Mag-ayos: kung paano simulan ang pagiging mas organisado

? wmode = transparent "Ano ang gusto mong malaman tungkol sa pag-aayos?"

Iyon ang isang tanong na tinatanong ko ang aking mga kasamahan at kaibigan tuwing madalas na kumuha ng mga ideya para sa kolum na ito. Ang huling beses na tinanong ko, higit sa isang tao ang sumagot, "Paano ako magsisimula?"

Kung isusulat ko ang gabay ng isang nagsisimula sa pagiging maayos, aakayin ito sa isang ganap na mahahalagang piraso ng payo: Hatiin ang iyong mga proyekto sa mas maliit na piraso.

Ang pagbagsak ng isang layunin sa mas maliit na layunin at pang-araw-araw na gawain ay mahalaga sa tagumpay. Ginagawa ito ng lahat ng mga organisadong tao, ngunit hindi lahat ng mga artikulo ng payo ay malinaw na malinaw. Sa palagay ko kailangan itong maging malinaw. Napakahalaga na hindi ka dapat mag-gloss dito.

Ang totoong lihim sa pagiging organisado ay ang pag-uunawa kung paano mo magawa ang iyong sarili na gawin ang mga aksyon na kinakailangan para maganap ang samahan at magpatuloy pasulong. Kailangan mong tukuyin ang mga aksyon - at iyon ang bumabagabag sa isang layunin.

Saan Magsimula Pagsisimula

Bago ka makapag-ayos, kailangan mong magkaroon ng isang layunin.

"Nais kong maging mas organisado" ay hindi isang layunin. Subukang maglarawan kung ano ito ay talagang gusto mo. Subukang ilagay ito sa mga salita. At, subukang gawing positibo at maaaring kumilos ang mga salitang iyon, sa halip na negatibo.

Sabihin natin na parang wala ka sa iyong email. Gusto mong ayusin ang email.

Negatibong tinukoy na layunin: "Ang aking email ay isang gulo at hindi ko nais na ganoon pa."

Positibong tinukoy na layunin: "Nais kong laging makahanap ng isang email nang mabilis kapag kailangan ko ito."

Ang positibo at aksyon na layunin ay nakatuon sa nais mong magawa ("makahanap ng mga email nang mabilis"). Ang layunin na nakikita sa pamamagitan ng isang negatibong slant ay nagbabalik lamang sa problema na magulo ang iyong email at hindi ka nasisiyahan tungkol dito.

Narito ang isa pang halimbawa:

Negatibong tinukoy na layunin : "Marami akong papeles. Pinapalakpakan nila ang aking mesa at nagiging sanhi ng mga abala, at kinamumuhian ko ito." (Pansinin kung paano walang malinaw na larawan ng nais mong mangyari o kung paano mo nais na baguhin ang sitwasyon.)

Positibong tinukoy na layunin: "Gusto ko ng isang minimalistic na lugar ng trabaho na kaaya-aya sa pagtulong sa akin na mag-focus. Gusto kong magamit ang aking computer at ang kapangyarihan ng OCR at maghanap upang maging mas mahusay sa paghahanap ng mga mahahalagang dokumento." (Pansinin ang diin sa mga positibong salita, tulad ng "pagtuon" at "mahusay.")

Medyo literal, kailangan mong maglarawan kung ano ang gusto mo, at ilagay ito sa mga positibong salita, kongkreto, maaaring kumilos na mga salita. (Tingnan ang higit pang mga tip tungkol sa pagtatakda at pagkamit ng mga layunin.)

Paano mabuo ang isang layunin

Kapag mayroon kang isang layunin at inilagay ito sa mga salita, kailangan mong mabuo ito.

Ang isang madaling paraan upang mabuo ang isang layunin ay mag-isip tungkol sa kung ano ang isusulat mo sa isang pang-araw-araw na dapat gawin upang magawa ang layunin.

Hindi ka kailanman maglagay ng listahan ng dapat gawin "Lumikha ng isang minimalistic na lugar ng trabaho na kaaya-aya sa pagtuon." Sa halip maaari mong isulat:

• malinaw na mga tarong at tasa mula sa desk
• mag-scan ng mga papel sa inbox
• shred naka-scan na papel
• ituwid ang mga wire ng computer

(Kung medyo nawawala ka sa kung anong mga uri ng mga bagay ang nabibilang sa isang listahan ng dapat gawin sa unang lugar, mayroon akong isang pampapreso sa paglikha ng mas mahusay na mga listahan ng dapat gawin.)

Halimbawa: Photo Organization Makeover

Nais kong bigyan ka ng isang mas mahabang halimbawa ng kung paano masira ang isang malaking proyekto ng organisasyon sa mas maliit na mga bahagi upang lubos na mapukaw kung paano ito nangyayari.

