Mag-ayos: 7 madaling mga tip upang sa wakas ay walang papel

Gaano karaming mga piraso ng papel ang nasa iyong counter sa kusina, talahanayan ng silid-kainan, o ilang iba pang lugar kung saan hindi sila kasali? Nag-hang ka ba sa mga resibo kung sakaling kailangan mo sila? Mayroon bang isang stack ng mga papel mula sa gamutin ang hayop na panatilihin mo kung sakaling kailangan mong matandaan nang eksakto kung ano ang kinuha ng iyong alagang hayop tatlong taon na ang nakakaraan? Ang lahat ng papel na iyon ay nakaupo doon naghihintay para sa isang oras kung magagawa mong harapin ito, anuman ang ibig sabihin nito. (Nangangahulugan ito ng pagsulyap sa bawat pahina at pagkatapos ay ililipat silang lahat sa recycling bin.) Panahon na upang mapupuksa ang papel at ang lahat ng pagkakasala na nakasalansan kasama nito. Panahon na upang mag-paperless.

Halos isang dekada na akong walang papel. Sa pamamagitan ng walang papel, hindi ko nangangahulugang mayroong mga zero piraso ng papel sa aking buhay. Kailangan ko pa rin ang aking sertipiko ng kapanganakan sa papel, siyempre, at gumagamit ako ng isang maliit na notebook ng papel para sa isang klase ng wika na kinukuha ko. Gayunpaman, para sa karamihan, hindi ako nakasabit sa papel. Sa halip, nai-scan ko ang mga mahahalagang dokumento sa isang serbisyo sa imbakan at pinapanatili ang mga digital na tala sa isang app na pagkuha ng tala. Sinusulat ko rin ang aking listahan ng dapat gawin at pamimili sa aking telepono, at pinatala ko ang mga restawran sa mga restawran sa isang online na mapa. Mayroong maraming mga simpleng paraan upang maalis ang papel sa iyong buhay.

Ang pagpunta sa digital ay madali. Ang mahirap na bahagi ay hindi nagpapahintulot na magsimulang bumalik ang papel. Kung handa ka bang mapupuksa ang karamihan sa papel sa iyong buhay, narito ang dapat mong malaman upang makapagsimula at mapanatili ito.

1) Kalimutan ang Backlog

Maaaring tunog ito ng hindi mapag-aalinlangan, ngunit ang unang hakbang sa pagpunta sa walang papel ay kalimutan ang tungkol sa anumang papel na backlog na naipon mo at sa halip ay tumuon sa mga bagong gawi na kailangan mong magpatibay upang pumunta nang walang papel na nagsisimula ngayon. Huwag tumingin sa likuran: Gumamit ng isang pasulong na diskarte.

Makakarating ka sa iyong umiiral na mga tumpok na papel balang araw - o hindi. Sa ngayon, huwag mong pababayaan ka ng mga papeles na iyon. Ang pagkakaroon ng pakikitungo sa isang backlog ay maaaring makaramdam ng labis, at kapag ang mga tao ay nakakaramdam ng labis na pag-asa, nag-procrastinate sila. Kaya kalimutan ang tungkol dito sa ngayon. Sa halip, ilagay ang iyong pagsisikap sa pagtiyak na ang backlog ay hindi nakakakuha ng mas malaki.

2) Kunin ang Limang Apps

Mayroong limang mga app o serbisyo na kailangan mong pumunta walang papel. Sila ay:

• isang listahan ng listahan ng dapat gawin,
• isang pag-scan ng app,
• isang serbisyo sa online na imbakan, kung saan ilalagay mo ang iyong mga digital na file (higit pa sa isang sandali),
• mga tool sa e-pirma (Ang Adobe Acrobat ay isang mabuting halimbawa) para sa pag-sign ng mga digital na dokumento nang walang pag-print sa kanila, at
• isang serbisyo sa paghahatid ng dokumento para sa pagpapadala ng mga opisyal na dokumento nang walang pag-print sa kanila.

Tingnan ang aking mga rekomendasyon para sa bawat uri ng app dito.

3) Pumili ng isang Serbisyo sa Pag-iimbak

Humukay tayo nang kaunti pa sa ikatlong app, isang serbisyo ng imbakan, dahil mas kumplikado kaysa sa iba. Ang serbisyo ng imbakan ay kung saan panatilihin mo ang mga digital na bersyon ng iyong mga dokumento sa papel.

Sa isip, nais mo ang isang serbisyo ng imbakan na ginagawang ma-access ang iyong mga file kahit nasaan ka at mai-back up ang mga ito. Ang isang pagpipilian ay ang paggamit ng isang online na imbakan at serbisyo sa pagbabahagi ng file, tulad ng Dropbox o Microsoft OneDrive.

Ang isa pang pagpipilian ay ang paggamit ng isang serbisyo na idinisenyo lalo na para sa mga taong nais na walang papel. Neat at FileThis ay dalawang halimbawa. Mayroon silang mga espesyal na tool para sa mga taong walang papel, tulad ng kakayahang awtomatikong lagyanan ng label at mga uri ng dokumento na kinikilala, tulad ng mga buwis. Ang FileThis ay mayroon ding serbisyo na "sunduin" na awtomatikong kinopya ang mahahalagang dokumento na natagpuan sa iyong email account.

Hindi mahalaga kung aling serbisyo ang iyong pinili, pumili ng isa at manatili kasama nito upang mailagay mo ang lahat ng iyong mga digital na dokumento sa isang lugar.

4) Mag-sign up para sa Mga Pahayag ng Email at Digital na Pagbabayad

Kung nakatanggap ka pa rin ng mga papel na papel at pahayag, mag-sign up upang matanggap ang mga ito sa pamamagitan ng email sa kung saan man maaari ka. Kung regular ka pa ring nagpapadala ng mga tseke, tingnan kung maaari kang lumipat sa paggawa ng mga pagbabayad online sa halip.

