5 Mga Tip? Para sa mas produktibong mga pagpupulong

Ang oras at oras muli, ang mga pag-aaral tungkol sa pagiging produktibo sa lugar ng trabaho ay nagpapakita na ang mga pagpupulong at email ay ang pinakamalaking tagapag-aaksaya ng oras. Ngunit ang mga pagpupulong ay hindi maiiwasan (email din).

Gayunpaman, maaari mong gawing mas mabilis at mas mahusay ang mga pagpupulong, lalo na kung ikaw ay isang maliit na may-ari ng negosyo o pinuno ng isang kagawaran at may impluwensya. Ang paglalagay ng ilang mga pinakamahusay na kasanayan sa lugar ay maaaring pumunta sa isang mahabang paraan. Ang pagkuha ng tamang mga tool upang mapanatili ang mga tao sa on-task at pasulong na produktibong tumutulong din sa kapwa sa mahaba at maikling panahon.

Narito ang ilang mga rekomendasyon:

Doodle

Ang pag-iskedyul ng isang pagpupulong ay madalas na unang punto ng sakit, ngunit sa Doodle.com, hindi ito dapat. Ang Doodle ay isang website ng freemium at mobile app na nagbibigay-daan sa iyo na mag-set up ng isang poll na may mga posibleng oras at petsa para sa mga pulong. Inaanyayahan mo ang mga kalahok sa pagpupulong na bisitahin ang isang URL at piliin lamang ang mga oras at petsa na pinakamainam para sa kanila. Awtomatikong ihiwalay ni Doodle ang pinakamahusay na pagpipilian, batay sa input ng lahat. Ito ay simple, mabilis, at hindi lumikha ng walang katapusang mga thread ng email upang ma-kuko ang isang petsa at oras upang matugunan.

Tandaan-Pagkuha ng Apps

Pagdating sa pagkuha ng mga tala sa isang pulong, kailangan mo talaga ng isang nakatuon na app sa pagkuha ng tala. Ang pinakamahusay na mga app ng pagkuha ng tala, tulad ng Evernote at Microsoft OneNote, nag-sync ng mga tala sa lahat ng iyong mga aparato, kaya kung kumuha ka ng mga tala sa isang iPad sa panahon ng pagpupulong, halimbawa, awtomatiko silang lumilitaw sa iyong opisina ng laptop bago ka bumalik sa iyong desk .

Parehong Evernote at Microsoft OneNote suporta sa mga tala ng teksto, mga pag-record ng audio at memo, at mga imahe, kaya maaari mong igawin ang mga larawan ng isang whiteboard o slide mula sa isang pagtatanghal, at awtomatikong idagdag ito sa iyong mga tala.

Mga Google Docs at Google Sheets

Sa mga pakikipagtulungan ng mga miting, gustung-gusto ko ang paggamit ng Google Docs and Sheets, dahil lahat ng tao sa pulong, pisikal man o naroroon sila sa pamamagitan ng tawag sa telepono o Web conference, maaaring mag-sign in sa parehong dokumento at sabay na i-edit ito. Ang mga Google Docs para sa pagproseso ng salita at mga Sheet para sa mga spreadsheet ay sumusuporta sa mga puna, kung sakaling hindi mo nais ang maraming mga taong gumagawa ng mga inline na pag-edit. Ito ay isa sa mga pinakamahusay na serbisyo para sa pakikipagtulungan sa mga file sa real time, at tiyak na mas mahusay kaysa sa pagpapadala ng isang tao pabalik sa kanilang desk mamaya upang mai-edit ang isang dokumento batay sa oral input ng lahat. Ang pamamaraan na iyon ay madaling kapitan ng mga pagkakamali!

Talkboard (para sa iPad)

Katulad sa Google Docs, ngunit mas visual, ay ang Talkboard ni Citrix. Isipin ang Talkboard bilang isang virtual na whiteboard, kung saan maraming tao ang maaaring gumuhit sa parehong ibabaw nang sabay-sabay. Lalo na kapaki-pakinabang ang talkboard kapag suriin ang mga konsepto ng sining, tulad ng isang disenyo ng website o isang bagong logo, dahil ang lahat sa pagpupulong ay maaaring sumali sa parehong puwang ng whiteboard at iguhit o i-annotate ang imahe na tinalakay, sa totoong oras.

Haba ng mga Bagay

Ang isang pangwakas na diskarte sa paggawa ng iyong mga pulong nang mas mahusay ay upang mapanatili itong maikli. Karaniwang iminumungkahi ng kalendaryo sa pamamagitan ng default ang mga pagpupulong sa 30- o 60-minuto na mga bloke, ngunit walang humihinto sa iyo mula sa pag-iskedyul ng mga ito na 8 minuto lamang ang haba. Pag-isipan ang tungkol sa pag-iskedyul ng isang napaka-maikling pulong ay maaaring magbago sa mga inaasahan ng mga tao, at marahil ay magpaputok ng apoy sa ilalim nila upang mapanatili ang kanilang mga presentasyon at puna.