Mag-ayos: 5 mga kadahilanan na ang iyong inbox ay hindi iyong listahan ng dapat gawin

Gustung-gusto kong tanungin ang mga tao tungkol sa kung paano nila ginagamit ang email sa tanggapan, kung higit na maunawaan ang pagkakaiba sa pagitan ng kung paano ang email ay idinisenyo upang magamit, kung paano ito pinaka-mahusay na ginagamit, at kung paano ginagamit ito ng mga tao.

Kung tatanungin, maraming mga tao ang buong kapurihan na nagbubuod ng kanilang mga diskarte sa pamamahala ng email sa ganitong paraan: "Ang aking email inbox ay ang aking dapat gawin listahan!"

Karaniwan nilang iniisip na ito ay isang mapanlikha na sistema, ngunit ginagawang wince ako. Bumabalik ako sa kakila-kilabot nang marinig ko ang maayos na balak ngunit sa huli ay mapahamak na pahayag. (Ang aking pisikal na reaksyon, natutunan ko, ay hindi perpekto kung balak kong ipagpatuloy ang pag-uusap.)

Ang buong layunin ng artikulong ito ay upang makumbinsi ka na ang iyong email inbox ay hindi dapat iyong listahan ng dapat gawin. Mayroong mas mahusay at mas mahusay na mga paraan upang magamit ang email - o mas mahusay, upang mag-isip ng email.

Sana, ang artikulong ito ay makumbinsi sa iyo na baguhin ang iyong mga paraan. Sa haligi ng susunod na linggo (suriin muli tuwing Lunes para sa pinakabagong sa seryeng Kumuha ng Organisadong ito), tatalakayin ko ang kabilang panig ng equation: kung paano gumawa ng isang mas matalinong listahan ng dapat gawin. Siguraduhing basahin din ang haligi ng nakaraang linggo na may 11 mga tip para sa pamamahala ng email.

Ano ang Email Para sa?

Ang "Email" ay hindi na isang tumpak na naglalarawang pangalan para sa mga aplikasyon ng software at serbisyo na ginagamit namin upang magpadala ng elektronikong mail. Marami silang ginagawa kaysa doon. Sa lahat ng mga kakayahan at pag-andar ng email - ang kakayahang magpadala ng mga kalakip (pagbabago ng buhay!), Built-in address book, pag-iskedyul at pagpapaandar ng paalala, pampubliko at pribadong kalendaryo - ito ay isang kamangha-mangha na tinatawag pa rin natin itong "email".

Para sa komunikasyon sa pagitan ng samahan, ang email ay gumagana nang mahusay. Mayroon kang isang daanan ng papel ng mga pag-uusap, sa lahat ng oras- at nakatatak sa petsa, naihatid nang halos agad at ligtas. Pinapayagan ka ng email na makitungo sa iyong trabaho sa sarili mong bilis, pag-prioritize ng mga tugon ayon sa nakikita mong akma.

Gayunpaman, para sa intra-samahan (nangangahulugang nasa loob ng iyong samahan) mga komunikasyon, ang email ay maaaring nakatago nang lipas na at kahit papunta sa morgue (tingnan ang "Patay na ang Email?"). Mayroon kaming ngayon ng isang mas malawak na assortment ng mga tool na makakatulong sa amin na matugunan ang parehong mga layunin sa pagtatapos, ngunit sa mas mahusay at kapaki-pakinabang na paraan. Ang mga instant na messaging apps, mga social network ng negosyo, at mga portal ng proyekto-pamamahala (tulad ng Basecamp) ay ilang mga halimbawa. Ang ilang mga tao ay nakalimutan na ang mga telepono at mga nakatagpo na mukha ay madalas na pinakamahusay na paraan ng komunikasyon para sa ilang mga gawain, din.

Ang email ay tiyak na mayroong lugar nito, ngunit maraming mga tao ang gumagamit nito upang maisagawa ang mga gawain na makikinabang mula sa ibang solusyon. Ang email ay dapat gamitin para sa komunikasyon na nangangailangan ng isang landas ng papel, lalo na ang mga mensahe sa pagitan ng samahan. Ang mga app at tampok sa loob ng email, tulad ng mga kalendaryo at pag-iskedyul, ay dapat gamitin tulad ng kanilang inilaan. Kung nais mong itago ang iyong listahan ng dapat gawin sa iyong email na programa, marahil ay isang tool para sa iyon (sa Outlook, halimbawa, tinatawag itong Mga Gawain). Ngunit ang inbox ay hindi idinisenyo upang sabihin sa iyo kung anong mga gawain ang kailangan mong gawin araw-araw. Narito ang ilang mga kadahilanan:

Mga Dahilan ng Hindi Dapat Ang Iyong Inbox na Listahan

1. Walang kontrol sa mga papasok na item.

Ang listahan ng dapat gawin ay naglalaman lamang ng mga item na inilagay mo dito. Ang iyong inbox, sa kabilang banda, ay tulad ng isang spout na walang spigot. Wala kang kontrol sa mga papasok na item, maliban kung isaalang-alang ang mga ito nang isa-isa at tanggalin ang mga ito - isang napaka-hindi epektibo na paraan upang linangin ang isang dapat gawin listahan. Ang mga mensahe ay nakabukas sa lahat ng oras ng araw. Maaari silang magmula sa sinuman na walang pagsasaalang-alang sa hierarchy na maaaring matukoy ang iyong aktwal na listahan ng dapat gawin. At mas malamang kaysa sa hindi, isang bahagi lamang ng mga ito ang sumasalamin sa kailangan mo upang magawa.

