Mag-ayos: kung paano ako lumipat sa pagtatrabaho sa ulap

Matapos ang mga taon na nagtatrabaho sa isang sistema ng hybrid, kung saan ang ilang mga file ay lokal at ang ilan ay nasa ulap, kamakailan ay ginawa ko ang switch sa ganap na nagtatrabaho sa online. Pinili kong gamitin ang Google Drive, ngunit maaari itong madaling maging anumang katulad na serbisyo, tulad ng Microsoft Office Online.

Narito kung paano ako lumipat sa bagong kapaligiran, ang ilan sa mga kalamangan at kahinaan ng nagtatrabaho sa buong online, at payo kung nag-iisip ka tungkol sa paglipat din.

Bakit Ako Lumipat sa Google Drive

Matagal ko nang ginagamit ang Google Drive, kasama ang mga Google Docs, Sheet, at Slides. Ngunit hindi ko ito ginamit ng eksklusibo para sa lahat ng aking trabaho hanggang sa kamakailan lamang.

Ang aking nakaraang pag-setup ay may ilang mga file na naka-imbak nang lokal sa aking computer (naka-back up, syempre) at lamang ng ilang mga file na nabuhay bilang Google Docs at iba pang mga online na file. Kadalasan, ginamit ko ang Google Drive para sa mga file na nagtutulungan, tulad ng isang dokumento upang magplano ng bakasyon sa mga kaibigan.

Isang pangunahing dahilan na nagpasya akong ilipat nang buong ulap ay dahil marami akong iba't ibang mga aparato, higit pa kaysa dati. Sa anumang naibigay na araw, baka gusto kong makapagtrabaho mula sa alinman sa alinman sa limang magkakaibang aparato, depende sa kung ako ay tahanan, sa isang pulong, paglalakbay, o sa ibang lugar. Mayroon akong isang desktop Mac, isang Chromebook Pixel na portable ngunit hindi mahusay para sa mga pagpupulong, isang smartphone, at isang laptop. At paminsan-minsan, nagtatrabaho ako sa computer ng ibang tao.

Kailanman posible, mas gusto kong gumawa ng mga tala at pag-edit nang direkta sa aking mga file, sa halip na gumawa ng isang hiwalay na tala sa isang app na pagkuha ng tala tungkol sa kung ano ang dapat kong gawin sa ibang pagkakataon sa file. Ang pagtatrabaho sa ulap ay nakakatugon sa pangangailangan na iyon, at natutugunan ng Google Drive ang karamihan sa aking iba pang mga pangangailangan, din, tulad ng pagiging tugma sa mga format ng file ng Microsoft Office, maraming imbakan, at suporta para sa lahat ng mga aparato na mayroon ako.

Kapag ang lahat ng iyong trabaho ay nasa ulap, mayroon kang direktang pag-access sa mga file. Hangga't mayroon kang koneksyon sa Internet (at kung minsan kahit wala ka), maaari mong mai-edit ang mga file. Tumagal ng ilang taon para sa Google Drive na makarating sa puntong ito, ngunit ngayon na narito na, ginagamit ko ito ng mahusay na mga resulta.

Mga tip para sa Paglilipat sa Cloud

Kapag nagdesisyon na panatilihin ang lahat ng iyong gawain sa ulap at mag-imbak ng wala rito sa lokal, mahaharap ka sa isang malaking hamon: alamin kung ano ang gagawin sa lahat ng iyong mga dating file. Ang payo ko ay huwag mag-alala tungkol sa mga lumang file nang labis. Huwag mag-aaksaya ng iyong oras na sinusubukan mong perpektong lumipat o muling ayusin ang lahat ng iyong dating data, na hindi mo na maaaring tumingin muli.

Sa halip, tumuon sa kung paano mo ayusin o mag-imbak ng mga bagong data pasulong . Sa aking kaso, sinimulan kong gamitin ang Google Drive para sa lahat ng aking mga bagong dokumento kaagad. Gumawa ako ng mga bagong folder sa Google Drive online na nag-mirror ng parehong sistemang pang-organisasyon na ginamit ko sa aking desktop. Nang magsimula ako ng isang bagong file, ginawa ko itong isang Google Doc. Mas binibigyan ko ng pansin ang kasalukuyan kaysa sa nakaraan.

