Mag-ayos: 6 mga tip para sa pagsisimula sa pamamahala ng proyekto

Ang pamamahala ng proyekto ay isang matigas na trabaho. Ang mga koponan at organisasyon ay nagsisikap na gumana nang mas malambot, at madalas na nangangahulugang ang pagtanggal ng papel ng isang dedikadong manager ng proyekto. Habang posible pa ring kumita ng isang advanced na degree sa paksa, hindi bihira para sa mga taong walang kaunting karanasan upang mahanap ang kanilang sarili na naitulong sa papel ng manager ng proyekto, na madalas sa tuktok ng kanilang opisyal na trabaho. Habang ito ay maaaring maging isang labis na karanasan, mayroong napakalakas na software para sa pamamahala ng proyekto sa merkado na ang isang maliit na proyekto o dalawa ay maaaring hindi mangailangan ng isang tagapamahala ng proyekto.

Kung wala kang karanasan sa pamamahala ng mga proyekto, narito ang ilang mga payo upang makapagsimula ka. Maraming salamat kay Peter Clarkson, dating Maestro Development, at Jason Westland, CEO ng ProjectManager.com, para sa kanilang pananaw sa isang naunang bersyon ng artikulong ito.

1. Siguraduhin na Mayroon kang isang Proyekto

Bago ka magsimulang subukan upang pamahalaan ang isang proyekto, siguraduhin na mayroon kang isang proyekto! Ang payo na iyon ay maaaring tunog na sobrang simple, ngunit narinig ko ito nang oras at oras mula sa mga tagapamahala ng proyekto ng dalubhasa.

Ang isang proyekto ay isang hanay ng mga gawain na may isang petsa ng pagsisimula, petsa ng pagtatapos, at naihahatid. Ang isang naihatid ay anumang bagay na naihatid sa pagtatapos ng trabaho, tulad ng isang pisikal na produkto o isang gumaganang website. Ang pagtatayo ng bahay ay isang proyekto. Ang muling pagdisenyo ng isang website (tulad ng nakabalangkas sa screen mula sa ProofHub, sa ibaba) ay isang proyekto. Kung maaari mo sa teorya ibigay ang lahat ng mga gawain ng proyekto sa ibang tao at sa makatanggap ng isang bagay mula sa taong iyon, isang proyekto iyon.

Minsan nalilito ng mga tao ang nagpapatuloy na trabaho sa mga proyekto, kaya't bigyan ako ng ilang mga halimbawa ng patuloy na gawain upang maging malinaw ito. Ang pagsulat ng bagong nilalaman para sa isang website bawat linggo ay patuloy na gawain, kahit na maaari mong tingnan ang paggawa ng isang solong piraso ng pagsulat bilang sariling maliit na proyekto. Ang pagbibigay ng suporta sa pagpapanatili para sa code sa pamamagitan ng patuloy na pag-aayos nito ay patuloy na trabaho. Ang pagsagot sa mga email sa customer o tawag sa telepono ay patuloy na trabaho.

2. Magkaroon ng isang Panukalang Panukala

Bago sumipa ang isang proyekto, inirerekumenda ng ilang tao ang tinatawag na pagtuklas. Ang pagtuklas sa pamamahala ng proyekto ay naiiba sa pagtuklas sa ligal na kahulugan. Para sa aming mga layunin, ito ay isang panahon ng mga tao na humihiling sa proyekto na galugarin ang nais nilang gawin o gawin at bakit. Maaari itong maging isang pulong, isang serye ng mga pulong, o isang bukas na oras para sa libreng pag-iisip at paggalugad.

Nasa ibaba ang ilang mga katanungan upang galugarin habang nasa pagkatuklas ka.

• Ano ang magiging proyekto? Gaano ka tiyak ang maaari mong makuha sa pagtukoy nito?
• Ano ang layunin nito?
• Anong mga kinalabasan ang gusto mo?
• Anong mga mapagkukunan ang kailangan mong gawin sa proyektong ito?
• Kailan mo kailangan ang pangwakas na produkto, at ang iyong deadline ba ay makatwiran na ibinigay sa iyong mga mapagkukunan?

3. tukuyin ang Saklaw

Maaari mong marinig ang isang nakaranas ng manager ng proyekto na sabihin ito: "Kung wala ito sa saklaw, wala ito sa proyekto."

