Maging maayos: kung paano makipagtulungan sa opisina ng Microsoft sa 5 madaling hakbang

Ang pinakamalaking pinakamalaking tampok sa Microsoft Office 2016 ay pinapayagan nito ang real-time na pakikipagtulungan sa pag-edit. Pinapayagan ang higit sa isang tao na gumana sa isang file nang sabay-sabay at upang makita ng lahat ng mga partido ang mga pagbabago habang ginagawa ng mga nakikipagtulungan ang mga ito ay matagal nang nagbebenta ng mga karapatang suite ng opisina, lalo na ang Google Drive kasama ang mga Dok, Sheet, at iba pang online apps ng pagiging produktibo. Ang live na co-authoring sa Office ay isang welcome, kung overdue, karagdagan sa mga app ng Office. Ang paggamit ng mga tampok na pakikipagtulungan ng pag-edit ay tumatagal ng kaunting pag-setup at ilang kaalaman. Ang limang hakbang na ito ay makakatulong sa iyong pagsisimula.

1. Suriin ang Iyong Pangalan

Paano malalaman ng mga tao kung sino ka kapag nag-sign ka sa kanilang mga file at nagsimulang mag-edit? Magbukas ng isang app, tulad ng Word o Excel, at pumunta sa File> Opsyon, at pagkatapos ay sa Pangkalahatang tab makikita mo ang isang heading na tinatawag na "I-personalize ang iyong kopya ng Microsoft Office." Malalaman ng mga gumagamit ng Mac ang pagpipiliang ito sa Mga Kagustuhan> Gumagamit. Dito maaari mong ma-update ang iyong pangalan, inisyal, at iba pang impormasyon sa pagkilala. Marahil makikita mo ang ilang mga detalye na napuno batay sa iyong account sa Microsoft, o anumang impormasyon na ibinigay ng administrator ng iyong corporate account.

Sa anumang kaso, ang pag-update ng pangalan at inisyal ay kapaki-pakinabang kung kilala ka ng mga tao sa pamamagitan ng isang bagay maliban sa iyong legal na pangalan o pinasok na pangalan. Ang pagpili ng mga natukoy na inisyal ay nakakatulong din, Kung nagbabahagi ka ng isang hanay ng mga inisyal sa iyong mga nakikipagtulungan. Halimbawa, binago ko ang aking napaka-karaniwang mga inisyal, JD, sa JED.

2. I-save ang mga File sa Cloud

Walang sinuman ang maaaring gumana sa isang file kung ang file ay hindi mai-save sa isang nakabahaging puwang. Magkakaroon ka ng isang mas madaling oras na subaybayan ang iyong mga file kung i-save mo ang mga ito sa isang ibinahaging puwang mula sa get-go, sa halip na maghintay para sa Office 2016 na mag-prompt ka na gumawa ng isang kopya sa isang ibinahaging puwang (na gagawin nito tuwing ikaw ay subukang ibahagi ang isang file na nai-save nang lokal).

Pumunta sa File> I-save ang As at pumili ng isang lokasyon sa OneDrive (pipiliin ng mga gumagamit ng bahay ang unang pagpipilian na ito), OneDrive for Business, o SharePoint.

3. Anyayahan ang Mga Kolaborator

Upang mag-imbita ng mga nakikipagtulungan, kakailanganin mo ang menu ng Mga Opsyon sa Pagbabahagi, na nasa kanang itaas na sulok. Hanapin ang icon na "taong may plus sign". Mula rito, maaari mong piliin ang "Imbitahan ang mga tao."

Imbitahan ng Mga Tao ang isang kahon mismo sa parehong window kung saan ka nagpasok ng mga email address, magdagdag ng isang opsyonal na mensahe, at ibahagi ang file sa pamamagitan ng email. Sa Mac bersyon ng Office 2016 para sa Mac, ang pindutan ng Ibahagi ay nag-aalok din ng Kopya ng Link at Magpadala ng opsyon ng Attachment, na matatagpuan ng mga gumagamit ng Windows sa File> Ibahagi ang panel. Sa ibaba ng panel ng Pagbabahagi ay isang pagpipilian na "Kumuha ng isang link sa pagbabahagi", na kinopya ang isang link sa file sa iyong clipboard, na maaari mong i-paste sa anumang platform ng komunikasyon o pakikipagtulungan na gusto mo.

4. Kapag ang Mga Real-time na Pag-edit ay Hindi Lumitaw, I-refresh upang Makita ang mga Pagbabago

Kung gagamitin mo at ng lahat ng iyong mga nakikipagtulungan ang parehong lokasyon ng OneDrive for Business o SharePoint para sa pag-save ng mga file, at lahat ay ginagamit mo ang parehong bersyon ng Office 2016, dapat mong makita ang mga pagbabago sa iyong file nang maganap, sa pag-type ng bawat tao na na-flag ng isang kulay at isang pagkilala sa hanay ng mga inisyal o isang imahe.

Ngunit, kung na-access ng iyong mga nakikipagtulungan ang file na iyong ibinahagi sa ibang paraan, tulad ng sa pamamagitan ng online na bersyon ng Salita, tulad ng ginawa ng aking tagapamagitan sa pagsubok, maaaring hindi mo makita ang mga pagbabago na lilitaw sa real time. Kinailangan kong manu-manong i-refresh o i-update ang aking file.

Sa pinakadulo ng window, maghanap ng isang linya na nagsasabing, "magagamit ang mga update."

I-refresh ang dokumento sa pamamagitan ng pag-click sa teksto na iyon, at lilitaw ang mga pagbabago ng iyong mga tagasosyo.

5. I-lock ang Nilalaman upang maiwasan ang mga Pagbabago

Minsan inanyayahan mo ang mga nakikipagtulungan upang matulungan ang pag-edit ng isang dokumento, ngunit mayroong ilang nilalaman na hindi nila dapat baguhin. Maaari mo itong i-lock gamit ang tool na May-akda ng I-block, na hindi gaanong intuitively na pinangalanan. Mukhang bawiin nito ang mga pribilehiyo sa pag-edit, kung sa katunayan ay simpleng ini-lock nito ang nilalaman na pinili mo mula sa na-edit.

I-highlight ang nilalaman na nais mong i-lock. Pumunta sa Repasuhin> I-block ang May-akda. Ang seksyon na naka-highlight ay magkakaroon na ngayon ng isang icon sa tabi nito na nagpapahiwatig na walang sinuman ngunit maaari mo itong baguhin.