Mag-ayos: kung paano makamit ang iyong mga ulat sa gastos bago ang katapusan ng taon

Malapit na ito sa katapusan ng taon. Tahimik kang nagtatrabaho sa iyong desk kapag dumating ang isang bagong email mula sa departamento ng accounting. Sumigaw ka nang malakas sa linya ng paksa, at ang lahat ng iyong mga katrabaho ay lumingon upang makita kung ano ang mali. Ang iyong mga pisngi ay namula habang inaamin mo na hanggang sa sandaling ito, ganap mong nakalimutan na mag-file ng ulat sa gastos. Sinabi ng email na ang deadline ngayon. Ang init mula sa iyong pisngi morphs sa isang pakiramdam ng kakatakutan na tumatakbo sa iyong dibdib at sa hukay ng iyong tiyan. Ang iyong kumpanya ay may utang sa iyo ng ilang daang dolyar, at sa oras na ito ng taon, maaari mo talaga itong gamitin. Huwag panic! Ang mga simpleng hakbang na ito ay makakatulong sa iyo na makontrol ang iyong mga gastos.

Ang ilang mga organisasyon ay ginagawang madali upang magsumite ng mga ulat sa gastos, kahit na huli na sila. Ang pagkakaroon ng mga credit card ng kumpanya na nakagapos sa isang sistema ng pag-uulat ng gastos ay nakakatulong nang malaki, halimbawa, ngunit hindi lahat ay may kagandahang iyon. Kaya huminga nang malalim, at sundin ang mga hakbang na ito upang makuha ang iyong labis na labis na mga ulat sa gastos na isinumite sa lalong madaling panahon.

Tandaan na ang karamihan sa artikulong ito ay nalalapat din sa mga tipo na nagtatrabaho sa sarili na kailangang mag-troll para sa mga resibo sa katapusan ng taon upang mag-claim ng mga bawas sa buwis sa negosyo.

1. Magtanong Kapag Kailanman ang Tunay na Deadline at Kung Maaari Ka Mag-file ng Late

Depende sa kapag ang iyong samahan ay nagtatakda ng taong pampinansyal nito at kung paano nito pinangangasiwaan ang mga accrual, ang deadline upang magsampa ng mga ulat sa gastos ay maaaring lumipas. Ngunit hindi ito nangangahulugang huli na upang isumite ang iyong mga resibo. Mga deadline ng mga taong Smart. Kung may nagsabi sa iyo na ang isang deadline ay katapusan ng araw ng Biyernes, mayroong isang magandang pagkakataon na ang tunay na deadline ay Lunes ng umaga o mas bago.

Magtanong sa isang tao sa accounting o sa iyong boss ng mga malinaw na detalye sa totoong deadline para sa mga ulat ng gastos at kung ano ang maaari mong gawin kung napalampas mo ito. Kadalasan mayroong. Kung maaari kang mag-file ng huli, maging mabait at mabait sa mga taong tumutulong sa iyo na gawin ito, at yumuko pabalik upang maihatid nang eksakto ang kanilang hinihiling. Maging detalyado. Tandaan na ginagawa ka nila ng isang pabor. Gawin ang iyong makakaya upang ibalik ito sa pamamagitan ng gawing mas madali ang kanilang trabaho.

2. Suriin ang Mga Batas para sa Mga Resibo

Kung nag-file ka ng mga ulat sa gastos, malamang na alam mo ang mga pangunahing patakaran para sa pagsusumite ng mga resibo. Ngunit alam mo ba ang magagandang detalye? Kapag nag-file ng ulat sa gastos na matagal nang natapos ang mga gastos, maaaring nawalan ka ng ilang mga resibo. Alamin kung mayroong isang patakaran, tulad ng nangangailangan ng mga resibo lamang para sa mga gastos na higit sa $ 10. Tanungin din kung maaari kang magpakita ng patunay ng pagbabayad sa pamamagitan ng pagbibigay ng pahayag sa credit card na may naka-highlight na item ng linya. Ang mga detalyeng ito ay maaaring gumawa ng isang pagkakaiba-iba ng mundo sa oras na kinakailangan mong maghanda ng ulat sa gastos.

3. Gumawa ng isang Balangkas ng Mga item at Petsa

Sa sandaling oras na talagang magsimula ng paglikha ng isang labis na ulat ng gastos sa gastos, gumawa ng isang magaspang na listahan ng mga pangunahing gastos na kailangan mong i-claim, tulad ng mga item na binili mo, paglalakbay, at pagiging mabait ng kliyente. Kung nagsasampa ka lamang para sa isang item o isang paglalakbay, laktawan ang hakbang na ito.

Kung ang isang item sa iyong listahan ay isang kaganapan, tulad ng isang pagbisita sa kliyente o isang komperensya, i-jot down ang mga petsa. Pagkatapos sa ibaba ng kaganapan, lumikha ng isang entry para sa bawat araw, tulad nito:

Kumperensya X: Hunyo 1-3

Hunyo 1

Hunyo 2

Hunyo 3

4. I-visualize ang Iyong mga gastos

Kapag pinagsama-sama ang mga gastos na nauugnay sa paglalakbay o mga kaganapan, nalaman kong nakatutulong muna sa paglista ang mga pinakamalaking gastos (paglipad, hotel, at mga bayarin sa pagdalo, halimbawa) at pagkatapos ay subukang alalahanin o muling pag-aralan ang bawat araw upang masakop ang mas maliit na gastos. Gawin ito sa ibaba sa bawat araw na pagpasok.

