Mag-ayos: itigil ang pakikipaglaban sa email gamit ang mas maraming email

Ang labis na karga ng email ay isang malaking problema sa produktibo sa lugar ng trabaho. Nakakilala ko ang mga tao sa lahat ng oras na nagreklamo tungkol sa email, na sinasabi na labis ang mga ito, nais na mayroong isang off switch para sa lahat ng mga bagong mensahe na ibubuhos sa kanilang mga inbox.

Marami sa mga parehong tao, gayunpaman, ayusin sa email sa paraang natapos nila ang pinalubha ang problema. Ang nakikita ko ay mga taong sumusubok na labanan ang email gamit ang mas maraming email, na siya namang bumubuo ng higit pang email. Sapagkat napapagod sila sa pagdurusa ng email, karaniwang hindi nila nakikita kung ano ang nangyayari nang malinaw, kaya wala silang ideya na pinapalala nila ito.

Mayroong ilang mga paraan na napansin ko ang mga tao na shoot ang kanilang mga sarili sa paa habang sinusubukan na harapin ang labis na email.

Huwag Gamitin ang Iyong Inbox bilang isang Listahan ng Dapat Gawin

Ang unang halimbawa ng mga taong nagpalala ng kanilang mga problema sa email ay ang dapat gawin listers, tulad ng gusto kong tawagan ang mga ito. Ang mga listahang gumawa ay nag-iiwan ng mga email sa kanilang mga inbox kapag ang mensahe ay naglalaman ng isang gawain o nag-uudyok sa memorya ng isang itinalagang gawain. Sa madaling salita, ginagamit nila ang inbox bilang isang listahan ng dapat gawin.

Isipin kung paano karaniwang nagtatalaga ang mga tao ng mga gawain sa pamamagitan ng email. Bihirang ang gawain ay malinaw na nakasaad sa linya ng paksa. Ang tatanggap ay dapat buksan at basahin ang email upang malaman ang mga detalye ng gawain. Gayunpaman, malamang, ang mensahe ay hindi magkakaroon ng lahat ng impormasyon na kinakailangan ng tatanggap, tulad ng isang deadline o iba pang mga detalye tungkol sa gawain. Ang isang palitan ng mga mensahe pabalik-balik ay nililinaw ang gawain, at nagtatapos ito sa paglikha ng isang bagong piraso ng email sa tuwing nangyayari ito. Sa madaling sabi, ang mga inbox ng email ay mahirap na mga listahan ng dapat gawin.

Ang isa pang problema ay ang dapat gawin ng mga listador na patuloy na suriin ang bawat papasok na mail upang makita kung naglalaman ito ng isang gawain, at kung hindi ito, maalis nila agad ang mail. Ang mga listahang gagawin ay nagtatapos ng pag-iwas nang walang tigil na pag-iwas.

Mas masahol pa, ang mga dapat gawin ng mga taga-lista ay sanay na suriin ang kanilang mga inbox para sa kanilang pang-araw-araw na gawain, at madalas, madalas nilang tinatapos ang pag-email sa kanilang mga sarili na mga paalala sa ibang mga bagay na nais nilang magawa.

Kung ang email ay isang problema, bakit mo nais na lumikha ng maraming email sa ganitong paraan?

Gayunman, sa kapal ng mga ito, gayunpaman, hindi maaaring makita ng mga dapat gawin ang mga listador kung paano pinalalala ang kanilang system. Madalas nilang pinagtutuunan na ang paggamit ng kanilang inbox bilang isang listahan ng dapat gawin ay ang tanging bagay na gumagana. Ngunit kung ang parehong taong ito ay nakakaramdam ng labis na pag-email sa pamamagitan ng email, malinaw na hindi ito gumagana. Mayroong ilang mga solusyon, at makarating ako sa kanila sa isang iglap.

Itigil ang Pagpapadala ng Nudgemail

Nagsalita ako sa isang pag-atras ng corporate kamakailan tungkol sa pamamahala ng email. Upang maghanda para sa pahayag, nakipag-usap ako sa ilang mga empleyado at nalaman na marami sa kanila ang namamahala sa malaking dami ng email, kung minsan ay 1, 000 mga mensahe bawat araw, gamit ang Nudgemail. Akala nila ito ay isang perpektong mabuting paraan upang pamahalaan ang daloy.

