Mag-ayos: 5 simpleng mga hakbang para sa pagsisimula ng mga tsart ng gantt

Bago ka magsimula ng isang bagong proyekto, nakakatulong na magkaroon ng isang roadmap, ilang uri ng malinaw na pangkalahatang-ideya ng lahat ng mga kinakailangang hakbang at pagkakasunud-sunod kung saan kailangang mangyari ang mga hakbang na iyon. Iyon ay mahalagang kung ano ang isang Gantt tsart. Hindi mahalaga kung ang proyekto ay isang personal, tulad ng pagdaragdag ng isang kubyerta sa likod ng iyong bahay, o isang negosyo, tulad ng pagbuo ng isang bagong website. Kailangan mong malaman

• kailan at saan ka nagsisimula,
• lahat ng mga hakbang sa kahabaan ng paraan at kung gaano katagal sila ay kukuha,
• sino ang may pananagutan sa bawat hakbang,
• ang pagkakasunud-sunod kung saan kailangang maganap ang mga hakbang, at
• kapag makumpleto ang proyekto.

Ang mga tsart ng Gantt, na pinangalanan para sa engineer at consultant na si Henry Gantt, na binuo at ginamit ang mga ito noong 1910s, ay isang paggunita ng isang proyekto mula sa simula hanggang sa matapos. Ang mga ito ay isang napaka-karaniwang uri ng tool ng pagiging produktibo, at sila ay isang pangunahing bahagi ng maraming mga serbisyo sa pamamahala ng proyekto. Sa katunayan, ang mahusay na serbisyo ng TeamGantt ay tumatanggap din ng pangalan nito mula sa mga tsart., Ipinaliwanag ko kung ano ang mga tsart ng Gantt, kung ano ang ginagawa, at kung paano ginagamit ang mga ito, at nagbibigay ng limang mga hakbang para sa pagsisimula sa kanila.

Ano ang isang Gantt Chart?

"Ang tsart ng Gantt ay isang paggunita sa mga hakbang na kinakailangan para makumpleto ang iyong proyekto, " paliwanag ni Kayvon Ghaffari, nangunguna sa tagapamahala ng programa sa LiquidPlanner, nang kamakailan akong hiniling sa kanya na magbahagi ng ilang pananaw tungkol sa pagsisimula sa mga tsart ng Gantt. Ang LiquidPlanner ay isang tagapamahala ng proyekto na nanalong proyekto ng Choice at ang pakikipagtulungan sa lugar ng trabaho na binibigyang diin ang mga tsart ng Gantt.

Pinaalalahanan ako ni Ghaffari na ang isang proyekto ay naiiba sa iba pang mga uri ng trabaho. "Ang isang proyekto ay isang hanay ng trabaho na may pasimula at pagtatapos, at ang katuparan ng paglikha ng proyektong iyon ay isang hanay ng mga gawain, " aniya. Ang mga tsart ng Gantt ay gumagana para sa mga proyekto partikular, hindi para sa patuloy na trabaho. Tungkol sila sa pagtulong sa iyo na makuha mula sa simula hanggang sa huli, kaya mahalaga na mayroong isang pagtatapos.

Nabasa ang mga tsart ng Gantt mula kaliwa hanggang kanan, itaas hanggang ibaba. (Tingnan ang imahe sa itaas mula sa TeamGantt.) Ang x-axis ay oras. Magsisimula ang tsart kapag ang proyekto ay sumipa at magtatapos kapag naihatid ang proyekto. Ang pagpapatakbo ng haba ng y-axis ay mga gawain, bagaman ang mga ito ay nasa isang listahan lamang. Ang kanilang eksaktong paglalagay sa y-axis ay hindi nauugnay, kahit na may posibilidad na mahulog sa pagkakasunud-sunod na pagkakasunud-sunod.

