Maging maayos: 3 mga paraan upang magamit ang mga bagong board ng kanban ng asana

Ang ilang mga tool sa pagiging produktibo ay talagang hindi gaanong kabuluhan hanggang sa makita mo silang kumilos. Kaya, kung hindi mo pa ginamit ang mga board ng kanban, maaaring hindi mo maintindihan kung ano ang lahat ng buzz na nakapaligid sa tuktok ng top workflow-management at pakikipagtulungan ng serbisyo na Asana pagdaragdag ng mga board ng Kanban. Kung interesado kang maging mas produktibo sa trabaho, gayunpaman, sulit na tingnan, tulad ng ipapaliwanag ko.

Para sa hindi pinagsama-samang, online app Asana na nakakuha ng maraming traction kamakailan. Ang serbisyong ito ay karaniwang listahan ng dapat gawin sa mga steroid. Maaari mong gamitin ang Asana sa isang pangkat ng mga tao, at napakapopular sa mga lugar ng trabaho. Ang bago sa Asana hanggang sa nakaraang linggo ay isang tampok na tinatawag na mga board, batay sa mga board ng kanban. Ang Kanban ay isang pangkaraniwang term na naglalarawan sa parehong isang uri ng app at isang sistema para sa paggamit ng app na iyon. Ang isa sa mga kilalang apps ng kanban board ay si Trello.

Ang Kanban ay medyo sikat din sa mga koponan ng IT at mga koponan sa pagbuo ng software. Kapag inilalarawan ito, inilalabas nila ang mga termino tulad ng Scrum at just-in-time na paghahatid, inaasahan sa amin na regular na maunawaan ng mga tao ang kanilang ibig sabihin. Nakakalito talaga.

Ang isang mas madali at mas malinaw na paraan upang maunawaan ang kanban ay upang makita ang mga halimbawa nito sa pagkilos. Nasa ibaba ang ilang mga halimbawa ng mga board ng kanban na maaaring hindi gaanong karaniwan sa lugar ng trabaho, ngunit kung saan ay idinisenyo upang magkaroon ng kahulugan sa halos sinuman.

1. Subaybayan ang Mga Personal na Gawain: Upang Gawin, Paggawa, Tapos na

Ang isang paraan upang gumamit ng isang kanban board ay ang pag-ayos ng isang personal na listahan ng dapat gawin at tiyaking hindi ka kailanman nagsasagawa ng maraming mga gawain nang sabay-sabay. Tawagin natin ito ang To Do, Doing, Tapos na board.

Sa setup na ito, mayroon kang tatlong mga haligi na may label na To Do, Doing, at Tapos na. Mayroon ka ring isang stack ng malagkit na mga tala, na sa kanban ay tinatawag na mga kard. Isinulat mo ang iyong mga gawain sa malagkit na mga tala, isang gawain bawat tala, at idikit ang mga ito sa haligi ng Gawin. Sa ngayon, napakabuti.

Sa ngayon, mayroon kaming isang listahan ng mga gawain sa haligi ng Mga Gawin, at wala sa mga haligi na Gawin o Tapos na. Alam kong maaari mong makita kung saan pupunta ito, ngunit huwag tumalon sa susunod na hakbang pa lamang.

Ano ang kailangan mong maunawaan tungkol sa mga kanban boards ay ang mga ito ay mga visualization ng impormasyon na maaari mo lamang madaling masubaybayan sa ilang iba pang paraan. Sa Asana, maaari mong tingnan ang iyong mga gawain sa view ng listahan, gamit ang mga header sa loob ng listahan upang magkakaiba sa pagitan ng iba't ibang uri ng mga gawain, tulad ng sa larawan sa ibaba.

Ngunit kung mailarawan mo ang parehong impormasyon sa view ng board, maaari itong magkaroon ng ibang sikolohikal na epekto. Sa Paggawa, Paggawa, Mga Tapos na board, ang mga tao ay karaniwang nagpapataw ng sarili sa isang limitasyon sa kung gaano karaming mga gawain ang maaaring nasa kanilang haligi sa Paggawa sa anumang oras. Ang layunin ay upang lumikha ng isang system na gagabay sa iyo upang tumuon sa ilang mga aktibong gawain. Sa isang listahan ng listahan, madaling pakiramdam tulad ng lahat ng mga gawain ay may pantay na kahalagahan, at lahat sila ay kailangang makumpleto ngayon!

Ang To Do, Doing, Tapos na kanban board ay mahusay na gumagana para sa mga kumplikadong gawain na maraming mga hakbang. Sa mga imahe sa itaas at sa ibaba, makikita mo na marami sa mga gawain ay malaki at hindi magawa sa isang araw. Limitahan ang listahan ng paggawa sa dalawa o tatlong gawain lamang na pinasisigla ka na tumuon sa mga ito hanggang sa matapos na.

