Maging maayos: kung paano mapapabuti ang komunikasyon para sa mas mahusay na pamamahala ng proyekto

Sa panahon ng anumang proyekto, alam kung paano makipag-usap, pati na rin kapag gumamit ng isang serbisyo sa pamamahala ng proyekto para sa komunikasyon, ay kritikal. Ang pakikipag-usap sa lahat ng iyong mga stakeholder ay ang tanging pinakamahalagang kadahilanan para sa tagumpay sa pamamahala ng proyekto, ayon sa isang ulat mula sa Project Management Institute. Ang mga mahihirap na komunikasyon ay madalas na sanhi ng iba pang mga problema na humantong sa isang proyekto sa kurso o lubusan ito.

Ano ang malinaw, bukas, at epektibong komunikasyon sa mga tuntunin ng pamamahala ng proyekto, at paano mo ito ginagawa? Ang haligi ng Kumuha ng Organisadong nakaraang linggo ay tiningnan kung paano makapagsimula sa pamamahala ng isang proyekto. Ang mga pangunahing takeaways ay tungkol sa pagtukoy sa proyekto (at tiyakin na ito ay isang proyekto kaysa sa patuloy na trabaho) at ang mga kinakailangan, saklaw, paghahatid, mga milestone, at mga manlalaro, kabilang ang mga stakeholder. Kung hindi mo pa ito nabasa, inirerekumenda ko na gawin ito bago harapin ang artikulong ito.

Paano Naaapektuhan ng Mahina ang Komunikasyon sa Pamamahala ng Proyekto

Ang nangungunang tatlong mga problema na pumipigil sa isang proyekto na maging matagumpay ay ang mga pagbabago sa saklaw, hindi magandang pagtatantya sa yugto ng pagpaplano, at hindi magandang tinukoy na mga layunin at layunin, ayon sa isang survey ng PricewaterhouseCooper. Ngunit si Jason Westland, CEO ng ProjectManager.com, ay nakikita ang lahat ng mga isyu na nagmumula sa ibang ugat: masamang komunikasyon.

"Kung ang isang tagapamahala ng proyekto ay walang saklaw o kung hindi alam ng mga manlalaro ang timeline, ang mga bagay ay magkakahiwalay, o kung ano ang naihatid ay hindi nakakatugon sa mga kinakailangan, " sinabi ni Westland nang makipag-usap ako sa kanya kamakailan tungkol sa pinakamahusay na kasanayan sa pamamahala ng proyekto. .

Westland, na sumulat din ng Project Management Life Cycle, idinagdag, "Ang karaniwang nangyayari ay ang manager ng proyekto ay walang tunay na hawakan sa saklaw ng proyekto. Hindi alam ng koponan kung ano ang kanilang inihahatid. Walang sinuman. talagang alam kung ano ang mga petsa ng pagtatapos para sa mga milestones o mga mahahatid na susi. At sa buong kurso ng proyekto, walang sinuman ang nagpapaalam sa kanila ng pangkalahatang pananaw, ang dahilan kung bakit nila ito ginagawa. At ang mga bagay ay madulas lamang. "

Lumaki si Westland sa New Zealand. Ibinahagi niya sa akin ang isang pagkakatulad sa pagitan ng pag-aalaga ng mga tupa sa terrain ng kanyang inang bayan at pamamahala ng isang proyekto.

Isipin ang isang batang batang lalaki na kailangang ilipat ang 300 tupa mula sa isang paddock patungo sa isa pa na hindi gumagamit ng higit sa ilang mga aso. "Palagi kang nakikipag-usap sa iyong mga aso sa pamamagitan ng isang sipol, " aniya. "Ang mga aso ay patuloy na gumagalaw upang maghiwalay ng mga grupo o pagsamahin ang mga pangkat." Ang trabaho ay maaaring mukhang hindi mapakali para sa isang batang lalaki at ng ilang mga hounds, ngunit kung walang kailanman pahinga sa komunikasyon, at ang batang lalaki ay patuloy na paalalahanan ang kanyang sarili sa kanyang target, maaari itong gawin.

Tumingin sa The Big Picture

Sa panahon ng pagpupulong ng kickoff ng isang proyekto, ang lahat ng mga manlalaro na nagtatrabaho sa proyekto ay dapat umalis sa pagpupulong na may malinaw na paglalarawan kung ano ang bubuo ng pangwakas na proyekto. Sa madaling salita, ang lahat ay dapat hindi lamang isang pangitain, ngunit nakasulat na mga detalye din.

