Talaan ng mga Nilalaman:
Video: Generate Workflows Using Existing Process Maps in Promapp (Nobyembre 2024)
Sa pinakaunang araw ng aking pinakaunang tunay na trabaho, ang pinakatatandang editor ng kumpanya ng pag-publish ng journal na kinuha ako sa isang malaking flowchart na naka-pin sa isang pader. "Narito kung paano napupunta ang isang artikulo mula sa nakasulat hanggang sa nai-publish, " aniya. Pinaglakad niya ako sa buong proseso, binibigyang diin ang mga bahagi kung saan kasali ang aking koponan. Ito ay 2001, bago magamit ang pakikipagtulungan ng software, ngunit ang mga aralin na natutunan ko sa araw na iyon ay nalalapat kahit sa panahong ito ng Asana at Slack.
Sa pag-iisip nito, ang mga job jackets na ito ay isang pangunahin at pisikal na pagpapakita ng software ng daloy ng trabaho ngayon, tulad ng Asana. Ang tsart ng daloy ng trabaho na naka-pin sa dingding ay isang napakahusay na oryentasyon para sa akin, bilang isang bagong empleyado, at kung sino man ang nasa ibabaw. Nagbigay ito sa akin ng isang malinaw na kristal na larawan ng ginawa ng samahan, at kung paano.
Sa mundo ngayon, kung saan itinutulak namin ang mga papel na walang papel at higit sa lahat ay lumipat sa mga elektronikong file at folder, mas madaling iwasan ang paglikha ng mga ganitong uri ng mga dokumento ng daloy ng trabaho at pinapanatili hanggang sa kasalukuyan. Ngunit para sa lahat ng mga negosyo at kahit na mga proyekto sa pagtatrabaho sa antas ng hobbyist, napakahalaga na idokumento ang iyong daloy ng trabaho.
Bakit ang Workflow ng Dokumento?
Bakit mo dapat idokumento ang iyong daloy ng trabaho? Mayroong ilang mga ganap na kritikal na mga kadahilanan, kabilang ang mga sumusunod:
- Tinutulungan nito ang mga may-ari ng negosyo at tagapamahala na ganap na pag-isipan at maunawaan kung ano ang nangyayari sa bawat yugto ng proseso ng negosyo, at bakit;
- Pinapayagan nito ang mga hindi kinakailangang hakbang upang makilala at gupitin sa mga proseso;
- Naaalala nito ang mga empleyado o mga miyembro ng koponan na maaaring malayo sa ilang mga yugto ng negosyo kung bakit sila umiiral at kung ano ang halaga na ibinibigay nila;
- Mahalaga ito para sa mga miyembro ng koponan na may onboarding;
- Ito ay isa sa mga pinakamahusay na paraan ng pagpapaliwanag sa mga potensyal na kasamahan, kliyente, at mamumuhunan kung paano nagpapatakbo ang isang negosyo; at
- Pinapayagan nito ang isang koponan na mas epektibong magsimula gamit ang mga tool sa pakikipagtulungan.
To the last point, nabanggit ko na si Asana. Ang Asana ay isang tool na pamamahala ng daloy ng trabaho, uri ng tulad ng isang dapat gawin na listahan sa mga steroid. Ito ay halos kapareho sa sistema ng job-jacket na ginamit ko sa aking unang trabaho sa pag-publish. Hinahayaan ka ng Asana na subaybayan ang mga gawain na kailangang gawin at itulak ang mga ito sa isang proseso. Ang bawat gawain ay may kasaysayan ng lahat ng mga hakbang, o subtasks, na ito ay natapos. Kapag ang isang tao ay nakumpleto sa subtask na nasa kamay, itinalaga niya ito sa susunod na hakbang at iniuutos ito sa isang tao o departamento na kukunin ito sa susunod.