Ang Nudgemail ay isang tool na freemium na nagbibigay-daan sa iyo na mahalagang i-snooze ang email sa pamamagitan ng pagtatakda ng isang oras kung kailan ito muling makikita sa iyong inbox bilang isang bagong mensahe. "Mahalagang" ay isang napakahalagang salita dito.

Karamihan sa mga pag-andar ng pag-snooze, tulad ng mga nasa SaneBox o ilan sa mga pinakamahusay na apps sa email, itago ang orihinal na mensahe mula sa iyong inbox at pagkatapos ay muling lumitaw bilang isang bagong hindi pa nababasang piraso ng mail sa oras na iyong pinili. Nudgemail ay gumagana ng kaunti naiiba. Kapag ginamit mo ito upang i-snooze mail, mananatili ang orihinal na email sa iyong inbox at isang bagong mensahe ang lilitaw sa tuktok ng iyong inbox, kasama ang buong thread ng orihinal na mensahe na binanggit.

Huwag mo akong mali. Ang Nudgemail ay isang mahusay na tool, at ito ay isang mahusay na solusyon sa ilang mga pangyayari. Ang sinumang tumitingin sa inbox bilang isang stream ng impormasyon sa halip na isang punto ng koleksyon para sa komunikasyon na kailangang maproseso, ay maaaring gumamit nang mabuti. Ngunit kapag sinabi sa akin ng mga manggagawa na ang dami ng mga mensahe sa kanilang mga inbox ay iniwan silang hindi magawa ang kanilang mga trabaho, at 20 porsyento ng kanilang mga mensahe ay paulit-ulit na mga mensahe sa anyo ng Nudgemail, iyon ay isang problema.

Karamihan sa mga dapat gawin listers ay maaaring tanggihan ang tungkol sa ang katunayan na ang kanilang system ay nasira, ang ilang mga gumagamit ng Nudgemail ay nagiging isang saklay. Lubha silang natigil sa kanilang kasalukuyang gawi na hindi nila maisip ang isang mas mahusay na solusyon.

Huwag Tumugon nang Mabilis

Kadalasan, ang pagtugon sa isang email ay isang paraan ng pagkilala sa mensahe ng ibang tao nang hindi aktwal na isulong ang pag-uusap. Mag-isip ng isang email sa katrabaho upang tanungin ang iyong opinyon ng isang pagtatanghal. Hindi mo pa tinitingnan ang presentasyon. Depende sa iyong lugar ng trabaho, maaaring mas katanggap-tanggap na tumugon nang mabilis sa, "Hindi ko alam. Hindi pa ako tumitingin, " kaysa maghintay ng dalawang oras hanggang sa tumingin ka at bumuo ng isang opinyon. Kapag tumalon ka upang tumugon nang mabilis, kahit na hindi malaki ang mensahe, bumubuo ka ng labis na email. Kung itinutulak ka ng kultura ng kumpanya patungo sa pag-uugali na iyon, mas gusto mong maniwala sa ibang tao ang ginagawa nito sa iyo.

Ang isang tao na mabagal na tumugon sa email ay maaaring makita bilang tamad o hindi pagiging isang player ng koponan, kahit na naghihintay na tumugon sa isang email ay isang mas lohikal at produktibong paraan upang magawa ito. Ngunit ito ay ganap na paatras, at kailangan mong iwaksi mula dito kung sa tingin mo ay mapuno ng email.

Ang natapos na nangyayari ay ang mga tao ay tumugon sa mga mensahe upang maipasa lamang ang usang lalaki. Sabihin nating hiniling ni Raj ang opinyon ni Sarah tungkol sa isang bagay, at tumugon siya, "Hindi sigurado. Ano sa palagay mo?" Ngayon ang bola ay bumalik sa korte ni Raj, at ang onus ay nasa kanya upang tumugon kung lamang upang si Sarah ay magkakaroon ng isang bagong hindi pa nababasang mensahe sa kanyang inbox na nagpapaalala sa kanya na talagang sagutin ang oras na ito.