Ang bawat proyekto ay nangangailangan ng isang malinaw na saklaw. Ang saklaw ng proyekto ay tumutukoy nang eksakto kung ano ang maibibigay ng proyekto. Ito ay isang naka-lock na listahan ng lahat ng mga facet, assets, tampok, naihahatid, at iba pang mga detalye na nauugnay sa proyekto. Kapag naka-lock ito, hindi ka maaaring magdagdag dito. Halimbawa, kung nagtatayo ka ng isang bahay, ang saklaw ay tukuyin kung gaano karaming mga kwento ang nilalaman ng bahay, ang parisukat na footage nito, kung gaano karaming mga bintana, kung gaano karaming mga hagdan, light switch, at iba pa.

Ang mga dahilan ng mga proyekto ay nangangailangan ng isang malinaw na saklaw bago mo simulan ang mga ito ay upang walang sinumang sumusubok na magdagdag ng anumang bagay na nasa labas ng saklaw kapag nagsimula ang proyekto. Ang pagdaragdag sa saklaw ng isang proyekto pagkatapos nitong simulang itapon ang timeline, badyet, at magagamit na mga mapagkukunan. Kung patuloy mong pagdaragdag ng mga gawain sa isang proyekto, maaari pa ring itigil na maging isang proyekto - maaaring ito ay maging patuloy na gawain.

Ang pagtukoy sa saklaw ay maaaring mangyari sa isang pulong ng pagtuklas, o maaaring ito ay nagmula lamang sa mga pag-uusap sa pagitan ng kliyente o taong humihiling sa proyekto at ang potensyal na pangunahan o tagapamahala ng proyekto.

4. Magsagawa ng isang Kickoff Meeting

Ang isang pulong ng kickoff ay kung saan ang lahat na magtrabaho sa proyekto ay ipinakilala dito. Ang pulong na ito ay nagtatakda ng tono para sa trabaho sa unahan at tinitiyak na ang lahat sa koponan ng proyekto ay may malinaw na impormasyon tungkol sa kung ano ito ang kanilang gagawin at bakit.

Pansinin kung paano ang pagpupulong ng kickoff meeting ay hindi kahit na malapit sa unang bagay na ginagawa mo kapag namamahala ng isang proyekto! Dahil ang kickoff ay tumutulong na makuha ang lahat sa parehong pahina, nais mong siguraduhin na mayroon kang isang malinaw na pagkakahawak ng proyekto at saklaw upang maihatid mo ito sa lahat nang may kumpiyansa.

Sa isang pulong ng kickoff, dapat na tukuyin ng lead ang proyekto ng hindi bababa sa apat na bagay na ito:

• Saklaw ng proyekto,
• Mga manlalaro at kanilang mga tungkulin,
• Naghahatid, at
• Mga milestones.

Napag-usapan na namin ang tungkol sa proyekto saklaw. Para sa mga manlalaro at kanilang mga tungkulin, ipakikilala ng lead ang proyekto ang magkakaibang koponan at nag-aambag sa bawat isa. Bilang karagdagan, ang pagpupulong ng kickoff ay isang mainam na oras upang talakayin ang hierarchy, iyon ay, na nag-uulat kung kanino at sino ang mag-sign out sa trabaho.

Ang isang talakayan ng mga naghahatid ay magkakapatong sa talakayan ng hierarchy dahil dapat mong sagutin ang tanong na, "Sino ang makakatanggap ng bawat maililigtas?"

Ang mga milestones (tulad ng ipinapakita sa Software ng Proyekto ng Pamamahala ng proyekto ng Mga editor ay Mga Proyekto ng Proyekto ng Mga Gawain, sa itaas) ay mga puntos sa isang proyekto na nagpapakita ng malinaw na pag-unlad patungo sa panghuling layunin. Kapag nagtatayo ng isang bahay, ang puntong kapag mayroon kang isang pundasyon na ibinuhos at itinakda ay maaaring maging isang milestone. Kapag mayroon ka ng frame sa lugar, isa pa itong milestone. Sa oras ng pagpupulong ng kickoff, dapat mong malaman kung ano ang mga milestone ng proyekto kahit na wala kang mga petsa na naka-lock para sa kanila. Minsan, kailangan mo ng iba pang mga eksperto sa koponan, tulad ng programming lead o ang disenyo ng tingga, upang matulungan nang malaman nang eksakto kung kailan dapat mahulog ang mga milestones na iyon. Mahusay na pumasok sa isang pulong ng kickoff na may isang magaspang na ideya ng iyong mga huling yugto ng milyahe, ngunit bigyan ang bawat koponan na humantong sa isang pagkakataon na timbangin at gumawa ng mga pagsasaayos sa kanila.