Ginawa ko ang pagkakatulad bago ang Asana ay tulad ng isang deck ng mga kard, samantalang ang software management software ay tulad ng isang larong board. Kapag binuksan mo ang isang larong board, maaari kang magkaroon ng isang bagay tulad ng isang board, iba't ibang mga piraso ng paglalaro, at isang malinaw na rulebook para sa kung paano i-play ang laro. Ang lahat ng naglalaro ay sumasang-ayon sa mga paunang natukoy na mga patakaran. Maaari kang lumihis mula sa mga patakaran, ngunit ang laro ay idinisenyo para sa maximum na kasiyahan kapag sumunod ka sa mga patakaran na iyon, kaya mo.
Kapag nagpe-play ka ng mga kard, gayunpaman, ang lahat na naglalaro ay kailangang sumang-ayon sa kung anong laro ang gagampanan at kung anong hanay ng mga patakaran ang iyong susundin. Maaari kang maglaro ng mga puso o maaari kang maglaro ng laway. Ang ilang mga laro ng card ay kilalang may itinatag na mga patakaran, tulad ng Texas Hold'em. Pagkatapos ay may iba pang mga laro na may mga pagkakaiba-iba, tulad ng rummy (gin rummy, tuwid na rummy, 500 rummy, at iba pa) at kailangan mong sumira sa mga patakaran sa bawat isa sa talahanayan upang matiyak na lahat kayo ay magkakasundo Paano laruin. Mayroon ding pagpipilian ng pag-imbento sa iyong sariling laro ng card, na may natatanging mga patakaran na kailangan mong ituro sa lahat na naglalaro.
Ang Asana (at maraming iba pang mga tool sa pakikipagtulungan; bibigyan ko ng maraming mga halimbawa sa isang iglap), tulad ng sinabi ko, ay tulad ng isang deck ng mga kard. Kaya upang gumawa ng trabaho ng Asana, dapat malaman ng lahat kung paano nilalaro ang laro, ano ang mga panuntunan, kung ano ang layunin, at kung paano natatapos ang laro.
Ano ang Tungkol sa Kanban?
Ang mga kanban boards ay isa pang halimbawa ng mga tool sa pakikipagtulungan na mas katulad ng isang deck ng mga kard. Ang Trello ay isang halimbawa ng isang tool sa kanban online. Ang mga development team at programming team ay madalas na gumagamit ng kanban sa isang lubos na tinukoy, paunang natukoy na paraan (tulad ng paglalaro ng Texas Hold'em), samantalang ang mga gumagamit ng kanban para sa personal na paggamit ay maaaring gumawa ng anumang mga patakaran na gusto nila.
Kung mayroon kang isang na-dokumentong daloy ng trabaho, madali mong mapa ang daloy ng trabaho sa Asana. Ito ay mas madali upang simulan ang paggamit ng Asana kapag mayroon ka nang isang dokumentong daloy ng trabaho dahil nangangahulugan ito na naisip mo na sa buong proseso ng negosyo o koponan mula sa itaas hanggang sa ibaba. Ang pag-ampon ng Asana ay tumatagal ng ilang mga pagsubok at pagkakamali kahit ano pa man, ngunit magiging mas gulo at mas nakakabigo kung gagawin mo ito nang hindi pa nakapag-dokumentado ng iyong mga daloy ng trabaho.
Pagma-map sa Workflows
Sa pamamagitan ng software ng daloy ng trabaho, karaniwang mayroong isang bagay na makakumpleto, kahit na ang buong proseso ay patuloy. Anumang maaaring makumpleto ay karaniwang ang iyong mga gawain o subtasks.
Ang ideya ng pagkumpleto ay ibang-iba sa software management software. Ang isang proyekto sa pamamagitan ng kahulugan ay isang bagay na nakumpleto at naihatid sa isang petsa. Ngunit hindi lahat ng uri ng trabaho ay mga proyekto. Sa bahay na nagpo-publish ng journal kung saan nagtrabaho ako, isang artikulo ay magiging kumpleto kapag nakalimbag ito. Katulad nito, ang bawat isyu ng isang journal ay may pagtatapos na petsa nang maipadala ito. Ngunit ang pag-edit ng kopya ay hindi kumpleto. Ito ay patuloy na trabaho. Kailangan pa itong masubaybayan. Mayroon itong konkretong gawain na gawain - kopyahin ang pag-edit ng artikulong ito - ngunit ang pag-edit ng kopya mismo ay walang katapusan ng petsa o maihatid.