Nagkaroon ako ng ilang mga file na kakaklase ko bilang hindi bago o bago, ngunit "patuloy." Ang isang patuloy na file ay isa na nilikha kong matagal ngunit may kaugnayan pa rin ito at ginagamit ngayon. Sa aking kaso, may posibilidad silang maging mga spreadsheet kung saan ako nagtatrabaho sa pag-log habang nakumpleto ko ito. Halimbawa, mayroon akong patuloy na file kung saan sinusubaybayan ko ang mga artikulo na isinulat ko, ang mga petsa na nai-publish nila, at iba pang metadata. Patuloy akong nagdaragdag dito, at laging kapaki-pakinabang at may kaugnayan, kahit na nilikha ko ito taon na ang nakalilipas.

Upang mailipat ang mga patuloy na file na ito, i-upload ko lang ang mga ito sa Google Drive, isa-isa, at na-convert ang mga ito sa mga file na na-format ng Google. Ang mga file ng Excel ay naging Google Sheets. Madali.

Ang dahilan kung bakit ginawa ko sila isa-isa ay upang suriin at siguraduhin na magbubukas sila at ang mga nilalaman ay hindi garbled. Sa kabutihang palad, ang lahat ay lumipat nang maayos. Gayunpaman, pinanatili ko ang mga napakahalagang orihinal na kopya ng mga file sa aking computer ng halos isang buwan, kung sakali, na humantong sa akin sa isa pang piraso ng payo: Panatilihin ang mga orihinal na kopya ng iyong mahalagang mga file para sa isang overlap na panahon.

Kung may isang bagay na mali sa iyong paglipat, gusto mo ang mga orihinal. Ito ay uri ng tulad ng kapag nag-deposito ka ng isang tseke ng papel na malayuan gamit ang isang mobile app, at itinulak ka ng bangko ng isang mensahe na nagsasabing, "Bakit hindi ka nag-hang sa tseke na iyon hanggang sa mag-clear ito?"

Ang isa pang piraso ng payo ay upang subukan na ang serbisyo ay gumagana sa lahat ng iyong mga aparato . Buksan ang iba't ibang mga file. Ngayon patayin ang Wi-Fi at subukang buksan ang mga ito. Posible, ibig sabihin, mayroon ka bang mga offline na kopya ng mga file na inaasahan mong magkaroon (higit pa sa offline na pag-access sa isang sandali)? Maaari mong i-edit? Kailangan mo bang mag-install ng anumang mga app o mga plugin upang gawin ang gawaing nais mong gawin? Mahirap kaysa sa maaari mong isipin na gumawa ng oras upang patakbuhin ang mga pagsubok na ito, ngunit sigurado na ang mga beats na nagpapakita ng kahit saan at hindi magawa ang anumang pinlano mo.

Sa sandaling nakakuha ako ng aking bagong sistema ng pagtatrabaho nang buong sa Google Drive (ngunit sa panahon ng overlap na iyon bago ko tinanggal ang lahat ng aking lokal na nakaimbak na data), na-install ko ang bahagi ng pag-sync ng Google Drive sa aking computer at nai-back up ang huling dalawang taon ' nagkakahalaga ng data hanggang sa ulap. Hindi ko sinubukan ang bawat file upang matiyak na malinis silang nag-convert sa Google Drive, sa paraang ginawa ko sa aking mahahalagang patuloy na mga file, ngunit mas naramdaman kong alam kong nakuha ko ang karamihan sa aking mga dati nang data kung sakaling kailanganin ko ito. Ang payo sa harapan: I- back up ang mga lumang file, ngunit huwag gumastos ng masyadong maraming oras dito.

Sa pagtimbang ng mga panganib at gantimpala, kaginhawaan at abala, naramdaman ko na ang pag-back up ng aking dating data, na marahil ay hindi na ako kakailanganin muli, sa Google Drive at pagtawag nito sa isang araw ay sapat na para sa akin.

Mayroong iba pang mga kalamangan at kahinaan. Tandaan na hindi ako naglilista ng bawat pro at con, ngunit ilan lamang na may kaugnayan sa paggamit ng Google Drive ng eksklusibo para sa mga file ng trabaho.

