Video: Ang uri ng pamahalaan at patakarang ipinatupad sa panahon ng mga Amerikano. (Nobyembre 2024)
Kung isinasaalang-alang ng iyong kumpanya ang software ng pamamahala ng dokumento ng negosyo, hayaang gabayan ka ng mga numero. Sigurado, malamang na nababahala ka tungkol sa isa pang magpakailanman na bayad sa paglilisensya ng software, na magdaragdag ng buwan-buwan, at taon-taon, ngunit panigurado, ang mga tool na ito ay sa wakas makatipid ng mas maraming pera kaysa sa gastos. Ang isang tool ng Choice ng Mga editor tulad ng Zoho Docs ay nagbibigay sa iyo ng higit na kakayahang umangkop, mga tampok ng pakikipagtulungan, at kapasidad ng imbakan na mayroon ka nang mga papel, folder ng folder, at mga aparador ng imbakan.
Nakipag-usap ako kay Lisa Croft, Tagapamahala ng Produkto ng Produkto ng Group sa Adobe Document Cloud, isang may kakayahang at epektibong kasangkapan sa pamamahala ng dokumento ng negosyo ng negosyo, tungkol sa maraming paraan na maaaring mapang-save ng pamamahala ng dokumento ng negosyo ang iyong oras, puwang, at higit sa lahat, maraming mga pera. Narito ang apat na pinaka-halata na paraan na nagbibigay ang mga tool na ito ng mahusay na return-on-investment.
1. Ang Gastos ng Pagpi-print
Kung nagagawa mong lubos na mapupuksa ang iyong sarili ng mga dokumento sa papel sa pamamagitan ng paggawa ng digital na buong buong operasyon, masisira ang pagbili ng mas kaunting papel kaysa sa iyong mga kakumpitensya. Bilang karagdagan, masusuklian mo ang paggastos ng mas kaunting pera sa pag-print, na kinabibilangan ng mga gastos sa enerhiya, tinta, at ang selyo na nauugnay sa pisikal na pagpapadala ng mga dokumento sa mga malalayong lokasyon.
Ang mga negosyo na nag-print ng 10, 000 mga dokumento ay makatipid ng humigit-kumulang na $ 2, 740 sa pamamagitan ng paglipat sa mga digital na dokumento (10, 000 dokumento ay humigit-kumulang 1/6 ng isang GB; higit pa sa susunod na ito), ayon sa mga kalkulasyon ng Adobe. Kung ang gastos ng papel ay hindi ka magbabago sa iyo, isipin mo kung gaano ka matutulungan ang kapaligiran. Sampung libong dokumento ang nangangailangan ng 11, 427 galon ng tubig, 961 pounds ng basura, at 3, 725 pounds na kahoy upang makagawa. Iyon ay maraming pinsala sa aming ekosistema.
"Subukang huwag kailanman i-print ang lahat, " sabi ni Croft. "Kapag nagpo-print ka ng isang dokumento nagpapakilala ka ng isang gastos sa pamamahala ng dokumento na iyon. Kung pinanatili mo ito digital mula sa end-to-end, nagse-save ka ng pera mula sa simula."
2. Mga Gastos sa Pag-iimbak
Ang gastos ng komersyal na real estate sa Midtown Manhattan, kung saan matatagpuan ang mga tanggapan ng PCMag, ay humigit-kumulang $ 73 bawat parisukat na paa. Kung mag-alay ka lamang ng 100 square feet upang mag-imbak ng dokumento, gumastos ka ng halos $ 7, 300 bawat buwan, o $ 87, 600 bawat taon, pag-iimbak lamang ng papel.
Gayunpaman, kung ganap mong i-digitize ang iyong operasyon na nakabatay sa papel, mag-imbak ka ng 64, 800 na mga pahina ng dokumento ng Microsoft Word nang mas mababa sa 1 GB ng imbakan ng digital na ulap. Sa mga Zoho Docs, halimbawa, makakabayad ka lamang ng $ 96 para sa 100 GB ng imbakan bawat taon. Ang isang daang gigabytes ay katumbas ng 64, 800, 000 Mga pahina ng Salita. Sa mga Zoho Docs, makakakuha ka rin ng pag-access sa mga tampok tulad ng pagbabahagi ng file ng pangkat, online at sabay-sabay na pag-edit ng koponan, at kahit na mga tala ng pag-audit na nagsasabi sa iyo nang eksakto kung sino ang nag-access at gumawa ng mga pagbabago sa iyong mga dokumento (higit pa sa susunod na).
3. Gawin ang Higit Pa para sa Kulang, at Gawin Ito Mas Mas mabilis
Nauna kong nabanggit ang ilang mga digital na tampok na ginagawang mas mahalaga sa iyong negosyo ang mga sistema ng pamamahala ng dokumento ng negosyo kaysa sa mga karaniwang dokumento ng papel. Sa bahaging ito, lalabas ako nang kaunti pa. Sa Adobe Document Cloud, halimbawa, maaari kang magpadala ng isang solong file sa maraming mga gumagamit at humiling ng mga pirma mula sa bawat tatanggap. Pag-isipan kung gaano mas kumplikado at magastos ang proseso na iyon sa papel at sa United States Postal Service. Ngayon, dumami ang gastos sa pamamagitan ng maraming beses maaari mong ulitin ang proseso sa buong taon.
