Mag-ayos: 5 mga app na kailangan mong pumunta walang papel

Ang pagpunta sa walang papel ay hindi dapat maging mahirap, lalo na kung alam mo kung anong mga tool ang makakatulong sa iyong gawin. Kung sinusubukan mong ibigay ang papel nang buo, mayroong hindi bababa sa limang tool na kailangan mong gawin itong gumana.

Saan sa iyong buhay gumamit ka pa rin ng papel? Siguro pinapanatili mo ang iyong listahan ng dapat gawin sa isang kuwaderno o marahil mayroon kang isang stack ng mga dokumento na kailangan mong mag-sign in. Maaari mong alisin ang halos lahat ng papel sa iyong buhay kapag mayroon kang limang mga tool na ito:

1. isang listahan ng listahan ng dapat gawin,
2. isang pag-scan ng app,
3. isang serbisyo ng pag-sync,
4. mga tool sa e-pirma, at
5. isang serbisyo sa paghahatid ng dokumento.

Tingnan natin ang mas malapit sa bawat isa sa mga tool na ito at kung ano ang ginagawa nila. Nagbibigay din ako ng mga rekomendasyon para sa mga tiyak na apps na maaari mong magamit upang matulungan kang magsimula.

1. Listahan ng Listahan ng Gagawin

Hindi ko kailanman tataya ang aking daliri sa isang taong gumagamit ng isang listahan ng dapat gawin ng papel kung nahanap nila na ito ay gumagana para sa kanila. Kung sinusubukan mong pumunta nang walang papel, gayunpaman, ang isa sa mga pinakamahusay na lugar upang magsimula ay sa pamamagitan ng paglipat ng lahat ng iyong mga gawain at mga listahan sa isang app.

Ang pinakamahusay na mga listahan ng listahan ng dapat gawin ay mas mahusay kaysa sa mga listahan ng papel. Gamit ang papel, natigil ka sa cross out, at hindi mo madaling maiayos muli ang mga gawain kapag nagbago ang iyong mga priyoridad. Hindi ka rin maaaring magtalaga ng mga gawain sa ibang tao at makakuha ng mga alerto sa sandaling makumpleto ang mga ito.

Sa isang app na listahan ng dapat gawin, makakakuha ka ng mga paalala ng paparating na mga petsa, mga abiso kapag nakumpleto ng ibang tao ang isang gawain, ang kakayahang muling ayusin ang iyong listahan sa anumang oras, at maraming iba pang mga benepisyo. Ang aking nangungunang tatlong mga pagpipilian sa mga listahan ng dapat gawin listahan ay:

• Premium ng Todoist
• Asana (ipinakita sa itaas)
• Any.do

Kung sinusubukan mong pumunta nang walang papel, kailangan mong maghanap ng isang dapat gawin listahan ng app na gumagana para sa iyo at dumikit sa loob ng ilang linggo.

Magsimula sa pamamagitan ng paglikha ng tatlong kategorya ng mga listahan: trabaho, personal, at sambahayan. Maaari mong palaging baguhin ang mga ito sa ibang pagkakataon kung hindi sila lubos na tama para sa iyong mga pangangailangan. Sa seksyon ng iyong trabaho, isulat ang mga gawain sa trabaho na dapat mong kumpletuhin sa linggong ito. Sa iyong personal na listahan, isulat ang anumang personal na kailangan mong gawin, tulad ng pagpapadala ng isang pasasalamat sa kard o pag-iskedyul ng appointment sa gupit. Gamitin ang seksyon ng iyong sambahayan para sa pagsisimula ng isang listahan ng pamimili.

Na maraming upang makapagsimula ka. Habang ginagamit mo ang iyong dapat gawin app, malalaman mo kung anong mga estratehiya ang pinakamahusay na gumagana para sa iyo pagdating sa pag-aayos ng mga listahan, pag-set up ng mga paalala, at pagtatalaga ng mga gawain sa ibang tao. Para sa mga unang pares ng linggo, gayunpaman, pinakamahusay na panatilihing maikli at diretso ang iyong mga listahan. Ang paggamit ng isang app na listahan ng dapat gawin sa unang pagkakataon ay tulad ng pag-ampon ng isang bagong ugali; kung ito ay masyadong kumplikado, maaaring hindi ka makakabit dito. Kapag nakuha mo na ang ugali, maaari mong simulan ang pagpipino ng iyong mga istratehiyang listahan ng dapat gawin.

