Mag-ayos: kung paano maiwasan ang sobrang pag-email

Ang huling piraso ng puzzle ng organisasyon - at ang isang tao ay may posibilidad na matakot ang karamihan - ay ang pamamahala ng email.

Tulad ng mga pamamahala ng folder at mga file sa mga kombensyong pangngalan, ang pamamahala ng email ay nangangailangan ng isang solusyon sa pamumuhay. Kailangan mong bumuo ng mga patakaran at prinsipyo na maaari mong mabuhay sa bawat araw. Alalahanin na ang pagpapanatiling maayos ay katulad ng pagpapanatili ng isang regimen sa pagkain at ehersisyo. Hindi ginagawa ito at ang pagpapagamot ng organisasyon tulad ng isang araw na proyekto sa paglilinis ng tagsibol ay katulad ng pagpunta sa isang pag-crash diet. Ang anumang mga resulta na nakikita mo ay magiging napakaikli ng buhay.

Bago ka sumisid sa iyong proyekto sa pag-aayos ng email, sandali upang mapagtanto na hindi mo kailangang maging perpekto. Ang layunin ay makabuo ng mga patakaran para sa pamumuhay na maaari mong makatuwiran na manatili at gawing mas madali, mas produktibo, at mas mahusay ang iyong trabaho o personal na buhay. Kung ang pag-install ng isang nakakatawang bagong plug-in ng Microsoft Outlook ay ang bagay na magpapasiklab ng iyong inbox-cleaning engine, subukan ang Xobni (libre, $ 29.99 Plus bersyon, 4 na bituin), na nag-index ng iyong mga file, o Evernote para sa Windows Premium ($ 45 bawat taon, 4.5 bituin), na nagpapahintulot sa iyo na magpadala ng email sa iyong Evernote kung saan mayroon kang pakinabang ng natatanging kakayahan sa paghahanap ng software na iyon.

Tingnan ang Bottom ng Kahon

Sa sandaling natanto ko na kailangan ko ng isang sistematikong diskarte sa email ay ang unang pagkakataon na binuksan ko ang aking inbox at may higit sa tatlong mga pahina ng mga bagay-bagay na nakaupo lamang. Karamihan sa mga file ay minarkahan na "basahin, " ngunit dahil hindi ako kumilos sa kanila, iniwan ko sila sa inbox. Naaalala ko ang labis na pakiramdam at iniisip ko na kung hindi ko sinimulang itapon ang mga email nang pangalawa, ang problema ay magiging mas masahol sa loob ng oras, at tiyak na hindi mapapawi sa susunod na umaga.

Bilang isang resulta, nagtakda ako ng isang simpleng layunin para sa aking sarili: Laging makikita ang parehong sa ilalim ng aking inbox. Sa madaling salita, nais kong makita ang mga entry para sa pinakabagong natanggap na mensahe at pinakalumang mensahe sa isang solong screen.

Hindi ko hawak ang pamantayang ito sa bawat pamantayan ng bawat araw. Iyon ay magiging neurotic at counterproductive. Ngunit layunin kong makita ang ilalim ng aking inbox bago ako umalis sa trabaho araw-araw, at kung nabigo iyon, hindi bababa sa Biyernes. Nanatiling mabuti din ako tungkol sa labis na pag-email kapag ako ay nasa sakit para sa isang araw o magpahinga. Matapos akong bumalik mula sa isang bakasyon, binibigyan ko ang aking sarili ng hindi bababa sa isang linggo upang makibalita sa email at subukang huwag mabalisa ang tungkol dito sa unang araw o dalawa na bumalik sa opisina.

Buwan sa buwan

Ang paraan ng pamamahala ko sa aking account sa email sa negosyo ay eksakto sa parehong paraan ng pamamahala ko sa aking mga electronic file sa mga folder. Ang lahat ay pumapasok sa isang folder.

Una, lumikha ako ng ilang pangunahing mga folder sa pamamagitan ng proyekto, tulad ng Project A, B, at C. Sa loob ng bawat folder ng proyekto, lumikha ako ng mga subfolder para sa bawat buwan, na may label na may dalawang-digit na taon at buwan, underscore na buwan na pagdadaglat. Halimbawa, ang folder para sa Hunyo 2011 ay pinangalanang 1106_JUN.

Kapag pumapasok ang mga bagong email, madalas silang nakaupo sa aking inbox nang ilang oras, isang araw, marahil kahit isang linggo o dalawa. Ngunit hindi nila ako pinapabagsak dahil mayroon akong isang sistema na nasa lugar na pinapanatili ang lahat sa isang antas na mapapamahalaan. Narito ang mga patakaran para sa aking sistema. Maaaring hindi ito tama para sa iyo, ngunit maaari silang magbigay ng isang halimbawa ng isang solusyon. Ibigay ang iyong sariling solusyon sa mga patakaran na umaangkop sa iyong pamumuhay.

Panuntunan 1. Kung ang email ay hindi nangangailangan ng pagkilos (kabilang ang muling pagbabasa), itinapon ko agad ito.

Panuntunan 2. Kung ang isang email ay kritikal - nangangahulugang nangangailangan ito ng malapit na pagkilos o malalim na pagbabasa at posibleng isang tugon - mananatili ito sa inbox hanggang sa kumilos ako. Maaari itong manatili sa inbox hanggang sa isang buwan. Matapos ang isang buwan, dapat kong kumilos dito. Iyon ang deadline. Kapag ako ay gumawa ng aksyon, ang email ay nai-file sa kaukulang folder nito.