"Ang isang gawain ay may tatlong sangkap: kung ano ito, gaano katagal ito aabutin, at kung sino ang gagawa nito, " sabi ni Ghaffari. Sa isang tsart ng Gantt, ang bawat gawain ay kinakatawan ng isang bar. Ang haba ng bar ay nagpapakita kung gaano karaming oras ang gagawin. Kadalasan ang mga task bar ay nakaayos sa kulay, na nagpapahiwatig kung aling tao o departamento ang may pananagutan sa paggawa ng gawain. Kung tungkol sa "ano, " ang pangalan ng gawain sa pangkalahatan ay lilitaw sa bar o nakikita kapag nag-click ka dito.

Bilang karagdagan sa pagpapakita ng lahat ng mga gawain para sa isang proyekto at kung gaano katagal ang gagawin nila, ang mga tsart ng Gantt ay nagpapakita ng pagkakasunud-sunod at pag-asa. Sa madaling salita, ipinapakita nila ang pagkakasunud-sunod kung saan kailangang mangyari ang mga gawain, at kung ang isang bagay ay dapat mangyari bago ang isa pa. Bakit napakahalaga nito?

Ano ang Gantt Chart na Gawin?

"Ang mga tsart ng Gantt ay malinaw na malinaw na hindi mo magagawa ang lahat nang sabay, " sabi ni Chris Savoie, direktang diskarte ng produkto ng Workfront. Ginamit niya ang halimbawa ng paggawa ng isang bahay ng puno. Maaari kang bumili ng mga kuko at kahoy sa parehong oras, ngunit dapat mong kunin ang kahoy bago mo ipako ito sa puno.

Ang mga tsart ng Gantt ay nagpapakita ng mga dependencies sa pagitan ng mga gawain, karaniwang sa isang bagay tulad ng isang linya na kumokonekta sa kanila.

Bago sumali sa Workfront (na, tulad ng LiquidPlanner, ay isang tool para sa pakikipagtulungan sa lugar ng trabaho at pamamahala ng proyekto), nagtrabaho si Savoie sa ilang mga kumplikadong proyekto sa United Space Alliance kasabay ng Johnson Space Center ng NASA. Nabanggit niya na habang ang mga pagkakasunud-sunod at dependencies ay mahalaga para sa kahit na mga simpleng proyekto, tulad ng pagtatayo ng treehouse, mahalaga sila para sa napakalaking, mahahabang taon na mga proyekto, tulad ng pagbuo ng International Space Station.

Ang isa pang bagay na ginagawa ng mga tsart ng Gantt ay ang tulong sa mga organisasyon o proyekto nangunguna sa pamamahala ng mga mapagkukunan. "Dahil lamang sa isang gawain ay hindi nangangahulugang mayroong isang tao na malayang gumawa nito, " sabi ni Ghaffari.

Sa pamamagitan ng isang tsart ng Gantt, madali mong makita kung ang mga tao o kagawaran ay nakatakdang magtrabaho sa mga gawain kumpara sa sila ay libre. "Kailangan mong mag-account para sa mga iskedyul ng mga tao at kung gaano karaming oras ang nasa araw, " dagdag niya. Ang mga tsart ng Gantt ay lumikha ng isang epektibong paraan upang makita ang oras, gawain, at mapagkukunan.

Pagsisimula Sa Mga Gantt Chart

Kapag mayroon kang isang mataas na antas ng pag-unawa sa kung ano ang mga tsart ng Gantt at kung bakit sila kapaki-pakinabang, maaari mong simulan ang paggawa ng mga ito para sa iyong sariling mga proyekto. Ang limang hakbang na ito ay tutulong sa iyo na magsimula.

1. Pumili ng isang template o Bumuo ng Isa Mula sa Kumuha

Karaniwan, kapag nagsimula ka ng isang bagong tsart ng Gantt, mayroon kang pagpipilian ng paggamit ng isang template o simula sa simula. Ang mga template ay maaaring magmula sa isang labas na mapagkukunan, sa kaso ng mga ibinigay ng software management software, o maaari silang magmula sa isang nakaraang proyekto ng iyong sarili.