2. Pag-scan ng App

Napakahalaga ng isang pag-scan ng app para sa paggawa ng mga mahahalagang dokumento sa papel sa mga digital na file. Kapag na-digitize mo ang mga dokumento, gumawa ka ng isang backup na kopya ng mga ito, na nangangahulugang maaari mong i-shred o i-recycle ang mga orihinal, o i-file ang mga ito nang ligtas. Ang ilan sa mga item na nais mong i-digitize ay ang mga pagsumite ng buwis sa papel, mga dokumento ng pagkakakilanlan, mga opisyal na sertipiko (tulad ng kapanganakan, kamatayan, kasal, o diploma), mga garantiya at mga resibo, mga resipe, at kahit na mga dokumento na hindi papel, tulad ng mga detalye at tagubilin nakalimbag sa underside ng iyong home wifi router.

Ang pag-scan ng mga app ay lumiliko ang camera ng iyong telepono sa isang scanner. Habang maaari mong gamitin ang anumang printer na may isang scanner upang mai-digitize ang mga dokumento, ang mga mobile na app sa pag-scan ay mas maginhawa, hindi masabi, portable. Maaari kang mag-snap ng larawan ng anuman saanman.

Ang pinakamahusay na apps sa pag-scan ay hindi lamang nakakakita ng mga gilid ng item na iyong na-scan ngunit kung anong uri ng item ito, maging isang pahina mula sa isang libro o isang card ng negosyo. Kasama rin sa pinakamagandang mga bago ang teknolohiyang pagkilala sa character (OCR) na teknolohiya upang sa loob ng isang minuto o higit pa sa pag-scan ng isang dokumento, maaari mong kopyahin at i-paste ang teksto mula dito. Ang isang mahusay na app sa pag-scan ay dapat ding mag-compile ng maraming mga pahina sa isang solong file.

Dalawang mga pag-scan ng apps na nakakatugon sa lahat ng mga kinakailangang iyon at magagamit para sa parehong Android at iOS ay:

• FineScanner Pro FineScanner Pro (mga subscription mula sa $ 9.99 bawat taon; o $ 59.99 na pagmamay-ari nito nang tama) at
• Scanbot Pro ($ 6.99).

3. Tool ng E-Lagda

Kung ikaw ay pagpunta sa walang papel, kailangan mong mag-sign ng mga dokumento nang hindi ito nai-print. Halos walang dahilan upang mai-print at mag-sign ng isang piraso ng papel na ipinapadala sa iyo ng isang tao sa elektronik. Dapat mong mag-sign karamihan sa mga dokumento nang digital, na may kaunting mga pagbubukod. Upang gawin ito, kailangan mo ng isang app na nagbibigay-daan sa iyo na lumikha ng isang digital na lagda at ilapat ito sa mga file.

Ang ilang mga halimbawa ng software na may kasamang mga tool sa e-pirma ay:

• Adobe Reader,
• Adobe Acrobat,
• Docusign, at
• Preview para sa macOS (ipinakita sa itaas).

Upang makapagsimula, kailangan mo munang lumikha ng isang pirma, na kung saan ay madalas na pinakamahirap na bahagi dahil ang mga lagda ay may posibilidad na magmukha kapag ginawa gamit ang isang mouse, daliri at touchscreen, o stylus. Ang mabuting balita ay kailangan mo lamang gawin ang hakbang na ito nang isang beses. Matapos mong lumikha at makatipid ng isang pirma, maaari mo itong gamitin nang paulit-ulit. Para sa higit pang mga detalye sa dalawa sa mga pinakatanyag na pamamaraan, makakakuha ka ng higit pang mga detalye sa mga kwento ng PCMag kung paano mag-sign isang PDF gamit ang Acrobat Reader at kung paano mag-sign isang PDF sa preview ng macOS.

Kung nahihirapan kang mag-sign sa iyong pangalan gamit ang isang mouse, daliri, o stylus, suriin kung mayroong isang pagpipilian upang mag-snap ng larawan ng isang pirma-pen-papel na maaari mong mai-upload.