Ang proseso ng pagma-map sa isang daloy ng trabaho ay nagsasangkot din ng pagkilala nang eksakto kung aling mga proseso o pamamaraan ang dapat na tahasang itinalaga at susubaybayan. Napakahalaga ng katumpakan at antas ng detalye na ito.
Mag-isip tungkol sa isang recipe para sa pagluluto. Hindi nakalista ng mga resipe ang bawat solong hakbang sapagkat marami sa kanila ang ipinahiwatig o naiintindihan. Hindi sasabihin sa iyo ng mga resipe na basagin ang mga itlog, ibuhos ang kanilang mga nilalaman, at itapon ang mga shell dahil ang "magdagdag ng mga itlog" ay nangangahulugang iyon, at hindi na ito kailangang maging mahirap na ilista ang lahat ng mga hakbang na iyon. Katulad nito, sa isang kapaligiran sa trabaho, maaaring maunawaan na ang "pag-edit ng artikulo" ay nangangahulugang "suriin ang headline, suriin ang byline, kopyahin ang i-edit ang piraso, at mag-iwan ng anumang mga katanungan para sa may-akda."
Gayunpaman, sa ilang mga sitwasyon, maaaring kailanganin mong maging malinaw sa isang antas ng mas pinong. Minsan ay nagtrabaho ako sa pag-publish ng pahayagan kung saan ang pag-tsek ng mga ulo ng ulo, mga caption ng larawan, ang petsa sa ibaba sa pahina, at ang numero ng pahina ay dapat na magkahiwalay na mga hakbang mula sa pagkopya dahil madalas silang napansin.
Sa madaling salita, kailangan mong malaman kung anong antas ng detalye ang kinakailangan. Masyadong maraming mga hakbang, at ang mga taong gumagamit ng software ay papansinin ang pamamaraan. Napakakaunti, at maaaring mangyari ang mga kritikal na pagkakamali. Marahil ay tatagal ng ilang pagsubok at error upang makuha ito ng tama, ngunit kailangan mong gumawa ng ilang mga pagpapasya bago ka magsimula.
Pagma-map sa Mga Mindsets
Kapag nagma-map sa mga workflows, magugugol ka rin ng oras kung paano iniisip ng iyong samahan, nang sama-sama. Ano ang kaisipan ng iyong samahan tungkol sa mga proyekto, tao, o mga paksa ng interes? May kaugnayan ito sa Asana, pati na rin sa iba pang mga tool sa pakikipagtulungan.
Ang slack ay isang magandang halimbawa. Ang slack ay isang platform ng pagmemensahe na binibigyang diin ang paghila sa halip na itulak ang mga abiso, kaya lahat ito ay tungkol sa pagpasok sa mga mensahe na nais mong matanggap. Upang makagawa ng mahusay na mga filter para sa mga abiso, kailangan mong umasa sa bahagi sa Mga Channel. Ang mga Channel ay tulad ng mga grupo, at upang mabisa ang mga Channel, dapat mong malaman kung paano iniisip ng iyong koponan, mabuti, lahat. Sa palagay mo ba ay sa mga tuntunin ng mga kagawaran o proyekto? Sa tingin mo ba sa mga tuntunin ng mga paksa o kliyente? Kung nagpapatakbo ka ng kumpanya ng real estate, marahil ay iniisip mo sa mga tuntunin ng mga kapitbahayan, o mga halaga ng halaga ng ari-arian, o mga ahente. Kailangan mong malaman ang mindset ng iyong koponan bago lumikha ng Mga Channel upang ang mga ito ay talagang epektibo sa pagpapadali sa pagtutulungan ng magkakasama.
