Mag-ayos: mga tip at tool para sa pamamahala ng isang proyekto

Ang mga maliliit na may-ari ng negosyo, mga propesyonal na nagtatrabaho, at kahit na ang ilang mga mag-aaral ay madalas na gumaganap ng isang papel ng isang manager ng proyekto, kahit na sila ay ganap na hindi natutunan upang gawin ito. Ang pamamahala ng proyekto ay isang malaki at malubhang negosyo, na may mga advanced na degree at sertipikasyon na nakatuon sa paksa. Kung hindi ka isang sertipikadong PM, madali para sa isang proyekto - at ang kaakibat na koponan nito - sa ilalim ng iyong pangangasiwa sa pag-iwas sa kontrol, pag-alis ng landas, at maging isang ganap na hindi maayos na gulo. Paano mo panatilihin ang iyong proyekto sa kurso kung wala kang nalalaman tungkol sa pamamahala ng proyekto?

Ang bagay na ito ay nangyari sa akin ng ilang taon na ang nakalilipas sa isang maliit na samahan. Hiniling kong pamahalaan ang ilang mga muling pagdisenyo ng website at muling paglulunsad (ako ay tinanggap bilang isang editor). Ang mga miyembro ng koponan ay nagsasama ng ilang mga panloob na kawani ng kawani, pati na rin ang ilan sa mga kontratista sa labas, at ilang mga hindi nagbabayad na boluntaryo. At wala akong nalalaman tungkol sa pamamahala ng proyekto.

Ako ay isang napaka-organisadong tao, na marahil kung bakit ako pinangasiwaan ang pamamahala ng mga proyekto sa unang lugar. Ngunit ang personal na samahan ay hindi katulad ng pamamahala ng proyekto, at ang aking unang proyekto ay bumagsak sa isang kakila-kilabot na pagsisimula. Nakaramdam ako ng kakila-kilabot tungkol dito, at ang aking kawalan ng kumpiyansa ay nagpalala lamang sa mga bagay. Oo, alam ko kung paano mangolekta ng impormasyon, magbalangkas ng isang iskedyul, at ikalat ito sa lahat ng mga partido na kasangkot, ngunit wala akong ideya kung ano pa ang dapat kong gawin.

Sa kalaunan, na-righted ko ang proyekto at nakuha ko ito sa kurso, ngunit hindi ito simple. Maraming mga bagay na nais kong malaman noon tungkol sa kung paano mag-ayos at pamahalaan ang isang proyekto.

Para sa lahat ng hindi ka nakakatiyak na mga kaluluwa na dapat pamahalaan ang mga proyekto nang hindi sinasadya, nakolekta ko ang ilang karunungan mula sa mga tagapamahala ng proyekto ng propesyonal, at nagbahagi din ng ilang mga tip na natutunan ko. Ang lahat ng mga tip na ito ay nakasulat sa simpleng wika, nang walang PM jargon, at tumuturo patungo sa mga pinakamahusay na kasanayan na pangkalahatan, pantaktika, at praktikal.

Tiyaking gumagana ang dalas ng pagpupulong para sa lahat ng mga partido. Depende sa laki ng proyekto at kung gaano kahusay ang pagpunta nito, ang dalas ng pagpupulong (o tawag, para sa mga hiwalay na heograpikal na hiwalay) ay magkakaiba. Ang lingguhang mga pulong o tawag ay madalas na pamantayan, lalo na sa pagsisimula, ngunit ang dalas ay nakasalalay sa laki at timeline ng proyekto, at dapat itong maging sang-ayon at mahalaga sa lahat ng panig. - Tom Thrash, manager ng proyekto sa Aptara

Gawing mahalaga ang mga pulong. Magkaroon ng isang agenda, manatili sa agenda, at magtatapos nang maaga. Ang pag-aaksaya ng oras ng isang koponan ng proyekto ay isa sa mga pinakamabilis na paraan upang mawala ang tiwala sa isang koponan. Kung ito ay isang pagpupulong sa katayuan, siguraduhing nananatili ito sa isang pulong ng katayuan at hindi magiging isang session ng pag-iingat o pag-iisip ng utak. At ang pagbabalik ng ilang minuto ng oras na inilalaan ay isang mabilis na paraan upang makipag-usap na iginagalang mo ang koponan at ang kanilang oras. - Bill Sanders, namamahala sa direktor sa Roebling Strauss, Inc. (isang digital na proyekto at pagkonsulta sa pamamahala)

Piliin ang tamang mga tool sa pagpupulong. Kapag ang mga lingguhang pagpupulong sa telepono na may isang kontratista sa off-site ay napatunayan na hindi produktibo, nagdagdag ako ng isang spreadsheet ng Google Drive sa halo. Nagpakita ito ng isang listahan ng mga bug na nakilala ko sa isang proyekto, at isang rating para sa kung gaano kahalaga na akala kong ayusin nila. Ang kontraktor at ako ay magkasama na nag-edit ng dokumento na magkasama, habang nakikipag-usap sa telepono. Minsan, ayusin niya rin ang mga maliliit na problema pagkatapos at doon. Ang pagho-host ng "mga pagpupulong sa pagtatrabaho, " kung saan ang trabaho ay magagawa sa pagpupulong mismo, mula nang maging isang napakahalaga na karagdagan sa aking listahan ng mga mungkahi ng mga paraan upang mapanatili ang paglalakbay ng isang proyekto. Ang paggamit ng mga tool sa pakikipagtulungan ng real-time, mga sistema ng kumperensya ng video, at mga luma na mukha, harapan ng laptop-to-laptop ang lahat ng mga pagpipilian. -Jill Duffy