Nagtatrabaho sa Cloud: Pros

Mga awtomatikong pag-backup. Alam ko ang karamihan sa mga tao na hindi nag-back up ng kanilang data ngayon ay hindi magsisimula sa anumang oras sa lalong madaling panahon. Kapag nagtatrabaho ka sa Google Drive, hindi mo na kailangang isipin ang pag-back up. Nangyayari ito nang awtomatiko at madalas.

Sobrang puwang! Ang Google Drive ay may mapagbigay na puwang. Ang bawat isa na may isang Google account ay nakakakuha ng hindi bababa sa 15GB, ngunit ang pagbili ng higit ay mura. Dagdag pa, may iba pang mga loopholes na nagbibigay sa iyo ng mas maraming espasyo. Halimbawa, ang mga file na nilikha mo sa Google Drive, tulad ng Google Docs, ay hindi mabibilang sa iyong limitasyon ng imbakan! Napakalaking iyon.

Tugma sa Opisina. Habang lumilikha ako at nag-edit ng mga file nang eksklusibo sa Google Drive, hindi lahat ng nakikipagtulungan sa akin. Maraming tao ang gumagamit pa rin ng Microsoft Office. Sa Google Drive, maaari mong mai-export ang anumang uri ng file ng Google sa isang format ng Microsoft. Sa pamamagitan lamang ng ilang mga pag-click, maaari kong gawing isang Google Doc ang isang Google Doc.

Pakikipagtulungan. Para sa pakikipagtulungan sa real time, walang tumatama sa Google Drive. Maaari kang magbahagi ng mga file sa iba pang mga gumagamit, pamahalaan ang kung sino ang maaaring matingnan at ma-edit ang mga ito, at kahit na magkaroon ng isang chat na sumasama sa iyong mga nakikipagtulungan habang nagtatrabaho ka sa isang file nang magkasama.

Lokal na pag-sync. Tulad ng nabanggit ko, nagawa kong mabilis na mai-back up ang aking mga lumang file sa Google Drive dahil mayroon itong lokal na sangkap sa pag-sync. Ang tampok na ito ay nagbibigay-daan sa Google Drive na gawin ang dobleng tungkulin bilang isang online na pakikipagtulungan sa opisina ng opisina at isang file-sync at backup na programa.

Presyo. Ang Google Drive ay libre. Ang Microsoft Office ay nagkakahalaga ng halos $ 100 sa isang taon. Kailangan ko bang sabihin nang higit pa?

Nagtatrabaho sa Cloud: Cons

Mga alalahanin sa privacy at seguridad. Ang mga taong ayaw gumamit ng serbisyo sa ulap ay halos palaging nag-aalala tungkol sa privacy at seguridad. Ang ibang tao ay nag-iimbak ng iyong data sa isang lokasyon na maaaring hindi mo matukoy. Sinusulit ng Google ang iyong mga file na nakaimbak sa Drive sa default, ngunit pinamamahalaan din ng kumpanya ang mga susi para sa iyo, na isang pulang bandila sa ilan. Kung hindi ka nagtitiwala sa kumpanya na nag-iimbak ng iyong mga file, o kung ang iyong mga file ay naglalaman ng lubos na sensitibong impormasyon, ang paglipat sa ulap ay maaaring hindi para sa iyo.

Pag-access sa offline. Ang pagtatrabaho sa ulap ay nangangahulugang kailangan mo ng isang koneksyon sa Internet. Ang pag-navigate sa online kumpara sa mga panuntunan sa offline at mga pagsasaayos ay maaaring maging isang tunay na sakit. Minsan ang mga bagay ay nagkakamali o hindi tulad ng inaasahan mo.

Sa Google Drive, posible na magtrabaho sa offline, na mahusay, maliban kung mayroong maraming mga caveat, at lantaran, hindi ko sila kabisado. Alam kong kailangan kong gumamit ng browser ng Chrome para gumana ito, ngunit madalas kong nakalimutan ang mga detalye. Nalaman ko na ang pag-load ng mga file na nais kong magtrabaho bago ako umalis sa isang lugar na may Wi-Fi ay isang mahusay na solusyon, ngunit muli, kung tumatakbo ako sa Chrome. Pagkatapos ay maaari kong magtrabaho sa mga file na ito nang madali (hangga't hindi ko sinasadyang isara ang tab).

Ngunit maaari itong maging makulit.