Rule 3. Kung ang email ay naglalaman ng impormasyon na kailangan ko, ngunit hindi nangangailangan ng agarang pagkilos, dapat itong ilipat sa kaukulang folder nito sa pagtatapos ng araw, o sa katapusan ng linggo kung abala ako. Kung natatakot ako na makalimutan kong kumilos dito dahil hindi ito agad makikita sa inbox, maaari akong lumikha ng isang item sa kalendaryo bilang paalala. Ang email ay dapat na isampa sa isang folder. Walang pagbubukod.

Panuntunan 4. Biyernes ng hapon, binibigyan ko ang aking sarili ng 10 hanggang 20 minuto upang pag-uri-uriin ang anumang nasa inbox at marahil kumilos sa mga item na hindi nangangailangan ng isang mahabang tugon. Sa pag-alis ko sa opisina, dapat kong makita ang isang pulgada o dalawa ng puting puwang sa ilalim (silid upang punan muli sa katapusan ng linggo).

Rule 5. Pagkatapos ng isang taon, i-archive ito o chuck ito. Madalas kong panatilihin ang data ng email para sa halos isang taon at i-archive ang lahat ng iba pa, na napakadaling gawin kapag ang iyong impormasyon ay pinagsunod-sunod sa mga folder sa buwan at taon.

Ang isa pang paraan ng samahan na pinopolote pabalik sa araw ng pisikal na papeles ay ang paglikha ng 31 na folder, may label na ayon sa bilang, sa bawat bilang na naaayon sa isang araw ng buwan. Sa halip na lumikha ng isang pang-araw-araw na listahan ng dapat gawin, dapat mong mag-file ng mga gawaing papel at paalala (at mga kard ng kaarawan, at mga bayarin na babayaran, atbp.) Sa mga folder na naaayon sa naaangkop na petsa ng pagkilos. Kapag dumating na ang petsa, binuksan mo ang folder at ngayon ay nakatalaga sa pag-aalaga ng kung ano ang nasa loob.

Ngunit ang isa pang pamamaraan ay ang kompartipikasyon. Kung gumagamit ka ng isang tool sa pamamahala ng proyekto tulad ng Basecamp (libre, 4 na bituin at isang Pagpipilian sa Editors), hindi mo na kailangang mag-save ng mga email na nauugnay sa mga proyekto na pinamamahalaan sa system na iyon. Ginagawa ito ng Basecamp para sa iyo. Ang isang pulutong ng mga tao ay gumagamit ng compartmentalization sa kanilang personal na buhay sa email sa pamamagitan ng pag-alay ng isang web-based account sa mga listervs at mailing list habang pinareserba ang iba pa para sa pakikipag-usap sa mga kaibigan at pamilya. Bakit hindi gagamit ng parehong konsepto sa negosyo?

Mapupuksa ang Email Pagkabalisa

Hindi ako nangangahulugang nagsusulong na ang aking sistema o ang 31-araw-folder na sistema ay tama para sa lahat. Ang aking system ay gumagana para sa akin dahil may posibilidad akong alalahanin ang mga bagay batay sa nangyari. Bilang karagdagan, inaasahan ko talaga ang ilang mga minuto sa pagtatapos ng bawat linggo kapag ginagawa ko ang aking isang beses sa overbox. Panghuli, ang pangunahing layunin ng laging makita ang ilalim ng aking inbox ay nagbibigay sa akin ng ginhawa. Ang nakakakita ng impormasyon na nagdugo nang higit sa isang visual screen ay tumama sa ilang uri ng tipping point sa akin. Ito ay naramdaman na hindi mapigilan, tulad ng wala akong makitang anupaman at hindi na ako maghuhuli.

Ang ibang mga tao, gayunpaman, ay maaaring makaramdam ng pagkabalisa sa pagkakaroon ng pamamahala ng higit sa isang dosenang mga folder, o matugunan ang mga deadlines ng sarili. Maaaring maging mas produktibo para sa iyo upang makita ang iyong mail sa isang solong, scroll panel. Sa peligro ng pagkakaroon ng sobrang touchy-feely, hindi masamang ideya na isulat ang mga uri ng mga bagay na nakakaramdam ka ng labis na pakiramdam dahil kung matutukoy mo ang hindi mo gusto sa iyong email, maaari kang lumikha ng mga patakaran at alituntunin upang maiwasan ito.

Anumang sistema ng organisasyon na nilikha mo para sa iyong sarili o sa iyong negosyo, tumuon sa mga gawi tulad ng pamumuhay at pangkalahatang mga patakaran. Hindi mo kailangang maging perpekto araw-araw. Kailangan mo lamang makabuo ng isang system na panatilihin kang subaybayan.

Sumakay sa Mga Daan

Ang mga mahahalagang ideya na aalisin sa artikulong ito ay:

1. Ang pagkakaroon ng isang pinamamahalaan na halaga ng email ay gawing mas madali at mas mahusay ang iyong buhay sa trabaho.

2. Sa pagbuo ng mga prinsipyo para sa paghawak ng email, tumuon sa mga gawi sa pamumuhay sa halip na mga tuntunin ng mahirap at mabilis.

3. Alamin kung paano mo hahawak ang email araw-araw, lingguhan, at buwanang, pati na rin kung gaano kadalas mo i-archive ang data ng email.

4. Alamin kung ano ang hindi mo nais mula sa iyong email, at pagkatapos ay lumikha ng mga gawi na pumipigil sa nangyari.