Napakasimple na mag-aplay ng parehong konsepto ng paglilimita sa trabaho sa pag-unlad (Paggawa) sa mga setting ng koponan din.

2. Ipamahagi ang Trabaho sa pamamagitan ng isang Ibinahaging Gawain Bin

Narito ang isa pang halimbawa na medyo tuwid. Maaari kang gumamit ng isang kanban board upang magamit ang trabaho para sa mga indibidwal sa isang koponan upang kunin at italaga sa kanilang sarili.

Upang mas madaling maunawaan, magpanggap na ito ay isang listahan ng gawaing bahay. Ang sambahayan na ito ay may tatlong anak: sina Andy, Berta, at Claudio. Ang unang kanban na haligi ay ang Chores. Ang mga susunod na haligi ay sina Andy, Berta, at Claudio. Ang huling haligi ay Tapos na.

Ang panuntunan sa sambahayan ay ang bawat bata ay dapat pumili ng isang gawain sa bawat Sabado. Ang mga karagdagang atupagin ay maaaring makakuha din paminsan-minsan. Ang mga bata ay may awtonomiya upang pumili ng kanilang gawain batay sa magagamit. Gumagawa sila ng isang pagpipilian, hilahin ang card na iyon sa kanilang haligi, at samakatuwid ay inaangkin ang responsibilidad para dito. Kapag natapos na nila ang kanilang mga gawain, inililipat nila ang card sa haligi na Tapos na.

Madali na isipin ang pag-aayos na ito sa isang setting ng lugar ng trabaho. Maaari kaming magkaroon ng isang pangkat ng mga manggagawa na may isang tumpok na trabaho na dapat silang kumpleto ng lahat. Sa halip na maghintay para sa isang tagapamahala na magtalaga ng trabaho sa kanila, kukuha sila upang mag-angkin ng isang gawain mula sa binasang Magagawa.

3. Pamahalaan ang Mga Contact

Ang isang hindi pangkaraniwang paraan upang magamit ang isang kanban board ay upang mapanatili ang mga listahan ng mga contact batay sa rehiyon o lungsod. Muli, madali lamang ito sa isang format ng listahan, ngunit para sa maraming tao, ang nakikita ang mga haligi at kard ay may ibang (positibong) sikolohikal na epekto.

Sa oras na ito, sapat na simple, ang lupon ay may mga haligi para sa iba't ibang mga rehiyon at lungsod. Ang bawat kard ay isang contact na nakabase sa rehiyon na iyon. Kapag dadalhin ka sa paglalakbay sa isang partikular na lugar, madali kang tumingin sa isang listahan ng mga contact na maaaring maabot mo habang nandoon. Bilang karagdagan, mapapansin mo nang napakabilis kung ang isang lumalagong bilang ng mga mahahalagang contact ay nangyayari sa parehong lokasyon, na maaaring nangangahulugang kailangan mong madagdagan kung gaano kadalas ang pagbisita mo.

Upang i-automate ang prosesong ito nang kaunti, maaari mong ipasa ang mga email mula sa mga contact sa isang proyekto ng Asana nang direkta. Baguhin ang linya ng paksa sa pangalan at lokasyon ng contact upang gawing mas madali sa iyong sarili upang mamaya ayusin at tama ang card. Ang nakakakita ng maraming mga tao ay nagsasama ng kanilang kumpletong impormasyon sa pakikipag-ugnay sa pagtatapos ng isang email, magkakaroon ka rin ng lahat na nai-save sa mga kard.

Gumawa ng Higit Pa Sa Kanban Boards

Inaasahan ang mga halimbawang ito na ginawa ng mga board ng kanban na mas madaling ma-access sa mga uninitiated. Ang kanilang paggamit ay maaaring maging mas kumplikado, mula sa pagsubaybay sa pag-unlad ng software na aking nasulat nang maaga upang makontrol ang imbentaryo. Ang mas pangunahing mga halimbawa na ibinigay ko ay idinisenyo upang matulungan kang maunawaan kung bakit maaari kang gumamit ng isang board sa Asana kaysa sa isang listahan. Maging malikhain at gumamit ng mga board upang pamahalaan ang anuman ang pinaka-kahulugan sa iyo.

Naghahanap ng karagdagang impormasyon tungkol sa Asana? Maaari mong basahin ang Paggamit ng Asana sa Negosyo, 7 Asana Tricks upang Maging Isa Sa Mga Trabaho sa Negosyo, at Slack kumpara sa Asana.