"Ang elektronikong pag-sign ng isang dokumento ay nakakatipid sa iyo ng pera, " sabi ni Croft. "Hindi mo kailangang FedEx ito. Hindi mo na kailangang hintaying maipabalik ito. Binabawasan nito ang oras at karagdagang mga kopya ng dokumento. Inaalis mo rin ang mga problema sa mga taong nagbabago ng dokumento, kaya alam mo ang dokumento na lumabas at naka-sign ay ang dokumento na talagang ipinadala mo. " Papasok ako sa seguridad sa susunod na seksyon.
Kumusta naman ang pag-edit ng pangkat? Sa mga tool tulad ng Zoho Docs, maaari kang makakuha ng isang pangkat na magkasama at gumawa ng sabay-sabay na mga pagbabago sa mga dokumento nang hindi kinakailangang ipadala ang mga ito pabalik-balik mula sa miyembro sa miyembro. Kahit na gumagamit ka na ng Microsoft Word at email, ang prosesong ito ay magiging mas mabagal at hindi gaanong nagtutulungan. Marahil ay lumikha ka ng isang dokumento, at ipadala ito sa kadena ng utos para sa maraming mga pagsusuri, kung saan ang dokumento ay maipapabalik sa iyo para sa mga pagbabago. Sa software ng pamamahala ng dokumento ng negosyo, ang lahat ng mga namuhunan na partido ay maaaring gumawa ng mga pag-edit sa dokumento nang sabay-sabay, lahat sa loob ng parehong manonood ng dokumento.
"Ang kakayahang makipagtulungan sa isang dokumento ay isang benepisyo, sigurado, " sabi ni Croft. "Ang halaga sa na ito ay nakakatipid ng pera para sa paglalakbay, at binabawasan din nito ang mga pag-ikot ng pagsusuri. Kumuha ka rin ng isang dokumento mula sa simula hanggang sa katapusan sa isang medyo kumplikadong siklo. Anumang oras na mababawas mo ang oras na iyon, nakakatipid ka ng pera. Ang mga peripheral na bagay na hindi iniisip ng mga tao ngunit makatipid ka ng pera sa katagalan. "
4. Ang Maraming Mga Pasilidad ng Security Security
Imposibleng matukoy kung magkano ang mai-save ng seguridad ng dokumento sa iyong kumpanya hanggang sa huli na. Halimbawa: Paano kung ang isang tao ay kumuha ng isang kontrata na ipinadala mo sa kanila sa isang pisikal na piraso ng papel at gumawa ng hindi kumpirmadong mga pagbabago sa mga term ng kasunduan? Posible na hindi mo makikita ang mga pagbabago na makikita sa mapanlinlang na dokumento bago ka mag-sign in. Ngayon ikaw ay ligal na responsable para sa mga tuntunin ng bago at phony agreement.
Bilang karagdagan, paano kung ang isang tao ay nawawalan ng isang piraso ng papel na naglalaman ng mahahalagang impormasyon sa korporasyon, at ang impormasyong iyon ay nasa mga maling kamay? Maaari mong mawala ang iyong kalamangan sa pakikipagkumpitensya o maaari kang mai-demanda. Bagaman walang paraan upang maglagay ng isang numero sa kung ano ang maaaring mapinsala ng pinsala sa iyong negosyo, halos tiyak na mas mababa kaysa sa presyo ng isang taunang subscription sa pamamahala ng dokumento sa negosyo.
Ang "Mga tool sa pamamahala ng dokumento ng negosyo ay ipaalam sa iyo kung sino ang may access at kung ano ang maaari nilang gawin sa isang dokumento, " sinabi ni Croft. "Maaari kang magpadala sa iyo ng isang file at sabihin kapag binuksan mo ito, kung tiningnan mo ito, na-print mo ba ito. Alam ko kung nasaan ang dokumento., Ang dokumentong iyon ay papasok sa mga maling kamay? Ang mga tool na ito ay puksain ang panganib na iyon. Ito ay isang bagay na hindi mo iniisip tungkol sa pag-save ng pera ngunit sa katagalan ay maaaring mangyari ito. "
Hanapin ang Tamang Tool para sa Iyo
Bagaman ang mga Zoho Docs at Adobe ay kabilang sa mga pinakamahusay na tool sa merkado, ang iba pang mga produkto tulad ng Google Drive, Microsoft SharePoint, at Dropbox Business ay nag-aalok ng natatanging mga set ng tampok na maaaring mas mahusay sa iyong mga pangangailangan.
Halimbawa: Nag-aalok ang Google Drive ng buong online na pag-access sa mga dokumento, maaaring basahin ang mga file ng Microsoft Office, at nag-aalok ng walang limitasyong imbakan para sa higit sa limang mga gumagamit. Ang SharePoint ay ang mainam na tool para sa mga kumpanyang umaasa sa Microsoft Office 365 tool tulad ng Word, PowerPoint, at Excel. Ang Dropbox ay ang pinakamahusay sa pag-iimbak, pamamahala, at paglilipat ng mga file. Kamakailan din na naidagdag ng kumpanya ang mga tool ng tagapangasiwa ng IT upang mabigyan ka ng higit na kakayahang umangkop sa kung sino ang nakakita ng mga dokumento.