Habang ang mga kumpanya ng utility at mga bangko ay pinarangalan ang mga digital na pagbabayad sa loob ng maraming taon, ang huling mga holdout na hindi palaging tumatanggap sa kanila ay mga panginoong may-ari at pamamahala ng kumpanya. Kung natigil ka sa ganitong kahihinatnan, subukang ipaliwanag na kukuha sila ng kanilang pera nang mas mabilis at mas maaasahan kapag tinatanggap nila ang mga digital na pagbabayad. Kahit na ang pinakamaliit na negosyo ay maaaring tumanggap ng mga direktang paglilipat sa bangko na may maliit o walang bayad na nakalakip. Kapag maaari mong bayaran ang lahat ng iyong mga bayarin nang digital kaysa sa mga tseke at sobre, nakakakuha ka ng isang hakbang na malapit sa pagiging walang papel.

5) I-scan at Shred

Ngayon ay oras na upang simulan ang pagbuo ng mga bagong gawi. Ang pag-scan at pag-shredding o pag-recycle ay ang marahil ay gagawin mo. Mas ginusto kong mag-scan gamit ang isang mobile app, ngunit maaari mo ring gamitin ang isang desktop scanner o ang pag-scan ng function sa isang multifunction printer.

Gumawa ng isang patakaran para sa iyong sarili na napupunta sa isang bagay tulad nito: Kapag nakakakuha ako ng isang bagong piraso ng papel na kailangan kong i-digitize, gagamitin ko ang aking telepono upang mai-scan ito kaagad at ilagay ang papel sa recycling o shredding pile. Mas mabuti pa, itapon ito nang diretso sa shredder. Bakit maghintay?

Ang pagpilit sa iyong sarili na sundin ang gawi na iyon ay maaaring maging mahirap. "Wala akong oras upang mai-scan ito ngayon, " maaari mong sabihin. Isagawa ang iyong bagong ugali sa pamamagitan ng pag-scan ng isang dokumento o dalawa mula sa iyong backlog, upang subukan lamang ito. Gaano katagal ito? Aling app ang ginamit mo? Maaari mo ring makita na ang pag-scan ng mga dokumento sa natural na ilaw ay napupunta nang mas maayos kaysa sa paggawa nito gamit ang panloob na ilaw. Kapag nakakakuha ka ng isang pakiramdam para sa kung paano gawin ito at kung gaano karaming oras ang kinakailangan, maaari kang magkaroon ng isang mas madaling oras na sundin.

6) Bumuo ng Iba pang Mga Workflows

Ang pag-scan at paggutay ay isang daloy ng trabaho. Kapag kumportable ka sa iyong walang papel na pamumuhay, makikita mo na kailangan mo ng maraming mga workflows para sa iba pang mga sitwasyon.

Narito ang isang halimbawa: Kapag bumili ka ng isang bagong produkto, maaari kang kumuha ng mga larawan ng manu-manong may-ari, resibo, warranty, at serial number, o anumang iba pang kaugnay na impormasyon. Mag-upload ng mga larawang iyon sa iyong serbisyo sa imbakan at pagkatapos ay mapupuksa ang mga ekstrang papel.

Ang isa pang daloy ng trabaho na maaari mong likhain ay ang pag-save ng isang tumpok ng mga papel na sa palagay mo dapat mong iwaksi ngunit hindi ka sigurado ngayon, at pagkatapos ay dumaan sa kanila sa isang nakalaang araw. Pumili ng oras at petsa, tuwing Sabado o unang Linggo ng buwan, at gamitin ang oras na iyon upang ma-clear ang iyong salansan.

Minsan maaaring gusto mong i-scan ang mga papel habang pinapanatili din ang mga orihinal, sa kaso ng mga sertipiko ng seguro, mga dokumento ng may-ari ng bahay, at iba pa. Sa pamamagitan ng pag-digit sa kanila, lumikha ka ng isang backup na kopya at tiyaking mayroon kang access sa impormasyong naglalaman ng mga ito, kahit na hindi mo makuha ang iyong mga kamay sa orihinal.

7) Huwag Kalimutan ito

Mayroong ilang mga dokumento na tatanungin mo kung panatilihin ang mga orihinal o i-digitize at shred ang mga ito. Kung nahaharap ka sa isang matigas na tawag, huwag ibagsak ito. Ang pagiging walang papel ay dapat gawing mas simple at mas madali ang iyong buhay - hindi mas mabigat. Masaksak ang orihinal sa isang folder, asignant na binder, o pag-file ng kabinet. Walang pupunta at dadalhin ang iyong cardless Club card kung mag-hang ka sa ilang mga papel.

Ang mga rekord ng medikal ay nakakalito, dahil dapat mo lamang i-digitize at maiimbak ang mga ito nang elektroniko kung mayroon kang isang sistema na sumusunod sa HIPAA. Maaari kang magpasya na simpleng dumulas ang mga ito sa isang folder o tagapagkasya ng akurdyon at pag-ayos sa loob ng isang beses sa isang taon para sa anumang bagay na handa na ihulog.

Iyon ay sinabi, huwag mag-hang sa o mag-abala sa pag-digitize ng mga papel na walang layunin. Kung ikaw ang tipo ng tao na masigasig na nakabitin sa papel na naniniwala na ginagawa mo ang responsableng bagay, maaari itong makaramdam ng nakakatakot sa pag-alis at pag-recycle ng anuman . Ngunit kakailanganin mo ba ang pagtanggap na iyon para sa sandwich o isang paliwanag ng mga pahayag na benepisyo mula sa dalawang taon na ang nakararaan? Hinawakan sila at hayaan.