Video: Paano Maging Malinis ang iyong kwarto?Before and after 😆 (Nobyembre 2024)
Ang email ay nagdudulot ng malubhang problema para sa aming pagiging produktibo, at para sa aming pag-iisip. Ang isang umaapaw na inbox ay may bigat sa isip. Paulit-ulit na lumilikha ito nang paulit-ulit na lumilikha ng "gawain tungkol sa trabaho, " habang ang kasabihan ay napupunta, na lubos na hindi epektibo at bihirang aktwal na sentro sa tunay na gawaing kailangan nating gawin. Kung ganito ang iyong buhay, oras na upang linisin ang inbox na iyon.
Ang aking pamamaraan para sa pagpapanatili ng isang malusog na relasyon sa email ay nakasalalay sa napakaliit at kongkreto na mga aksyon na ginagawa ko araw-araw - suriin ang aking 11 mga tip para sa pamamahala ng email. Sa madaling salita, ang pagpapanatili ng aking inbox ay hindi isang isang beses na paglilinis ng trabaho. Ngunit ano ang maaari mong gawin kung ang iyong inbox ay labis na kakila-kilabot na hindi mo makita ang lampas sa napakalaki at agarang pag-agaw sa pakikitungo sa una? Sa kasong iyon, oras na upang umupo at ma-overhaul ang inbox.
Narito kung paano ito gagawin.
Kalimutan ang tungkol sa pagproseso ng bawat mensahe sa iyong inbox. Hindi ito mangyayari, at walang magiging malaking kabayaran. Ang paggawa ng isang walisin ay mas mahusay.
Ang "pag-aayos" ay nangangahulugang paglipat ng isang buong grupo ng mga kalat ng kalat at mas malaki sa iba pa. Mag-set up ng ilang mga bagong folder sa iyong email program at pangalanan ang mga ito sa pamamagitan ng taon, quarter, o buwan (hindi kasama ang kasalukuyang taon, quarter o buwan; ibig sabihin, huwag lumikha ng isang folder na "2013" pa), depende sa estado ng iyong inbox at kung paano mo naiisip ang tungkol sa oras. Halimbawa, maaari kang lumikha ng mga folder na ito:
- 2010
- 2011
- 2012
O maaari kang magkaroon ng:
- 2012_Q4
- 2013_Q1
- 2013_Q2
Ang dahilan na hindi ka gagawa ng isang folder para sa kasalukuyang taon, quarter, o buwan ay dahil ang iyong inbox ay ang "kasalukuyang" folder na ngayon.
Susunod, pag-uri-uriin o gawin ang isang paghahanap, depende sa kung aling e-mail na programa na ginagamit mo, upang ihiwalay ang lahat ng mga mensahe mula sa isang partikular na tagal ng oras at ilipat ang mga ito sa kaukulang folder.
Anuman ang naiwan sa iyong inbox - iyon ang mga mensahe na maaari mong talagang mag-alala tungkol sa pagproseso, marahil ngayon, marahil bukas, ngunit mas malamang, kaunti ito sa susunod na mga araw. Hindi mo nais na kumuha nang labis nang sabay-sabay.
Ang lahat ng iyong mga dating mensahe ay naroroon pa rin - wala na sila. Baka makikipag-usap ka sa kanila sa isang araw, ngunit pinipili ko na hindi ka. Iyon ang isa sa mga pinakamasamang problema ng email. Sa palagay namin ay pupunta tayo sa pagbabasa, pagtugon, o kung hindi man ay tumutugon sa napakaraming mga mensahe, ngunit hindi namin nagagawa. Hinahayaan ka ng pagwawalis na mapalayo ka sa kanila nang hindi talaga mapupuksa ang mga ito. Kaya maaari kang magpatuloy sa paniniwalang maaari kang magproseso ng isang araw sa lahat ng mga 2012 emails (kahit na hindi mo marahil).
Tingnan ang video kung paano magwalis sa Gmail.
Hakbang 2. Paghahambing
Ang "walisin" ay nag-aalaga ng mensahe na mayroon ka, ngunit wala itong nagawa para sa mga mensahe na lilipas sa anumang segundo ngayon. Kaya't sa sandaling mayroon kang isang inbox na hindi nakakaramdam ng kasiya-siya, kailangan mong lumikha ng ilang mga filter o iba pang mga paraan ng awtomatikong isulong.
