Mag-ayos: 5 mga paraan upang mag-email nang mas mahusay

Maraming mga pilosopiya at pamamaraan para sa paggamit ng email nang mas mahusay. Ang mga ito ay foundational para sa paglilimita ng kaguluhan at pagiging mas produktibo. Ngunit kailangan mo ring malaman kung anong mga tool ang nais mong makuha upang makarating sa mas produktibong lugar na iyon.

Ang mga tagabigay ng serbisyo sa email at mga developer ng app ng third-party ay nag-imbento ng ilang mga pambihirang tool na gumawa ng mas mahusay na email. Mayroong lima na sa palagay ko ay may pinakamalaking epekto at pinaka-malawak na naaangkop. Magkasama, tutulungan ka nila

• sumulat ng mas mahusay na mga email,
• gawin ang mga email sa mga gawain,
• i-undo ang pagpapadala ng mga email,
• iskedyul ng pagpapadala ng mga email, at
• I-snooze ang mga email.

Sumulat ng Mas mahusay

Ang pagsusulat ng hindi kinakailangang mahaba o hindi maliwanag na mga email ay isang pag-aaksaya ng oras. Ang tagatanggap ay maaaring walang oras upang basahin ang mga ito sa unang lugar, o maaaring mag-aksaya ng oras na muling basahin ang mga ito upang subukang maunawaan ang mga ito, o maaaring tumugon sa nagpadala para sa paglilinaw. Dagdag pa, mayroong lahat ng nasayang na oras na ginugol sa pagsusulat ng mga ito sa unang lugar.

Mayroong dalawang mga app na nagsusumikap upang matulungan kang magsulat ng mas mahusay na mga email dahil nakatuon sila sa pagsulat mismo: Grammarly at Crystal.

Ang Grammarly ay isang plug-in na gumagana ng isang bagay tulad ng isang checker ng spell upang pag-aralan ang grammar at aktwal na gumawa ng mga intelihente na mungkahi tungkol sa kung paano higpitan ang iyong wika, sumulat nang malinaw, at ayusin ang mga karaniwang pagkakamali. Mayroon itong kamangha-manghang kakayahang makita ang mga error sa ESL partikular.

Ang Crystal ay isang plug-in din, at pinapansin ka nito na maiangkop ang wika ng iyong email upang mag-apela sa tatanggap. Ito ay gumagana tulad nito: Una na natagpuan ni Crystal ang iyong mga tatanggap sa online - ang kanilang mga account sa Twitter, mga pahina sa Facebook, atbp. Sila ay maigsi at direkta? O may posibilidad ba silang mahuli sa mahabang pag-uusap? Batay sa mga resulta, gabay ng Crystal ang iyong pagsulat.

Kung hindi ka isang malakas na manunulat, ang napakalinaw na mga senyas ni Crystal ay maaaring makatulong sa iyo na makahanap ng mga salita upang isulat ang nais mong sabihin. Ito ay isang mahalagang panukala, ngunit may isang bagay tungkol dito na ito ay kuskusin sa akin ang maling paraan. Mayroong isang hindi matatag na saligan na iyong pinasadya ang iyong wika upang makakuha ng isang bagay sa ibang tao, at nahanap ko ang manipulative na ito. Maaaring hindi ka mag-abala sa iyo, gayunpaman, o maaaring maging eksakto kung ano ang iyong hinahanap. Walang pagtanggi na ito ay mabuti sa ginagawa nito, sa anumang rate.

I-Email Sa Mga Gawain

Ang iyong inbox ay hindi iyong listahan ng dapat gawin, ngunit marahil nakakakuha ka pa rin ng mga gawain na naatasan sa iyo sa pamamagitan ng email. Ang pag-aayos ay upang mag-set up ng isang konektado na app upang mahusay na ilipat ang mga gawaing iyon sa isang mas naaangkop na lugar.

