Mag-ayos: mga tool para sa mas mahusay na mga pagpupulong

Gustung-gusto ng mga eksperto na ang mga pulong ay pumapatay sa pagiging produktibo. Tiyak na hindi kinakailangan at hindi pinaplano na mga pulong. Ngunit ang ilang mga pagpupulong ay kinakailangan. Ang mga pagpupulong ay maaaring magbuklod ng mga bagong deal sa negosyo. Maaari silang maglunsad ng koponan sa mga produktibong bagong pakikipagsapalaran. Maaari nilang iwasto ang kurso sa isang proyekto na nagkamali. At maaari nilang mapadali ang camaraderie sa mga nagtutulungan na hindi magkasama sa parehong puwang. Kung talagang dapat kang magkaroon ng isang pulong, kakailanganin mo ang ilang mga tip para sa pagdaraos ng mas maraming produktibong mga pagpupulong, pati na rin ang tamang software upang gawin ito.

Pag-iskedyul

Ang pag -iisip ay marahil ay nasa isip bilang ang pangkaraniwang software ng opisina na ginamit upang mag-iskedyul ng mga pagpupulong, ngunit nakita ko ang maraming mga tampok ng Outlook na clunky at mahirap matutong gamitin ayon sa nilalayon. Kung ang lahat ng iyong mga kalahok sa pagpupulong ay bihasang mga gumagamit ng Outlook, maaari kang makahanap ng isang oras upang matugunan na gumagana para sa lahat, magreserba ng silid ng kumperensya, at makuha ang pagpupulong na iyon sa kalendaryo na walang gamit kundi ang Outlook. Kailangan ko ng isang bagay na mas simple, at ako ay medyo ng isang tool na pang-organisasyon, kaya maaari kong isipin kung paano ang pakiramdam ng iba tungkol sa Outlook bilang isang tool sa pag-iiskedyul.

Ang Doodle.com ay ang simpleng solusyon. Ito ay isa sa aking mga paboritong website para sa pagpaplano ng mga pagpupulong at pagsasama-sama. Ang Doodle.com ay isang libreng website at serbisyo na ginagawang simple bilang pag-iskedyul ng paglikha ng isang poll. Inaanyayahan mo ang mga tao sa botohan (sa pamamagitan ng pagpapadala sa paligid ng isang URL, o pag-imbita ng mga ito nang direkta mula sa Doodle), at sinusuri nila ang mga oras na magagamit sila batay sa mga pagpipilian na ibinibigay ng tagalikha ng poll. Ito ay isang pangarap na kahusayan matupad.

Para sa higit pa tungkol sa Doodle, tingnan ang aking pakikipanayam sa tagapagtatag ni Doodle na si Michael Naef, na kasama ang isang video na nagpapakita kung paano gumagana ang Doodle.

Virtual Meeting Hosting

Ang Webex at GoToMeeting ay dalawa sa mga kilalang serbisyo sa virtual na pagpupulong na, sa aking karanasan, ay may posibilidad na magamit ng mga tao na ang mga kumpanya ay mayroon nang account sa provider na iyon. Ang mga bayad na account ng alinman ay puno ng mga tampok, tulad ng kakayahang mag-record ng mga pagpupulong, makipag-chat sa iba pang mga kalahok, ibahagi ang lahat ng nangyayari sa screen ng computer ng isang tao, kumonekta ng maraming mga webcams, at marami pa. Ang GoToMeeting ay nangangailangan ng isang naka-install na application na mai-install upang magamit.

Nag-aalok ang Webex ng isang libreng account (wala ang GoToMeeting), ngunit ito ay may ilang mga mahigpit na limitasyon. Halimbawa, isang tao lamang ang maaaring mag-host ng mga pagpupulong, at ang maximum na bilang ng mga tao sa pulong ay tatlo. Ang bawat tao sa pagpupulong ay kailangang gumamit ng VoIP dahil ang dial-in ng telepono ay hindi suportado, at maaaring maibahagi ng host ang kanyang desktop, whiteboard, at mga dokumento, ngunit hindi mga application o anumang tumatakbo nang malayuan. Kaya kung gumagamit ka ng alinman sa mga serbisyong iyon, malamang na gusto mo ang bayad na account.