Ang isang paraan upang gawin ito ay ang paggamit ng iba't ibang mga email account para sa iba't ibang mga layunin, sa halip na isa para sa lahat. Talagang mayroon akong apat na magkakaibang mga account sa email na regular kong ginagamit: isa para sa negosyo, isa para sa personal na komunikasyon, isa para sa online shopping (kung saan pinapanatili ko ang mga resibo, track packages, kumuha ng banking at electronic tax filing alert), at isa para sa tinatawag kong " basura." Ang aking junk account ay hindi talaga para sa basura sa mahigpit na kahulugan. Ito ay isang address na ginagamit ko upang mag-sign up para sa mga newsletter o mga bagong serbisyo sa online na nais kong subukan ngunit sa huli ay hindi mahalaga. Ang isa pang pangalan para sa ganitong uri ng nilalaman ay ang greymail. Hindi ito masyadong spam, dahil hiniling mo ito at uri ng gusto nito. Walang bagay na kritikal na misyon na pumasok sa junk account na ito, kaya't kung hindi ko ito suriin nang maraming araw, wala itong malaking pakikitungo. Bihira din akong buksan ang junk account o ang shopping account habang nasa trabaho ako, kaya't hindi kahit na sa loob ng paningin ay tuksuhin ako.
Ang pangalawang paraan upang makakuha ng parehong epekto ay sa pamamagitan ng mga folder at awtomatikong pag-uuri. Ito ay isang kapaki-pakinabang na paraan upang pamahalaan ang mga newsletter at pang-araw-araw na deal. Ang Outlook.com ay medyo sopistikado sa bagay na ito, at ang Gmail ay mahusay din dito.
Kung naka-set up ka ng mga filter at folder o nagsisimulang itulak ang mga newsletter at mga resibo sa pamimili sa ibang email address, ang hakbang na ito ay tumatagal ng ilang oras. Marahil kakailanganin mo ng 30 minuto sa isang oras upang mag-set up ng isang pangunahing pamamaraan ng kompartipikasyon.
Hakbang 3. Tanggalin
Sana, ang naiwan sa iyong inbox ay isang maliit na bahagi lamang ng kung ano ang nauna rito. Ang susunod na gagawin ko ay subukang tanggalin ang anumang bagay na sadyang hindi mahalaga. Ang hakbang na ito ay maaaring tumagal ng ilang sandali, ngunit hindi ko mag-aaksaya ng labis na oras dito.
I-scan ang mga mensahe sa iyong inbox, at kapag nakarating ka sa isa na tatanggalin mo, subukang pagsunud-sunod ang inbox ng nagpadala at tingnan kung may iba pang mga mensahe mula sa parehong taong ito na nagkakahalaga ng pagtanggal. Kadalasan, nakakakuha ako ng maraming mga follow-up na email mula sa isang tao na nagsasabing pareho, at dapat silang lahat ay nasa chopping block.
Tanggalin ang hangga't maaari mong hindi mahuli sa nilalaman ng anumang isang mensahe. Kung hindi ka sigurado tungkol sa isang mensahe, iwanan mo lang ito sa ngayon.
Mahalaga sa akin ang pagtanggal dahil ito ay kumakatawan sa pagpapaalis. Kung ang isang mensahe ay hindi mahalaga at hindi naglalaman ng kritikal na impormasyon, ang pagtanggal nito ay isang palatandaan na hindi ko na kailangang isipin muli. Itinalaya ako ng kaisipan mula sa obligasyong kinakatawan ng email.
Baka gusto mo ring lumikha ng isang folder na tinatawag na "Mamaya" kung saan nag-file ka ng mga mensahe na hindi talaga mahalaga ngunit mayroon ka pa ring sikolohikal na kalakip. Ito ang mga mensahe na balak mong harapin ang "mamaya." Sa aking karanasan, ang mga "mamaya" na mensahe ay karaniwang basurahan na hindi ako handa na palayain pa.
Ang isang kamangha-manghang serbisyo na tinawag na SaneBox ($ 6 bawat buwan) ay tunay na mai-scan ang iyong inbox at itulak ang mga hindi importanteng email sa isang bagong folder na tinatawag na "@SaneLater" awtomatikong para sa iyo. Sa pagsubok sa SaneBox, natagpuan ko na ito ay isang hindi kapani-paniwala na trabaho ng pagkilala sa kung ano ang mahalaga kumpara sa hindi mahalaga.
Hakbang 4. Bumuo ng isang System, Lumiko Ito Sa Mga Gawi
Sa isang pinamamahalaang inbox at pangunahing istraktura sa lugar para sa pag-file ng email, kakailanganin mo na ngayon ng isang sistema para sa kung paano mo mai-file ang iyong email-lampas sa pangunahing panuntunan ng "mga email na may kaugnayan sa Hunyo 2013 na artikulo ay pumasok sa 1306_JUN folder, " ngunit kailan mo ilalagay sila doon? Gaano kadalas mo makikita ang mga ito? Ano ang gagawin mo sa mga mensahe bago mag-file ng mga ito?
