Mag-ayos: pinakamahusay na mga kasanayan para sa gmail

Mga nilalaman

• Maging Organisado: Pinakamahusay na Kasanayan para sa Gmail
• Mga Archives ng Gmail, Mga Aksyon sa Bulk, Labs

Ang Gmail ay isa sa mga pinakatanyag na serbisyo sa email. Kung ginagamit mo ito para sa personal na komunikasyon, trabaho, o pareho, makakakuha ka ng higit pa rito kung nauunawaan mo kung paano gumagana ang ilang mga pangunahing tampok.

Ang edisyong ito ng Get Organized, isang lingguhang serye, ay nagpapaliwanag ng ilang mga tampok ng lagda ng Gmail at ipinaliwanag kung paano pinakamahusay na gamitin ang mga ito upang mapanatiling maayos ang iyong email account upang maaari kang maging mas produktibo.

Mga Thread ng Mensahe

Tulad ng alam ng lahat ng mga gumagamit ng Gmail, ang isang tuluy-tuloy na palitan ng email ay nakasalansan sa isang thread. Ang bilang ng mga mensahe sa isang thread ay palaging lilitaw sa mga panaklong sa tabi ng buod ng mga pangalan sa palitan, isang bilang ng thread, kung gagawin mo.

Ang thread ng mensahe ay isa sa aking mga paboritong tampok ng Gmail dahil kapag anim na tao ang tumugon sa isang solong email ng grupo, ang nakikita ko ay isang hindi pa nabasa na thread kaysa sa anim na hindi pa nababasang mga mensahe. Ang na-internalize ko ay mayroong isang talakayan na nangangailangan ng pansin sa akin. Kung nakakakita ako ng anim na hindi pa nababasa na mensahe, sa halip ay naramdaman kong anim na bagay ang nangangailangan ng aking pansin.

Kapag binuksan mo ang isang thread, ang mga mensahe na nabasa mo na ay nananatiling gumuho, habang pinalawak ang mga mensahe.

Pinakamahusay na kasanayan: Ang isa sa mga pinakamahusay na trick sa pamamahala ng mga thread ay upang panatilihin ang mga ito buo hangga't hindi sila lumihis sa paksa. Kapag nagbago sila ng paksa, magsimula ng isang bagong thread sa pamamagitan lamang ng pagbabago ng linya ng paksa kapag sumagot ka. Hindi mo kailangang magsimula ng isang buong bagong mensahe. Ang lahat ng mga tatanggap ay isasama sa bagong thread, at ang kasaysayan ng iyong komunikasyon ay mai-archive pa rin sa loob ng mensahe mismo, sa ilalim ng mga ellipsis na nagsasabing "ipakita ang naka-trim na nilalaman" kapag nag-hover ka (tingnan sa ibaba), kaya ang sinumang maaaring sumangguni ito.

Mga etiketa

Kung mayroong isang solong tampok na sumisimbolo sa Gmail, magiging label ito. Ang paraan upang maunawaan ang mga label ay upang ilarawan kung ano ang mga ito ay hindi: mga folder. Ang mga label sa Gmail ay madalas na mukhang mga folder, at sa ilang sukat nakamit nila ang parehong pagtatapos. Ngunit ang mga label ay panimula na naiiba kaysa sa mga folder, at ang pagkakamali sa mga ito para sa mga folder ay talagang limitahan ang maaari mong gawin sa Gmail.

Magsimula ako sa pamamagitan ng pagpapaliwanag ng kaunti tungkol sa mga folder. Ang mga email folder, na madalas na idinisenyo sa isang istraktura ng puno na may kakayahang magdagdag ng mga sub-folder, gumagana na katulad ng ginagawa ng mga folder ng mundo. Nag-file ka ng mga bagay sa kanila. Kung mayroon kang isang mensahe upang mag-file, maaari mo lamang itong mai-file sa isang folder.

Ang mga label sa Gmail ay mukhang isang kakila-kilabot na tulad ng mga folder sa unang sulyap. Kapag lumikha ka ng isang bagong label, lilitaw ito sa kaliwang riles, katulad ng kung saan makikita mo ang mga folder (na may mga setting ng default) sa Yahoo! Mail, Hotmail, at Outlook. Ang mga label ng Gmail na ito ay maaaring magkaroon ng mga kulay na itinalaga sa kanila, din, ginagawa itong hitsura ng mga katulad na folder.

Kaya ano ang pagkakaiba?

Ang anumang naibigay na thread ng mensahe ay maaaring magkaroon ng higit sa isang label, tulad ng "trabaho, " "Oktubre 2012, " at "kagyat." Binibigyan ka rin ng Gmail ng dalawang label na awtomatiko: mga bituin at "mahalaga, " na itinalaga ng isang dilaw na tag sa kaliwang bahagi ng mga mensahe na ipinapadala nang diretso sa iyo, ibig sabihin, hindi listervs, s, o iba pang pag-mail sa masa.

Mag-isip ng mga label na katulad ng mga tag. At ang mga visual label na nakikita mo sa kaliwang riles - isipin ang mga ito bilang isang mabilis na pindutan upang pag-uri-uriin ang lahat ng mga mensahe na mayroong isang tiyak na tag. Tandaan na kahit ang iyong inbox ay isang label lamang. Kapag nag-click ka sa isang label sa kaliwang riles, makakakita ka ng bagong teksto na awtomatikong lilitaw sa kahon ng paghahanap sa tuktok.

Tumutulong ang teksto na ito na pinuhin ang iyong paghahanap sa mga mensahe lamang na pinag-uusapan ng label. Tandaan, ang Google ang kumpanya sa likod ng Gmail, at ang Google na kumpanya ay itinatag bilang isang tool sa paghahanap.

Pinakamahusay na kasanayan: Gumamit ng mga label sa Gmail nang malaya dahil hindi sila kapalit ng mga folder, ngunit sa halip ay isang paraan upang maikategorya o mai-tag ang mga item at gawing mas mahahanap.

Dapat galugarin ng mga gumagamit ng kapangyarihan ang lugar ng Mga Setting upang i-configure ang mas advanced na mga katangian ng pag-label. Halimbawa, maaari kang mag-set up ng mga patakaran o filter upang ilipat ang ilang mga uri ng mail sa isang label, at ipakita ang label na iyon sa iyong kaliwang pane lamang kapag naglalaman ito ng mga hindi pa nababasa na mga mensahe.