Ang Join.me ay isa pang tanyag na pagpipilian para sa pagho-host ng mga virtual na pagpupulong. Tulad ng Webex, mayroon itong isang libreng pagpipilian, ngunit may maluwag na mga pagpilit sa mga limitasyon. Ang isang libreng account sa Join.me ay tumatanggap ng hanggang sa 10 mga kalahok sa isang virtual na pagpupulong, ay sumusuporta sa pagbabahagi ng screen at ang kakayahang magbahagi ng kontrol (ibig sabihin, ibigay ang ilang mga tungkulin sa pagho-host sa ibang kalahok).

Ang MeetingBurner (libre; Pro account mula sa $ 39.95 bawat buwan) ay isa pang pagpipilian na tumatakbo sa browser na walang kinakailangang pag-install. Sa isang libreng account, maaari kang magdaos ng mga pagpupulong hanggang sampung tao, ngunit hindi suportado ang VoIP - gayunpaman, at gumagana mismo sa loob ng serbisyo.

Ang Skype ay hindi isang masamang tool para sa pagho-host ng ilang mga uri ng mga pagpupulong, ngunit hindi ito palaging kasing maaasahan tulad ng ilan sa iba. Tulad ng iba pang mga tool, ang isang libreng account ng Skype ay may maraming mga limitasyon (walang pagbabahagi ng screen ang malaki para sa mga pulong, at video conferencing sa isa lamang na tao), ngunit maaari itong maging isang maginhawang opsyon kapag kailangan mong mabilis na magkaroon ng isang audio tumawag sa mga taong kumalat sa buong mundo … at mayroon nang mga account sa Skype.

Pakikipagtulungan ng Mukha sa Mukha

Karamihan sa mga tool sa webinar na pinangalanan sa itaas ay mapabilis ang online virtual na pakikipagtulungan, ngunit kapag ang lahat ay nasa parehong silid at maaaring makipag-usap nang harapan, gusto kong gumamit ng mga tool na hindi gaanong pamamahala sa masinsinang pamamahala.

Ang Google Drive (libre) ay madaling gamitin sa opisina dahil maraming tao ang maaaring mag-update ng mga dokumento sa real time. Maaari mong makita kapag ang ibang tao ay nag-edit o tumitingin sa parehong dokumento na iyong binuksan. Ang Google Drive ay hindi perpekto sa mga mobile device, sa kasamaang palad. Mas madaling mahanap ko pa itong magamit sa isang laptop sa panahon ng mga pulong kaysa sa pamamagitan ng Google Drive iPad app, halimbawa.

Asana ay kinuha ang pakikipagtulungan mundo sa pamamagitan ng bagyo sa kanyang mahusay na online na pakikipagtulungan gawain-pamamahala (at proyekto-pamamahala) tool. Ito ay isang mahusay na serbisyo na gagamitin sa buong iyong mga siklo sa trabaho, at ipinapakita ang halaga nito sa panahon ng mga pagpupulong para sa paglikha ng mga bagong gawain, tulad ng mga pagkilos na follow-up na itinalaga sa mga tao sa pagtatapos ng isang pulong.

Pagkuha ng Mga Tala

Si Evernote (libre sa $ 45 bawat buwan para sa premium) ay ang 800-libong gorilya ng pagkuha ng nota, at galit akong ginagamit sa mga pagpupulong. Gustung-gusto ko na ito ay may built-in na pag-andar ng pag-record ng audio na nagbibigay-daan sa akin na makuha ang buong pag-uusap kung sakaling kailangan kong sumangguni dito. Napakahusay din ito sa isang mobile device para sa tampok ng camera nito. Mag-snap ng larawan ng isang whiteboard, i-upload ito sa Evernote, at ang lahat ng teksto sa larawan ay nasuri ng OCR at ganap na mahahanap.

Minuto.io (libre), na idinisenyo para sa tahasang layunin ng pagkuha ng mga minuto ng pulong, gumagana sa isang browser ngunit nagpapatakbo ng parehong online at offline. Kapag hiniling ka na kumuha ng mga opisyal na tala para sa isang pulong nang hindi inaasahan, ang minuto.io ay naglunsad ng mabilis at gumagana nang maayos, na nagbibigay sa iyo ng isang template para sa gawain sa kamay.