2. Mga gawain na hindi pinangalanan.

Para sa maliit na hiwa ng materyal na inbox na talagang sumasalamin sa mga bagay na dapat na nasa iyong dapat gawin na listahan, tanungin ang iyong sarili na ito: tumpak na inilalarawan ba ng linya ng paksa ang kailangan mong gawin? Sa maraming mga kaso, ang ibang mga tao ay binubuo ng linya ng paksa, na maaaring hindi sumasalamin sa mensahe mismo, mas kaunti ang bahagi ng mensahe na nauukol sa iyo. Sa isang tamang listahan ng dapat gawin, gumagamit ka ng iyong sariling wika upang makakuha ng mahalagang impormasyon sa buong mabilis. Ang isang maayos na nakasulat na listahan ng dapat gawin ay isa maaari mong mai-scan sa isang segundo o dalawa at malalaman kung ano ang kailangang gawin. Maaari mo lamang isulat sa isang paraan na maiparating ang impormasyon sa iyong sarili nang mabilis.

3. Masyadong mahaba.

Alam kong nasabi ko lang ang puntong ito, ngunit ito ay umiulit: Ang isang maayos na naisulat na listahan ng dapat gawin ay isa mong mai-scan sa isang segundo o dalawa at malaman kung ano ang dapat gawin. Gusto ko ng $ 50 na hindi ko mahanap ang isang solong tao sa PCMag na may isang email na inbox na maaaring ihatid ang impormasyon nang sulyap.

Huwag anak ang iyong sarili. Nananatili kaming lahat ng mga mensahe sa aming inbox na nagpapaalala sa amin ng mga gawain na nais naming makumpleto, ngunit hindi. At okay lang yan. Ngunit ang mga item na iyon ay hindi kabilang sa isang listahan ng dapat gawin.

4. Kakulangan ng mga tool para sa pag-prioritise at pagtatakda ng mga deadline.

Ang mga pulang marka ng bulalas, mga bandila, mga bituin, mga bula ng kulay - ang mga programa sa email ay karaniwang nagbibigay sa iyo ng kaunting mga tool para sa pagmamarka ng mga mahahalagang mensahe. Sa ilang mga aplikasyon, maaari mo ring iugnay ang isang "tumugon sa pamamagitan ng" petsa, tulad ngayon, bukas, o maluwag na "sa linggong ito." Gamitin ang mga tampok na ito upang ipaalala sa iyong sarili na makipag-usap sa mga tao, ngunit hindi bilang mga marker ng priyoridad o matatag na mga takdang petsa para sa mga tiyak na gawain. Tulad ng nabanggit, ang mga linya ng paksa ay hindi palaging patuloy na sasabihin sa iyo kung ano ang kailangan mong gawin, at ang pagdaragdag ng mga bandila ay hindi naghahatid ng parehong mahalagang impormasyon na matatagpuan sa isang listahan ng dapat gawin. Ang isang mabuting listahan ng dapat gawin ay inaayos ang mga gawain ayon sa prayoridad at gumagamit ng mga deadlines.

5. Pinipigilan ang iyong email mula sa pagiging email.

Inaasahan ko na nakumbinsi ako sa iyo na sinusubukan mong i-tweak ang iyong inbox upang gumana tulad ng mga listahan ng dapat gawin na listahan sa isang napakahirap na listahan ng dapat gawin. Hulaan mo? Lumilikha din ito ng isang napakahirap na inbox, kaya't ngayon kayong dalawa na hindi epektibo! Kung susubukan mong manipulahin ang iyong inbox upang doble bilang iyong listahan ng dapat gawin, iniwan ka nitong lumilipas sa pagitan ng mga operasyon. Narito kung paano ito maaaring mangyari: Pagsunud-sunurin ang inbox ng isang paraan upang mahanap ang mataas na priyoridad na dapat gawin; makita ang isang bagong piraso ng mail daloy sa; magambala; resort ang inbox; suriin ang bagong mail; magpasya hindi naaangkop sa iyo; muli sa pamamagitan ng mga watawat o bituin; subukang alalahanin kung nasaan ka sa listahan ng dapat gawin …

Tandaan, kung ang iyong email na programa ay may built-in na app o tampok para sa mga dapat gawin listahan, maaari mong gamitin iyon!

Ang email ay Email

Panatilihin ang iyong email inbox bilang isang email inbox, at hindi isang listahan ng dapat gawin, at magiging mas mahusay ka. Pagkakataon ay, ang iyong buhay sa trabaho ay magiging isang maliit na maligaya, din. Sa haligi ng Kumuha ng Organisadong susunod na linggo, ipapaliwanag ko nang mas detalyado kung ano ang gumagawa ng isang mabuting listahan ng dapat gawin, kung paano gamitin ito, at ilang mga tool na gumagawa ng proseso ng pamamahala ng isang dapat gawin na listahan na lubos na awtomatiko.