Kapag tapos na ako sa pag-edit sa offline, kailangan ko pa ring ikonekta ang aparato sa Internet upang makuha ang mga pagbabago sa ulap. Minsan nagdudulot ito ng mga problema. Sabihin nating nagtatrabaho ako sa offline sa isang laptop habang ako ay nasa isang eroplano. Ang eroplano ay lumapag, nakasakay ako sa taxi, at pagkatapos ay naalala ko ang isa pang pagbabago na nais kong gawin. Kung bubuksan ko ang aking telepono at mai-load ang file gamit ang isang koneksyon ng data, makikita ko ang lumang kopya bago ang lahat ng mga pagbabagong nagawa ko sa eroplano dahil hindi ko pa ito naka-sync. Sabihin nating nakalimutan ko ang puntong iyon, at gumawa ako ng ilang mga pagbabago sa pamamagitan ng telepono. Kapag ikinonekta ko sa wakas ang aking laptop sa Internet, sasabihin sa akin ng Google na wala sa sampal. Mayroong mga solusyon, ngunit wala sa kanila ang malinis o simple. Maghanda upang kopyahin at i-paste.

Gumagana ang mga paghahanap, maliban kung wala ito. Kapag naimbak mo ang iyong mga file sa Google, ang unang pangalan sa paghahanap sa Internet, mayroon kang mataas na mga inaasahan para sa tool sa paghahanap. Ang paghahanap ng mga file sa Google Drive ay na-hit o miss para sa akin. Kapag naghanap ako sa pamamagitan ng filename, malamang na makahanap ako ng kailangan ko, ngunit hindi palaging. Ang mga underscores sa mga filenames sa partikular ay tila itinapon ang Google para sa isang loop. Mayroon akong isang file na tinatawag na 160530_SIN_RR_Collaboration-Chart, ngunit kapag naghanap ako ng "Pakikipagtulungan, " ipinapakita ng imahe sa ibaba kung ano ang lumiliko.

Hinahanap ng Google ang mga nilalaman ng iyong mga file, na tumutulong, ngunit maaaring tumagal pa rin ng ilang pagsubok at error upang malaman kung ano ang kailangan mo. Kapag ang iba pang mga nakikipagtulungan ay nagbabahagi ng mga file sa iyo, iyon ang mga madalas kong nahihirapan sa paghahanap, kasama o walang paghahanap. Nagtatapos ako sa pag-asa sa mga file na minarkahan ng isang bituin (mga paborito) pati na rin ang listahan ng mga kamakailang mga file na nag-aalok ng Google Drive ng maraming.

Mga abala sa online. Upang gumana sa Google Docs, dapat mayroong bukas na window ng browser, at para sa ilang mga tao, ang pagiging online ay isang madulas na slope. Para sa akin, hindi gaanong problema. Gumagamit ako ng ilang mga tool at trick upang madagdagan ang pagiging produktibo at mabawasan ang mga pagkagambala. Ngunit para sa iba, ang pagiging online ay isang paanyaya na mag-surf sa Web at hindi magawa ang tunay na trabaho. Kung mas mahusay ka sa paggawa ng trabaho kapag hindi ka nag-plug mula sa Internet, ang pagtatrabaho sa ulap ay marahil hindi para sa iyo.

Dapat Ka Bang Lumipat sa Ulap?

Ang eksklusibo na nagtatrabaho sa ulap ay may mga pakinabang, ngunit mayroon din itong ilang mga pagkabigo. Tulad ng sinabi ko, ang pagtatrabaho sa online ay hindi nangangahulugang gamit ang Google Drive, ngunit marami sa mga kalamangan at kahinaan ang magkapareho sa magkatulad na mga solusyon. Ang ilang mga katanungan na dapat mong tanungin ang iyong sarili bago lumipat sa ulap ay:

• Mayroon ba akong maaasahang Internet access sa karamihan ng oras?
• Handa bang malaman ang offline kumpara sa mga online na patakaran ng pagtatrabaho?
• Ang pagtatrabaho sa ulap ay magbibigay sa akin ng pag-access sa mga file sa paraang wala ako ngayon at gagamitin ko talaga?
• Handa ba akong mag-ayos kung saan naka-imbak ang aking trabaho upang madali itong mahanap?
• Malalabanan ko ba ang mga tukso sa pag-surf sa Web kung palagi akong nakakonekta?

Para sa karagdagang payo, tingnan ang 30 mga tip sa Google Drive.