Ang isa pang halimbawa na pangkaraniwan para sa mga tao sa mga kagawaran ng suporta, tulad ng IT, ay magtatayo sila ng isang pangkaraniwang email address para sa mga empleyado upang mag-file ng mga tulong na tulong, tulad ng Kapag ang isang empleyado ay napakawala na ang kanyang computer ay nasira, gayunpaman, at kailangan niyang mabilis na makakuha ng tulong, baka makalimutan niya ang tungkol sa pangkaraniwang email at sa halip ay i-email ang taong kilala niya sa IT. Dapat bang alagaan ng taong IT ang problema? Huwag pansinin ang email? Tumugon at sabihin sa empleyado na kailangan niyang gumamit ng wastong address ng tulong sa IT? CC siya boss? Ano ang tamang gawin?

Kadalasan ang tugon, na-fueled ng sindak at pagkabigo, ay bumubuo lamang ng mas maraming email (at lumilikha ng pag-igting). Muli, ito ay isang halimbawa ng kultura ng kumpanya na lumilikha ng mga inaasahan ng isang mabilis na tugon na sa ugat na problema. Ngunit maaari mong iwaksi mula sa pattern na ito nang hindi nakakagambala sa kapayapaan at makabuo ng mas kaunting mga email bilang isang resulta.

Mga Solusyon sa labis na Email

Paano natin hihinto ang pagbuo ng labis na mga email? Ang ilang mga solusyon ay simple at mabilis, at ang isang indibidwal ay maaaring gawin ang mga ito nang walang suporta ng kumpanya.

Sa nakaraang halimbawa, ang tao ng kawani ng IT ay maaaring i-nip ang problema sa usbong sa pamamagitan ng pagkakaroon ng pag-uusap sa mukha (o tawag sa telepono sa isang malayong empleyado), sa halip na tumugon sa pamamagitan ng email. Kung ang taong IT ay tumugon sa pamamagitan ng email, ang katrabaho na nangangailangan marahil ay hindi pa rin basahin ito nang malapit. Tandaan, na-stress na niya ang tungkol sa kanyang problema sa computer. Maaaring tunog ito ng napaka-tech ngunit harapin ang katrabaho sa harap-harapan, mahinahon at propesyonal, ay makakatulong sa kanya na alalahanin ang tamang protocol para sa pagsumite ng mga tiket ng tulong sa hinaharap, lalo na kung ang tao sa IT ay nagpapaliwanag kung anupamang ibang mga trabaho ang nangunguna sa priority sandali Ang pagpaliwanag sa tao ay napakalayo.

Ang isa pang paraan upang ihinto ang pagbuo ng labis na email para sa iyong sarili ay upang makahanap ng mahusay na mga tool sa tulong ng email na makakatulong sa iyo na i-cut pabalik sa email sa iyong inbox, sa halip na ipalaganap ito, tulad ng ginagawa ni Nudgemail. Ang SaneBox (mga $ 7 bawat buwan) ay ang solusyon na inirerekumenda ko. Ang Mailbird ay isang email client app na may pagpipilian ng paghalik at iba pang mga tampok na maaaring makatulong din.

Itigil ang paggamit ng iyong inbox bilang iyong listahan ng dapat gawin, kapwa para sa mga personal na gawain at mga gawain na nauugnay sa trabaho. Maraming magagaling na mga tool ngayon na mas mahusay sa pagtatalaga ng mga gawain, pagsubaybay sa kanila, pag-update ng mga detalye tungkol sa kanila, at iba pa, na hindi umaasa sa email. Gusto ko ang Todoist, kahit na ang Wunderlist ay isa ring mahusay na app.

Kung maaari mong kumbinsihin ang iyong koponan sa trabaho o departamento na pumili ng isang mas mahusay na tool para sa mga takdang gawain, talagang magiging maayos ka. Bukod sa buong application ng pamamahala ng proyekto ng lakas, mayroong iba pang mga apps sa pakikipagtulungan na magaan, madaling gamitin, mas mabilis na mag-set up, at maaari silang maging isang mas mahusay na solusyon sa mga hamon ng iyong koponan.

Para sa higit pa, tingnan ang aking iba pang mga tip para sa kung paano i-cut back sa sobrang email ng opisina.