Mag-isip ng isang proyekto na tatagal ng isang taon upang makumpleto. Ang ilang mga buwan sa proyekto, ganap na posible na ang pangitain sa mata ng isang tao ay medyo may morphed simula pa noong araw. Kailangang paalalahanan ng manager ng proyekto ang lahat ng paglalarawan ng pangwakas na proyekto - at kailangang gawin ito nang madalas. Ang ganitong uri ng komunikasyon sa pangitain ay maaaring mangyari sa isang regular na naka-iskedyul na pagpupulong (higit pa sa isang sandali), o sa pamamagitan ng pagdala sa kliyente ng proyekto paminsan-minsan upang paalalahanan ang koponan kung ano ang kanilang ginagawa.

Bilang karagdagan, ang lahat sa koponan ng proyekto ay may pananagutan sa pakikipag-usap kung ang isang gawain o serye ng mga gawain ay nakalayo sa susunod na maihatid o pangwakas na paglalarawan ng proyekto. Kung ang isang gawain ay lumitaw na wala sa loob ng saklaw, kailangang magsalita ang mga manggagawa, at ang mga tagapamahala ng proyekto ay kailangang makinig. Ang komunikasyon ay isang two-way na kalye. Katulad nito, kung naniniwala ang isang koponan na hindi ito maaabot sa isang deadline, kailangan nilang sabihin sa manager ng proyekto kapag nasa panganib sila, hindi matapos huli na. Ang isang manager ng proyekto na nakakarinig ng komunikasyon ng ganitong uri ay maaaring gumawa ng mga pagpapasya nang naaayon. At, tulad ng maaaring nahulaan mo, kailangang ipagbigay-alam ng manager ng proyekto sa koponan kung ano ang mga pagbabago at paghingi ng puna.

Bigyang-pansin ang Maayong Detalye

Bilang karagdagan sa pagbabalik sa paningin nang madalas at pinapanatili ang saklaw, ang mga tagapamahala ng proyekto ay kailangang malaman ang tungkol sa bawat pinong detalye. "Sa panahon ng proyekto, talagang mahalaga na ang manager ng proyekto ay ganap na alam ang bawat gawain at kung ano ang katayuan ng nasabing gawain, " sabi ni Westland.

Ang mga proyekto ay madaling magkaroon ng libu-libong mga gawain, na kung saan ay maraming impormasyon para sa matandaan ng sinumang manager ng proyekto. Ito ay dahil sa kadahilanang ang isang serbisyo sa pamamahala ng proyekto ay napakahalaga. Dalawang halimbawa ay ang Mga Proyekto ng Zoho at Mga Proyekto sa Pakikipagtulungan, bagaman mayroong dose-dosenang sa merkado para sa mga koponan ng iba't ibang laki at pagiging kumplikado.

Kapag ginagamit ng mga koponan ang mga platform ng pamamahala ng proyekto, ang lahat ng mga gawain ay naitala sa system at nakikita ng lahat na kailangang makita ang mga ito (o kung minsan nakikita sila ng lahat, depende sa tool). Ang bawat gawain ay may isang nakatalaga at takdang oras. Mayroon ding karaniwang karagdagang impormasyon na naglalarawan kung ang gawain ay kasalukuyang wala pa sa plato ng sinuman, kasalukuyang aktibo, o nakumpleto. Ang ilang mga platform ay sinusubaybayan kahit na mas higit na mga detalye ang porsyento na antas ng pagkumpleto ng bawat gawain. Kaya ang isang manager ng proyekto ay maaaring mag-check in sa isang gawain sa anumang oras upang makita ang katayuan nito nang hindi kinakailangang lumakad sa desk ng isang tao, tapikin ang taong iyon sa balikat, at magtanong. Ito ay ganap na nagbabago sa likas na katangian ng komunikasyon.

Ang mga tool sa pamamahala ng proyekto ay nakatuon ng impormasyon at bigyan ang lahat ng pag-access dito. Sa huli, ang dokumentasyon ay isa pang anyo ng komunikasyon.

Si Peter Clarkson, direktor sa Maestro Development, na gumagawa ng platform ng pamamahala ng proyekto Maestro Project Office, ay isang dating tagapamahala ng proyekto na pinamamahalaan ang libu-libong mga proyekto. "Marami akong ginawa sa pag-awdit ng mga masasamang proyekto. Kilala ako bilang isang artista ng bail, " sabi niya sa akin. "Walang paltos, nakatali sa kawalan ng pamamaraan, at kakulangan ng alam kung ano ang nangyari sa proyekto: hindi dokumentado ang mga pulong, ang mga isyu, ang mga aksyon."