Nakikipagtulungan ako sa isang kasamahan, si Stephanie, sa isang kabuuang digital na organisasyon ng larawan ng larawan (na isusulat ko ang tungkol sa malawak sa isang haligi sa hinaharap). Siya ay may libu-libong mga larawan na kumalat sa maraming mga computer at mga serbisyo sa online na pag-iimbak, at nais niya lamang na maayos ang mga ito.

1. Tukuyin ang layunin. Sa unang pagkakataon na nakaupo kaming magkasama upang talakayin ang proyekto, tinanong ko siya, "Ano ang gusto mo? Ano ang iyong layunin?" Pinigilan ko siya bago pa siya makasagot. "Hayaan mo akong muling tukuyin iyon. Ano ang nais mong magawa sa iyong mga larawan na hindi mo magagawa ngayon?"

Mahalagang sinabi ni Stephanie na nais niyang madaling makahanap ng mga larawan, kahit anong aparato ang ginagamit niya.

2. Unawain ang problema. Ang kasunod kong tanong ay ito: "Sa ngayon, kapag naghahanap ka ng litrato, paano ka tumingin? Naaalala mo ba ang petsa o ang mga tao sa imahe o isang kaganapan kapag ang larawan ay kinunan?"

Ano ang hinihiling ng tanong na ito ay: "Anong uri ng solusyon ang dapat naming idisenyo upang umaangkop sa iyong mga pangangailangan?"

Sinabi niya na karaniwang naaalala niya ang kanyang mga larawan nang halos araw-araw, tulad ng "sa kolehiyo, " ngunit kung minsan din ng mga tao sa larawan.

Isinasaalang-alang namin ang ilang mga posibleng solusyon, ngunit hindi pa nakayanan ang anumang bagay. Kadalasan, nakakatulong ito na sumulong nang may ilang piraso ng isang proyekto ng samahan upang tingnan kung nagbabago ang iyong kahulugan ng layunin nang mas maraming natutunan mo tungkol sa problema.

3. Magtalaga ng iyong sarili ng maliit na gawain. Batay sa aming pagkikita, dumating si Stephanie na may isang maikling listahan ng mga gawain. Mukhang ganito:

kumuha ng imbentaryo: ilista ang mga lugar kung saan pinapanatili ang mga larawan, parehong lokal at online

i-on ang Photostream (gumagamit si Stephanie ng maraming mga aparatong Apple, kaya ang pagsasama-sama ng mga larawan sa pamamagitan ng Photostream ay tila isang lohikal at simpleng hakbang na gawin nang maaga)

kunin ang mga password para sa anumang mga site ng larawan na hindi ginagamit nang matagal

i-download ang mga larawan at data ng Facebook.

Ang apat na mga gawain ay ang lawak ng "susunod na mga hakbang." Pansinin ang kanyang listahan ay ilang mga item lamang ang haba. Madali niyang magawa ang lahat ng mga gawaing ito sa isang araw kung siya ay bumagsak, o mas mababa sa isang linggo kung gumawa siya ng isang araw.

4. Itakda ang mga deadlines. Ang paraan upang sundin ang mga simple, maikling gawain ay upang itakda ang mga deadlines. Gusto kong gumamit ng isang app sa pamamahala ng gawain, tulad ng Galing na Tandaan o Any.do upang subaybayan ang aking mga dos at magtalaga ng mga deadlines sa kanila. Sa proyekto ni Stephanie, hindi ko alam kung bibigyan niya ang kanyang sarili ng mga deadline, ngunit mayroon siyang malambot na mga deadline batay sa kapag nagpasya kaming magkikita kami sa bawat isa upang ipagpatuloy ang proyekto. Ang aking palagay ay ang aming susunod na pagpupulong ay humuhupa sa kanyang kalendaryo at ginagawang responsable siya sa paggawa ng sinabi niya na gagawin niya.

Ito ay ang paggawa na Mahirap

Hindi lahat ay may pananagutan sa kanyang sarili. Sa palagay ko lahat tayo ay may mga estratehiya para sa ating sarili na maging may pananagutan, bagaman, tulad ng pagsasabi sa ibang tao tungkol sa aming mga plano, o pagtaya sa pera na gagawin o hindi tayo gagawa ng isang bagay. Ang pag-alala ng isang gawain ay hindi mahirap. Magpadala lamang ng isang paalala sa iyong smartphone. Ito ay ang paggawa na mahirap. Kung mayroon kang maliit na mga gawain na napaka-tiyak, hindi mo bababa sa pagtaas ng iyong mga pagkakataon na iyong susundan.

Ang kasabihan "bawat paglalakbay ay nagsisimula sa isang solong hakbang" ay lubos na totoo. O kung gusto mo, "Ang pagpapakita ay kalahati ng labanan" ay nagsasalita sa parehong hangarin. Kailangan mong bigyan ang iyong sarili ng malinaw at aksyon na mga bagay na dapat gawin at isang makatwirang dami ng oras kung saan gawin ito. Kung hindi, hindi ka na gaanong magsisimula.