Mag-ayos: kung paano mag-set up ng mga template ng email

Mga nilalaman

• Maging Organisado: Paano Mag-set up ng Mga Template ng Email
• Paggamit ng Mga template ng Email sa Gmail

Sa parehong lugar ng trabaho at sa aming personal na buhay, marami sa atin ang nagpapadala kung ano ang mahalagang pareho ng email nang paulit-ulit. Maaaring sabihin nito tulad ng, "Narito ang lingguhang mga numero ng benta …" o "Honey, mangyaring tandaan na ipadala ang upa sa o bago …"

Kung ikaw ay isang makatwirang organisado at mahusay na tao, maaari mong kopyahin at i-paste ang nakaraang email sa isang bagong mensahe tuwing oras upang ipadala ang regular na ipinadala na email. Hindi ito isang masamang pamamaraan, ngunit binibigyan ka nitong bukas upang magpakilala ng mga error. Maaari mong kalimutan ang i-update ang linya ng paksa, petsa, isang figure sa pananalapi, isang punto ng data, at iba pa.

Noong una kong sinimulan ang aking karera sa media at pag-publish, mahalagang ako ay isang linya ng editor para sa ilang mga journal journal, nagtatrabaho sa mga typetters na nag-type sa mga pagbabago na minarkahan ko sa mga file. Ang pinakamahalagang panuntunan na natutunan ko sa kung paano markahan ang mga artikulo para sa mga typetters ay ito: Ang mas kaunting mga keystroke na kailangan nilang gawin, ang mas kaunting mga pagkakataong mayroon sila sa pagpapakilala ng mga error. Sa madaling salita, ang aking trabaho ay upang iwasto ang anumang mga typo at makuha ang mga pagbabago ng may-akda sa pahina habang binabawasan din kung magkano ang pag-type ng mga typetter na dapat gawin.

Kasabay ng parehong mga linya, kapag ginamit mo muli ang isang lumang email, kailangan mong mag-input ng maraming hindi kinakailangang mga keystroke, tulad ng pagtanggal at pagkatapos ay i-update ang linya ng paksa, pagbabago ng mga pangunahing piraso ng impormasyon, at iba pa.

Ang isang mas mahusay na sistema ay upang mag-set up ng mga email na maaari mong muling magamit nang paulit-ulit, isang "email template" (term ng Microsoft Outlook) o "de-latang tugon" (term ng Google)

naglo-load …

Ang isang email template ay eksakto kung ano ang nais mong mangyari, isang balangkas ng isang email na may blangko na puwang kung saan lilitaw ang na-update na impormasyon. Kapag binigyan mo ang iyong sarili ng isang blangkong puwang sa halip na isang numero o piraso ng data upang mai-update, gumagawa ka ng mas kaunting mga keystroke, at sa gayon binabawasan ang bilang ng mga error na maaaring ipakilala mo. Hindi ka sinasadyang magpadala ng mga numero ng ulat ng nakaraang linggo; ang pinakamasama bagay na maaaring mangyari ay nag-iwan ka ng isang bagay na blangko, kung saan, mapapansin agad ng mga tatanggap at hilingin sa iyo ang nawawalang data. Kung nagpadala ka ng maling impormasyon, bagaman, ang mga tatanggap ay maaaring hindi alam ito.

Narito kung paano mag-set up ng mga template ng email sa dalawa sa mga madalas na ginagamit na mga programa sa email: Outlook at Gmail.

Paano Mag-set up ng isang Email template sa Outlook

Tinutukoy ng Outlook ang mga uri ng regular na ipinadalang mga mensahe bilang "mga template ng email." Magagamit ang tampok na ito sa desktop na programa ng Outlook, ngunit hindi ito magagamit sa Outlook.com.

Sa Outlook 2007 . Magsimula ng isang bagong mensahe sa email. I-type ang katawan ng email at linya ng paksa ng maraming impormasyon na kakailanganin mong gamitin muli, siguraduhing iwanan ang iyong sarili ng isang malinaw at nakikitang blangko na puwang saan ka magpasok ng bagong impormasyon sa tuwing magpapadala ka ng mensahe. Narito ang isang halimbawa:

	Linya ng paksa:		Lingguhang Pahina ng Ulat ng Pahina para sa pagtatapos ng linggo
	Katawan:		Narito ang lingguhang ulat ng pahina para sa website. Petsa: Mga Pahina ng Pahina: Salamat sa inyong lahat! Mangyaring ipaalam sa akin kung mayroon kang anumang mga katanungan.

Sa itaas na kaliwang sulok ng kahon ng mensahe, pumunta sa File> I-save ang As.

Sa lalagyan ng dialogo na lilitaw, kailangan mong baguhin ang uri ng file sa Outlook Template (* .oft). Pagkatapos ay maaari mong pangalanan ang iyong template kahit anong gusto mo.

Kapag handa ka nang magsulat ng isang bagong mensahe gamit ang template, ang proseso para sa pagpunta sa template ay talagang medyo hindi epektibo, sa kasamaang palad.

Pumunta sa Bago> Pumili ng Form

at sa tuktok na drop-down box ng pagpili, piliin ang Mga Template ng User sa File System. Anumang mga template na na-save mo ay dapat doon. Piliin ang gusto mo, at magbubukas ito bilang isang bagong mensahe ng email, na maaari mong mai-update kung naaangkop.

Sa Microsoft Outlook 2010 . Magsimula ng isang bagong mensahe sa email. I-type ang katawan ng email at linya ng paksa ng maraming impormasyon na kakailanganin mong gamitin muli, siguraduhing iwanan ang iyong sarili ng isang malinaw at nakikitang blangko na puwang saan ka magpasok ng bagong impormasyon sa tuwing magpapadala ka ng mensahe. (Tingnan ang halimbawang nasa itaas.)

Kapag natapos mo ang pagdidisenyo ng iyong template, pumunta sa tab na File at piliin ang I-save Bilang.

Sa lalagyan ng dialogo na lilitaw, kailangan mong baguhin ang uri ng file sa Outlook Template (* .oft). Pagkatapos ay maaari mong pangalanan ang iyong template kahit anong gusto mo. Pindutin ang I-save.

Kapag handa ka nang gamitin ang template, pumunta sa Mga Bagong Item> Marami pang Mga Item> Pumili ng Form

at sa tuktok na drop-down box ng pagpili, piliin ang Mga Template ng User sa File System. Anumang mga template na na-save mo ay dapat doon. Piliin ang gusto mo, at magbubukas ito bilang isang bagong mensahe ng email, na maaari mong mai-update kung naaangkop.

Listahan ng pamamahagi . Marahil ay nais mong ipares ang isang template ng email na may listahan ng pamamahagi upang maipadala mo ang mensahe sa isang pangkat ng mga tao sa isang pagbaril.

Pumunta sa seksyon ng Mga contact ng Outlook. Pumili ng Bago> Listahan ng Pamamahagi.

Kung gumagamit ka ng email o email sa negosyo, pinakamahusay na mapagpipilian ay ang Piliin ang Mga Miyembro kaysa gamitin ang function na tinatawag na Magdagdag ng Bago. Maaaring piliin ng Mga Miyembro ang listahan ng mga gumagamit na magagamit sa email system ng iyong negosyo. Sa kabilang banda, pinapayagan ka ng Magdagdag ng Bagong mag-type ng mano-mano sa isang email address.