Ang hakbang na ito ay ang pinakamahirap dahil hinihiling sa iyo na lumikha ng mga patakaran at bumuo ng mga gawi para sa pagsunod sa mga ito sa mahabang panahon. Ang mga patakaran na nilikha mo ay dapat na malinaw. Dapat mong maipahayag ang mga ito. Ngunit hindi nila kailangang maging perpekto o ganap. Okay lang kung lumayo ka sa kanila paminsan-minsan. Nais mo ang isang sistema na nagpapatawad ng isang masamang araw dito at doon, isa na nagbibigay-daan sa iyo na bounce muli kung madulas ka.
Upang mabigyan ka ng ideya kung paano naglalaro ang mga patakaran, narito ang ilan sa aking mga panuntunan para sa pagproseso ng email.
Tanggalin nang mabilis. Kung ang isang email ay hindi nangangailangan ng pagkilos, kabilang ang muling pagbabasa o pag-archive para sa sanggunian, itinapon ko agad ito. Nilinang ko ang mabilis na pagtanggal ng mga mensahe sa isang ugali sa pamamagitan ng pagtanggal ng mga mensahe sa maraming bagay tuwing umaga. Pagdating sa desk ko, tinanggal ko ang maraming mga mensahe na nakikita kong angkop sa isang nahulog na swoop. Karaniwan ang tungkol sa 60 porsyento ng aking mga bagong hindi pa nababasa na mga mensahe.
Tumugon kaagad sa mga kritikal na mensahe, o panatilihin ang mga ito sa inbox. Kung ang isang email ay kritikal - nangangahulugang nangangailangan ito ng paparating na aksyon o malalim na pagbabasa at posibleng isang tugon - kumilos ako kaagad o iniwan ko ito sa inbox hanggang sa kumilos ako, karaniwang sa loob ng isang araw o dalawa. Maaari itong manatili sa inbox hanggang sa isang buwan o higit pa. Matapos ang isang buwan, dapat kong kumilos dito. Iyon ang deadline.
File sa pagtatapos ng araw. Kung ang isang mensahe ay naglalaman ng impormasyon na kailangan ko, ngunit hindi nangangailangan ng agarang aksyon, dapat itong ilipat sa isang kaukulang folder (o naka-save nang lokal sa aking desktop) sa pagtatapos ng araw - o sa katapusan ng linggo kung talagang abala ako .
Linisin ang inbox Biyernes ng hapon. Biyernes ng hapon, binibigyan ko ang aking sarili ng 10 hanggang 20 minuto upang pag-uri-uriin ang anumang nasa inbox at marahil kumilos sa mga item na hindi nangangailangan ng isang mahabang tugon. Sa pag-alis ko sa opisina, dapat kong makita ang isang pulgada o dalawa ng puting puwang sa ilalim (silid upang punan muli sa katapusan ng linggo).
Tingnan ang ilalim ng inbox. Araw-araw, ang panuntunang ito ang siyang nabubuhay ko sa pinakamahalagang antas: laging nakikita ang ilalim ng inbox. Hindi tulad ng Inbox Zero, layunin kong hindi na magkaroon ng mga inbox na mensahe kaysa sa nakikita ko sa screen. Ito ay simple. Ito ay nagpapatawad. Ito ay may kakayahang umangkop. Ito ay isang makatuwiran at maaabot na layunin. At hindi kinakailangan na maraming sundin ang panuntunang ito nang palagi. Ito ay gumaganap bilang isang ugali sa na kapag sinimulan ko ang pagpuntirya upang makita ang ilalim ng aking inbox, ito ay naging isang hindi malay layunin.
Isang Long-Term Solution sa Pamamahala ng Email
Ang lahat ng samahan ay talagang sumasabay sa mga patakaran, at ang lynchpin na magkakasamang magkakasamang mga patakaran ay mga gawi. Ang mga gawi ay kung paano mo ginagawa ang mga patakaran. Kung ang panuntunan ay walang laman ang email basurahan sa pagtatapos ng araw, ang ugali ay palaging tama-pag-click upang itapon ang basurahan bago mo ihinto ang email na programa (o i-set up ang iyong programa sa email upang awtomatikong tatanggalin ang basurahan sa pagtigil). Kung ang panuntunan ay palaging sagutin ang isang email mula sa iyong boss sa pagtatapos ng araw, ang ugali ay maaaring awtomatikong pag-uuri ng mga mensahe mula sa iyong boss sa isang espesyal na folder at suriin ang folder na iyon araw-araw sa 4:00.
Ang pamamahala ng email nang maayos at mahusay ay tungkol sa system na ginagamit mo, hindi ang software na iyong ginagamit. Ang mga application, tampok, at mga plug-in ay maaaring makatulong na malutas ang mga tiyak na mga problema na mayroon ka sa email, ngunit kung hindi sila binubuo ng isang mas komprehensibong sistema ng mga patakaran o pamamaraan para sa mga nakagawing pag-aani, hindi sila darating kasama ang pangmatagalang bayad.
