5 Mga pagkakamali upang maiwasan kapag pumipili ng software sa accounting

Kung tungkulin ka sa paghahanap ng pinakamahusay na software upang pamahalaan ang mga libro ng iyong kumpanya, maraming mahalagang mga kadahilanan na dapat mong isaalang-alang. Una at pinakamahalaga, mahalaga na matukoy mo kung ang iyong kumpanya ay nangangailangan ng isang serbisyo sa online accounting para sa mga maliliit na negosyo o software na klase ng enterprise na maaaring masukat habang lumalaki ang iyong mga operasyon. Kapag nakagawa ka ng pagpapasyang iyon, mayroong isang host ng mahusay na mga solusyon na magagamit upang mabigyan ka ng eksaktong kailangan mo upang mapanatili ang iyong mga account sa tip-top na hugis.

Para sa iyo na nangangailangan lamang ng isang maliit at maliksi, hindi ka maaaring magkamali sa mga Intuit QuickBooks at Freshbooks. Ang parehong mga sistema ay mainam para sa mga maliliit na tindahan ng nanay at pop na hindi nangangailangan ng maraming back-end na pagiging sopistikado. Gayunpaman, kung napagpasyahan mo na ang iyong malaking samahan ay nangangailangan ng ilang lakas ng accounting, dapat mong suriin ang Intacct.

Anuman ang iyong napili, mayroong limang mahahalagang pagkakamali na dapat mong iwasan kapag ipinatupad ang iyong software sa accounting. Kailangan mong malaman kung ano ang mga ito, kung bakit maiiwasan ang mga ito, at kung paano masusubukan ang iyong bagong sistema.

1. Huwag Maging Murang

Tulad ng nabanggit ko sa itaas, ang mga malalaking negosyo ay nangangailangan ng malalaking sistema. Tiyak, Intuit at Freshbooks ay nag-aalok ng abot-kayang at may kakayahang solusyon na madaling ipatupad. Ngunit ang mga kumpanya na may malalaking kawani at mga operasyon ng multinasyunal ay nais na gumastos ng kaunting barya para sa isang sistema na maaaring masukat at isama sa mga tool mula sa iba pang mga linya ng negosyo. Halimbawa: Ang mga sistema ng klase ng enterprise ay maaaring humawak ng mga query mula sa loob kahit na ang pinaka-malawak na intelektwal na negosyo intelligence (BI), pamamahala ng proyekto, at mga sistema ng pamamahala ng relasyon sa customer (CRM).

Bilang karagdagan, ang software ng klase ng accounting ng kumpanya ay nagbibigay-daan sa iyo upang makabuo ng isang natatanging sistema batay sa mga tukoy na pangangailangan ng iyong kumpanya. Nag-aalok sila ng iba't ibang mga pagpipilian para sa iba't ibang mga vertical, at maaaring maiangkop upang umangkop sa iba't ibang mga heyograpiya at pera. Ngunit kung pipiliin mo ang mas murang software, maa-stuck ka gamit ang isang plug-and-play system na one-size-fits-all.

2. (Marahil) Huwag Bumili Sa Mga Pasilidad

Kung inaasahan mong lumalaki ang iyong negosyo, hindi mo nais na bumili ng isang sistema na umaasa sa iyong imprastraktura ng data center. Sa mga system na nakabase sa cloud, masisira ang pagbabayad ng isang maliit na bayad upang madagdagan ang mga hinihiling sa imprastruktura ng iyong vendor, ngunit wala iyon kumpara sa babayaran mo kung kailangan mong i-upgrade ang iyong sariling in-house ecosystem.

Ang pagdaragdag ng sukat ng software sa accounting na nasa lugar ay kakailanganin kang magbayad nang higit pa sa mga bayad sa paglilisensya at pagpapanatili. Magkakaroon ka rin ng patuloy na pag-upgrade ng iyong hardware sa mas may kakayahang at malawak na mga server upang mahawakan ang mga karagdagang mga kinakailangan sa data, at nangangahulugan ito ng mas maraming mga gastos sa enerhiya, at higit pang software upang masubaybayan ang pagganap ng iyong network. Tulad ng naunang nabanggit ko, ang mga solusyon na batay sa ulap ay hihilingin pa rin sa iyo na magbayad nang kaunti habang lumalaki ang iyong mga pangangailangan, ngunit ang mga gastos ay hindi halos kapansin-pansin tulad ng sa isang nasa nasasakupang sistema. Ngayon kung kaya mong mag-upgrade sa buong lupon, o pakiramdam na mas komportable sa pabahay ng iyong data sa iyong sariling sentro ng data, huwag pansinin ang lahat sa sub-seksyon na ito.

