwal mong i-play. Kung ikaw ay isang tunay na mabibigat na gumagamit ng media, samantalahin ang mga serbisyo sa ulap na nagbibigay ng isang lisensya sa media na pagmamay-ari mo (isang iTunes Tugma) upang hindi mo na kailangang mag-imbak ng mga lokal na kopya ng mga bagay na sa tingin mo nais ngunit hindi kailanman talagang maglaro.

Marahil ito ay ang aking pagkatao lamang, ngunit nakakaramdam ako ng kalayaan kapag hindi ako nababalot sa mga file na hindi ko kailangan. Ang pagsasakatuparan ng pagtanggal ng kahit kaunting walang kabuluhan na data, o mga file na walang tunay na halaga, ay tumutulong sa akin pakiramdam na mas nakatuon ako sa data na mahalaga.