Mag-ayos: kung paano maiwasan ang pagsuso sa oras ng email

Nagwawasak ng produktibo ang email, at halos walang nakakaalam kung gaano kalala. Ang dami ng oras na ginugugol ng mga tao sa mga programa sa email ay nakakapagod, na lumalakad malapit sa 30 porsyento ng bawat araw. Mayroong isang paraan upang makakuha ng isang hawakan dito, bagaman. At maaari mo talagang matalo ang problema sa email nang hindi kinakailangang bawasan ang kabuuang halaga ng oras na ginugol mo sa email. Ang solusyon, na ibinabahagi ko sa ibaba, hinges muna ang pag-unawa ng mas mahusay na problema.

Ang Email ay Masama kaysa sa Facebook

Mas masahol pa ang email sa iyong pagiging produktibo kaysa sa Facebook, ayon sa pananaliksik, at ang problema ay hindi alam ng mga tao kung gaano karaming oras ang kanilang ginugol sa email.

Si Robby Macdonell, bise presidente ng pagbuo ng produkto sa RescueTime, ay sumasang-ayon, batay sa kanyang nakikita at naririnig mula sa mga gumagamit. Ang RescueTime ay isang tool sa pamamahala ng oras na sinusubaybayan ang mga app at website na ginagamit mo habang nasa iyong computer at mobile device. Pagkatapos ay bumubuo ito ng mga ulat na nagpapakita kung paano mo ginugugol ang iyong oras.

Tinanong ko kay Macdonell kung ano ang mga kalakaran sa pagiging produktibo na kanyang at mga kasamahan sa RescueTime na nakikita kapag tiningnan nila ang mga datos na nakolekta mula sa kanilang mga gumagamit nang magkasama. "Ang pinakamalaking kalakaran na nakikita natin ay ang oras ng mga tao ay may kaugaliang pinangungunahan ng mga apps sa komunikasyon. Ang partikular na email ay ang isa na, sa aming data, ay palaging malapit sa tuktok."

"Isang bagay na naririnig natin mula sa mga taong nag-sign up para sa RescueTime ay, 'Natatakot akong makita kung ano ang sinasabi ng data dahil hindi ko nais na makita kung gaano karaming oras ang ginugol ko sa Facebook o Reddit.' Kadalasan, isang linggo mamaya, sinasabi nila, 'Ito ay hindi masama tulad ng naisip ko, ngunit oh diyos, gumugol ako ng maraming oras sa email, ' "dagdag pa ni Macdonell.

Bakit ang Email 'Masama?'

Kaya bakit hindi maganda ang email, eksakto? Ang ilang mga eksperto sa produktibo ay nagsasabi na ito ay dahil ang email ay "gumana tungkol sa trabaho" at hindi ang aktwal na gawain mismo. Ang isa pang argumento, na marahil ay mas tumpak, ay ang email na patuloy na nakakagambala sa amin. Ang dami ng oras na ginugugol natin sa email ay hindi ang problema. Ito ay na ang oras ay kumakalat sa buong araw.

Ang mga manggagawa sa kaalaman sa partikular ay karaniwang nangangailangan ng mga oras ng walang tigil na pagtuon upang maisagawa ang tunay na mahalagang gawain. "Karamihan sa mga tao ay tumatakbo sa katotohanan na ang email ay ang aktibidad na aalisin ka mula sa malikhaing pag-iisip na paulit-ulit sa buong araw, " sabi ni Macdonell.

Ang pagbabasa ng isang email nang higit sa isang beses ay gumagawa ng labis na karga at pinapagod ka, ayon kay Mikael Berner, CEO ng EasilyDo, isang app na nag-automate ng maliliit na aspeto ng iyong buhay upang matulungan kang mag-free time. Kapag sinuri namin ang email sa buong araw, hindi namin talaga pinoproseso ang email o pag-aalaga nito, at ang mga segundong iyon ay nagdaragdag hanggang sa nasayang na oras. "Kung magbubukas ka ng isang email, gawin ang alinman dito, tulad ng pagtugon dito, o tanggalin ito, o i-file ito. Huwag kahit na magbukas ng isang email maliban kung maaari mo itong iproseso."

Ano pa, ang mga sistema ng komunikasyon ay idinisenyo upang ipaalam sa iyo kapag dumating ang isang bagong mensahe. "Inihahatid ka nila ng mga abiso sa lahat ng oras, " sabi ni Macdonell. "Ito ay lalong nagiging bihira na makakakuha ka ng higit sa ilang minuto bago ka mahuli sa ilang iba pang aktibidad." Kahit na hindi mo mabasa ang bawat email na dumating sa iyong inbox nang buo, ang iyong pansin ay nahahati kapag nakakuha ka ng isang abiso na dumating ang isang bagong email. At kahit na hindi mo pinagana ang mga abiso, sinisira mo pa rin ang iyong sariling pagtuon sa tuwing susuriin mo ang inbox upang makita kung may sinisikap na mag-email sa iyo tungkol sa isang pagpindot na bagay.