Kapag inilarawan ni Clarkson ang kanyang araw bilang isang manager ng proyekto, ang kahalagahan ng komunikasyon at ang manager ng proyekto na konektado sa bawat piraso ng komunikasyon, ay maliwanag. "Bilang isang tagapamahala ng proyekto, lagi kong inaangkin na tamad ako dahil wala akong naitalagang anuman sa aking sarili, " aniya. "Ang ginawa ko lang ay naglalakad sa paligid at nakikipag-usap sa mga tao, o nagbasa ng mga ulat, o suriin sa database tungkol sa mga isyu na paggawa ng serbesa at naitala, ngunit walang nagagawa. Gusto kong basahin ang ilang minuto mula sa iba't ibang mga pagpupulong na hindi ko ginawa ' t talaga pumunta. " Sinabi niya na madali niyang ginugol ang isang third ng kanyang workday sa anumang tool sa pamamahala ng proyekto at database na ginagamit ng mga koponan.

Patuloy na Magkaroon ng Mga Pagpupulong

Karamihan sa mga proyekto at mga koponan ng proyekto ay umaasa sa mga pagpupulong. Tulad ng ipinaliwanag ni Westland, "Bago ang mga online na tool, ang mga tagapamahala ng proyekto ay karaniwang tumatakbo sa isang lingguhang stand-up na pagpupulong kung saan ang lahat ay nagsasaad lamang kung anong mga gawain ang kanilang pinagtatrabahuhan, na mga gawain na nakumpleto nila, at ang katayuan ng iba pang mga naghahatid o gawain. Ngunit sa isang lugar ng pamamahala ng proyekto sa lugar, kung saan ang lahat ng impormasyong ito ay naitala at nakikitang nakikita, mayroon pa bang punto sa pagkakaroon ng mga pagpupulong?

Sa totoo lang, oo. Habang ang komunikasyon ay lubos na napabuti ng mga online tool, ang mga pagpupulong ay kapaki-pakinabang pa rin. "Hindi ka pa rin magkaroon ng mga stand-up; ito ay nagbago lamang ang layunin. Sa halip na isang lingguhan na nakabatay sa batay sa gawain, maaari itong maging isang pulong ng biweekly kung saan pinapabalik ng manager ng proyekto ang pananaw at tinitiyak ng lahat alam kung saan kailangan nilang pumunta, o nagdadala sa kliyente upang pag-usapan ang dahilan na naihatid ang proyekto. Ito ay nagiging higit sa isang session ng diskarte kaysa sa isang session ng pagpapatupad, "sinabi ni Westland.

Magplano para sa mga Postmortems

Ang komunikasyon ay susi sa tagumpay ng bawat proyekto, hindi lamang sa yugto ng pagpaplano at pulong ng kickoff, kundi pati na rin sa buong kurso ng proyekto, at kahit na matapos na ito. Ang mga pulong sa postmortem ay nagbibigay sa mga miyembro ng koponan ng isang pangwakas na pagkakataon upang maiparating ang tama at mali sa isang proyekto.

Ang mga miyembro ng koponan ay dapat na matapat at buksan ang kanilang puna, ngunit tulad ng mahalaga, dapat makinig ang manager ng proyekto sa puna, itala ito, at sumangguni dito sa susunod na may isang katulad na proyekto na lumitaw.

Ang mga platform ng pamamahala ng proyekto ay maaari ding maging isang mahusay na mapagkukunan ng sanggunian na materyal pagkatapos matapos ang isang proyekto. Karamihan sa mga koponan ay nakikinabang mula sa pagsusuri sa mga ulat at kasaysayan ng kanilang proyekto upang makakuha ng isang mas mahusay na kahulugan ng kung ano ang nangyari kapag may nagising.

Para sa higit pang mga tip sa kung paano makamit ang higit sa dalawang mga serbisyo ng pamamahala ng proyekto ng Choice ng PCMag, maaari mong basahin ang 7 Mga Paraan upang Pasimplehin ang Pamamahala ng Proyekto sa Mga Proyekto sa Gawain at 5 Mga Tampok ng Mga Proyekto ng Zoho upang Maisaayos ang Iyong Negosyo.