Ang isa sa mga pakinabang ng paggamit ng iyong sariling nakaraang gawain upang lumikha ng isang template ay madalas mong malaman ang maraming mula sa nangyari sa nakaraan. Magbibigay ang template ng impormasyon tungkol sa hindi lamang sa mga gawain at pagkakasunud-sunod, ngunit kung ang anumang mga gawain ay mas matagal kaysa sa inaasahan.

2. Markahan ang Iyong Milestones

Karamihan sa software para sa paglikha ng Gantt chart ay may kasamang kakayahang magdagdag ng mga milestone. Ang isang milestone ay isang marker na nagpapahiwatig ng isang yugto ng isang proyekto ay kumpleto. Halimbawa, sa pagbuo ng isang website, ang pag-lock ng mga wireframes ay isang pangkaraniwang milestone.

Kapag nagtatayo ng tsart ng Gantt mula sa simula, madalas na kapaki-pakinabang na magplano ng lahat ng mga milestone bago magdagdag ng anumang mga gawain. Ang paglista sa lahat ng mga milestone ay nakakatulong na masira ang proyekto sa mas maliit na mga piraso, at ang mga mas maliliit na piraso ay mas madaling mag-konsepto kaysa sa buong proyekto nang sabay-sabay.

3. Magdagdag ng Mga Gawain, Mga Kaganapan sa Sequence, at Lumikha ng Mga Depende

Ang susunod na hakbang ay upang magdagdag ng mga gawain, pagkakasunud-sunod ng mga kaganapan, at lumikha ng mga dependency. Kapag nagdaragdag ng mga gawain, tiyaking tumingin sa mga ulat sa kasaysayan o makipag-usap sa mga tao na makumpleto ang mga gawain upang makakuha ng tumpak na mga pagtatantya kung gaano katagal dapat nilang gawin.

Kapag ang mga pagkakasunud-sunod ng mga kaganapan, tandaan na posible para sa maraming mga gawain na gumanap nang sabay-sabay, ngunit hindi sa pamamagitan ng parehong tao. Sa isang website build, isang tao ay maaaring gumana sa mga wireframes habang ang ibang tao ay nagtitipon ng sample na nilalaman para sa prototype. Ngunit ang taga-disenyo ng wireframe ay hindi rin maaaring lumikha ng mga mood board nang sabay-sabay.

Magdagdag ng mga dependencies lamang matapos na nakalista mo ang lahat ng mga gawain at ilagay ito sa tamang pagkakasunud-sunod, at mag-ingat sa kanila. "Ang bagay na maaaring magulo sa iyo ay kung pumunta ka sa kalahati sa tsart ng Gantt at makita na, sabihin, ang gawain 12 ay hindi na umaasa sa gawain 5, " sabi ni Savoie. Idinagdag niya na ang mga nagsisimula ay dapat na maging maingat na huwag alisin ang mga dependency maliban kung sigurado silang tama na gawin ito, dahil ang pagbabalik sa kanila ay napakahirap kung lumikha sila ng isang mahabang kadena ng mga kaganapan.

4. Panoorin ang Iyong Mga Mapagkukunan

"Ang mga gawain ay dapat na nasa tamang pagkakasunud-sunod, at pagkatapos ay kailangan mong kontrolin para sa kung sino ang magagamit upang makumpleto ang mga gawaing iyon, " paliwanag ni Ghaffari. Tulad ng nabanggit sa itaas, dahil lamang sa isang gawain na dapat gawin ay hindi nangangahulugang mayroong malayang gumawa nito.

Nabanggit ni Ghaffari na ang software ng tsart ng Gantt ng kanyang kumpanya ay hindi pinahihintulutan para sa overbooking, nangangahulugang ang LiquidPlanner ay hindi papayagan kang magtalaga ng isang tao sa isang gawain kung ang taong iyon ay naatasan na sa ibang gawain sa parehong oras.