Gusto kong gumawa ng isang magaspang na balangkas para sa mga posibleng gastos, pagkatapos punan ito habang naaalala ko ang mga ito (ang mga hakbang sa 5-7 ay nagsasama ng ilang mga trick para sa pagpuno ng mga gaps kapag nabigo ka ng memorya). Ang outline ay dapat isama ang bilang ng maraming mga puntong ito na may kaugnayan sa iyong mga petsa:

• Simula ng lokasyon. Saan ka natulog? Mayroon ka bang mga gastos sa lugar na ito, tulad ng mga singil sa Wi-Fi?
• Lokal na paglalakbay . Nagpunta ka ba saanman, at kung gayon, paano ka nakarating doon (kotse, taxi, serbisyo ng kotse, pampublikong pagbibiyahe)? Paano ka bumalik? Kung ang pag-angkin ng isang per-milyang bayad para sa pagmamaneho, ano ang distansya?
• Pagkain. Saan ka nagkaroon ng agahan, tanghalian, at hapunan? Bumili ka ba ng anumang inumin, kabilang ang mga de-boteng tubig at kape, o meryenda?
• Mga gamit. Kailangan bang bumili ng anumang inaasahan o hindi inaasahan sa iyong araw?
• Tapusin ang lokasyon. Saan mo natapos ang araw mo? Ano ang binayaran mo doon?

Kadalasan ang pagtatanong lamang sa iyong sarili ang mga katanungang ito ay nakakatulong sa iyo na maalala ang mga gastos na maaari mong nakalimutan.

5. I-flip Sa pamamagitan ng Iyong Mga Resibo

Kung mayroon kang isang stack ng mga resibo, i-flip ang mga ito ngayon at itugma ang mga ito hanggang sa balangkas na iyong nilikha. May dahilan na hindi ko muna gawin ang hakbang na ito. Minsan natanggap ng resibo ang aming memorya sa isang paraan na nag-iiwan ng mga bahagi ng araw. Halimbawa, sabihin natin na tiningnan mo ang iyong mga resibo at makita na mayroon kang mabilis na agahan sa isang coffee shop at kalaunan ay kumain ng tanghalian sa isang lugar ng pagpupulong. Mayroon ka na ngayong isang matingkad na paggunita sa mga dalawang kaganapan, at handa ka nang lumipat sa susunod na resibo. Ngunit ang iyong memorya ay maaaring tinanggal na ang $ 15 na pagsakay sa Uber sa pagitan ng dalawang lokasyon dahil lamang wala kang isang pisikal na resibo upang ma-trigger ang memorya. Madaling makalimutan ang mga detalye kapag wala kaming mga nag-trigger.

6. I-scan ang Iyong Kalendaryo

Ang isang kalendaryo ay maaaring maglaman ng higit pang mga paalala na makakatulong sa iyo na lumikha ng isang tumpak na ulat ng gastos. Habang pinupuno mo ang iyong araw, buksan ang iyong kalendaryo at i-scan ito upang mapatunayan ang mga petsa ng paglalakbay at makabuluhang mga kaganapan. Ang ilang mga entry ay maaaring mag-trigger ng iyong memorya tungkol sa mga gastos, pati na rin kakulangan ng mga gastos. Halimbawa, kung ang isang kasosyo sa negosyo ay nagpadala sa iyo ng isang paanyaya sa kalendaryo para sa hapunan sa isang araw na naglalakbay ka, at nagbayad siya, pagkatapos hindi mo kailangang mag-alala tungkol sa paghahanap ng isang resibo para sa iyong pagkain sa gabing iyon.

7. Peruse Mint

Ang isa pang mahusay na lugar upang maghanap para sa mga nawawalang gastos ay Mint. Ang Mint ay isang personal na app sa pananalapi na pinagsama ang lahat ng iyong mga pinansyal na transaksyon sa isang mahahanap na website at app. Sa Mint, maaari mong i-filter ang lahat ng iyong mga credit card at mga gastos sa debit card sa petsa, na maaaring makatulong sa iyo na alisan ng takip ang iyong nakalimutan. Sa halimbawang binigay ko dati tungkol sa isang resibo ng Uber, mahahanap mo ang impormasyon sa pamamagitan ng paghahanap para sa petsa sa Mint, na mas madaling mahanap ang totoong resibo sa iyong email.

Maaari ka ring magdagdag ng mga tag sa Mint upang linya ng mga transaksyon sa item, at kung nagawa mo na ang buong taon para sa mga gastos sa negosyo, madali mong mahahanap ang lahat ng mga gastos na kailangan mong i-claim.

Nabanggit ko kanina na kung hindi ka makahanap ng isang resibo, maaari mong tanungin kung maaari kang magsumite ng isang kopya ng isang pahayag sa credit card na nagtatampok ng item ng linya para sa isang gastos. Muli, tutulungan ka ni Mint dito, sapagkat sasabihin sa iyo kung aling credit card ang ginamit mo.

8. Huwag Kalimutan ang Mga Tip at Paradahan

Ang dalawang kategorya ng mga gastos na madaling mapansin ay mga tip at paradahan. Ang mga maliliit na tip na binayaran nang cash, tulad ng para sa mga kawani ng paglilinis ng hotel at mga kampana, ay hindi kailanman kasama ng mga resibo. Ang mga pagbabayad sa paradahan ay maaaring nasa cash nang walang resibo. Ngunit nagdaragdag sila at nagkakahalaga ng pag-angkin kung ginawa mo ang mga ito.