Mag-ayos: ang tool ng pakikipagtulungan

Mga nilalaman

• Maging Organisado: Ang tool ng Pakikipagtulungan
• Pamamahala ng Task, Pamamahala ng Proyekto, Screensharing

Dalawa sa aking mga kaibigan ay sinabi sa akin kamakailan lamang na sinabi sa akin na pinaputok ko ang kanilang isip. Paano? Madali. Pinaghirapan ko ang email thread na mayroon kami tungkol sa pag-aayos ng isang malaking outing ng hapunan (alam mo kung paano ipina-implode ang mga thread na iyon at walang sinuman ang maaaring makasabay sa nagsabi na libre sila sa kung aling petsa) at sa halip ay ginamit ang Doodle. Ang Doodle ay isang libreng website na nagbibigay-daan sa iyo na lumikha ng isang online poll para sa mga bagay tulad ng araw at oras na ang mga tao ay malayang magkasama. Ginamit ko ito nang maraming taon para sa pakikipagtulungan, karamihan sa pag-iskedyul ng mga pagpupulong sa mga taong nakatira sa buong mundo at nasa iba't ibang mga time zone.

Maraming mga kamangha-manghang mga app ang nasa labas upang tumulong sa pakikipagtulungan. Marahil ay pinaputok ko ang mga kaisipan ng aking mga kaibigan sa aking kahusayan, ngunit pinaputok nito ang aking isip upang mapagtanto na hindi pa nila nakita ang Doodle dati!

Upang matulungan ang mga taong may masasakit na tungkulin ng pagiging organisador ng pakikipagtulungan, nais kong ibahagi ang ilan sa mga pinakamahusay na tool na natagpuan ko upang makakuha ng magagaling na isipan at ideya.

Pag-iskedyul

Si Doodle ay naging aking pag-iskedyul ng app dahil libre ito at hindi nangangailangan ng mga kalahok na magparehistro upang magamit. Mag-set up ng isang poll, ipadala ang link, at hayaang tumugon ang mga tao sa pamamagitan lamang ng pagpunta sa website at pag-tik sa mga kahon. Napakahalaga para sa pag-iskedyul ng mga pagpupulong o mga kaganapan sa lipunan na may isang malaking grupo.

Kapag ginagamit ng lahat ang parehong sistema ng kalendaryo, tulad ng kalendaryo ng Outlook, karaniwang maaari mong makita ang iyong kalendaryo na nakikita sa ibang mga miyembro ng koponan, na makakatulong sa pag-iskedyul, ngunit ang mga sitwasyong iyon ay hindi laging gumagana para sa lahat. Ang isa pang pagpipilian ay ang Tungle.me na naglalaman ng ilan sa mga parehong elemento ng Doodle pati na rin ang kakayahang gawing publiko ang iyong libre at abalang beses o nakikita ng ilang mga tao.

Pagbabahagi ng Mga Dokumento at Folder

Paano mo magagamit ang mga file sa lahat ng mga taong nakikipagtulungan ka? Huwag i-email ang mga ito sa paligid! Madulas at mahirap subaybayan iyon. Kailangan mo ng isang mas mahusay na paraan upang magbahagi ng mga dokumento at folder.

Ang pinakasimpleng solusyon ay nagmula sa anyo ng mga serbisyo ng pag-sync ng file, tulad ng Dropbox o SugarSync . Gumagamit talaga ako ng pareho, SugarSync para sa mga file ng trabaho at Dropbox para sa mga personal na file. Ginamit ko ang mga ito upang ibahagi ang mga dokumento sa lahat ng uri ng mga tao, kabilang ang mga editor at maging ang aking abugado.

Natagpuan ko ang Dropbox at SugarSync na mas simple upang i-set up at gamitin - at kumbinsihin ang iba pang mga tao na gamitin - kaysa sa mga site ng FTP, na kung saan ay ang mas lumang paraan ng paaralan sa pagbabahagi ng mga file at folder.

Pag-edit ng Pakikipagtulungan, Asynchronously

Ngunit ang isa pang kadahilanan na gamitin ang Dropbox, SugarSync, o isa pang serbisyo ng pag-sync ng file para sa pag-aayos ng pakikipagtulungan ay dahil pinapayagan nila ang maraming tao na mag-edit ng isang dokumento, bagaman kadalasang hindi sinasadya. Sa madaling salita, hindi mo mapapanood ang ibang tao na i-edit ang file sa real time. Ang mga pagbabagong naganap sa lokal at makikita lamang sa pangkat kapag ang taong gumagawa ng pag-edit ay nai-upload ang dokumento sa ibinahaging lokasyon.

Ang mga serbisyong ito ay hindi nagbibigay sa iyo ng magagandang butil ng sukat sa kung ano ang magagawa at hindi magagawa (hindi mo maaaring, halimbawa, bigyan ng kakayahan si Kate na mag-edit ng mga file X at Y ngunit hindi Z ), ngunit nagbibigay sila ng mga pangunahing pahintulot. Halimbawa, maaari kang magbahagi sa pamamagitan ng pagpapadala ng isang link na nababasa, o maaari mong anyayahan ang mga tao na ganap na ma-access ang anumang nasa isang ibinahaging folder.

Pag-edit ng Pakikipagtulungan, Pag-synchronize

Ang Google Drive (dating Google Docs) ay may isa sa mga pinaka-kahanga-hangang mga tampok ng pakikipagtulungan na nakita ko: ang kakayahang mag-edit nang sama-sama sa real-time.

Minsan ay nakipagtulungan ako sa isang associate na nasa ibang estado, at mayroon kaming lingguhang mga pulong sa telepono na sinadya na "mga pulong ng pagtatrabaho." Ibig sabihin, napag-usapan namin ang estado ng proyekto habang sabay-sabay na nagsasagawa ng trabaho na nagpatuloy sa estado ng proyekto. Gumamit kami ng isang simpleng spreadsheet sa Google upang mai-log ang mga gawain na kailangan upang magawa at markahan ang mga ito sa isang priority rating. Sa linggo, maaari kaming magdagdag ng mga tala kung kinakailangan. Pagkatapos sa aming pagpupulong, maaari naming dumaan sa listahan, kumpletuhin ang mga gawain sa real time habang nasa telepono, at tiktikan ang mga ito. Minsan, gayunpaman, makakakita siya ng isang bagay sa listahan at sasabihin, "Ano ang ibig sabihin nito?" Ipapaliwanag ko. At babaguhin niya ang paraan ng nasulat na gawain, sa harap mismo ng aking mga mata, upang sigurado akong ang kanyang pagsasalin sa gawain ay nangangahulugang parehong bagay na aking nilalayon. Ito ay pakikipagtulungan.

Ang mga tool ng Google ay gumagana para sa hindi lamang para sa mga spreadsheet, kundi pati na rin ang mga pagtatanghal at mga dokumento ng teksto.