3. Huwag Alalahanin ang Database

Hindi alintana kung pipiliin mo ang on- o software na nasa labas ng lugar, nais mong maging maingat sa database na ginagamit mo upang maiimbak ang lahat ng iyong impormasyon. Kung pumili ka para sa isang solong gumagamit o off-the-shelf system, malamang na umaasa ka sa database ng vendor upang maipasok ang lahat ng iyong data. Ang ilang mga vendor ay nililimitahan ang dami ng data na maaari mong maiimbak sa kanilang mga system, kaya kailangan mong lumipat ng software kung ang iyong kumpanya ay kapansin-pansing nagpapalawak.

Sa kabutihang palad, ang karamihan sa mga solusyon sa klase ng negosyo ay maaaring panghawakan ang iba't ibang mga database, kaya mahalaga na matukoy kung ang database at system ay maaaring gumana nang maayos sa isa't isa upang ma-maximize ang iyong pagganap sa back-end. Ang SQL Server ng Microsoft ay isang may kakayahang at karaniwang pagpipilian na marami sa iyo na maaaring magamit. Ang MYSQL ay isa pang tanyag na pagpipilian. Karamihan sa mga sistema ng accounting ay nagkakagusto sa parehong mga database ng maayos. Makipagtulungan sa iyong departamento ng IT at accounting team upang matukoy kung aling sistema ang pinakamahusay na pagpipilian para sa pag-sync sa iyong data, lalo na kung ang iyong kumpanya ay gumagamit ng isang angkop na lugar o natatanging wika sa database programming.

4. Huwag Kalimutan na Isama ang HR

Ang iyong software ng pamamahala ng mga tao na mapagkukunan (HR), tulad ng aming Choors 'Choice BambooHR ay makikipag-ugnay sa iyong accounting software nang higit sa karamihan sa iba pang mga system na iyong pinagtibay. Ang pagkabigo upang matiyak ang isang maayos na pagsasama sa pagitan ng parehong mga tool ay halos ginagarantiyahan na kakailanganin mong lumipat sa isa o sa isa sa maikling pagkakasunud-sunod.

Ang pagsasama-sama ng dalawang system na ito ay nagbibigay sa iyo ng view ng mga ibon-eye kung paano nakakaapekto ang iyong mga empleyado sa ilalim na linya. Magagawa mong mas mahusay na maunawaan ang epekto ng crossover ng lahat mula sa pamamahala ng gastos, ang gastos ng pangangalap, at ang gastos ng mga paglaho. Makakaligtas ka nang hindi isasama ang mga system, ngunit ang iyong mga operasyon ay magiging mabagal, mas matalino, at hindi gaanong awtomatiko kaysa sa mga kakumpitensya na sumunod sa payo na ito.

5. Huwag Kalimutan ang Point-of-Sale (POS)

Magugulat ka kung gaano karaming mga solusyon sa accounting ang hindi nag-aalok ng pagsasama ng POS. Ito ay isang malaking isyu, lalo na para sa mga negosyo at restawran ng mga ladrilyo at restawran na nagsasagawa ng isang bungkos ng maliliit na transaksyon sa maraming lokasyon.

Ang tamang solusyon ay maaaring awtomatikong magtipon, mag-ayos, at mag-synchronize ng mga transaksyon sa loob ng iyong solusyon sa accounting. Ang pagsasama na ito ay kapansin-pansing binabawasan ang dami ng manu-manong pag-input ng data na kinakailangan mula sa iyong koponan sa accounting, at binibigyan nito ang pangangasiwa ng mga koponan sa pananalapi kung saan at kailan nabuo ang kita. Hindi masabi kung paano ang kapital na ito ay maaaring mailapat agad sa natitirang balanse ng kumpanya.