Mag-ayos: 5 mga mapag-imbensyong gamit para sa dropbox sa negosyo

Ang mga maliliit na negosyo ay madalas na nakaka-engganyo sa mga serbisyo sa imbakan na nakabatay sa ulap, tulad ng Dropbox, sapagkat nagbibigay sila ng maraming halaga - ngunit kung ang mga negosyong ito ay lubos na makakamit.

Narito ang limang matalinong paraan upang magamit ang Dropbox sa iyong negosyo.

1. Gumamit ng Dropbox Tulad ng isang Server; Itaguyod ang Transparency

Marahil ang pinaka-halata na paraan upang magamit ang Dropbox sa isang kapaligiran sa negosyo ay bilang isang kahalili sa isang ibinahaging server. Lalo na para sa mga maliliit na negosyo, ang gastos ng isang account sa Dropbox Business ay maaaring maging mas mababa kaysa sa pagbili ng isang in-house server at pag-upa ng kawani upang mapanatili ito.

Ang paggamit ng Dropbox tulad ng isang server, alinman sa isang FTP server o isang nakabahaging network na may nakalakip na imbakan, pinapayagan ang lahat ng mga tao na makakuha ng kanilang mga kamay sa parehong mga file upang maaari silang makipagtulungan at magkaroon ng mas mahusay na bersyon ng kontrol. Maaari itong maging isang sentral na lugar upang mag-imbak ng mga manu-manong code-of-conduct, impormasyon ng benepisyo, at mga gabay sa istilo, bilang karagdagan sa mas karaniwang mga file na nauugnay sa trabaho na nangangailangan ng pakikipagtulungan.

Kung ang iyong negosyo ay naglalayong magsulong ng isang kultura ng transparency, ang paggawa ng iba pang mga uri ng mga dokumento sa negosyo na magagamit sa lahat ng mga empleyado sa pamamagitan ng Dropbox, tulad ng mga ulat sa pananalapi at mga slide na ipinakita sa mga namumuhunan o mga miyembro ng board, ay maaaring maging isang mahusay na hakbang sa tamang direksyon.

2. Ibahagi ang Mga Paglalakbay sa Paglalakbay; Panatilihing Offline ang mga ito sa mga mobile device

Ang mga may-ari ng negosyo at empleyado na madalas na naglalakbay ay maaaring kailanganing ibahagi ang kanilang mga itineraryo sa iba sa opisina. Maaari silang umasa sa ibang tao na mag-book ng paglalakbay para sa kanila. Sa pamamagitan ng pag-set up ng isang folder para sa mga itineraryo ng paglalakbay, ang lahat na kailangang malaman kung nasaan ang mga detalye o mga detalye ng mga kaayusan sa paglalakbay ng isang katrabaho ay may access.

Bukod dito, gamit ang Dropbox mobile app, maaaring mamarkahan ng manlalakbay ang kanyang nauugnay na mga itineraries bilang "mga paborito" upang ma-access ang mga ito sa offline, kaya magagamit sila kahit na sa 30, 000 talampakan. (Kung ikaw ang taong responsable para sa pag-book ng paglalakbay ng ibang tao, isipin kung gaano kadali ang solusyon na ito kaysa sa pag-email sa manlalakbay ng isang kopya ng itineraryo tuwing hindi niya mahahanap ito, isang bagay na walang alinlangan na nangyayari sa lahat ng oras .)

3. Kolektahin ang Fax

Minsan, upang makakuha ng isang ideya kung paano gumagamit ng iba't ibang software at serbisyo ang mga negosyo, binibisita ko ang mga kumpanya at pakikipanayam sa kanilang ginagawa. Noong nakaraang taon, habang nakikipag-usap kay Vert (isang mobile-world savvy marketing at advertising ahensiya), ipinaliwanag sa akin ng co-founder na si Kevin Planovsky kung paano kinokolekta ng kanyang kumpanya ang mga Fax sa isang imbakan na naka-based na ulap - talagang gumagamit si Vert ng Box, sa halip na Dropbox, ngunit sinusuportahan ng setup ang alinman sa paggamit ng HelloFax.

Sa tuwing may nagpapadala ng isang fax, inilalagay ng HelloFax ang digital na output sa isang itinalagang folder sa Dropbox o Box. Napakahusay na napupunta sa isang hakbang pa sa pamamagitan ng pagkonekta sa tool ng pamamahala sa lugar ng trabaho na Podio sa system. Ang bawat papasok na fax ay awtomatikong lumilikha ng isang gawain sa Podio na nagsasabi kay Planovsky at sa kanyang co-founder upang suriin ang paghahatid.