Sa halip na mano-mano ang pag-type ng isang bagong gawain para sa iyong sarili sa anumang dapat gawin o paalala app na ginagamit mo, ikonekta ang app nang direkta sa iyong email account o set up ang pagpapasa ng email, at sa isa o dalawang pag-click, ilipat ang email na iyon sa tamang lugar.

Ang ilang mga app na sumusuporta sa kakayahang ilipat ang mga email sa isa pang app, alinman sa pamamagitan ng direktang koneksyon o pasulong sa email, ay ang Wunderlist, Evernote Plus at Premium, Todoist Premium, Boxer, at Newton Mail.

I-undo ang Ipadala

Namin na ang lahat na naipadala sa Magpadala nang una, kung dahil sa hindi namin napansin ang isang typo, iniwan ang ilang impormasyon, o hindi tumigil upang isaalang-alang ang isang email na nakasulat sa init ng sandali. Hindi mo kailangang mabuhay nang may panghihinayang o ang kakulangan ng pagkakaroon ng sumulat ng isang pangalawang email, gayunpaman. Kailangan mo lamang ma-undo magpadala.

Ang pagpapadala ay naiiba sa pag-alaala sa isang mensahe. Sa pamamagitan ng pag-undo ipadala, ang mensahe ay hindi kailanman ipinadala. Karaniwan, ang iyong email ay humahawak ng mensahe para sa isang bagay tulad ng 10 hanggang 30 segundo, sa panahon na oras maaari mong baguhin ang iyong isip.

Ang Gmail ay may pindutang Undo Send (tingnan ang video sa ibaba para sa kung paano i-set up ito) na dapat paganahin ng bawat gumagamit ng Gmail. Ang Newton Mail (na puno ng mga mayamang tampok para sa email sa mga mobile device) ay mayroon ding isa na gumagana sa anumang email account na sinusuportahan nito, at kasama na ang Microsoft Exchange at iMap account. Inaalok din ito ng iba pang mga email provider.

Iskedyul Magpadala

"Sa ngayon" ay hindi palaging angkop na oras upang magpadala ng isang email. Iyon ay kapag madaling gamitin ang send send. Hinahayaan ka ng tampok na email na pumili ka ng oras sa hinaharap kung naihatid ang iyong mensahe. Ang Outlook, Boomerang para sa Gmail, at Newton Mail lahat ay mayroon nito.

Sa pagpapadala ng iskedyul, hangga't hindi pa lumabas ang mensahe, maaari mo pa ring i-edit ito. Kaya sinasaklaw nito ang ilan sa parehong lupa tulad ng tampok na undo send.

I-snooze

Hindi ako isang tagahanga ng pilosopiya ng Inbox Zero ng pagsisikap na panatilihing walang bilang ang iyong nabasa na mensahe. Tumatagal ng masyadong maraming oras upang pamahalaan at hindi matugunan ang mga tunay na pangangailangan ng email, sikolohikal o technically. Subalit ako ay isang tagahanga ng paghihilik, gayunpaman, na nakakakuha ng parehong ideya na mapanatili ang bilang ng mga mensahe sa iyong inbox na minamali sa anumang oras.

Ang pag-snoozing ay hindi hihigit sa itago ang isang mensahe mula sa iyong inbox sa isang oras. Gaano katagal? Nagpasya ka. Ang epekto ay maaari kang tumuon sa mga mahahalagang mensahe nang hindi ginulo ng mga hindi gaanong mahalaga. Ang mga hindi gaanong mahahalagang mensahe ay magbabago sa isang oras kung mas mahusay para sa iyo na makitungo sa kanila. Ang Outlook (kung saan tinawag itong "iskedyul"), Airmail, Sparkmail, at Newton Mail lahat ay may pindutan ng pagbagyo.

Kung interesado kang maging mas produktibo (at sino ang hindi?) Dapat mong tingnan ang aking pag-ikot ng The Best Productivity Apps. Hindi mahalaga kung ano ang iyong mga isyu sa kahusayan sa trabaho, dapat mayroong maraming mga app o serbisyo doon na makakatulong sa iyo na mas mahusay na magamit ang iyong oras.