4. Serbisyo ng Pag-sync

Ginagawa ng isang serbisyo-pag-sync ng serbisyo ang lahat ng iyong mga dokumento na magagamit mo kahit na anong aparato ang nasa kamay mo. Narito ang isang halimbawa kung paano kinakailangan ng isang serbisyo-pag-sync ng serbisyo: Nasa airport ako ng ilang taon na ang nakalapat para sa Global Entry. Tinanong ako ng aking tagapanayam ng patunay ng mail address. Wala ito sa lisensya sa pagmamaneho ko, at hindi ako nagdala ng anumang mail sa akin upang ipakita sa kanya. Pagkatapos ay naalala ko na na-scan at na-save ko ang isang dokumento sa real estate na naipadala sa akin sa address na kailangan ko. Binuksan ko ang mobile app ng aking serbisyo ng pag-sync ng file at hinila ang dokumento upang ipakita ang tagapanayam. Siya ay nasiyahan, at nakuha ko ang aking Global Entry.

Ang tatlo sa mga kilalang serbisyo ng pag-sync ng file-at wala akong pag-aatubili sa pagrekomenda ng anuman sa mga ito ay:

• Kahon,
• Dropbox, at
• Google Drive.

Maraming mga programa sa pag-sync ang nagbibigay-daan sa iyo na i-save ang mga offline na kopya ng mga dokumento sa iyong mga aparato, na kung saan ay labis na madaling gamiting para sa anumang maaaring kailanganin mo sa isang semi-emergency, tulad ng mga sertipiko ng seguro, isang ID, o mga pangalan at numero ng telepono sa isang puno ng telepono .

Ang ilan sa mga pinakamahusay na serbisyo ng pag-sync ng file ay mayroon ding mga tool sa pagbabahagi ng dokumento, na maaari nating makuha sa susunod.

5. Tool sa Pagbabahagi ng Dokumento

Ang isang karaniwang paraan upang magpadala ng mga digital na dokumento ay upang mai-attach ang mga ito sa isang email. Ang pagpipiliang iyon ay hindi palaging perpekto, gayunpaman, dahil hindi mo laging masasabi kung kailan o nakuha ito ng tatanggap. (Maaari mong gamitin ang mga resibo sa pagbabasa, ngunit gumagana lamang ito kung ang taga-tatanggap ay hindi hinarang o tinanggihan ang mga ito.) Ang isa pang problema sa email ay ang ilang mga file ay napakalaki, o awtomatikong binababa ng iyong programa sa email ang kalidad ng orihinal.

Ang isang alternatibong paraan upang magpadala ng mga digital na dokumento ay upang ibahagi ang mga ito sa pamamagitan ng ilang iba pang serbisyo na batay sa cloud. Ang mga serbisyo ng pag-sync ng file, tulad ng mga nabanggit sa nakaraang seksyon, ay karaniwang hinahayaan kang magbahagi ng isang file sa pamamagitan ng pagbuo ng isang link sa ito na maaari mong ipadala subalit gusto mo. Ang mga serbisyo sa pag-iimbak ng ulap (na marami sa ngayon ay hindi mailalarawan mula sa mga serbisyo ng pag-sync ng file) ay karaniwang mayroon din sa kanila.

Karaniwan, inilalagay mo ang mga file na nais mong ibahagi sa isang folder sa iyong pag-sync o pag-iimbak ng cloud app at pag-click sa kanan upang makakuha ng isang link na maaari mong ibahagi. Mula sa link na iyon, maaaring mag-download ng tatanggap ang mga file. Depende sa kung anong serbisyo ang mayroon ka, maaari kang magkaroon ng pagpipilian upang makita kung kailan o gaano kadalas ang pag-download ng tao sa file. Ang ilang mga serbisyo, kabilang ang Dropbox, hayaan kang lumikha ng isang pag-expire para sa pag-access.

Maghanap ng Pasulong, Magsimula Ngayon

Ang isang pangwakas na payo tungkol sa pagpunta sa walang papel ay upang magsimula ngayon at umasa sa halip na paatras. Ang ibig kong sabihin ay huwag mag-hang up sa pag-digitize ng anumang backlog ng papel na mayroon ka. Sa halip, magpatibay ng ilang mga app na makakatulong sa iyo na walang papel simula simula ngayon, at maaari kang sumulong sa iyong bagong gawi.