4. Ibahagi ang Media Sa Mga Customer, Kliyente, at Kasosyo

Ang isa sa malaking benepisyo ng paggamit ng Dropbox ay maaari kang magpasya, na may mahusay na kakayahang umangkop, kung nais mong ibahagi ang mga file lamang sa iyong panloob na koponan, o sa mga customer at mga nagtulungan din. Kung saan nakikita ko ang panlabas na pagbabahagi ng mga file ng Dropbox na karamihan sa mga website ng restawran, na madalas na magagamit ang kanilang mga menu sa pamamagitan ng isang pampublikong link Dropbox.

Isaalang-alang ang negosyo ng isang maliit na restawran. Maaaring magbago ang menu araw-araw. Ito ay isang mataas na stress na kapaligiran na hindi tumatakbo sa maraming kagamitan sa opisina. At hindi lahat ng mga empleyado ay kailangang maging tech-savvy. Kung pinapanatili ng restawran ang pang-araw-araw na menu na maa-access sa mga customer sa pamamagitan ng Dropbox (sa halip, sabihin, Web page), ang isang empleyado ay maaaring madaling mag-drop ng isang PDF ng menu ng araw sa naaangkop na folder para makita ng mga customer, walang kinakailangang HTML coding. Ang link mula sa website ng restawran hanggang sa lokasyon ng menu sa Dropbox ay palaging magkapareho, kaya walang pag-aalala, walang mga muss.

Ang isa pang karaniwang paraan ng paggamit ng mga negosyo ng Dropbox ay upang makipagtulungan sa mga kasosyo sa mga proyekto ng isang partikular na visual na kalikasan, tulad ng mga muling disenyo ng website. Sa pamamagitan ng pag-iimbak ng art art and mockups sa Dropbox, ang lahat ng mga partido na kasangkot ay maaaring tingnan ang mga ito nang hindi kinakailangang mag-email ng malalaking file.

Isang tala: Ang mga link para sa mga account ng Dropbox Business ay may limitasyong bandwidth ng 200GB bawat araw. Kung ang iyong account ay tumatakbo sa limitasyon, awtomatikong ang iyong mga link (ngunit pansamantalang) suspendido. Sinabi ng Dropbox na bibigyan nito ang administrator ng Dropbox sa pamamagitan ng email kung nangyari ang problemang ito, ngunit, samantala, ang sinumang sumusubok na mag-access sa mga link ay makakakita ng isang pahina ng error sa halip na iyong file.

5. Subukan ang Mga Kasanayan sa Paglalapat ng Trabaho

Ang mga kandidato sa trabaho sa ilang mga patlang, tulad ng pagprograma at pagsulat, ay karaniwang nagsasagawa ng pagsubok sa proseso ng aplikasyon. Bakit hindi palawakin ang ideyang ito sa pamamagitan ng pagsubok sa mga kasanayan sa computer at kakayahang sundin ang mga tagubilin sa pamamagitan ng paghiling sa kanila na mag-upload ng ilang mga dokumento sa isa sa iyong mga folder sa Dropbox?

Kapag ang isang kandidato ay pumasa sa isang paunang screening at nasa yugto ng pakikipanayam, maaari mong anyayahan siya sa isang ibinahaging folder at magbigay ng mga tagubilin sa kung ano ang i-upload, tulad ng isang resume, pagsulat ng sample, isang piraso ng programming code, likhang sining, video-ikaw makuha ang ideya. Bigyan ang iyong mga kandidato ng tumpak na mga tagubilin para sa kung paano pangalanan ang file, ang pinakamataas na sukat nito, at iba pa upang makita kung gaano kadali at mabilis na makumpleto nila ang aktibidad. At, kung ang pagsubok na ito ay sumasalamin sa mga regular na kasanayan sa iyong negosyo, ang kandidato ay nakakakuha ng isang maagang lasa ng kung paano nagpapatakbo ang kumpanya. (Nakuha ko ang ideyang ito mula sa isang samahan na tinatawag na Nyaya Health. Ang pangkat ng pag-upa ay gumagamit ng isang katulad na pagsubok para sa mga potensyal na hires, lamang sa pakikipagtulungan at tool-management tool na Asana, sa halip na Dropbox.)