"Hindi ito tulad ng 30 porsyento ng oras ng isang tao ay ginugol sa email sa simula ng araw at pagkatapos ang natitirang araw ay ginugol sa paggawa ng iba pang mga bagay, " sabi niya. "Napakalat nito, na nagmumungkahi na palagi kang nakagambala."

Paano Pagsamahin ang Email

Maaari kang makakuha ng email at bumalik sa tunay, masipag. Maaari itong gawin sa loob lamang ng ilang linggo at sa limang simpleng hakbang.

1. Mag-install ng isang programa ng pagsubaybay sa oras, tulad ng RescueTime o Toggl, at hayaan itong subaybayan kung gaano karaming oras ang iyong ginugol sa email sa bawat araw at kailan. Tiyaking lahat ng iyong mga email at chat apps ay tumpak na naiuri sa komunikasyon.

2. Maghintay ng tungkol sa dalawang linggo upang magkaroon ka ng sapat na data. Pagkatapos, pumili ng isang petsa nang random at tingnan ang iyong oras-oras na ulat. Mabuti ka kung ang paggamit ng iyong komunikasyon ay puro sa isa o dalawang beses sa araw. Masama ka at kailangan mong gumawa ng mga pagbabago kung ang iyong mga application sa komunikasyon ay kumalat sa maliit na hiwa sa buong araw, tulad ng ipinapakita sa imahe sa ibaba.

Ang layunin ay hindi kinakailangan upang mabawasan ang bilang ng mga oras na ginugol mo sa email. Ang layunin ay upang gawing mas mababa ang pagkalat ng email at mas puro kaya ang hitsura ng iyong mga ulat ay katulad nito:

3. Batay sa iyong mga pattern, kilalanin ang isa o dalawang beses sa araw na hindi mo susuriin ang email. Para sa maraming mga tao, umaga, hanggang sa isang oras bago ang iyong kalagitnaan ng pahinga sa tanghali, at ang hapon, na nagsisimula tungkol sa isang oras pagkatapos ng iyong tanghali na pahinga, ay mga tamang panahon. Sa mga panahong iyon, isara ang mga email na app at i-block ang webmail sa pamamagitan ng pag-install ng isang tool na walang kaguluhan sa distrito tulad ng StayFocusd. Kung mayroon kang isang RescueTime Premium account, maaari mong gamitin ang mga tool nito upang hadlangan ang iyong sarili mula sa pag-access sa webmail.

4. Gayundin, pumili ng isang oras kung kailan susuriin mo ang email. Sabihin natin na ang iyong di-email na panahon ng pagtuon ay mula 9:00 am hanggang 11:30 am, at ang iyong email session ay mula 11:30 hanggang tanghalian. Kung 11:10 at naramdaman mong tuksuhin na suriin ang email, magiging mas madali itong maiiwasan kung mayroon kang isang paunang natukoy na oras kung kailan mo buksan ang inbox na iyon.

5. Kung ikaw ay paranoid na ang isang kagyat at mahalagang mensahe ay darating habang sinusubukan mong magtrabaho, mag-set up ng isang VIP alert system. Ang mga gumagamit ng iOS ay mayroon nang isang binuo sa kanilang Mail app. Kung hindi ka gumagamit ng iOS o nais mo ang isang sistema ng alerto ng VIP na may maraming mga pagpipilian at pagpapasadya, subukan ang AwayFind. Sa alinmang kaso, maaari kang makakuha ng isang alerto, tulad ng isang abiso sa pagtulak sa iyong telepono o kahit isang text message, kapag ang isang napakahalagang tao ay nag-email sa iyo. Nangangahulugan ito na maaari mo lamang suriin ang email kung nakakakuha ka ng isang abiso, na kung saan ay magiging bihira. Ang lahat ng iba pang email ay maaaring maghintay.

Ang isa pang trick na personal kong ginagamit ay ang pagkaantala sa pagbubukas ng aking mga aplikasyon ng email sa sandaling magsimula akong magtrabaho. Gusto kong mag-skim sa pamamagitan ng email sa trabaho unang bagay sa umaga sa aking telepono, upang suriin para sa anumang tunay na kagyat. Ang dahilan kung bakit ginagamit ko ang telepono ay dahil mas madaling mag-shut down kaysa sa aking laptop o desktop computer kung walang anumang bagay na nangangailangan ng aking agarang pansin. Kung nakakita ako ng isang email na mahalaga ngunit hindi kagyat, maaaring magdagdag ako ng isang bituin. Kung ito ay tunay na kagyat, tumugon ako mula mismo sa telepono. Ngunit dahil hindi ko gusto ang pagbabasa o pagsulat sa telepono, hindi ako tinukso na masipsip sa ibang mga email na hindi talagang kagyat.

Ito ang mga uri ng maliit na trick na nagdaragdag ng hanggang sa malaking mga pakinabang upang mapanatili ka sa email at maibalik ka sa gawaing mahalaga.