Ang mga tsart ng Gantt ay tumutulong sa iyo na makita hindi lamang kung ang isang mapagkukunan ay na-overbook, ngunit kung ano ang mga kahihinatnan sa natitirang iskedyul ng proyekto kapag naitama ito.

5. Magtulungan

"Napakahalaga na maunawaan ng mga tao na ang tsart ng Gantt ay hindi magic, " sabi ni Ghaffari. "Dahil lang sa pinlano mo ng isang bagay, hindi nangangahulugang may kinalaman ito sa katotohanan."

Ang paraan upang matiyak na ang tsart ng Gantt ay umaayon sa katotohanan ay sa pamamagitan ng pakikipagtulungan. Kadalasan, ang software ng tsart ng Gantt ay bahagi ng isang mas malaking pamamahala ng proyekto o pakete ng pakikipagtulungan sa lugar ng trabaho. Ang bawat isa sa isang koponan ay dapat magkaroon ng kakayahang kahit na makita ang tsart, kung hindi mai-update ang mga gawain at iba pang impormasyon na pinapakain dito. Sa ganoong paraan, kung ang isang nagtatalaga ay magtatapos ng isang gawain nang maaga, at may kapangyarihan siyang i-update ang kanyang pag-unlad upang markahan ang gawain na kumpleto at iwasto ang tinantyang oras, at sa pamamagitan ng paggawa niya ay maaaring makatulong sa iba pang mga nakatalaga na magawa ang kanilang mga gawain nang maaga. O maaari rin niyang i-flag ang sarili bilang isang magagamit na mapagkukunan upang makatulong sa ilang iba pang mga gawain hanggang sa kanyang susunod na nakatakdang pagtatalaga.

Buod ni Ghaffari ang lakas ng pakikipagtulungan sa ganitong paraan: "Kung ang tsart ng Gantt ay nasa isang vacuum, sino ang nakakaalam kung tumpak? Kung ito ay nagtutulungan, kung gayon may mga tseke na itinayo sa, at mas malamang na maipakita ang katotohanan. Iyon ay kung saan ang halaga ng Sumasalamin ang tsart ng Gantt. "

Huwag Magsalig Sa Masyadong Karamihan sa Mga Gantt Chart

Parehong Ghaffari at Savoie ay sinabi sa akin na gumagamit sila ng mga tsart ng Gantt para sa pagpaplano at mag-check in sa isang proyekto, ngunit hindi nila nais na pamahalaan ang pang-araw-araw na gawain sa loob nito. "Ito ay isang plano, hindi isang iskedyul ng pagpapatupad, karaniwang, " sabi ni Savoie.

Nabanggit din ni Savoie na ang isang nagsisimula ay hindi maaaring mapagtanto na ang mga tao ay bihirang, kung dati, ay tumingin sa buong tsart ng Gantt nang sabay-sabay dahil ang mga ito ay karaniwang napakalaking. "Kailangan mo ng isang billboard upang mai-print ito, " aniya.

Ayon kay Ghaffari, "Ang tsart ng Gantt ay hindi ang layunin ng pagtatapos. Ito ay isang paggunita ng plano ng gawain at pagkakasunud-sunod. Ang tsart na Gantt ay tumutulong sa mga tao na maunawaan kung paano gagawing gagana ang plano."

Kung interesado ka sa mga tsart ng Gantt, malamang na interesado ka rin sa pamamahala ng proyekto sa pangkalahatan. Para sa ilang mga mahusay na karagdagan tip para sa pagsunod sa iyong proyekto sa track, tingnan ang aking 4 Mga Tip para sa Pagsisimula Sa Pamamahala ng Proyekto at din ang aking payo sa Paano Mapagbuti ang Komunikasyon para sa Mas mahusay na Pamamahala ng Proyekto.