Ang mga tool sa pakikipagtulungan ay madalas na nagsasama ng maraming mga paraan upang maisaayos ang impormasyon, tulad ng paggamit ng color-coding, pag-tag, at kung minsan kahit na may kulay na naka-code na pag-tag. Tandaan mo ang mga naka-naka-code na job jacket na inilarawan ko kanina? Parehong pakikitungo. Kung ginamit nang maayos, ang color-coding ay isang visualtifier na agad na nagbibigay ng impormasyon nang malinaw. Para sa kadahilanang iyon, ang color-coding ay nagdaragdag ng pagiging produktibo. Lubhang inirerekumenda ko ang paggamit ng color-coding sa isang tool ng pakikipagtulungan, hangga't una mong tiyakin na nauunawaan mo ang mindset ng koponan tungkol sa kung bakit dapat may kulay na naka-code sa unang lugar. Anong impormasyon ang kailangang maiparating agad at walang mga salita? Kailangan mong maunawaan ang mindset ng iyong koponan upang masagot ang tanong na iyon.
Kasama ang Kultura
Mahalaga na mag-dokumento ng mga daloy ng trabaho bago mapa ang mga ito sa isang tool sa pakikipagtulungan, at mahalaga na maunawaan at mapa ng mindset. Ang pangwakas na piraso ay kultura.
Ang mga tool sa pakikipagtulungan ay salamin ang kultura ng kumpanya, at kabaligtaran. Napakahalaga na magtatag ng pangkalahatang mga patakaran ng pakikipag-ugnay patungkol sa propesyonalismo, antas ng pormalidad, at kung nasaan ito at hindi nararapat na umalis sa paksa.
Mula sa pananaw ng isang empleyado o miyembro ng koponan, ang mga tool sa pakikipagtulungan ay madalas na ginagamit bilang isang lugar upang pumutok ang singaw. Sa aking karanasan, ibibigay ng mga tao ang kanilang mga hinaing kahit na kung ang mga tool sa pakikipagtulungan ay nagbibigay sa kanila ng isang nakalaang puwang para dito. Ang ilang mga organisasyon ay pinahahalagahan ang bukas na debate at kahit na ang pinainit na mga talakayan tungkol sa trabaho, samantalang ang iba ay nakikita itong nakakagambala at posibleng mapanganib.
Ang mga kasangkapan sa pakikipagtulungan lamang ay hindi maaaring magdidikta kung ang mga tao ay magbulalas at hindi masasama sa mga naaangkop na lugar. Kailangang magmula ito sa kultura ng kumpanya. Kailangang linawin ng mga tao sa posisyon ng pamumuno kung nais nila na makipag-usap ang mga miyembro ng koponan ng mga reklamo at argumento sa loob ng konteksto ng gawain o labas nito. Sino ang kailangang malaman kapag may problema? Nais ba ng mga miyembro ng koponan na hindi nagpapakilala bago magpahayag ng pag-aalala o reklamo? Tapos na ba ang pagrereklamo para sa catharsis o upang i-highlight ang mga potensyal na problema sa trabaho at workflows? Kung mangyayari pa rin (at ito ay), mas mahusay na isaalang-alang ito at gumawa ng mga pagpapasya tungkol dito sa halip na magpanggap na hindi ito nangyayari.
Karagdagang Mga Mapagkukunan
Ang isa pang mapagkukunan na ginagawang mas madali ang pag-mlay ng mga workflows ay software sa pag-iisip ng isip; tingnan ang mga tip na ito kung paano maikakait ng isang mapa ng isip ang iyong pamamahala ng proyekto. Kung ikaw ay nasa mga unang araw ng paggamit ng software management software, ang apat na mga tip para sa pagsisimula ay dapat makatulong. At para sa mas malalim na pagtingin sa Asana, nakakatulong itong basahin ang ilang mga tip para sa paggamit ng Asana.