5. I-Map ang Mga Patakarang Panghihintay ng Iyong Proyekto

Mas maaga, napag-usapan namin kung paano ang bawat proyekto ay may isang petsa ng pagtatapos at petsa ng pagtatapos. Ang kickoff ay maaaring maging opisyal na petsa ng pagsisimula. Ang petsa ng pagtatapos ay dapat markahan ang ganap na pangwakas na pagsasara ng lahat ng gawain. Walang trabaho sa proyekto ang nangyari pagkatapos ng petsang iyon. Ito ay isang tunay na hands-off, mga lapis-down na sandali.

Ngayon na mayroon kang isang pulong ng kickoff, ang lahat ng mga pangunahing manlalaro (tulad ng manager ng proyekto at mga nangungunang koponan) ay maaaring malaman ang eksaktong mga milestones at mga petsa ng paghahatid at balangkas ang mga ito papunta sa isang kalendaryo sa pagitan ng petsa ng pagsisimula at petsa ng pagtatapos.

Kung gumagamit ka ng software sa pamamahala ng proyekto, ito ay kapag sisimulan mong gamitin ito. Ilagay ang lahat ng iyong mga mahahalagang petsa sa app. Maaari ka ring mag-upload ng iba pang dokumentasyon na iyong nilikha hanggang ngayon, tulad ng saklaw ng proyekto. Ngayon din ang tamang oras upang simulan ang pag-anyaya sa lahat ng mga manlalaro na sumali sa software, din. Bilang sumali ang mga tao sa app management management, makakatanggap sila ng mga takdang-aralin, i-update ang kanilang pag-unlad, at makipagtulungan sa iba pang mga paraan. Ang isang halimbawa ng lahat ng impormasyong ito, na nakapaskil sa isang tsart ng gantt sa TeamGantt, ay makikita sa ibaba. Para sa higit pa sa mga tsart ng Gantt, maaari mong basahin ang aking artikulo sa 5 Simpleng Mga Hakbang para sa Pagsisimula Sa Mga Gantt Chart.

6. Itakda ang Mga Inaasahan para sa Komunikasyon

Parehong pagkatapos ng pagpupulong ng kickoff at sa buong kurso ng proyekto, mahalagang panatilihing bukas ang mga linya ng komunikasyon. Kung ang iyong grupo ay may isang full-time na manager ng proyekto o hindi, ang sinumang ang pangunahing punto ng pakikipag-ugnay para sa proyekto ay kailangang maging isang taong naghihikayat at nagpapadali sa komunikasyon. Hindi masamang ideya na gaganapin ang isa pang pagpupulong bago ang proyekto ay ganap na sumikat upang ang mga tao ay maaaring magtanong ng anumang natitirang mga katanungan.

Itakda nang maaga para sa komunikasyon. Magsusumite ba ang koponan na magsumite ng lingguhang pag-update sa pag-unlad ng kanilang koponan? Gaano karaming mga pagpupulong sa buong panahon ang gagawin mo sa kurso ng proyekto - kung minsan hindi na sila kinakailangan; ano ang kailangan ng iyong proyekto? Kadalasan, ang mga mas maliit na koponan sa loob ng isang proyekto, tulad ng koponan ng disenyo o programming team, ay may paulit-ulit na mga pagpupulong sa pag-check-in kung saan binabawi ng lahat ang kanilang nagawa kamakailan at nagtaas ng anumang mga potensyal na problema. Ang mas maraming mga tao ay nagbibigay ng boses sa mga potensyal na problema nang maaga, ang mas mahusay na pagkakataon ng lahat ay ang pagpigil sa kanila o pagkaya sa kanila.

Sumulong

Gamit ang mga tip na ito para magsimula, maaari ka na ngayong maghukay sa karne ng proyekto. Ang software management software ay napupunta sa mahabang paraan upang matulungan ang lahat na kasangkot sa proyekto hanggang sa petsa sa pag-unlad nito. Tumatagal din ito ng isang mahusay na halaga ng pakikipag-ugnayan ng tao, gayunpaman, at mas maraming kaliwanagan tungkol sa proyekto at mga detalye nito hangga't maaari.