Kung "maayos ang lahat, " patuloy na paghuhukay. Napakahalaga ng tsek. Kadalasan, nakakahanap ako ng mga resulta sa pag-check-in sa mga sagot ng "maayos ang lahat." Iyon ay kapag nahanap ko ang mga follow-up na mga tugon tulad ng, "Napakagandang marinig, ngunit, talaga, walang mga isyu sa lahat?" maaari kang tumayo out, at kung saan makakakuha ka ng feedback na maaari mong gamitin. Ang follow-up na tanong na iyon ay madalas na humahantong sa mga tugon ng, "Well, oo, X ay gumagalaw nang maayos, ngunit mayroong maliit na Y na ito na hadhad sa maling paraan." Maraming mga tao na hindi nais na magreklamo, kaya't hanggang sa manager ng proyekto na maghukay nang mas malalim. - Tom Thrash

Huwag kailanman shoot ang messenger. Kapag nagkakamali ang mga bagay, at gagawin nila, walang nagnanais na maihatid ang masamang balita. Kung ikaw ay kilala sa pagtugon sa masamang balita sa anumang iba pa kaysa sa isang positibo, "Maraming salamat sa pagdala nito sa aking pansin. Ngayon, paano natin ito malulutas?" halos garantiya ka na hindi ka na makakakuha ng masamang balita nang maaga. At ang pagkuha ng masamang balita nang maaga ay nagbibigay sa iyo ng mas maraming oras upang malutas ang mga isyu at bawasan ang kanilang negatibong epekto sa proyekto. - Bill Sanders

Ipaisip sa iba na sila ay nasa control. Ito ay tumatagal ng ilang mga napapanahong iniisip ko, ngunit ang isang bagay na natagpuan ko na mahalaga ay ang pag-aaral na makontrol habang hinahayaan ang iba na magmaneho sila. Marami ang nais na pakiramdam na sila ay may kontrol, at maayos iyon, ngunit dapat maunawaan ng PM na sa huli sila ay responsable para sa kung paano lumiliko ang proyekto. - Tom Thrash

Ipatukoy ng gumagamit ang pamantayan sa kalidad. Ang bawat naihatid ay may isang gumagamit, maging isa pang miyembro ng koponan o isang wakas na gumagamit ng pagtatapos. Bago matukoy ng mga may-ari ng na maaaring maihatid ang oras at mga mapagkukunan na kinakailangan upang makumpleto ito, kailangan nilang malaman kung paano susukat ang maihatid para sa kalidad at pagkakumpleto. Kinukuha man ito ng form ng isang buong itinampok na pagtutukoy ng teknikal o isang worksheet ng kalidad ng isang pahinang pahina, dapat itong tukuyin ng gumagamit nang maaga. Ito ay isa sa pinakasimpleng mga diskarte sa pamamahala ng peligro na magagamit. - Bill Sanders

Mga tool para sa Mga Tagapamahala ng Proyekto

Bukod sa pinaka pangunahing batayang mga tool sa negosyo, tulad ng Excel at Outlook, maaaring makita ng mga ad-lib PM na ang dalubhasang software management software ay talagang nagtutulak sa kanila patungo sa mga pinakamahusay na kasanayan sa pamamagitan ng pagsasama ng mga tampok. Ang pagtatalaga ng responsibilidad, pagtantya ng mga oras ng pagkumpleto ng gawain, at pagpapanatili ng komunikasyon ay maaaring maging mas madaling tandaan na gawin kung mayroong isang tool na naglalakad sa iyo sa mga galaw. Narito ang ilang maaaring magamit mo para sa mga proyekto na malaki at maliit:

Ang Asana ay talagang isang task manager, ngunit sinusuportahan nito ang maraming mga gumagamit, ay lubos na nababaluktot, at madaling doble bilang isang magaan na proyekto sa pamamahala ng proyekto.

Ang Basecamp, ang aming Editors 'Choice, ay software management software na ginagamit sa maraming malalaking organisasyon. Ang isang libreng bersyon ay isang maliksi at nababaluktot na pagpipilian para sa mga koponan na mas maliit na paraan - hangga't hindi nila kailangan ang konektado na imbakan.

Ang Huddle ay isang "tool sa pakikipagtulungan ng nilalaman ng ulap, " ayon sa kumpanya, na nangangahulugang nag-aalok ito sa iyo ng isang lugar upang maglagay ng mga dokumento sa online at makipagtulungan sa kanilang paligid. Habang si Huddle ay dating higit pa sa isang PM app, idinisenyo ito ngayon upang magamit kasabay ng iba pang software management management. Ito ay may posibilidad na magamit ng mga propesyonal sa marketing kaysa sa iba pa.

Ang LiquidPlanner ($ 29 bawat miyembro bawat buwan) ay may isang pangunahing lakas: Nagdadala ito ng pag-iskedyul sa lupa. Sa halip na hilingin sa mga gumagamit na ipasok ang malambot na mga petsa kung sa tingin nila ay gagawin ang trabaho, hinahayaan ng LiquidPlanner ang iskedyul ng mga PM ayon sa prayoridad. Ito ay isang iba't ibang paraan ng pag-iisip at pagtatrabaho, ngunit maaaring gumana ito para sa iyo.

Marami pang mga tool na gagamitin o mag-co-opt kapag namamahala ng isang proyekto, at kung minsan ang pinakasimpleng mga bago gawin ang trabaho nang mas mahusay kaysa sa matatag, buong-itinampok. Kung mayroon kang isang mahusay na tip upang ibahagi ang tungkol sa pamamahala ng mga proyekto o isang programa upang magrekomenda, mangyaring mag-iwan ng komento sa ibaba.